Процесс оптимизации общения основные правила реферат

Обновлено: 07.07.2024

Коммуникативные принципы
оптимизации служебного общения

В современной литературе по менеджменту разработано много принципов управления производственным коллективом. Остановимся лишь на тех, которые имеют прямое отношение к служебному общению.

Постановка целей достигается компетентными консультациями, здравым смыслом, четко сформулированными должностными инструкциями, делегированием полномочий и ответственности, устными распоряжениями и указаниями.

Принцип 2. Компетентная служебная консультация. После определения целей и задач, средств и методов каждый исполнитель волен выработать собственную технологию исполнения. И здесь выражается его способность, профессионализм, гибкость, предприимчивость и свобода. Важен в конечном счете результат.

На уровне согласования результатов, как и на уровне согласования усилий и средств, необходимы служебные консультации. Они могут выполнять и роль координации усилий (взаимные консультации), и роль разъяснения, помощи, инструктажа.

Проводя консультирования, руководитель не должен подменять подчиненного и решать за него сложные вопросы. Они должны решаться вместе, сообща. Обычно такая консультация предполагает ответы на четко поставленные и сформулированные вопросы и предположения, посмотреть на трудный вопрос со стороны, под другим углом зрения, а, может, даже на всю проблему в целом.

Принцип 3. Здравый смысл.

Принцип 4. Должностная инструкция в деловом общении – побуждение ответственности.

Принцип 5. Делегирование полномочий. Под делегирование полномочий в общем смысле понимается передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя, (одновременно с этим должны также делегироваться необходимые права, компетенция и ответственность). Руководитель сохраняет за собой ответственность за общую схему управления.

Делегирование может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Но в любом случае необходимо:

  1. подобрать соответствующих сотрудников;
  2. обеспечить им задачи, цели, требуемые результаты, средства и сроки;
  3. распределить сферы ответственности;
  4. координировать выполнение порученных задач;
  5. стимулировать и консультировать подчиненных;
  6. осуществлять контроль рабочего прогресса;
  7. постоянно давать оценку успехов и неудач сотрудников;
  8. пресекать попытки обратного делегирования.

Обычно делегируются следующие виды работы:

  • рутинная работа;
  • специализированная деятельность;
  • частные и малозначимые вопросы;
  • подготовительная работа.

И не подлежат делегирование такие вопросы как:

  • установление целей;
  • принятие решений;
  • выработка политики организации;
  • руководство сотрудниками и их мотивация;
  • задачи высокой степени риска;
  • необычные и исключительные дела;
  • задачи строго доверительного характера.

Естественно, если руководитель делегирует все эти задачи подчиненным, то ничего не останется за ним.

Методика делегирования, как форма оптимизации работы коллектива, включает в себя следующие опорные пункты:

  1. Делегировать полномочия нужно заблаговременно, подготовив, убедив и побудив сотрудника к принятию на себя новой ответственности.
  2. Делегировать полномочия можно лишь убедившись в том, что сотрудники способны взять на себя новую ответственность.
  3. По возможности нужно делегировать задачу целиком, а не в виде частных изолированных заданий.
  4. Перед делегированием нужно провести инструктаж, постановку целей, объяснить, о чем идет речь, провести консультации по узловым вопросам.
  5. Дать максимально полную информацию, необходимую для реализации задачи.
  6. Объяснить смысл и цели задачи, мотивы ее реализации.
  7. О сложных задачах дать пояснения по пяти ступенчатому методу:

7.1. Подготовить сотрудника.

    1. Объяснить процесс, его этапы.
    2. Показать, как делают работу.
    3. Пронаблюдать операции и откорректировать их.
    4. После этого передать сотруднику работу целиком.

    Принцип 6. Устное распоряжение.

    Устные распоряжения могут быть оценкой, директивой, инструкцией, формой распорядительной информации.

    Техника и методика делового общения включает в себя простые правила устных распоряжений.

    Правило 1. Устное распоряжение должно отдаваться в явной форме.

    Это означает, что устное распоряжения выступает в форме очевидного, прямого и однозначного предложения выполнить некоторое действие, а не в форме намека, пожелания, обговаривания мотива и стимула.

    Правило 2. Устное распоряжение должно отдаваться лично исполнителю, а не через вторые руки.

    Распоряжение, переданное через кого-то, звучит как отказ в уважении к лицу, которому оно адресуется. Этим просто снижается его значимость и важность.

    Правило 3. Устное распоряжение – эмоциональный знак.

    Кроме того, что устное распоряжение – инструкция и распорядительная информация, это еще и факт делового общения, проводимого на определенной эмоциональной волне. Она должна характеризовать степень конфликтности и доверительности.

    Шесть ошибок, разрушающих общение

    Контроль, равно как и самоконтроль – это то действие, которое делает процесс коммуникации устойчивым. Методы контроля – это управленческое общение, а то, что общением нужно управлять – аксиома, не подлежащая осуждению.

    Ошибка 1. Контроль, ограниченный инцидентами.

    Нормальный контроль – постоянная задача. Он не должен приурочиваться к исполнительным событиям или случаям. Контроль (внимательность, профессиональность, добросовестность) должен быть не компанией, а нормой.

    Ошибка 2. Тотальный контроль.

    Ошибка 3. Скрытый контроль.

    Ошибка 4. Избирательный контроль.

    Ошибка 5. Контроль ради проформы.

    Такой контроль – как формальная принципиальность. Он вызывает лишь чувство досады свей поверхностью, случайной избирательностью, бесцельностью, тратой времени и усилий. Лучше не контролировать вообще, чем контролировать формально. Но, с другой стороны, отсутствие контроля – самый зримый сигнал о незаинтересованности, а последняя никак не может быть хорошим основанием коммуникации.

    Ошибка 6. Контроль из недоверия.

    Естественно, что недоверие предполагает проверку. Однако подозрительность, скорее всего, свидетельствует о недоверии к себе. Доверительное деловое общение и недоверие – вещи несовместимые. Нужно либо не вступать в общение с партнером, к которому испытываешь чувство недоверия, либо, вступив в коммуникацию, не оскорблять последнего необоснованными подозрениями. Неспособность подбирать себе надежных партнеров проецирует собственные недостатки на других.

    Читайте также: