Реферат эксель и ворд

Обновлено: 04.07.2024

Заполняем пробелы — расширяем горизонты!

Программа Microsoft Excel или просто Excel – это табличный редактор, редактор таблиц, который входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Кроме того, в этот пакет входит также текстовый редактор Microsoft Word, либо просто Word. В обеих программах – Excel и Word – есть инструменты для работы с таблицами. Давайте разберемся, что у этих инструментов общего и в чем между ними принципиальная разница.

Таблицы есть в Word и в Excel

С помощью программы Excel легко и удобно создавать таблицы самой различной степени сложности – от простейших таблиц до сложнейших баз данных с огромным количеством связанных между собой данных: цифр, выражений, формул, слов, описаний и т.п.

В других операционных системах (не Windows) тоже есть либо аналоги Excel. По большому счету так никто и не смог сделать табличный редактор лучше, чем сделала компания Microsoft. Хотя ввиду очень больших возможностей, заложенных в программу Excel, пользователям компьютеров, особенно начинающим пользователям, порой трудно даже начать работу с экселем, не говоря уже об углубленном изучении и применении Excel на практике.

Однако с таблицами может работать и широко распространенный текстовый редактор Microsoft Word. Так чем же отличаются ворд и эксель при работе с таблицами? Зачем нам предоставлены возможности работать с таблицами сразу в двух разных редакторах? Зачем нужен отдельно табличный редактор Excel, если с помощью Word тоже можно создавать и редактировать таблицы?

Так давайте попробуем разобраться, что же это такое – Word и Excel при работе с таблицами.

Зачем нужны таблицы

Таблицы. Зачем они вообще нужны? Можно по-разному выражать свои мысли, давать различные описания тех или иных событий, явлений. В первую очередь стараются это сделать словами, текстом. Это понятно. Для ввода текстов, для редактирования текстов можно успешно пользоваться программой от Microsoft – это текстовый редактор MS Word. (Напомню, MS – это сокращение MicroSoft).

Но в тех случаях, когда нужно показать какую-либо связь между разными событиями, явлениями, данными, удобным способом выражения мыслей становится таблица.

Например, если попробовать создать список учеников класса: фамилия ученика, имя, отчество, номер его мобильного телефона, дата рождения и т.п., то сделать это простым текстом не совсем удобно. Неудобно будет пользоваться в дальнейшем подобным списком:

Попробуйте выделить из такого списка, скажем, только даты рождения или номера телефонов, или фамилии? Да, посмотреть на этот список можно, почти все сразу понятно без объяснений. Но, повторюсь, пользоваться отдельными данными из такого списка будет сложно.

Вот тут на помощь может прийти таблица.

Как создать таблицу в Word

Прежде чем запускать специально созданный для работы с таблицами редактор Excel с его непростыми, скажем прямо, таблицами, вспомним про то, что и в текстовом редакторе Microsoft Word тоже есть таблицы. Поэтому для начала нужно попробовать создать таблицу в Word.

Для представленного выше списка из 2-х учеников потребуется создать в редакторе MS Word таблицу из 3-х строк (учеников у нас в списке пока двое, а самую первую строку таблицы мы используем для заголовков столбцов), и из 5-и столбцов для ввода в них следующих данных:

фамилия ученика
имя ученика
отчество ученика
дата рождения ученика
телефон ученика.

Рис. 1 (кликните по рисунку для увеличения). Создание новой таблицы в редакторе Word.

Рис. 2. Описание вставляемой таблицы (указание числа столбцов и строк) в редакторе Ворд.

Таблица успешно вставляется и имеет вид, как показано на рис. 3.

Рис. 3 (кликните по рисунку для увеличения). Вставленная пока еще пустая таблица из 3-х строк и 5-и столбцов в редакторе Microsoft Word.

После чего заполняем таблицу: заносим данные во все клеточки таблицы. В первую строку вводим заголовки таблицы, размещаем их по центру, и выделяем полужирным шрифтом.

В оставшиеся 2 строки таблицы заносим данные ученика по фамилии Иванов и ученицы по фамилии Петрова (рис. 4).

Рис. 4 (кликните по рисунку для увеличения). Заполненная таблица, сделанная в редакторе Ворд.

Теперь данные размещены в таблице. Это не только красивее, чем просто список, но еще и удобно. В первой колонке таблицы теперь стоят только фамилии учеников, во второй – имена, в третьей – отчества и так далее.

Как выделить и перенести часть таблицы в Ворде

Данные в таблице у нас теперь, как говорят, структурированы. А значит, их легко найти, выделить, куда-то перенести отдельно.

Рис. 5 (кликните по рисунку для увеличения). Выделение одной колонки таблицы в редакторе MS Word.

Рис. 6 (кликните по рисунку для увеличения). Копирование выделенной части таблицы в буфер обмена в редакторе Microsoft Word.

Рис. 7 (кликните по рисунку для увеличения). Подготовка к вставке части таблицы в другое место текста в редакторе Word.

Часть таблицы, а именно – фамилии учеников – вставится ниже под основной таблицей (рис. 8).

Рис. 8 (кликните по рисунку для увеличения). Часть таблицы (фамилии учеников) воспроизведена в другом месте текста в редакторе Ворд.

Как вытащить текст из таблицы в Ворде

Чтобы вытащить текст из таблицы в Ворде:

Рис. 9 (кликните по рисунку для увеличения). Подготовка к преобразованию таблицы с фамилиями учеников в текст в редакторе Word.

Рис. 10. Подтверждение параметров преобразования таблицы в текст в редакторе Microsoft Word.

Результатом такой последовательности действий станет таблица, преобразованная в текст. То есть вместо таблицы с двумя фамилиями 2-х учеников получился текст на 2-х строках: в первой строке будет стоять фамилия первого ученика, во второй строке – фамилия второго ученика (рис. 11).

Рис. 11 (кликните по рисунку для увеличения). Табличные данные преобразованы в обычный текст, пригодный для последующего редактирования в Ворде.

Показанный пример демонстрирует, как можно использовать данные из таблиц в редакторе Word. Понятно, что это далеко не полный перечень всех возможностей. И таких возможностей огромное число, все не пересказать.

Ограничения в применении таблиц в Ворде

В текстовом редакторе Word имеются огромные возможности по созданию и редактированию таблиц. Невозможно в рамках данной статьи даже на 5% показать все имеющиеся возможности. Но все-таки у таблиц в текстовом редакторе есть существенные ограничения.

Например, нам нужна таблица с большим числом колонок. Предположим, для списка наших учеников нам нужны не только их фамилия, имя, отчество, дата рождения и телефон, но и данные родителей (ФИО, телефон), адрес места жительства, сведения об успеваемости ученика по различным предметам и т.п. Это больше 15-и колонок получается!

И как это будет выглядеть в табличном виде текстового редактора Ворд? Смотрим на рис. 12, там приведены 2 вида пустых не заполненных таблиц: с 15-ю и с 30-ю колонками. Неужели в такие маленькие по ширине колонки можно что-то записать, а потом еще и прочитать?!

Рис. 12 (кликните по рисунку для увеличения). Вид пустых таблиц с 15-ю и 30-ю колонками в текстовом редакторе Microsoft Word.

А если строк в таблице будет, скажем, пятьсот или тысяча? Даже не хочется такой рисунок делать, слишком большим он будет, не поместится в статью.

И дело не только в размерах. Дело еще и в том, как обработать такой большой массив информации? Да никак – вот ответ. Вручную это сделать не представляется возможным. А сделать это автоматически – нет для этого специальных средств в Ворде, или эти средства довольно ограничены по своим возможностям.

А как только встает задача обработки данных из таблиц, поиска информации в таблицах, преобразования информации, занесенной в табличную форму – тут уже без табличного редактора Excel трудно будет обойтись.

Первый взгляд на электронные таблицы Excel

Именно табличный редактор Excel был создан не только для записи информации в табличном виде, но и для обработки этой информации максимально удобными способами. Поэтому таблицы Excel называют также умными, либо электронными. Давайте рассмотрим некоторые примеры.

Рис. 13. Пустой лист таблицы Excel.

Ввод текста в Excel

Давайте заполним пустой лист, то есть, занесем в него данные. Какие? Да тех же 2-х учеников для начала, именно тех, кого мы уже заносили в таблицу в текстовом редакторе Word.
Данные вводятся следующим образом. Курсор (прямоугольник, размером с клетку таблицы) устанавливаем на нужную клетку таблицы с помощью клика левой кнопкой мышки. Затем с помощью клавиатуры вводим данные, предназначенные для выделенной (обозначенной) клеточки таблицы.

Рис. 14. Ввод данных в клетку B2 таблицы Excel.

Рис. 15. Итоги ввода данных в клетки таблицы B2 и B3 в электронных таблицах Excel.

И теперь аналогично заполняем клетки таблицы C2, C3, D2, D3, E2, E3, F2, F3.

В итоге, если постараться, получится следующая таблица с введенными в нее данными на 2-х учеников (рис. 16):

Рис. 16. Таблица Excel с введенными в нее данными на 2-х учеников.

Для пытливых читателей также могу предложить ввести данные в клетки B1, C1, D1, E1 и F1 – это будут заголовки столбцов таблицы. Затем эти клетки можно выделить, продвинув по ним курсор мышки (клетки станут синими), и затем сделать в этих клетках шрифт полужирным, чтобы получились настоящие заголовки (рис. 17).

Рис. 17. Таблица экселя с заголовками столбцов и с введенными в нее данными на 2-х учеников.

Пример, как сцепить текст в Excel

Вот теперь, когда таблица с данными на 2-х учеников у нас заполнена, давайте посмотрим, как введенные данные можно обрабатывать, используя практически неограниченные возможности электронных таблиц Excel.

Функция СЦЕПИТЬ ячейки в Excel

Итак, займемся немного программированием в Excel. Чтобы задать вышеназванную команду, нам потребуется применить функцию СЦЕПИТЬ. Эта функция экселя позволяет сцепить, соединить данные из нескольких клеточек таблицы. В рассматриваемом варианте выглядит данная функция следующим образом: СЦЕПИТЬ(B2;C2;D2). Интуитивно понятно, не так ли? В скобках сразу после наименования функции СЦЕПИТЬ (без пробела после слова СЦЕПИТЬ – это важно!) перечислены клетки таблицы, которые нужно соединить.

Давайте так и запишем в клетку B5 (рис. 18). При записи нужно следить, чтобы СЦЕПИТЬ было написано на русской клавиатуре русскими буквами, а вот перечень клеток, подлежащих сцеплению, был написан английскими буквами, так как клетки именуются латинскими (английскими) буквами и цифрами.

Рис. 18. Введенная функция СЦЕПИТЬ в клетку B5 таблицы MS Excel.

Что такое формулы в Excel на примере СЦЕПИТЬ

Ну и что? Ведь ничего не произошло. Функцию мы ввели, а где результат? Дело в том, что функция сама по себе не работает, функцию нужно подставить в формулу. Работают формулы.

Рис. 19. Формула, начинающаяся со знака равенства, введенная в клетку B5 Excel

Теперь четко видно, что введена формула. Откуда это ясно? Потому что клетки таблицы, на которые ссылается формула, по периметру окрасились в разные цвета (синий, зеленый, фиолетовый). А в самой формуле ссылки на клетки таблицы тоже окрасились ровно в такие же цвета. Наглядно, не правда ли?

Как сцепить текст в Excel с пробелами

Итак, мы смогли соединить в одной клетке таблицы эксель данные сразу из трех клеток таблицы. Все, конечно, хорошо, если бы не мелочь. У нас нет пробелов между фамилией ученика, его именем и отчеством. Все напечаталось слитно. Это не очень здорово.

Рис. 21. Исправление в эксельной формуле, введенной в клетку B5.

Рис. 22. Окончательный результат в клетке B5 таблицы после исправления формулы в табличном редакторе Excel.

Поначалу не сразу удается с первого раза ввести правильную формулу. Но отчаиваться не нужно, все приходит с опытом.

Огромные возможности обработки данных в Экселе

Функция СЦЕПИТЬ – это лишь одна из огромного множества функций Экселя. В результате обработки данных, занесенных в нашу небольшую, учебную таблицу, мы можем получить самые разные результаты (1 на рис. 23).

Рис. 23. Некоторые примеры обработки данных учебной таблицы в редакторе Microsoft Excel.

Как сделать подобное, какими нужно (можно) пользоваться формулами и функциями? Об этом подробнее рассмотрим в другой статье.

Что лучше подходит для работы с таблицами: Word или Excel

Какой вывод можно сделать по поводу возможностей Word и Excel для работы с таблицами? Текстовый редактор Word выигрывает перед табличным редактором Excel во внешнем виде (таблички получаются красивыми сразу без особого труда). Однако Ворд проигрывает Экселю в тех возможностях, которые требуются для обработки табличной информации.

У Excel имеются поистине неограниченные возможности переработки табличных данных с помощью замечательных формул и многочисленных функций по обработке таблиц.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Липецкий индустриально-строительный колледж
(ЛИСК)

На тему : Microsoft Office Excel

Microsoft Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения.

Microsoft Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

• использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

• изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Более подробно в этой работе будет представлено приложение MSExcel, его функции и возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.

Microsoft Excel: Понятия и возможности

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

10. инженерные функции;

11. внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

Возможные ошибки при использовании функций в формулах

При работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не совершать распространенных ошибок.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

Анализ данных. Использование сценариев

— полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций;

— представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excel тип данных – тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

4. Числовые символы

Анализ данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение различной информации.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе область, где бы ни требовался

анализ этих данных.

MsExcel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся :

• Обработка списка с помощью различных формул и функций;

• Построение диаграмм и использование карт MsExcel;

• Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

• Структуризация рабочих листов;

• Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);

• Специальные средства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

Одно из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе сегодняшней информации.

Сценарий — это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

При разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.

Все сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария. После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария, значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.

Для защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются только тогда, когда установлена защита листа.

Во многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров, которыми можно управлять.

В окне диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.

Характерной чертой современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

Изучение операционной системы Windows 2000. Знакомство с автоматизированной системой Microsoft Office 2000, углубление навыков работы на ПЭВМ, работа с текстовым редактором Word в среде Windows, изучение возможностей табличного процесса Microsoft Excel.

Рубрика	Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид	отчет по практике
Язык	русский
Дата добавления	19.12.2008
Размер файла	65,0 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Кафедра информационных систем в экономике

по учебной практике №1

1. Изучение ОС Windows 2000 ……………………………………. 4

2. Изучение текстового редактора Word 2000 …………………………9

3. Изучение табличного процессора Excel ……………………………13

Windows - это OC разработанная корпорацией Microsoft, все продукции данной корпорации отличаются хорошим интерфейсов и неплохой надежностью. Windows - это объектно-ориентированная система (не программы управляют данными, а данные управляют программами). Эта система позволяет запускать документ без предварительного запуска соответствующего ему приложения, то есть всего на всего необходимо кликнуть на значке документа и приложение вызовется само по себе

MS Word программа мощная, удобная, гибко настраиваемая. Но стоит отметить растущие от версии к версии размеры ее и повышающиеся требования к размерам оперативной памяти быстродействию компьютера. В результате программа отчасти лишается прозрачности и интуитивной понятности. Word 2000, в дополнение ко всему, имеет команды и меню для работы в Интернете, позволяет быстро и просто создать и отредактировать Web-страничку.

MS Excel - самая популярная сегодня программа электронных таблиц. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов состояния торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, вычисляет сумму по строкам и столбцам.

Целью практики было приобщение к новым технологиям, привитие необходимых навыков в работе с современными деловыми программами, приобретение практических навыков работы с операционной системой Windows 2000, знакомство с автоматизированной системой Microsoft Office 2000, углубление навыков работы на ПЭВМ, изучение и работа с текстовым редактором Word в среде Windows, изучение возможностей табличного процесса Microsoft Excel.

1.1. Запуск и завершение работы Windows 2000

При включении компьютера ОС Windows загружается автоматически. При выключении компьютера на панели задач нажимаем пуск. Из появившегося контекстного меню выбираем завершение работы. Из предложенных вариантов выбираем выключить

1.2. Рабочий стол и объекты на рабочем столе

Рабочий стол - это рабочая область экрана, на которой отображаются окна (в том числе и диалоговые), значки и меню. Он является базой для всех программ. Каждый раз после выхода из программы на экране отображается рабочий стол.

Кнопка пуск находится на панели задач. При нажатии на неё выводится главное меню, в котором содержатся все программы, папки и файлы, выход из системы и завершение работы. При нажатии на кнопку пуск отображается меню, обеспечивающее удобный доступ к наиболее часто используемым элементам системы. Для получения первоначальных сведений об использовании Windows, устранении неполадок и получении технической поддержки и т. п. используется кнопка справка и поддержка. Нажатие кнопки все программы открывает список программ, установленных на данном компьютере. Список программ в меню пуск разделен на две части: программы, расположенные выше разделительной линии (называемая также списком закрепленных элементов), и программы, расположенные ниже линии (называемая также списком наиболее часто используемых программ). Фиксированный список программ неизменен, программы в нем всегда доступны для запуска.

1.4. Многооконный режим работы в Windows

Окна в Windows`e можно закрывать следующими способами:

1. Навести и нажать на крестик клавишей мыши в верхнем правом углу

2. Нажать одновременно Alt+F4;

3. Одновременное нажатие клавиш Alt+Space вызовет тем самым контекстное меню и далее выбрать строку закрыть в этом меню

4. Нажать правой клавишей мыши на активном окне в панели задач вызовет тем самым контекстное меню в нем нужно выбрать -Закрыть Alt+F4

5. Нажать одновременно клавиши ctrl+Alt+Enter при этой комбинации выводится на экран диспетчер задач,в диспетчере задач необходимо выбрать окно которое вы хотите закрыть нажать правой клавишей и выбрать графу снять процесс

В Windows`e можно одновременно деражать открытыми несколько окон( если это позволяет комплектация вашего компьютера). Их имена отображаются на панели задач. Перемещаться из одного окна другое можно тремя способами:

1. нажатием мыши на открытое окно

2. нажатием мыши на нужное окно на панели задач

3. с помощью кнопок Alt+Tab

Задание: привести последовательность действий для изменения размера окна с помощью мыши. Изменить размер окна можно двумя способами:

1. Нажатием на кнопку развернуть, и восстановить в самом окне или на панели задач.

2. навести курсор мыши на границу окна, дождаться появления двойной стрелки, а затем, нажав на левую кнопку мыши растягивать окно.

1.5. Проводник и его применение для файловых операций

1.6. Понятие корзины. Удаление, восстановление в корзине и настройка корзины

Корзина обеспечивает дополнительную безопасность при удалении файлов или папок. При удалении файла или папки с жесткого диска, Windows помещает его в корзину, и значок корзина становится полным. Элементы, удаляемые с сетевого или гибкого дисков, не попадают в корзину, а сразу удаляются. Файлы или папки остаются в корзине до того момента, пока пользователь не очистит ее. Эти элементы все еще занимают место на диске и могут быть восстановлены в их исходное местоположение. Когда корзина заполняется, Windows автоматически очищает в корзине необходимое место для наиболее часто удаляемых файлов и папок. При нехватке места на жестком диске всегда нужно освобождать корзину. Для ограничения пространства, занимаемого корзиной нужно изменить ее предельный объем. В Windows предусмотрена одна корзина для каждого раздела или жесткого диска. Для каждого жесткого диска или каждого раздела жесткого диска можно установить свой предельный объем корзины. Щелкаем правой кнопкой значок корзина на рабочем столе и выбираем свойства. Перетаскиваем ползунок, задающего объем корзины, для увеличения или уменьшения этого объема. Файлы, размер которых больше емкости корзины, не будут сохранены в ней. Они будут уничтожены без возможности восстановления. Если требуется задать различные настройки корзины для разных дисков, выбираем параметр независимая конфигурация дисков, а затем щелкаем вкладку диска, для которого требуется изменить настройку. Если требуется использовать общую настройку корзины для всех дисков, выбираем параметр единые параметры для всех дисков. Чтобы восстановить файл, щелкаем его правой кнопкой мыши и выбираем восстановить; чтобы восстановить все файлы, выбираем выделить все в меню правка и затем в меню файл выбираем команду восстановить. Чтобы удалить файл, щелкаем его правой кнопкой мыши и выбираем удалить; чтобы удалить все файлы, в меню файл выбираем команду очистить корзину.

1.7. Настройка экрана, подбор фона и заставки

Для того чтобы настроить рабочий фон необходимо проделать следующие операции: нажать правой клавишей мыши на рабочий стол>далее выбрать строку свойства > далее рабочий стол. Затем для подбора фона выбираем рабочий стол и подбираем картинку. Если вы хотите применить свой рисунок рабочего стола то вам необходимо задать путь к этому рисунку в строке Рабочий стол. Для подбора заставки выбираем заставка. Указываем нужный вам вид и задаем интервал. Для изменения параметров заставки нажимаем параметры и указываем их. Чтобы изменить шрифт интерфейса Windows, добавить оттенки нужно выбрать оформление, и нажать размер шрифта, эффекты. Для того чтобы изменить разрешение экрана переходим к вкладке параметры и, перетягивая мышью, увеличиваем или уменьшаем разрешение.

Задание: описать действия по созданию заставки бегущая строка с номером группы.

В контекстном меню нажимаем свойства>заставка, затем выбираем бегущую строку. Потом в параметрах вписываем текст строки: И612, выбираем скорость, устанавливаем нужный цвет и шрифт.

1.8. Создание папок и ярлыков

Щелкнув правой кнопкой мыши, в том месте, где нужно создать папку или нажав на клавиатуре кнопку контекстного меню, выбрать команду создать> папку. Чтобы создать ярлык нужно выбрать создать> ярлык.

Задание: на рабочем столе создать оригинальный ярлык со своим именем.

На рабочем столе, вызвав контекстное меню, выбираем создать> ярлык. Затем, нажав обзор, выбираем папку, на которую создаем ярлык, и выбираем далее. Здесь вводим имя: Лейла и нажимаем готово. Затем уже на рабочем столе щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку выбрать свойства>сменить значок.

1.9. Работа с панелью управления. Описать, как настроить дату и время. Описать, как настроить мышь для левши. Изучить значок язык и стандарты, клавиатура

1.10. Работа с калькулятором. Изучить с помощью контекстного меню назначение клавиш

Задание: описать действия по вычислению 10 v132

1.11. Работа со справкой

Центр справки и поддержки является источником средств и сведений. Можно получить оперативную справку от специалиста корпорации Майкрософт. Для того чтобы найти нужную информацию необходимо в графе найти вписать свой вопрос и нажать enter.

Задание: найти ответ на вопрос - активизация окна.

1.12. Поиск папок и файлов

Задание: найти все файлы, созданные измененные за прошлый месяц, имеющие размер не более 100kb.

2.1. Запуск и завершение работы в Word 2000

Чтобы запустить Word нужно нажать пуск>все программы>Microsoft Office> Microsoft Office Word. Если на рабочем столе есть ярлык этой программы ее можно запустить оттуда, или же вызвав контекстное меню выбрать создать>документ Microsoft Word. Завершить работу можно нажав на крестик в верхнем углу экрана, или в меню файл выбрать выход.

2.2. Описать элементы окна редактора

В самой верхней строке написано название документа и программа (Microsoft Word).

2.3. Операции по созданию нового документа, его сохранению. Сохранение двумя случаями

Для создания документа нужно зайти в меню файл >создать. Затем вписываем нужный текст. Чтобы сохранить файл в какой-нибудь папке, или на рабочем столе, а также вписать имя документа нужно выбрать сохранить как. А чтобы просто сохранить файл выбираем сохранить.

2.4. Справочная система Word

Чтобы вызвать справку надо в строке-меню выбрать справка>справка: Microsoft Office Word. Также можно нажать F1.Здесь можно найти ответ на вопрос, касающийся текстового редактора Word. Этот вопрос нужно вписать.

2.5. Приемы ввода и редактирования текста. Описать быстрые способы выделения слова, предложения, абзаца, всего текста

Вводить текст нужно с клавиатуры, также можно вставлять скопированный текст. Редактирование текста проводится с помощью панели форматирования. Здесь можно установить тип шрифта, его размер, жирный или курсив, а также подчеркивать текст. Также можно выравнить текст по левому краю, по правому, посередине или по ширине. Еще нужно установить междустрочный интервал. Можно поменять цвет шрифта. Чтобы быстро выделить слово нажимаем двойным щелчком по слову. Если нужно выделить строчку курсор подводим к левому краю строки, дожидаемся появления стрелки и нажимаем. Чтобы выделить абзац нужно тройным щелчком нажать на какое-нибудь слово в этом абзаце. Для выделения всего текста в меню правка выбираем выделить все. Или нажимаем сочетание клавиш Ctrl+A.

2.6. Перемещение и копирование фрагментов текста.

Буфер обмена

Выделяем фрагмент, который следует переместить или скопировать. Чтобы переместить объект нажимаем вырезать на стандартной панели инструментов, или в контекстном меню выбрать вырезать. Чтобы скопировать фрагмент текста нажимаем копировать на стандартной панели инструментов, или в контекстном меню выбираем копировать. Если фрагмент следует переместить или скопировать в другой документ, переходим в нужный документ, щелкаем место вставки фрагмента. На панели инструментов или в контекстном меню нажимаем вставить. Чтобы зайти в буфер обмена в меню правка выбираем буфер обмена Office. В нем содержатся вырезанные и копированные объекты. Через буфер обмена их можно вставлять. Здесь могут сохраняться до 24 таких объектов.

2.7. Редактирование текста.

Создать документ по выданному преподавателем заданию, в соответствии со следующими требованиями к форматированию: левое поле - 3см, отступ справа - 1см, отступ сверху и снизу - 2см. Красная строка - 1,25см. междустрочный интервал: одинарный, шрифт типа TNR, размер шрифта 14, обычный. Заголовок сделать шрифтом размером 16, полужирный и курсив

При изображении связи условного с объектом будем использовать пунктирную линию, а для обозначения динамических и стилистических свойств будем использовать буквы D и S над соответствующей линией.

В инфологической модели отображаются не отдельные экземпляры объектов, а классы объектов. Когда в ИЛМ изображено обозначение объекта, то ясно что речь идет о классе объектов, обладающих описанными свойствами. Поэтому в инфологическую модель в большинстве случаев можно в явном виде не вводить еще и обозначение для класса объектов. Когда в ИЛМ изображено обозначение объекта, то ясно, что речь идет о классе объектов, обладающих описанными свойствами. Поэтому в инфологическую модель в большинстве случаев можно в явном виде не вводить еще и обозначение для класса объектов

могут быть "е "вать буквыть пунктирную линию, а для обозначения н```````````````````````````````````````

2.8. Проверка орфографии

Если при наборе текста неправильно написать слово, оно сразу подчеркивается красной чертой. Нажав правой кнопкой мыши по этому слову, выйдет контекстное меню с предлагаемыми вариантами правильного написания, если их нет можно пропустить слово или добавить в словарь. Чтобы проверить правильность написания текста, в меню сервис выбираем правописание. А если фрагмента текста, то сначала выделяем его, а затем проверяем на ошибки. В окне правописания показывают предложение, в котором есть ошибка, а в тексте его выделяет. Внизу пишут причину ошибки, и предлагают варианты их исправления. Нажав на кнопку параметры, можно настроить орфографию, грамматику, выбрать набор правил.

На стандартной панели инструментов нажимаем кнопку правописание. Эта программа выявляет ошибки, предлагает варианты их исправления. Потом исправляем выявленные ошибки.

2.9. Работа с таблицами.

Изучить команды таблица. Создать таблицу (6x6) и заполнить ее произвольной информацией. Подвести итоги автосуммированием. Провести автосуммирование по столбцам

Чтобы создать таблицу нужно расположить курсор в том месте, где создаем таблицу. Затем в меню таблица выбрать вставить>таблица. Выбираем необходимое количество строк и столбцов. Чтобы меню таблица было активным курсор должен быть внутри таблицы.

Чтобы вставить столбец (строку) нужно расположить курсор в том столбце (строке), перед или после которого мы хотим вставить столбец (строку). Затем заходим в меню таблица, нажимаем вставить>столбец (строку). Чтобы изменить ширину столбца, высоту строк нужно подвести курсор на границу столбца (строки), пока он не превратится в двойную стрелку, а потом зацепить мышкой и потащить в нужную сторону. Чтобы удалить столбцы (строки) нужно расположить курсор в том столбце (строке), который нужно удалить. Затем в меню таблица выбрать удалить>столбцы (строки) или ячейку. Форматировать текст внутри таблицы можно так же, как и за ее пределами.

Чтобы произвести автосуммирование, располагаем курсор в той ячейке, в которой вычисляем сумму и на панели форматирование нажимаем кнопку автосумма

Назначение и общие сведения о текстовом редакторе Word .
Создание таблицы средствами текстового редактора Word и выполнение расчётов в таблице.
Назначение и общие сведения о табличном редакторе Excel.
Описание основных операций создания таблицы и формул расчёта показателей.

Работа содержит 1 файл

Контрольная.doc

о выполнении плана производства (выпуска) продукции за__________2003 г.

Таб. I.4.1. Формулы расчета различных позиций

Раздел II. Табличный редактор Excel

II.1. Назначение и общие сведения о табличном редакторе Excel

Microsoft Office Excel – редактор электронных таблиц, позволяющий не только вносить данные и сохранять их в носителе в соответствующем формате, но и проводить их обработку. На основании таблиц можно создавать различные документы, графики, диаграммы и т.д.

Таблица – это совокупность данных, которые систематизированы и разнесены по графам (по строкам и столбцам). Элемент таблицы, находящийся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой.

Основное достоинство электронных таблиц заключается в простоте использования средств обработки данных. Работа электронными таблицами, не требуя от пользователя специальной подготовки, предоставляет средства анализа данных и создания формул расчета.

В таблицы можно вводить информацию любого типа: текст, числа, дату и время, формулы, рисунки, диаграммы и т.д. С данными можно производить операции при помощи специальных функций.

При запуске редактор Excel создает так называемую Книгу, которая содержит несколько Листов, что позволяет удобно организовывать данные. Так, в одной книге можно, например, размесить набор документов, относящихся к одному проекту. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, при пересечении которых расположены ячейки, непосредственно хранящие информацию.

Кроме операций над собственными данными, Excel позволяет выполнять импорт данных из других приложений и источников (из базы данных Access, текстовых файлов и др.).

Вводимая информация может быть обработана с помощью таких средств:

форматирования данных, в том числе с использованием различных тем и стилей, а также условного форматирования;
различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
получения выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям, посредством сортировки и фильтрации;
автоматического расчета промежуточных и общих итогов;
группировки данных, чтобы затем при необходимости эти данные можно было свернуть или развернуть;
создания сводных таблиц, которые упрощают представление сложных данных;
построения графиков и диаграмм;
использования наборов потенциально готовых результатов, которые при работе с документами значительно упрощают работу пользователя.

II.2. Создание таблицы средствами табличного редактора Excel

A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L
1	№ п/п	Наименование продукции	Стоимость продукции по плану (руб.)	Стоимость фактически выпущенной продукции (руб.)	% выполнения плана по стоимости	Стоимость бракованной продукции (руб.)	Количество бракованных изделий (шт.)	% брака к выпущенной продукции	Цена продукции (руб.)	Планировалось выпустить	Фактически выпущено (шт.)	% выполнения плана
2	1	2	9	10	11	12	6	7	8	3	4	5
3	1	ПФМ-800	231000	280140	121,27	9870	47	3,52	210	1100	1334	121,27
4	2	ПФМ-СБ	289450	284550	98,31	10850	31	3,81	350	827	813	98,31
5	3	ПФМ-ПФ	227500	228200	100,31	8050	23	3,53	350	650	652	100,31
6	4	ПФМ в жестком корпусе	16800	17760	105,71	0	0	0	480	35	37	105,71
7	Итого	764750	810650	425,60	28770

II.3. Описание основных операций создания таблицы и формул расчёта показателей

Создание таблицы в Excel очень упрощено по сравнению с Word. Необходимо после загрузки рабочей книги сразу приступить к вводу информации. Чтобы ввести в ячейку информацию надо щелкнуть мышью на нужной ячейке и ввести информацию с помощью клавиатуры. Для создания границ таблицы существует несколько способов, например, с помощью значка на стандартной панели.

= Цена продукции * Планировалось

Помещаем курсор в ячейку С3, печатаем =, затем щелкнем ячейку I3, печатаем *, затем щелкнем ячейку J3, нажимаем Enter;
Щелкнем ячейку С3, курсор мышки наводим в правый нижний угол ячейки до появления крестика ┼, не отпуская левой кнопки мыши, выделяем ячейки С4, С5, С6. Значения автоматически пересчитываются;
Выделяем ячейки С3, С4, С5, С6, затем нажимаем значок ∑. Формула будет выглядеть =СУММ(C3:C6).

Остальные позиции рассчитываются аналогичным образом.

II.4. Построение диаграммы на основе данных таблицы

II.5. Описание операций по построению диаграммы

Необходимо построить диаграмму на основе данных таблицы. Сравним стоимость выпуска продукции по плану и стоимости фактически выпущенной продукции.

Шаг 1. Выберем тип диаграммы с помощью Мастера диаграмм (рис. II.5.1), гистограмма объемная, затем .

Шаг 2. Задаем диапазон данных. В правой части диалога Диапазон есть окно , нажав которую этот диалог сворачивается, и мы можем выбрать необходимые значения, чтобы вновь вернуться в Мастер диаграмм, нажмем значок .

Щелкнув мышью на вкладке Ряд, можно задать адреса ячеек, участвующих в рядах, а также количество самих рядов

Рис.II.5.1. Мастер диаграмм. диаграммы (в данном случае два ряда).

Шаг 3. Задаем параметры диаграммы. На вкладке Заголовки вводятся названия диаграммы, оси X (категорий) и оси Z (значений).

На вкладке Легенда выбрать размещение внизу. Остальные вкладки можно не изменять.

Шаг 4. Созданную диаграмму можно разместить на том же листе, где находится таблица. Нажать .

В построенную диаграмму можно внести любые изменения, например, изменить направление текста (названия осей), сделав его расположение вертикальным и многое другое для более наглядного вида диаграммы.

У табличного редактора Excel, как и у редактора Word, большие возможности по форматированию текста. Можно задавать размер, начертание, цвет символов, выравнивание текста и многое другое. Можно обрамлять снаружи и расчерчивать создаваемые таблицы изнутри различными линиями. Можно делать скрытыми отдельные строки и столбцы. Табличный редактор Excel незаменим в делопроизводстве и бухгалтерии для создания накладных, счетов, платёжных поручений и другого. Очень удобно в Excel составлять словари иностранных слов. Лёгкость передвижения по столбцам даёт здесь значительное преимущество перед Word. Сравнивая возможность редактора Word и редактора Excel вычислять различные позиции с помощью формул, можно с уверенностью сказать, что табличному редактору Excel нет равных. Простота использования, автоматическая переадресация формул, возможность построения диаграмм на основе данных таблицы – это малая часть преимуществ табличного редактора Excel.

Самым оптимальным, на мой взгляд, является совместное использование редактора Word и табличного редактора Excel. Таблицу с вычислениями, выполненную в Excel, можно вставить в документ Word, а для того чтобы внести какую-либо корректировку, достаточно щелкнуть мышью по таблице.

Читайте также: