Работа с матрицей эйзенхауэра реферат
Обновлено: 05.07.2024
Матрица Эйзенхауэра — метод эффективной организации времени, помогающий добиваться быстрых и значительных результатов и всегда все успевать.
Время не купишь за деньги, а так хотелось бы овладеть секретами бытия и прибавить к суткам еще хотя бы час. Все просто: планирование – ваш идеальный помощник на пути к благополучию. Именно планирование поможет выйти из постоянного состояния цейтнота и избегать раздражительности и разочарования.
Матрица Эйзенхауэра помогает добиться большего и решает важные задачи планирования. Состояние выжатого лимона – это стандартное состояние большинства людей в конце рабочего дня. Ситуацию можно изменить с разворотом на 180 градусов.
Впервые серьезным поиском решения задачи эффективного распределения времени занялся выдающийся политик, а в прошлом талантливый военный, 34 президент Соединенных Штатов – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Все больше людей предпочитают использовать матрицу Эйзенхауэра для достижения эффективности в делах.
Создатель метода Эйзенхауэра
Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.
Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США — на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.
Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
Сейчас мы четко понимаем, что тайм-менеджмент – это инструмент, который помогает эффективно планировать задачи и управлять временем, сохраняя при этом энергию. В 50-х годах прошлого столетия Эйзенхауэр не знал этого.
Была создана матрица Эйзенхауэра, которая помогала решать срочные и важные задачи. Ее не рекомендуют использовать при долгосрочном планировании, но при ежедневной постановке целей этому методу нет равных. Элементарность использования делает пирамиду Эйзенхауэра доступной для всех людей.
Увеличьте продуктивность работы и оптимизируйте затраты, применив принцип Эйзенхауэра на практике. Помогите себе избавиться от вечных беспокойств и переживаний.
Используйте матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Визуально – это 4 квадранта, в каждом из которых отмечаются задачи на текущий день. Главное — точно разграничить их по степени срочности и важности.
Условно эти квадранты делятся на:
- Квадрант А (важно и срочно);
- Квадрант B (важно и не срочно);
- Квадрант С (не важно и срочно);
- Квадрант D (не срочно и не важно).
Характеристика квадрантов
Для того, чтобы вы поняли, как вписать задачи в квадранты, ниже представлено подробное разъяснение для каждого из них.
Квадрант А (важно и срочно)
Расставляйте приоритеты правильно и не допускайте вечного перечня в секторе важных и безотлагательных дел.
Если оставить без внимания квадрант А все-таки не удалось, вписывайте в него дела, которые соответствуют следующим требованиям:
- Это дела, срочное невыполнение которых негативно скажется на состоянии здоровья.
- Невыполнение этих дел обязательно повлечет за собой неудачи, кризис и неприятности.
- Если отложить задачу на потом, невозможно достижение конечной цели.
В квадрант А вписываем все задачи, связанные с семьей, здоровьем и карьерой. Если вы — студент, учеба также относится к приоритетным сферам.
Откажитесь от принципа: хочешь сделать хорошо – сделай сам. Это в корне неверно. Успешные люди, овладевшие делегированием, значительно разгружают свой день.
Делегирование позволяет поручить выполнение какой-либо задачи другому человеку, однако при этом ответственность за качество выполненной работы лежит на том, кто делегировал. Научите сотрудника делать хорошо и без корректировок один раз и пользуйтесь его умением впоследствии. Корректно вписывайте задачи и все получится.
Квадрант В (важно и не срочно)
В квадрант В нужно вписать важные дела, которые не требуют сверхсрочности. Например, вы работаете в крупной организации, Ваша задача — повышение. Решающим фактором в достижении цели будет проект оптимизации работы производства. Руководитель ожидает итоговых цифр к понедельнику, а у Вас все готово уже в среду. Естественно, вопрос важный, но не требует срочного выполнения. К понедельнику еще можно перепроверить отчет несколько раз и убедиться, что заминок не будет.
Квадрант В заслуживает особого внимания. В идеале заполнен должен быть он, а квадрант А пустует. Если у Вас получится достичь этого на практике, вы на пути финансового успеха. Решайте важные и несрочные задачи ежедневно и живите счастливой насыщенной жизнью, полной ярких эмоций, развивайтесь, стройте карьеру и зарабатывайте больше денег, используйте рычаги по максимуму для достижения целей.
Не доводите дела до состояния аврала, сосредоточьтесь на главном и качественно выполняйте задачи одну за другой. Добивайтесь результата, применяя метод Эйзенхауэра.
Квадрант С (не важно и срочно)
Появление не важных, но срочных дел сложно предугадать. Например, сломалась кофеварка. Ремонт кухонного оборудования — дело не первой важности, но все же свежезаваренный кофе придает сил и оптимизма по утрам. Начинать день с ароматной чашки бодрящего напитка гораздо приятнее, чем без него. Понимаете в чем суть квадранта С?
Метод Эйзенхауэра в планировании времени идеален, главное правильно разграничить дела. Вы научитесь этому со временем. Давайте рассмотрим еще один пример.
В магазине бытовой техники действует акция на все пылесосы. Только сегодня вы можете приобрести любой со скидкой 50%. Ваш сломался давно, но вы вполне обходитесь без него, а предложение-то заманчивое.
Итак, разберемся. Покупка пылесоса сейчас для Вас важна?
Да, потому что по привлекательной цене пылесос доступен только сегодня.
Теперь понимаете, по каким принципам отбирать дела в квадрант С? Не спешите с распределением. Подойдите к составлению таблицы Эйзенхауэра серьезно и временные затраты компенсируются, когда вы увидите эффект от метода Эйзенхауэра.
Квадрант D (не важно и не срочно)
Человек не может постоянно держать себя в напряжении и решать только жизненно важные задачи. Иногда, необходимо перезагрузка и нам ее обеспечит список дел из квадранта D.
Некоторые считают, что это пустая трата времени и никому не нужные дела не принесут пользы и приведут к деградации. Конечно, это касается злоупотребления никотином и алкоголем. Тут спорить неуместно. Но как же быть, если речь идет о разговорах с друзьями и близкими, например? Мы — часть социума и без нейтрального общения превратимся в роботов, которые выполняют ежедневные эффективные задачи. Социальные сети проинформируют об изменениях в жизни одноклассников, а чтение интересной книги зарядит энтузиазмом и подарит новые знания.
К тому же, исходя из требований составления диаграммы Эйзенхауэра, в квадрант D стоит вносить дела, которые приносят нам комфорт и удовольствие, а именно: поход в ресторан с любимым человеком, визит к парикмахеру или посещение выставок и концертов. Эти дела приятны и полезны как мужчинам, так и женщинам.
Редко квадранту D уделяют внимание. Обычно он остается чист. Но психологи настоятельно рекомендуют записывать и отмечать задачи, которые несут моральное удовлетворение и эмоциональную разгрузку.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Посмотрите примеры таблицы Эйзенхауэра здесь или здесь.
Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.
Как правильно распределить задачи в таблице
Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:
Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике
Пришел черед воплощать полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.
Придерживайтесь несложных правил, чтобы избежать частых ошибок новичков:
- Лучше наметить список задач с вечера. Сразу решите, чем именно Вам удобнее пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в excel в телефоне. Даже обычный лист формата А4 подойдет. Главное, чтобы данные всегда были под рукой.
- Пока вы новичок, список всех дел пишите на отдельном листе и только потом вносите в таблицу Эйзенхауэра. Позже вы сможете пропускать этот пункт и сразу классифицировать задачи по важности и нужности.
- Прочитайте перечень задач внимательно, при этом задавая себе вопрос о срочности.
При классификации дел по шкале Эйзенхауэра спрашивайте себя:
- Лежит ли данная задача в сфере приоритетных для меня ценностей? Если ответ положительный, значит это важно, если отрицательный – не важно.
- Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню эту задачу? Этот вопрос также определит степень важности.
- Степень срочности определяется продолжительностью актуальности задачи. Если завтра выполнить задачу невозможно, значит срочность первостепенная.
Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге. Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра.
Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра
Возьмем за основу один день из жизни школьного учителя географии.
Следуя рекомендациям из предыдущего пункта, составим перечень дел с вечера (список краткий, важно понять суть работы метода Эйзенхауэра):
В реальной жизни задач гораздо больше, но для учений обойдемся пятью пунктами.
Результат распределения дел согласно методу Эйзенхауэра:
- Как вы уже поняли 1-й пункт важный и нужный, его мы впишем в квадрант А.
- Квадрант В заполнит важное, но не срочное дело 2-го пункта.
- В квадранте С окажется срочная, но не важная задача пункта 4.
- Дела под номером 3 и 5 отправляются в квадрант D. Они не срочные и не самые важные, но принесут Вам удовольствие и позволят расслабиться.
Теперь попробуйте проделать это самостоятельно.
При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра
Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.
Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:
Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.
Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?
Тогда ответьте честно на вопросы:
- Вы всегда составляете список задач?
- Вовремя отвечаете на письма?
- Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
- Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
- В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
- Вы всегда уделяете должное внимание семье?
Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.
Несколько попутных советов по организации и экономии времени
Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:
- Не перегружайте себя второстепенными делами.
- Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
- Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
- Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.
И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.
Вывод
Время нам не подвластно, но мы можем распоряжаться своим временем эффективно.
Возникновение управления временем в России. "Матрица Эйзенхауэра", "Хронометраж", метод Парето или закон 80/20, АВС-анализ. Фотография рабочего времени. Правила и требования к технике проведения замеров рабочего времени. Управление личным временем.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 21.05.2013 |
| Размер файла | 455,1 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ
КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ И УПРАВЛЕНИЯ
Доцент кафедры менеджмента
ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ЛИЧНЫМ ВРЕМЕНЕМ
Выполнила: студентка группы БИб-102
Максименко Евгения Александровна
Проверил: доцент кафедры менеджмента
Воловик Валерий Соломонович
Возникновение управления временем в России.
Технологии управления личным временем.
· Метод Парето (закон 80/20).
Список использованной литературы.
Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) -- технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем -- это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.
Управление личным временем - процесс, требующий системного контроля, который был реализован в различных методиках.
Возникновение управления временем в России.
Технологии управления личным временем
В управлении временем можно выделить следующие процессы:
2) Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
3) Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
4) Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
5) Реализация -- конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
Смысл её сводится к тому, чтобы каждую задачу, которую предстоит выполнить - надо определить в одну из четырех групп:
· A. Важное и срочное
· C. Срочное, но не важное
· D. Не срочное и не важное
Сюда относятся задачи, которые:
- нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов
- повлияют на здоровье
- отбросят тебя назад в достижении цели и т.п.
Важно не допускать появления этих задач и предвидеть их возникновение.
Например, задачи группы A:
· Сходить к зубному - вставить выпавшую пломбу
· Срочно сходить в магазин - купить еды
· Взять отгул, чтобы восстановить силы
В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают нас к цели - самые полезные задачи. Необходимо сосредоточить все свои усилия на задачах этой группы - они принесут самую большую отдачу.
Например, задачи группы B:
· Соблюдать режим дня
· Следить за правильным питанием
· Следить за здоровьем
· Изучить нужную для тебя тему (для достижения цели)
Выполнение этих задач никак не приблизит нас к достижению цели. В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи группы A.
Например, задачи группы C:
· Некоторые телефонные звонки
· Деятельность, не связанная с твоими целями
· Оказание услуг, не связанных с твоими целями
Сюда входят задачи, выполнение которых вообще не даст никакого результата, но они часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко - вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.
Например, задачи группы D:
Матрица Эйзенхауэра является хорошим средством при планировании личного времени.
Хронометраж рабочего времени состоит в описании рабочей системы, особенно, технологии производства, метода и условий труда, а также в определении относительного количества, параметров влияния, степени результативности и фактического времени для отдельных этапов рабочего процесса. Фактическое время затем оценивают с целью определения необходимого времени для определенных этапов процесса.
Схема 1. Стандартная программа хронометража
Наряду с другими методами изучения рабочего процесса (фотография рабочего времени), проведение хронометража очень сильно зависит как от вида исследуемых рабочих заданий, так и от цели исследования. Так, например, если определяемое по результатам хронометража запланированное время должно быть использовано в системе оплаты труда (для определения заработной платы), тогда требования к проведению хронометража будут отличаться от случая, когда данные времени определяются с целью расчета уровня загрузки средств производства. Также важно учитывать частоту использования получаемых данных (одно- или многократно).
Другие варианты проведения хронометража рабочего времени зависят от следующих условий:
· хронометраж определяет время, относительно человека;
· время, определяемое в результате хронометража, должно использоваться для управления, в т.ч. контроля, и определения заработной платы;
· хронометраж должен планироваться таким образом, чтобы обеспечивалась возможность использования его результатов для расчета планового времени.
Результат наблюдения при этом протоколируется. Для этого в распоряжении лица, ответственного за сбор данных, находятся, как правило, прибор для измерения времени, а также листы хронометража.
Важным является следующее: Протокол хронометража, т.е. данные, внесенные в лист хронометража, должны быть воспроизводимы. Сопутствующие обстоятельства, при которых были получены замеренные значения времени, также должны учитываться, как параметры влияния значений времени. Если лицу, ответственному за учет данных, поручается хронометраж рабочего времени, то он должен быть в состоянии с помощью этих данных составить новую рабочую систему, которая поставляет сопоставимые результаты, сравнимые с теми, что были зафиксированы в наблюдаемой рабочей системе. Если это условие выполнено, то можно сказать, что хронометраж представляет собой иллюстрацию наблюдаемой рабочей системы, то есть воспроизводим.
Эти требования важны в первую очередь для ответа на вопросы:
1. какие условия рабочей системы должны учитываться и насколько детально должны описываться этапы процесса, а также
2. какие значения времени на каждый этап процесса должны быть замерены.
При определении цели использования наряду с многократно упомянутыми возможностями (планирование, управление, контроль, определение зарплаты) следует в первую очередь установить, будет ли система хронометража оцениваться с целью определения значений планового времени или нет. Кроме того, во многих случаях хронометраж рабочего времени имеет смысл, только если исследуемый процесс организован таким образом, что в будущем он встречается при таком же способе производства, таком же методе труда и при таких же условиях труда.
При осуществлении хронометража необходимо соблюдать различные предписания, например, необходимо информировать соответствующих лиц. Далее перед проведением необходимо определиться со способом измерения времени и применяемыми приборами для измерения времени, листами хронометража. Эти вопросы на предприятии могут быть заранее решены. На этом этапе начинается подготовка листа хронометража, причем заполняется его лицевая сторона. При серийной работе на обратной стороне описываются отдельные этапы процесса, для которых в итоге должны быть определены значения времени.
Правила и требования при проведении хронометража
При проведении хронометража рабочего времени существует ряд основных правил и требований:
1. Наблюдатель должен быть достаточно квалифицированным, чтобы уметь разделить и описать процесс. Он также должен владеть техникой хронометража и в случае необходимости уметь оценить степень результативности.
2. Наблюдатель должен располагаться таким образом, чтобы оказывать как можно меньшее воздействие на наблюдаемого работника и как можно меньше мешать ему; с другой стороны, он должен иметь возможность хорошего обзора всего рабочего процесса.
3. В целях обеспечения непрерывности проведения хронометража, следует, по возможности, избегать дискуссий с теми лицами, за которыми ведется наблюдение, а также с третьими лицами.
4. Следует соблюдать условия коллективного договора, а в случае необходимости, и регламент предприятия в отношении информирования руководства и других производственных служб о проведении хронометража.
5. Хронометраж нельзя проводить без ведома наблюдаемого работника. Поэтому работников, над которыми будет проводиться наблюдение, необходимо перед их началом поставить в известность относительно цели исследования.
6. Лист хронометража является документом; поэтому в нем не должно быть исправлений; записи должны выполняться с помощью техники, не допускающей исправлений.
7. Должно обеспечиваться соблюдение требований по технике безопасности.
Каждый этап процесса измерений начинается начальным и заканчивается конечным событием. Конечное событие измеряемого этапа является, одновременно, начальным событием следующего. Начальное событие каждого этапа процесса задается началом первого элемента процесса (например, этап: закрепить деталь; начальное событие: взять деталь). Конечное событие этапа процесса задается концом последнего элемента процесса (например, отпустить закрепленную деталь). Моментом измерения времени всегда является заключительное действие этапа процесса; оно характеризуется элементом процесса. Исключением из этого правила является начало хронометража, которое совпадает с начальным действием первого этапа процесса.
Если ранее результаты хронометража считывались и заносились в соответствующие листы вручную, то сегодня в тех же целях, как правило, применяются электронные приборы для измерения времени.
Различают следующие виды подобных приборов:
· приборы измерения времени, которые измеряют время исследуемых этапов процесса непосредственно во время наблюдения;
· приборы сохранения изображения, которые записывают процесс как фильм, позволяя затем обработать его и определить время.
Независимо от вида приборы должны соответствовать следующим критериям:
1. Хорошая эргономика конструкции: размер, вес, корпус, интерфейс.
2. Прибор должен способствовать концентрации наблюдателя на осуществлении его основного задания - наблюдения за процессами.
3. Прибор должен обеспечивать определенный уровень точности измерений: его включение и выключение не должны влиять на точность.
Для обеспечения работы электронных приборов для измерения времени необходимо соблюдение следующих технических требований:
1. Прибор должен обеспечивать возможность работы в режиме сотых минут.
2. Объем запоминающего устройства и источник питания прибора должны позволять непрерывно проводить измерения, по крайней мере, в течение одной смены.
3. Прибор должен иметь функцию предупреждения о недостатке энергии. В случае перерыва в работе прибора из-за недостатка энергии, уже полученные данные не должны быть потеряны.
Возможности прибора должны соответствовать производственным затратам, затратам на поставку. Целесообразно также наличие функций для проведения мультимоментных наблюдений и, при необходимости, анализа с помощью систем заданных значений времени.
В настоящее время наибольшее распространение получили электронные системы измерения времени. Измерение, регистрация и оценка временных данных осуществляется с помощью электронных систем, что делает возможным:
· четкое упорядочивание данных времени и результативности по этапам процессов,
· самостоятельное сохранение и подготовку этих данных в процессе оценки и при ее завершении,
· быструю промежуточную оценку (статистическая доверительная область) и графическое представление самых важных результатов уже в процессе замера,
· быструю и безошибочную оценку полученных данных по заранее заданным критериям,
· последующую поддержку при развитии системы планового времени.
Также много систем предоставляют поддержку системы хронометража распределенного времени при групповой работе, и поддержку мультимоментных наблюдений.
Техника проведения хронометража включает идентификацию следующих условий: общие требования к технике хронометража; определение точки замера; способ замера; приборы для замеров времени; определение очередности производственного процесса; работа с формуляром хронометража.
Требования к технике проведения замеров рабочего времени
Общие требования к технике проведения замеров времени заключаются в следующем:
· Наблюдатель должен обладать квалификацией;
· Расположение наблюдателя должно обеспечивать обзор, но при этом не мешать работнику;
· Избегать дискуссий с работником;
· Соблюдать установленный на предприятии регламент;
· Информировать работника о цели исследования;
· Оформлять формуляры хронометража без исправлений;
· Соблюдение техники безопасности со стороны наблюдателя;
Точкой замера времени всегда является заключительное действие измеряемого этапа процесса; оно характеризуется каким-либо элементом процесса, например, отпустить руку от детали, нажать кнопку выключателя и др.
Многообразие приборов для замеров времени представлено на схеме 2. Если ранее результаты хронометража считывались и заносились в соответствующий формуляр вручную, то сегодня в тех же целях применяются электронные приборы для измерения времени.
управление время рабочий личный
Схема 2. Приборы для замеров времени
Различают 2 способа замеров времени: по прогрессивному времени либо по единичному времени. Прогрессивное время (F) - это время от начала хронометража до конечного события отдельного этапа процесса. При единичном измерении в каждой точке замера начинается новый отсчет времени и, таким образом, каждый этап процесса измеряется отдельно.
Структура и запись данных в формуляры хронометража зависят от очередности измеряемых этапов процесса, которые подразделяют на:
1) Процессы без цикличного повторения этапов; эти процессы типичны для единичного производства обычно в условиях индивидуального труда. Разделение процесса, описание его этапов, определение точек замера и учет относительного количества и параметров влияния осуществляется во время хронометража.
2) Процессы с циклической очередностью этапов; после прохождения единицы изделия через все этапы (цикл) такой же процесс повторяется относительно следующей единицы. Разделение и определение моментов измерений замера осуществляется перед хронометражем.
3) последовательная очередность процесса; измерения единичных значений времени проводятся сначала для всех единиц изделий на одном этапе процесса, только после этого выполняется следующий этап.
4) сменяющаяся очередность процесса, когда указанные очередности этапов комбинируются. Это может происходить регулярно после определенного количества циклов (например, каждые 5 циклов), или может осуществляться нерегулярно.
Виды очередностей процесса и соответствующие им формуляры хронометража REFA представлены в таблице на cхеме 3.
Схема 3.Использование формуляров хронометража для различных очередностей процессов.
Содержание работы
Введение 2
1. Сущность поведения и деятельности человека 4
2. Управление временем 6
3. Оптимизация поведения с помощью матрицы Эйзенхауэра 9
4. Матрица своевременности дел – основа тайм-менеджмента 16
Заключение 19
Список литературы 21
Файлы: 1 файл
МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА.docx
Эйзенхауэр выделил 4 категории дел:
- I - важные и срочные;
- II - несрочные и важные;
- III - срочные и неважные;
- IV - несрочные и неважные.
Квадрант 1: важное и срочное
К первому квадранту принято относить самые важные дела, выполнение которых не терпит отлагательств.
Квадрант 2: важное, но не срочное
Ко второму квадранту следует относить важные дела, не требующие мгновенного выполнения.
Квадрант 3: не важное, но срочное
К третьему квадранту относятся маловажные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрей.
Квадрант 4: не важное и не срочное
К последнему, четвертому, квадранту относят дела, от выполнения которых можно отказаться, так как они не принесут должной отдачи. Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.
I (А): Важное и срочное
В идеале этот квадрант должен быть пуст, так как дела, которые нужно срочно сделать прямо сейчас, – это, фактически, ситуация аврала. Причем чаще всего важные дела становятся срочными из-за нашей лени и нерасторопности. Конечно, в реальной жизни каждый человек хотя бы иногда сталкивается с ситуацией аврала, но нельзя жить в таком режиме каждый день! В противном случае жизнь превращается в непрерывный стресс и кризис. По словам О. Азаровой, "постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, не что иное, как пустой звук. Стресс и кризис это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время".
Поэтому следует всячески избегать появления дел в квадранте A. Для этого следует своевременно выполнять дела из других квадрантов. Как известно, неприятности легче предотвратить, чем потом с ними бороться.
Какого типа дела можно отнести к квадранту A:
- дела, немедленное невыполнение которых приведет к неприятностям;
- дела, связанные с нашим здоровьем;
- дела, невыполнение которых отдаляет нас от поставленной ранее цели.
Например, это может быть:
- выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;
- внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;
- срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту;
- вынужденный отдых из-за накопившейся усталости;
- вызов мастера для ремонта прорвавшей канализации и т. д.
Кстати, задачи из данного квадранта, не требующие нашего непосредственного участия, можно и нужно делегировать.
II (B): Важное, но не срочное
К задачам этого квадранта стоит присмотреться внимательней. Именно эти задачи принесут наибольшую отдачу в будущем. Люди, которые посвящают большую часть времени выполнению дел из этой группы, добиваются успеха чаще остальных. Кроме того, решение задач данного квадранта позволяет проявить себя в полной мере: отсутствие спешки дает возможность самостоятельно выбирать методы решения задач и назначать приемлемые сроки.
Г.Архангельский пишет о них как о самых обиженных, наиболее ущемляемых делах, связанных с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа I появляются из-за пренебрежения делами типа II, из-за чего человек вынужден иметь дело со следствиями, вместо того, чтобы воздействовать на причины. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они отводят человеку роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную: человек может сам влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей.
Однако помните, что дела из данного квадранта, невыполненные своевременно, могут автоматически перейти в квадрант A. Наша задача - не допустить такого развития событий.
Примеры дел, которые следует записывать в квадрант B:
- текущая (плановая) работа по вашим проектам;
- планирование новых проектов;
- оценка полученных результатов по проектам;
- посещение спортивного зала для поддержания физической формы;
- изучение иностранных языков;
- соблюдение режима питания, поддержание здоровья.
III (C): Срочное, но не важное
Выполнение дел, собранных в квадранте C, редко приближает нас к поставленной цели. Чаще всего срочные дела лишь отвлекают от рабочего процесса и мешают сосредоточиться на действительно важных вещах.
Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела из ячейки III создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи, что часто относят к признакам эффективной организации.
Надо помнить о первоначальных целях и, по возможности, стараться не отвлекаться на второстепенные задачи.
В квадрант C можно записать следующие задачи:
- срочные, но не запланированные заранее переговоры (совещания, встречи), которые нам навязаны и от которых мы не можем отказаться;
- хлопоты, возникшие внезапно (например, к нам нежданно нагрянули гости, и значит, нам нужно срочно придумать, как их развлекать и чем угощать);
- непредвиденная уборка или устранение последствий какой-либо оплошности (например, мы случайно разбили вазу, и требуется немедленно избавиться от осколков);
- прочие занятия, не приближающие нас к достижению цели.
IV.(D): Не срочно и не важно
Как правило, задачи данной группы не приносят практически никакой пользы. В большинстве случаев их невыполнение пойдет только на пользу. Однако, зачастую такие задачи интересны и легки для выполнения, а потому полностью отказаться от их выполнения сложно. Если не удается полностью вычеркнуть из списка задачи группы D, то желательно хотя бы приступать к их выполнению в последнюю очередь и выделять на них ограниченное время.
Причин, по которым дела этой группы становятся пожирателями времени, две:
- Они часто приятны и интересны (просмотр личной почты, новостей в Интернет, чтение газет и журналов), поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.
- Они связаны с социальными обязательствами.
По мнению Эйзенхауэра, от их выполнения нужно воздерживаться. Алан Лакейн на этот счет пишет, что дела этой группы также могут стать источником кризиса, если их откладывать на неопределенно долгое время. Поэтому их все же рекомендуется иметь в виду, соблюдая при этом следующие правила:
Дела этой группы редко достигают кризисной стадии без предупреждения. Они постепенно меняются в степени важности. Поэтому самым правильным отношением к ним является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного сигнала, который может подсказать опасность его перерастания в кризис. После этого сигнала нужно быстро предотвратить его развитие, разом решив простую проблему.
К задачам квадранта D относят:
Вывод: Мы должны запомнить, что существует 4 квадрата Эйзенхауэра (А, В, С,D) – в них заложены все дела, которые необходимо реализовать.
А - критерием важности выступает выполнение задач, необходимых для реализации ключевых целей (т.е. без этого дела мы не сдвинемся дальше).
Критерия сложности – если задача не будет выполнена, она потеряет всякий смысл. В этом квадрате нет возможности контролировать процесс, нет возможности исправлять ошибки, нет возможности проанализировать ситуацию.
С - Неважно, но срочно. Пример: поменять паспорт – это неважно, но срочно в силу того, что скоро истекает срок замены паспорта, а он нам нужен для определенных дел по оформлению документов. Оставляем все на потом и в итоге делаем плохо, быстро с большими финансовыми потерями. В ущерб важным делам мы бросаем конференцию, мы бросаем партнера и бежим менять паспорт – этого необходимо избежать.
D – Неважно и не срочно. Увы, наши многие управленцы делают его рабочим – это нерабочий квадрат. Не важные дела должны делать ваши подчиненные, мы должны делегировать их им, а несрочные дела мы должны выписывать в отдельной список.
Нехитрая система: 1-красный, 2- зеленый (норм. рабочий цвет), 3 – синий, 4 – белый. И нам с вами необходимо записывать дела по этим квадратам. Записывая дела в эти квадраты, мы поймем, где у нас неправильно расставлены приоритеты, мы не должны заниматься неважными делами, мы должны их заблаговременно делегировать.
Матрица своевременности дел – основа тайм-менеджмента
В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.
Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам тайм-менеджмента и управления временем не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.
Суть матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.
Квадрант A: важные и срочные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.
Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
- Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
- Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
- Дела, которые имеют отношение к здоровью
Квадрант B: важные, но не срочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.
Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.
Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.
Квадрант C: срочные, но не важные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.
Квадрант D: не срочные и не важные дела
Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.
Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра
Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:
- Была ли задача для меня срочной?
- Была ли она для меня важной?
- Я единственный, кто мог это сделать?
Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.
Квадрат 1 — срочные и важные
Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.
Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.
Квадрат 2 — несрочные и важные
Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.
Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.
Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.
Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.
Квадрат 3 — срочные и неважные
Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел, которые почти ничего для вас не значат. Но вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.
Квадрат 4 — несрочные и неважные
Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.
Где собирать матрицу Эйзенхауэра
Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.
Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.
Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.
Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.
Читайте также: