Реферат документация в отделениях и цехах
Обновлено: 02.07.2024
2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
4. Должностной и численный состав службы делопроизводства
5. Нормативная регламентация службы делопроизводства
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это
специфическое направление дея тельности, которое закл ючается в составлении,
оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно
составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит
своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах
отражается и учитываетс я деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому
ведение многих документов предписано законам и. При проверке работы организации,
проведении ревизии проверяют преж де всего документы, в которых деятельность
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и
навыков, поэтому эту работу в учреждении ( фирме) ведут специальные подразделения
(службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-
При централизованной форме организации делопроизводст ва все технические
операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном
подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в
других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы
организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы
данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что
позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно,
оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму
организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если
организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организ ации делопроизводства пред полагает создание
самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее
целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры
или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних
делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение
документов) в служ бе ДОУ, других (создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразд елениях.
Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та
же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых
документов, может осуществляться как в служ бе ДОУ, так и в структурных
подразделениях, в зависимости от категории документов.
2.Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
Структура в систем е органов управления рассматривается, во-первых, как
устойчивая связь, т.е. взаимодействие эле ментов управления, во-вторых, как схема
распределения общего объёма функций органа управления меж ду структурными
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб
делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности
организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в
которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации
делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют
следующий типовой состав структурных подразделений:
Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-
исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных
заведениях. В состав е канцелярии обычно создаются подразд еления ( отдел, сектор,
группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и
регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с
обращениями граждан, по созданию документов ( машбюро, компь ютерный центр),
Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах
власти и испо лнительных структурах ( мэрии, префектуры, муниципалитет ы) местного
самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел,
Секретарь учреждений (структурног о подразделения) выпо лняет всю работу с
документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и
приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных
учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней
структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В
совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах -
учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.
Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является
организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение
· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, инф ормационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими
государственными нормативно-методическими документами;
· разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в орг анизации и в
подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции современной служ бы делопроизводства в России определяются из целей и
задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных фор м
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов,
7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам
9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных
10. Повышение квалификации работников службы делопроизвод ства и архива,
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции
11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы
4.Должностной и численный состав службы делопроизводства.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим
наименование должностей работников службы делопроизв одства, является
Общероссийский классификатор профессий раб очих, должностей руководителей,
специалистов и служащих. Эти ж е наим енования включены в Квалификационный
справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники
службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства
(управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом),
заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом
и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы,
подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его
структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.
Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа
Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя,
референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции
специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и
творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке
нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово
расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или
Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и
стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной
техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по
передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в
стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства
составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы
Оптимальная численность делопроизводст венных работников по отношению к
общему ко личеству работающих в данном учреждении должна составлять: для
министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприя тий - 0,5% общего
5.Нормативная регламентация службы делопроизводства
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы
делопроизводства, стоит и задач а нормативной регламентации работы самой службы.
Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов -
положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус
работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе
делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе
действующего законодательства, государственных нормативно-методических
документов и организационных документов, определяющих деятельность сам ой
организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных
инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на
регламентацию принятой технологии работы с документами.
Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы
играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования,
компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где
закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе
деятельности конкретного структурного подразделения.
Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение
о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста
точное название слу жбы делопроизводства, её место в орг анизационной структуре
организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются
наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий,
управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных,
нормативных и инструктивных документов, которы ми служба делопроизводства
Основной орг анизационный документ, регламентирующий разграничение
обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в
выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей -
должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство
управления, выполняющее организационную, регламентирующу ю и регулирующую
роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать
деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработ ки должностных инструкций является такой
нормативный доку мент, как Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалист ов и других служащих, который содержит
регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных
категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД
Второй источ ник - типовые долж ностные инструкции. Их разрабатывают для
отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных
подразделений (например, секретарей структурных подразделений).
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) -
основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в
учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с
Табель фор м документов п о типовым управленческим ситуациям. Это перечень
документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой
деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику
туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание
которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки
табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:
· исключить возможность неоправданного создания новых форм;
· установить единую классиф икацию документов организации в соответствии с
Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых,
санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих
психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и
К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который включает
освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных
акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств
Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование
рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест
входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц.
принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его
Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и
оборудование и сократить затраты времени на перем ещение сотрудников, создать
условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
В настоящее время наличие успешно действующей систем ы автоматизации
делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его
руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата,
их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой
прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за
счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и
убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.
Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по
телефону, личным переговорам). Сокращению докум ентооборота способствует также
Единая система технологической документации
СТАДИИ РАЗРАБОТКИ И ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ
Unified system of technological documentation. Stages of designing and types of documents. General principles
Дата введения 2012-01-01
Предисловие
Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 "Межгосударственная система стандартизации. Основные положения" и ГОСТ 1.2 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены"
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении" (ФГУП "ВНИИНМАШ"), Автономной некоммерческой организацией "Научно-исследовательский центр CALS-технологий "Прикладная логистика" ("АНО НИЦ CALS-технологий "Прикладная логистика")
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 12 мая 2011 г. N 39)
За принятие стандарта проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Минэкономики Республики Армения
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 3 августа 2011 г. N 212-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 3.1102-2011 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 января 2012 г.
6 ИЗДАНИЕ (июль 2020 г.) с Поправками* (ИУС 12-2012, ИУС 9-2015)
* См. ярлык "Примечания".
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.
В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге "Межгосударственные стандарты"
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает стадии разработки и виды документов, применяемых для технологических процессов изготовления или ремонта изделий машиностроения и приборостроения.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.103-68 Единая система конструкторской документации. Стадии разработки
ГОСТ 2.602-95 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
3 Стадии разработки технологической документации
3.1 Стадии разработки технологической документации, применяемой для технологических процессов изготовления изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации по ГОСТ 2.103.
3.2 Стадии разработки рабочей технологической документации устанавливает разработчик документации в соответствии с таблицей 1.
Стадия разработки технологической
документации
Разработка технологической документации, предназначенной для изготовления и испытания материального макета изделия и (или) его составных частей с присвоением литеры "П", на основании конструкторской документации, выполненной на стадиях "Эскизный проект" и "Технический проект"
а) опытного образца (опытной партии)
Разработка технологической документации, предназначенной для изготовления и испытания опытного образца (опытной партии), без присвоения литеры, на основании конструкторской документации, не имеющей литеры.
Корректировка и разработка технологической документации по результатам изготовления и предварительных испытаний опытного образца (опытной партии) с присвоением литеры "О" на основании конструкторской документации, имеющей литеру "О".
Корректировка и разработка технологической документации по результатам изготовления и приемочных испытаний опытного образца (опытной партии) и по результатам корректировки конструкторской документации с присвоением технологической документации литеры ", …" на основании конструкторской документации, имеющей литеру " , …".
б) серийного (массового) производства
Разработка технологической документации, предназначенной для изготовления и испытания изделий серийного (массового) производства, с присвоением литеры "А" ("Б") на основании конструкторской документации, имеющей литеру "А" или "Б"
3.3 На стадии разработки конструкторской документации "Техническое предложение" технологическую документацию не разрабатывают.
3.4 При выполнении технологической документации в форме электронного документа требования к форматам данных рекомендуется устанавливать на предшествующей стадии разработки, если это не предусмотрено техническим заданием.
3.5 Директивной технологической документации, предназначенной только для решения необходимых инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, при постановке изделия на производство присваивают литеру "Д" на основании конструкторской документации, имеющей литеру "А" или "Б".
3.6 Технологической документации, предназначенной для разового изготовления одного или нескольких изделий (составных частей изделий) в единичном производстве, присваивают литеру "И" на основании конструкторской документации, имеющей литеру "И".
3.7 Ранее разработанные технологические документы (комплекты технологических документов) применяют при изготовлении новых или модернизации изготовляемых изделий в следующих случаях:
- на стадии разработки технологической документации "Предварительный проект" - независимо от литерности применяемой технологической документации;
- в технологической документации опытного образца (опытной партии) с литерой "" (""), серийного (массового) производства с литерами "А" и "Б", если литера применяемой технологической документации та же или высшая.
Литеру полного комплекта технологической документации определяют низшей из литер, указанных в документах, входящих в комплект.
3.8 Стадии разработки рабочей технологической документации, применяемой для технологических процессов ремонта изделий (составных частей изделий), определяет разработчик документации в зависимости от применяемых видов документов на ремонт по ГОСТ 2.602 и стадии разработки ремонтной конструкторской документации - в соответствии с таблицей 2.
Стадия разработки технологической документации
а) опытного ремонта
Разработка технологической документации, предназначенной для опытного ремонта и испытания изделий (составных частей изделий), с присвоением технологической документации литеры "РО" на основании конструкторской документации, имеющей литеру "РО".
Разработка технологической документации, проверенной опытным ремонтом, с присвоением литеры " " ("")
б) серийного (массового) ремонтного производства
Разработка технологической документации, предназначенной для серийного (массового) ремонта и испытаний изделий (составных частей изделий), с присвоением технологической документации литеры "РА" ("РБ"), на основании конструкторской документации, имеющей литеру "РА" или "РБ"
3.9 Директивной технологической документации, предназначенной для выборочной и укрупненной разработки технологических процессов ремонта и испытания изделий (составных частей изделий), а также для решения необходимых инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, присваивают литеру "РД".
3.10 Технологической документации, предназначенной для разового ремонта одного или нескольких изделий (составных частей изделий) в единичном производстве, присваивают литеру "РИ" на основании конструкторской документации, имеющей литеру "РИ".
3.11 При разработке документации на технологические процессы, выполняемые на стадиях "Предварительный проект", "Опытный образец (опытная партия)" и "Опытный ремонт", ее следует выполнять в маршрутном и (или) маршрутно-операционном описании.
3.12 При разработке документации на технологические процессы, выполняемые на стадиях "Серийное (массовое) производство", "Серийное (массовое) ремонтное производство", ее следует выполнять в операционном описании.
Допускается разработка технологической документации:
- в маршрутно-операционном описании при условии ее применения в мелкосерийном производстве;
- на предыдущей стадии в сравнении со стадией разработки применяемой конструкторской документации при условии изготовления или ремонта ограниченной партии изделий (составных частей изделий).
3.13 В технологических документах допускается указывать ссылки на другие технологические документы, стандарты и технические условия на материалы (вещества). Допускается указывать ссылки на стандарты организаций при условии, что они однозначно определяют соответствующие требования к технологии.
На изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, стандарты организаций должны быть согласованы с заказчиком (представительством заказчика).
Технологические документы, стандарты организаций, на которые приводят ссылки, подлежат передаче другой организации вместе с комплектом технологических документов, при этом форма выполнения передаваемых ссылочных документов [бумажная и (или) электронная] должна соответствовать форме выполнения документов, входящих в комплект, либо быть согласована с этой организацией.
4 Виды документов
4.1 В зависимости от назначения технологические документы (далее - документы) подразделяют на основные и вспомогательные.
4.2 К основным относят документы:
- содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач;
- полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия).
4.3 К вспомогательным относят документы, применяемые при разработке, внедрении и функционировании технологических процессов и операций, например карту заказа на проектирование технологической оснастки, акт внедрения технологического процесса и др.
4.4 Основные технологические документы подразделяют на документы общего и специального назначения.
У каждого Потребителя должна быть следующая техническая документация:
генеральный план с нанесенными зданиями, сооружениями и подземными электротехническими коммуникациями;
утвержденная проектная документация (чертежи, пояснительные записки и др.) со всеми последующими изменениями;
акты приемки скрытых работ, испытаний и наладки электрооборудования, приемки электроустановок в эксплуатацию;
исполнительные рабочие схемы первичных и вторичных электрических соединений;
акты разграничения сетей по имущественной (балансовой) принадлежности и эксплуатационной ответственности между энергоснабжающей организацией и Потребителем;
технические паспорта основного электрооборудования, зданий и сооружений энергообъектов, сертификаты на оборудование и материалы, подлежащие обязательной сертификации;
производственные инструкции по эксплуатации электроустановок;
должностные инструкции по каждому рабочему месту, инструкции по охране труда на рабочих местах (оператору персональной электронно-вычислительной машины (далее – ПЭВМ), по применению переносных электроприемников и т.п.), инструкции по пожарной безопасности, инструкции по предотвращению и ликвидации аварий, инструкции по выполнению переключений без распоряжений, инструкция по учету электроэнергии и ее рациональному использованию, инструкции по охране труда для работников, обслуживающих электрооборудование электроустановок. Все инструкции разрабатываются с учетом видов выполняемых работ (работы по оперативным переключениям в электроустановках, верхолазные работы, работы на высоте, монтажные, наладочные, ремонтные работы, проведение испытаний и измерений и т.п.) и утверждаются руководителем Потребителя.
Комплект указанной выше документации должен храниться у Потребителя и при изменении собственника передаваться в полном объеме новому владельцу. Порядок хранения документации устанавливается руководителем Потребителя.
1.8.2. У каждого Потребителя для структурных подразделений должны быть составлены перечни технической документации, утвержденные техническим руководителем. Полный комплект инструкций должен храниться у ответственного за электрохозяйство цеха, участка и необходимый комплект – у соответствующего персонала на рабочем месте.
Перечни должны пересматриваться не реже 1 раза в 3 года.
В перечень должны входить следующие документы:
журналы учета электрооборудования с перечислением основного электрооборудования и с указанием их технических данных, а также присвоенных им инвентарных номеров (к журналам прилагаются инструкции по эксплуатации и технические паспорта заводов-изготовителей, сертификаты, удостоверяющие качество оборудования, изделий и материалов, протоколы и акты испытаний и измерений, ремонта оборудования и линий электропередачи, технического обслуживания устройств РЗА);
чертежи электрооборудования, электроустановок и сооружений, комплекты чертежей запасных частей, исполнительные чертежи воздушных и кабельных трасс и кабельные журналы;
чертежи подземных кабельных трасс и заземляющих устройств с привязками к зданиям и постоянным сооружениям и указанием мест установки соединительных муфт и пересечений с другими коммуникациями;
общие схемы электроснабжения, составленные по Потребителю в целом и по отдельным цехам и участкам (подразделениям);
акты или письменное указание руководителя Потребителя по разграничению сетей по балансовой принадлежности и эксплуатационной ответственности между структурными подразделениями (при необходимости);
комплект производственных инструкций по эксплуатации электроустановок цеха, участка (подразделения) и комплекты необходимых должностных инструкций и инструкций по охране труда для работников данного подразделения (службы);
- имеющих право выполнения оперативных переключений, ведения оперативных переговоров, единоличного осмотра электроустановок и электротехнической части технологического оборудования;
- имеющих право отдавать распоряжения, выдавать наряды;
- которым даны права допускающего, ответственного руководителя работ, производителя работ, наблюдающего;
- допущенных к проверке подземных сооружений на загазованность;
- подлежащих проверке знаний на право производства специальных работ в электроустановках;
перечень газоопасных подземных сооружений, специальных работ в электроустановках;
ВЛ, которые после отключения находятся под наведенным напряжением;
перечень работ, разрешенных в порядке текущей эксплуатации;
электроустановок, где требуются дополнительные мероприятия по обеспечению безопасности производства работ;
должностей инженерно-технических работников (далее – ИТР) и электротехнологического персонала, которым необходимо иметь соответствующую группу по электробезопасности;
профессий и рабочих мест, требующих отнесения персонала к группе I по электробезопасности;
разделение обязанностей электротехнологического и электротехнического персонала;
электроустановок, находящихся в оперативном управлении;
перечень сложных переключений, выполняемых по бланкам переключений;
средств измерений, переведенных в разряд индикаторов;
инвентарных средств защиты, распределенных между объектами.
1.8.3. Все изменения в электроустановках, выполненные в процессе эксплуатации, должны своевременно отражаться на схемах и чертежах за подписью ответственного за электрохозяйство с указанием его должности и даты внесения изменения.
Информация об изменениях в схемах должна доводиться до сведения всех работников, для которых обязательно знание этих схем, с записью в журнале учета работ по нарядам и распоряжениям.
1.8.4. Обозначения и номера на схемах должны соответствовать обозначениям и номерам, выполненным в натуре.
1.8.5. Соответствие электрических (технологических) схем (чертежей) фактическим эксплуатационным должно проверяться не реже 1 раза в 2 года с отметкой на них о проверке.
1.8.6. Комплект схем электроснабжения должен находиться у ответственного за электрохозяйство на его рабочем месте.
Оперативные схемы электроустановок данного цеха, участка (подразделения) и связанных с ними электрически других подразделений должны храниться на рабочем месте оперативного персонала подразделения.
Основные схемы вывешиваются на видном месте в помещении данной электроустановки.
1.8.7. Все рабочие места должны быть снабжены необходимыми инструкциями: производственными (эксплуатационными), должностными, по охране труда и о мерах пожарной безопасности.
1.8.8. В случае изменения условий эксплуатации электрооборудования в инструкции вносятся соответствующие дополнения, о чем сообщается работникам, для которых обязательно знание этих инструкций, под роспись.
Инструкции пересматриваются не реже 1 раза в 3 года.
1.8.9. На рабочих местах оперативного персонала (на подстанциях, в распределительных устройствах или в помещениях, отведенных для обслуживающего электроустановки персонала) должна вестись следующая документация:
оперативная схема, а при необходимости и схема-макет. Для Потребителей, имеющих простую и наглядную схему электроснабжения, достаточно иметь однолинейную схему первичных электрических соединений, на которой не отмечается фактическое положение коммутационных аппаратов;
журнал учета работ по нарядам и распоряжениям;
журнал выдачи и возврата ключей от электроустановок;
журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики;
журнал или картотека дефектов и неполадок на электрооборудовании;
ведомости показаний контрольно-измерительных приборов и электросчетчиков;
журнал учета электрооборудования;
На рабочих местах должна также иметься следующая документация:
- имеющих право выполнения оперативных переключений, ведения оперативных переговоров, единоличного осмотра электроустановок и электротехнической части технологического оборудования;
- имеющих право отдавать распоряжения, выдавать наряды;
- которым даны права допускающего, ответственного руководителя работ, производителя работ, наблюдающего;
- допущенных к проверке подземных сооружений на загазованность;
- подлежащих проверке знаний на право производства специальных работ в электроустановках;
списки ответственных работников энергоснабжающей организации и организаций-субабонентов, имеющих право вести оперативные переговоры;
перечень оборудования, линий электропередачи и устройств РЗА, находящихся в оперативном управлении на закрепленном участке;
производственная инструкция по переключениям в электроустановках;
бланки нарядов-допусков для работы в электроустановках;
перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации.
В зависимости от местных условий (организационной структуры и формы оперативного управления, состава оперативного персонала и электроустановок, находящихся в его оперативном управлении) в состав оперативной документации может быть включена следующая документация:
журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
однолинейная схема электрических соединений электроустановки при нормальном режиме работы оборудования;
список работников, имеющих право отдавать оперативные распоряжения;
журнал по учету противоаварийных и противопожарных тренировок;
журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики и карты уставок релейной защиты и автоматики;
местная инструкция по предотвращению и ликвидации аварий;
перечень сложных оперативных переключений;
Объем оперативной документации может быть дополнен по решению руководителя Потребителя или ответственного за электрохозяйство.
1.8.10. Оперативную документацию периодически (в установленные в организации сроки, но не реже 1 раза в месяц) должен просматривать вышестоящий оперативный или административно-технический персонал и принимать меры к устранению обнаруженных недостатков.
1.8.11. Оперативная документация, диаграммы регистрирующих контрольно-измерительных приборов, ведомости показаний расчетных электросчетчиков, выходные документы, формируемые оперативно-информационным комплексом автоматизированных систем управления (далее – АСУ), относятся к документам строгого учета и подлежат хранению в установленном порядке.
При работе организаций быстрого обслуживания на полуфабрикатах высокой степени готовности, в которых используются малогабаритное специализированное технологическое оборудование, посуда и приборы одноразового использования, допускается однозальная планировка с выделением отдельных рабочих зон, оснащенных оборудованием (пункт 5.4 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Приготовление блюд, кулинарных и кондитерских изделий должно осуществлятьсяпри строгом соблюдении поточности технологических процессов персоналом, имеющим гигиеническую подготовку. Не рекомендуется привлекать персонал для одновременного осуществления работ в рамках различных технологических процессов по обработке пищевых продуктов (пункт 8.1санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Производство продукции должно осуществляться по технической документации, разработанной в установленном законодательством порядке(пункт 8.2санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Согласно пункту 4 указанного стандарта изготовление продукции общественного питания осуществляется в соответствии с технологическими документами, содержащими требования к технологии производства. К технологическим документам относятся следующие документы:
- технологические карты на продукцию общественного питания (ТК),
- технологические инструкции по производству (и/или доставке и реализации) продукции общественного питания (ТИ),
- технико-технологические карты на новую продукцию общественного питания (ТТК).
Технологические документы должны быть утверждены руководителем организации (предприятия) общественного питания.
Технологическая инструкция по производству продукции общественного питания
Технико-технологическая карта на продукцию общественного питания
Технологическая карта на продукцию общественного питания
Технологическая инструкция по производству продукции общественного питания – документ, устанавливающий требования к процессам изготовления, хранения, транспортировки сырья, полуфабрикатов и готовых блюд или доставке.
Технологическую инструкцию разрабатывают для конкретного вида или групп однородной продукции общественного питания
Технико-технологическая карта на продукцию общественного питания – документ, разрабатываемый на новую продукцию и устанавливающий требования к качеству сырья и пищевой продукции, рецептуру продукции, требования к технологическому процессу изготовления, к оформлению, реализации и хранению, показатели качества и безопасности, а также пищевую ценность продукции общественного питания.
Технико-технологические карты разрабатываются только на новую нетрадиционную продукцию, впервые изготавливаемую на предприятии. Каждая технико-технологическая карта имеет порядковый номер.
Технологическая карта на продукцию общественного питания – документ, содержащий рецептуру и описание технологического процесса изготовления продукции, оформления и подачи блюда. В рецептуре указывают нормы расхода продуктов, БРУТТО и НЕТТО на одну или более порций, или на 1 или более кг, выход полуфабриката и выход продукции общественного питания.
Обработка сырых и готовых продуктов должна производиться раздельно в специально оборудованных цехах. В организациях, не имеющих цехового деления, с ограниченным ассортиментом выпускаемых блюд допускается обработка сырья и готовой продукции в одном помещении на разных столах (пункт 8.4 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Обработка яйца, используемого для приготовления блюд, должна осуществляться в отведенном месте в специальных промаркированных емкостях в следующей последовательности: теплым 1 - 2 %-ным раствором кальцинированной соды, 0,5 %-ным раствором хлорамина или другими, разрешенными для этих целей моющими и дезинфицирующими средствами, после чего ополаскивают холодной проточной водой. Чистое яйцо выкладывают в чистую промаркированную посуду. Хранение необработанных яиц в кассетах, коробах в производственных цехах не допускается(пункт 8.19санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Дефростация мяса может проводиться двумя способами. Медленное размораживание проводится в дефростере при температуре от 0 до +6 град. C, при отсутствии дефростера - в мясном цехе на производственных столах. Допускается размораживание мяса в СВЧ-печах (установках) по указанным в их паспортах режимам. Не разрешается размораживание мяса в воде или около плиты, повторное замораживание дефростированного мяса (пункт 8.5 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Приготовленный мясной фарш должен храниться при температуре от +2 до +4 град. не более 12 ч C. При отсутствии холода хранение фарша запрещено (пункт 8.7 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Дефростация субпродуктов (мозги, почки, рубцы) может проводитьсяна воздухе или в воде. Перед тепловой обработкой мозги, вымя, почки, рубцы должны быть вымочены в холодной воде (пункт 8.8 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Тушки птицы размораживаются на воздухе, затем промываются проточной водой и укладываются разрезом вниз для стекания воды. Для обработки сырой птицы должен быть выделен отдельный производственный и разделочный инвентарь (производственный стол, разделочные доска и нож) (пункт 8.9 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Дефростация рыбы может проводиться на воздухе или в холодной воде с температурой не выше +12 град. C из расчета 2 л на 1 кг рыбы. Для сокращения потерь минеральных веществ в воду рекомендуется добавлять соль из расчета 7 - 10 г на 1 л. Не рекомендуется размораживать в воде рыбное филе, рыбу осетровых пород (пункт 8.10 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Очищенные картофель, корнеплоды и другие овощи во избежание потемнения, высушивания должны храниться в холодной воде не более 2 ч. Сырые овощи и зелень, предназначенные для приготовления холодных закусок без последующей термической обработки, должны быть выдержаны в 3 %-ном растворе уксусной кислоты или 10 %-ном растворе поваренной соли в течение 10 мин с последующим ополаскиванием проточной водой (пункт 8.21 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Хранение салатов, винегретов и нарезанных компонентов должноосуществляться в не заправленном виде при температуре 4 +/- 2 град. C не более 6 ч., их заправка - непосредственно перед отпуском. Салаты из свежих овощей, фруктов и зелени готовят партиями по мере спроса (пункт 8.11 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Приготовление кулинарных изделий в грилях должно осуществляться в соответствии с инструкциями по их эксплуатации, при этом температура в толще готового продукта должна быть не ниже 85 град. C. Приготовление блюд в микроволновой печи должно производиться согласно прилагаемой инструкции (пункт 8.15 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Приготовление блюд на мангалах, жаровнях, решетках, котлах в местах отдыха и на улицах разрешается при условии изготовления полуфабрикатов в стационарных организациях общественного питания. При этом, необходимо соблюдение следующих условий(пункт 8.26 СП 2.3.6.1079-01):
- наличие павильона, подключенного к сетям водопровода и канализации, а также холодильного оборудования для хранения полуфабрикатов;
- наличие в базовой организации условий для обработки инвентаря, тары;
- использование для жарки древесины или готового древесного угля, металлических шампуров, а для отпуска - одноразовой посуды и столовых приборов;
- осуществление жарки непосредственно перед реализацией;
- наличие у работников личной медицинской книжки установленного образца с отметками о прохождении необходимых обследований, результатов лабораторных исследований, прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации;
- наличие условий для соблюдения работниками правил личной гигиены.
- размещение павильона на расстоянии не ближе 50 метров от жилых зданий, лечебно-профилактических организаций, спортивно-оздоровительных и образовательных учреждений.
При приготовлении начинки для пирожков и блинчиков фарш из предварительно отваренного мяса или ливера необходимо жарить на противне не менее 5 - 7 мин., периодически помешивая. Готовую начинку следует использовать в течение 2 ч после жарки (пункт 8.18 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
При приготовлении омлета смесь яйца (или яичного порошка) с другими компонентами выливается на смазанный жиром противень или порционную сковороду слоем 2,5 - 3,0 см и ставится в жарочный шкаф с температурой 180 - 200 град. C на 8 - 10 мин. Хранение яичной массы осуществляется не более 30 мин.(пункт 8.19санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Для первых и вторых блюд отварное мясо, птица и субпродукты должны быть нарезаны на порции, залиты бульоном, прокипячены в течение 5 - 7 мин и храниться в этом же бульоне при температуре 75 °С до отпуска не более 1 ч. (пункт 8.17 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
При приготовлении яичницы-глазуньи не допускается использование столового яйца, срок годности которого больше 7 суток, не считая дня снесения(пункт 8.19санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
При приготовлении студня отваренные мясопродукты и другие компоненты должны быть залиты процеженным бульоном и подвергнуты повторному кипячению. Студень в горячем виде разливается в предварительно ошпаренные формы (противни) и оставляется для остывания до температуры 25 град. C на производственных столах. Последующее доохлаждение и хранение при температуре 4 +/- 2 град. C осуществляется в холодильнике в холодном цехе. Реализация студня без наличия холодильного оборудования не допускается (пункт 8.12 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Готовность изделий из мяса и птицы определяется выделением бесцветного сока в месте прокола и серым цветом на разрезе продукта, а также температурой в толще продукта. Для натуральных рубленых изделий - не ниже 85 град. C, для изделий из котлетной массы - не ниже 90 град. C. Указанная температура должна быть выдержана в течение 5 мин. (пункт 8.13 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Готовность изделий из рыбного фарша и рыбы определяется образованием поджаристой корочки и легким отделением мяса от кости в порционных кусках. Блюда, содержащие рыбу, морепродукты или иные продукты животного происхождения в сыром виде, должны производиться в стационарных организациях общественного питания, не подлежат хранению и готовятся непосредственно перед раздачей по заказу посетителей (пункт 8.14 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Охлаждение киселей, компотов должно производиться в емкостях, в которых они были приготовлены, в закрытом виде в холодном цехе (пункт 8.22санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Промывка гарниров (макароны, рис и др.) должна осуществляться только горячей кипяченой водой(пункт 8.23санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
При жарке изделий во фритюре рекомендуется использовать специализированное оборудование, не требующее дополнительного добавления фритюрных жиров. При использовании традиционных технологий изготовления изделий во фритюре необходимо применять только специализированное технологическое оборудование. При этом должен проводиться производственный контроль качества фритюрных жиров. Ежедневно до начала и по окончании жарки проверяют качество фритюра по органолептическим показателям (вкусу, запаху, цвету) и ведутся записи по использованию фритюрных жиров в соответствии с нижеприведенными таблицами. При наличии резкого неприятного запаха, горького, вызывающего неприятное ощущение першения привкуса и значительного потемнения дальнейшее использование фритюра не допускается. Порядок и периодичность контроля за качеством фритюрных жиров устанавливается изготовителем (пункт 8.16 санитарных правил СП 2.3.6.1079-01).
Оценочная шкала качества подсолнечного масла, используемого в качестве фритюра
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Профессионального образовательного учреждения
“Уральский региональный колледж”
по дисциплине: документационное обеспечение управления
на тему: Работа с входящими документами в организации
38.02.07 Банковское дело
Выполнила обучающаяся гр. Б – 264 ____Мамедова Хайала Замиловна
Оценка за выполнение_____________
Проверила _____________Абрамович Анастасия Владимировна
г. Новый Уренгой, 2020 г.
1. Понятие, содержание и значение входящих документов. 4
2. Приём и регистрация входящих документов 5
3. Движение документов внутри организации 6
4. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов 7
Список используемых источников 9
В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе - документооборот.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
1. документирование деятельности;
2. организация работы с официальными документами.
Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними
Каждый документ (в том числе и входящий), применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:
1. принадлежность документа регламенту или процедуре;
2. документ, на основании которого появляется данный документ;
3. документ, который необходим для появления данного документа как условие;
4. документ, который появляется на основании данного документа;
5. место возникновения документа;
6. условие регистрации документа;
7. траектория движения документа;
Приём и регистрация входящих документов
Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки.
Движение документов внутри организации
Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений.
При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.
Исполнение и контроль за исполнения входящих документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
В контроле исполнения документов можно выделить:
1. контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
2. контроль за сроками исполнения задания.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Зная, что работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда, мы понимаем, - всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. И если с организацией проблем не так уж и много, то вот с техническим её обеспечением всё обстоит гораздо сложнее. Я имею в виду, что далеко не во всех организациях процессы обработки документопотоков автоматизированы. Хорошо, если там присутствуют некоторые средства механизации, однако по-прежнему в нашей стране существуют такие предприятия, в которых вся обработка документов проводится вручную.
Так, по мнению компании DELPHI около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.
Вот почему я считаю, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.
В целом могу сказать, что изучение документооборота входящих документов позволило мне овладеть знанием материала не только в этой области, но и задеть также некоторые другие стороны рассматриваем ого объекта. Такие как изучение документооборота, в общем, его структуру и функционирование, приобрести знания по поводу истории возникновения, эволюции и развития делопроизводства в России и др.
Список используемых источников:
1. Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.
2. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.
3. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.
4. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с.
5. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.
Читайте также: