Признаки проекта основные отличия проектов от операционной деятельности реферат
Обновлено: 08.07.2024
Раскрытие сущности проекта через рассмотрение организационного аспекта этой деятельности. Управление проектами как наилучший метод планирования. Понятие и сущность проекта. Признаки и свойства проекта. Структуризация проекта. Классификация проектов.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 13.02.2014 |
| Размер файла | 67,8 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СТОЛИЧНАЯ ФИНАНСОВО-ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ
Филиал в г. Салехарде
Факультет Государственной службы и финансов
Направление подготовки: Менеджмент
Салехард, 2014 г.
1. Понятие и сущность проекта
2. Признаки и свойства проекта
3. Структуризация проекта
4. Классификация проектов
Сегодня по сравнению с нашими далекими предками мы гораздо больше знаем об окружающем мире, а наши возможности по его изменению трудно представить нам самим. При этом мы иногда забываем о том, что тысячи лет назад человеку для охоты на саблезубого тигра требовалось ничуть не меньше ума, аналитических способностей и умения управлять рисками, чем нашему современнику, ведущему бизнес на бескрайних просторах мирового рынка.
Начиная от скромного проекта по охоте на мамонта и заканчивая семью чудесами света, лучшие представители человеческого рода раз за разом проходят одни и те же шаги: задумывают, планируют, контролируют и внедряют.
Сегодня бурное развитие цивилизации и ускорение научно-технического прогресса диктует иные подходы к управлению проектами. Время героев проходит - наступает время новой профессии со своими специфическими функциями - руководитель проекта: историческая и общественная необходимость назрела.
Стоит отметить также, что человек на протяжении своей истории практически непрерывно создает что-либо. Но результаты всегда разные, а именно по тому - можно сказать - универсальному признаку, который позволяет выделить среди них более или менее повседневные (например, в Союзе ССР зачастую строились однотипные многоэтажные дома для населения городов и поселков городского типа) и уникальные плоды человеческой деятельности, такие как - к примеру - Останкинская башня или тоннель под проливом Ла-Манш.
Собственно создание неординарных предметов или услуг очень ценится на современном этапе, особенно в странах с развитой экономикой. Но не только: и в России появилось осознание важности данного умения, то есть умения управлять проектами.
В связи с этим данная контрольная работа имеет цель - раскрытие сущности проекта через рассмотрение организационного аспекта этой деятельности.
Таким образом, можно выделить следующую основную задачу контрольной работы: рассмотрение сущности проекта и проектной деятельности.
1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ПРОЕКТА
Временное означает, что у любого проекта есть начало и завершение, когда достигаются поставленные цели либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. "Уникальных" означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.
Авторитетная в области управления проектами организация Project Management Institute определяет проект как “совокупность действий (процессов), приносящих результат, во время которых людские, финансовые и материальные ресурсы определенным образом организуются с тем, чтобы результат соответствовал утвержденным спецификациям, стоимостным и временным затратам как по качественным, так и по количественным показателям”. Под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или модернизируемых для их реализации физических объектов, технологических процессов; технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.
Работа в плане проекта представляет некоторую деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего уровня). Таким образом, работа является основным элементом (дискретной, компонентой) деятельности на самом нижнем уровне детализации, на выполнение которого требуется время, и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания работы означает факт получения конечного продукта (результата работы). Работа является базовым понятием и предоставляет основу для организации данных в системах управления проектами. На практике для ссылки на детальный уровень работ часто используется термин задача. В общем смысле эти два термина являются синонимами. Термин задача, однако, принимает и другие формальные значения в специфических контекстах планирования. Например, в аэрокосмической и оборонной областях задача часто относится к верхнему суммарному уровню работ, который может содержать множественные группы пакетов работ. Далее термин задача используется только в своем общем смысле, как синоним работы.
Таким образом, в современном понимании проекты - это то, что изменяет мир: строительство дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, разработка новой техники, создание кинофильма, развитие региона - это все проекты.
2. ПРИЗНАКИ И СВОЙСТВА ПРОЕКТА
Отличие проекта от производственной системы заключается в его однократности и уникальности. Степень уникальности проектов может сильно отличаться для разных проектов. Источники уникальности могут иметь разную природу, в том числе в специфике конкретной производственной ситуации. Степень уникальности обычно определяется возможностью использования прошлого опыта.
Среди основных признаков проекта выделяют:
уникальность и неповторимость целей и работ проекта;
координированное выполнение взаимосвязанных работ;
направленность на достижение конечных целей;
ограниченность во времени (наличие начала и окончания);
ограниченность по ресурсам.
Любой проект существует не изолированно, а в окружении множества различных субъектов и - соответственно - под влиянием оказываемого ими влияния.
Проект имеет ряд свойств: возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой, состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться новые элементы (объекты) и удаляться из его состава другие элементы.
3. СТРУКТУРИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
Для управления проектом его следует разбить на иерархические подсистемы и компоненты. В терминах управления проектами структура проекта представляет собой "дерево" ориентированных на продукт проекта компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами и информацией, полученными в ходе реализации проекта. Можно сказать, что структура проекта - это организация связей и отношений между его элементами. Формирование структуры проекта позволяет представить его в виде значительно меньших блоков работ вплоть до получения самых мелких, поддающихся непосредственному контролю позиций. Именно такие блоки передаются под управление отдельным специалистам, ответственным за достижение конкретной цели достигаемой при реализации задач данного блока.
Чтобы структурировать проект, необходимо обеспечить разделение компонентов продукции проекта, этапов жизненного цикла, а также элементов организационной структуры. Процесс структуризации является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственностей и обязанностей. Таким образом, к основным задачам структуризации следует отнести следующие:
- разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;
- распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);
- точная оценка необходимых затрат - средств, времени и материальных ресурсов;
- создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
- увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;
- переход от общих целей к конкретным заданиям, выполняемым подразделениями организации;
- определение комплексов работ (подрядов).
Процесс структуризации проекта - это, по сути, построение иерархической структуры работ (ИСР), то есть последовательное многоуровневое расщепление цели на работы, которые необходимо выполнить для того, чтобы достичь цель[4,с.237].
Рис. 1 - ПРИМЕР ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ РАБОТ
проект управление планирование
При построении ИСР необходимо соблюдать следующие принципы:
- работы нижнего уровня являются способом достижения работ верхнего уровня;
- у каждой родительской работы может иметься несколько дочерних работ, достижение которых автоматически обеспечивает достижение родительской работы;
- у каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа;
- декомпозиция (разбиение) родительской работы на дочерние производится по одному критерию;
- на одном уровне дочерние работы, декомпозирующие родительскую должны быть равнозначны;
- при построении иерархической структуры работ на различных уровнях можно и следует применять различные критерии декомпозиции;
- последовательность критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях ИСР;
- на верхних уровнях работы должны быть автономны.
Немаловажным обстоятельством является также то, что декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям. В первую очередь, работы должны быть ясны и понятны менеджеру и участникам проекта, то есть должны являться достаточно элементарными. Также должен быть понятен конечный результат работы и способы его достижения. К тому же временные характеристики и ответственность за выполнение работ должны быть однозначно определены.
4. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОЕКТА
Для достаточно целостного представления о природе проекта считаю необходимым рассмотреть различные его типы с целью рассмотрения их особенностей.
Каждый конкретный проект определяют 4 классификационных признака: масштаб; сроки реализации; качество; ограниченность ресурсов. Кроме того, необходимо учитывать место и условия реализации проекта.
Принято выделять следующие основные виды проектов:
- масштабные (малые, мегапроекты);
Для инвестиционных проектов следует учитывать, что инвестиции могут охватывать как полный научно-технический и производственный цикл создания продукции (ресурса, услуги), так и его элементы (стадии): научные исследования, обучение, реорганизация производства и т.д.
Для краткосрочных проектов характерным является тот факт, что заказчик обычно идет на увеличение окончательной (фактической) стоимости проекта, поскольку более всего заинтересован в скорейшем его завершении. Для бездефектных проектов в качестве доминирующего фактора используется повышенное качество, а потому их стоимость обычно весьма высокая. Примером может служить проект строительства атомной станции. Термин "мультипроекты" используется в случае реализации нескольких взаимосвязанных проектов.
В соответствии с обозначенной темой данного реферата и поставленными целями была рассмотрена сущность проекта.
Рассмотренный материал показал, что проект - понятие неоднозначное, а сфера его применения практически неограниченна. К тому же проектная деятельность не только положительно себя зарекомендовала, но и сегодня продолжает развиваться и распространяться довольно хорошими темпами.
Видно также, что более важным понятием является проектная деятельность, а не проект как таковой: ведь без реализации задуманного проект теряет свою ценность. С реализацией проекта связаны непосредственно такие процессы как структуризация проекта и другие действия, являющиеся частью процесса планирования (протекающего в течение всей проектной деятельности).
Среди приёмов и средств, направленных на повышение эффективности действий по достижению целей проекта выделяется и организационный инструментарий управления проектами: сетевые матрицы как более высокий уровень научной разработки сетевых графиков, матрица разделения административных задач управления, информационно-технологическая модель.
Приведенный выше материал показывает эффективность применения данных видов организационного инструментария, поскольку их использование позволяет повысить результативность деятельности по достижению поставленных перед командой проекта целей.
Подобные документы
Понятие, сущность, признаки, структуризация и свойства проекта. Виды организационного инструментария. Матрица разделения административных задач управления (РАЗУ). Информационно-технологическая модель управления (ИТМ). Сетевые графики и сетевые матрицы.
курсовая работа [896,7 K], добавлен 10.12.2010
Объективные предпосылки возникновения методов управление проектами. Общее определение и основные признаки проекта. Многопроектное управление, его сущность и преимущества. Примеры критериев выполнения проекта. Жизненные циклы организации и проекта.
презентация [2,6 M], добавлен 25.01.2014
Суть и понятие управления решениями. Классификация проектов и этапы их планирования. Основные составляющие эффективного управления и успешности проекта. Кейтеринг как форма организации выездного питания. Анализ и оценка актуальности кейтеринг-проекта.
курсовая работа [71,8 K], добавлен 08.01.2011
Жизненный цикл проекта. Его структуризация, принципы, окружение и участники. Определение жизнеспособности проекта. Разница между притоками и оттоками в операционной и инвестиционной деятельности. Основные типы проектов по основным сферам деятельности.
контрольная работа [42,8 K], добавлен 25.04.2010
Изучение объектов и субъектов в управлении проектов, а также их взаимодействия в процессе реализации проекта. Методы руководства и руководящие меры по обеспечению выполнения проекта. Жизненный цикл проекта и его фазы. Основные участники проекта.
контрольная работа [24,5 K], добавлен 18.02.2017
Сущность и требования к проектам в социальной работе. Фазы жизненного цикла проекта. Анализ создания и системы управления основными функциями проекта на примере проекта ГБОУ ЦВР "Раменки". Основные пути эффективного внедрения социального проекта.
курсовая работа [51,4 K], добавлен 14.11.2016
Классификация базовых понятий управления проектами. Отличие проекта от производственной системы. Жизненный цикл и фазы проекта. Процессы управления проектом, исполнения и контроля, анализа. Примерная команда проекта, его внешнее и внутреннее окружение.
Давайте разберемся, что такое проект и чем отличается проект от операционной деятельности или обычного бизнес процесса. В каких случаях лучше не употреблять это слово.
"Проект – уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с датами начала и окончания, предпринятых для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включая ограничения по срокам, стоимости и ресурсам".
Чтобы было легче разобраться, чем отличается проект от операционной деятельности, нужно выделить основные признаки (характеристики) этих двух видов деятельности.
Классический пример операционной деятельности – производственная деятельность завода, выпускающего из года в год одни и те же детали или оборудование. Деятельность этого завода по выпуску данной продукции постепенно обрастает всевозможными регламентами – технологией производства, должностными, рабочими инструкциями, картами процессов и т.д. Если завод и в дальнейшем продолжит выпускать ту же продукцию, то будет работать по тем же регламентам.
Проект также имеет отличительные характеристики, по которым определяется, является ли данный вид деятельности проектом или нет. Как правило, когда говорят о проекте, сразу выделяют два самых главных признака:
- У каждого проекта имеется начало и завершение. Проект (но не его результаты) всегда ограничен по времени. Если нет ограничения по времени, то, скорее, речь идет об операционной деятельности, которая может длиться сколько угодно.
- Проект всегда уникален. Он порождает уникальные продукты, услуги, результаты. В противном случае – это не проект, а серийное производство. Благодаря своей уникальности, проект предполагает большую неопределенность и риски, чем операционная деятельность. Случается, что продукт проекта не совсем уникален. Например, дома, построенные по типовому проекту. Но сам проект, процесс его реализации в любом случае будет уникальным – его будут строить другие бригады, в другом месте, в других внешних условиях и т.д.
Деятельность по внедрению в организации системы электронного документооборота – это проект. У этого вида деятельности есть четкие временные рамки, например, один календарный год. Результат этой деятельности уникален для организации – новая система обращения с документацией. После того, как электронный документооборот будет полностью внедрен в организации, проект завершится. Дальнейшее использование в организации системы электронного документооборота станет частью её операционной деятельности.
Несмотря на отличительные особенности, проект и операционная деятельность имеют общие характеристики:
- Исполняются людьми;
- Доступность ресурсов ограничена;
- Планируются, выполняются и управляются;
- Имеют цель.
Поэтому в некоторых случаях по двум характерным признакам проекта (временность и уникальность) сложно однозначно сказать, да, это - проект, а вот это - операционная деятельность. Приведу пример из моей практики.
Организация "ХХХ" оказывает услуги по техническому обслуживанию и установке устьевого оборудования и другие виды услуг крупным нефтегазовым компаниям. Поскольку работа с заказчиками осуществляется на долгосрочной основе, и основные процессы не изменяются годами, то организация рассматривала свою деятельность по оказанию услуг заказчикам как обычную операционную деятельность.
Однако, для соблюдения условий некоторых из контрактов с заказчиками организации требовались частые формальные организационные изменения внутри организации, такие как изменение наименований должностей сотрудников, должностных инструкций, ввод новых должностей и изменение организационной структуры в целом. Причем, как правило, не удавалось создать универсального варианта организационной структуры, который бы соответствовал требованиям всех контрактов с заказчиками и фактическим потребностям самой организации.
Необходимые решения были найдены только после того, как деятельность по некоторым контрактам, требующим организационных изменений, начала рассматриваться как отдельные долгосрочные проекты, и применены соответствующие инструменты управления проектами.
Возникновение потребности в некоторых временных организационных изменениях является третьим ключевым признаком проекта.
Таким образом, если Вы столкнулись с уникальностью, ограниченностью во времени и необходимостью временного изменения организационной структуры, значит, Вы столкнулись с проектом.
ISO 9000 определяет проект как уникальный процесс. Но не стоит путать его с обычным бизнес процессом. Бизнес процесс – определенная деятельность, которая не заключается в определенные временные рамки, тогда как отличительной особенностью проекта является, как сказано выше, его временность.
У операционной и проектной деятельности есть ряд общих характеристик: выполняются людьми, ограничены доступностью ресурсов, планируются, исполняются и управляются. Операционная деятельность и проекты различаются, главным образом, тем, что операционная деятельность - это продолжающийся во времени и повторяющийся процесс, в то время как проекты являются временными и уникальными. Отличительные признаки проектов. Направленность на достижение целей. Цели являются движущей силой проекта. Для конкретного проекта обязательно формулируется цель (конечный результат проекта). Цели могут детализироваться по уровням управления проектами. Важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока, наконец, не достигнута конечная цель.
Уникальность также важное отличие проектной деятельности от операционной. Проекты - мероприятия, в известной степени неповторимые и однократные. Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому. Если бы результаты проекта не носили уникальный характер, работу по их достижению можно было бы четко регламентировать, установить производственные нормативы и реализовывать в рамках операционной деятельности (конвейер). Задача проекта - достижение конкретной бизнес-цели. Задача операционной деятельности - обеспечение нормального течения бизнеса. Уникальность каждого проекта создает сложности при его планировании Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который будет использоваться в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.
Проект - это средство стратегического развития. Цель - описание того, что мы хотим достичь. Стратегия - констатация того, каким образом мы собираемся эти цели достигать. Проекты преобразуют стратегии в действия, а цели в реальность.
Таким образом, каждая работа, которую выполняет конкретный сотрудник, привязывается к достижению стратегических целей организации.
Проекты объединяются в программы. Программа - ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.
Проекты и программы объединяются в портфели. Портфель - набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей. Проекты и управление ими существовали всегда.
Предпосылки перехода к проектному управлению.
В качестве самостоятельной области знаний управление проектами начало формироваться в начале ХХ века. Наиболее известные центры компетенции:
PMI, Project Management Institute, PMBOK - американский национальный стандарт ANSI/PMI 99-001-2004.
Уровни управления проектом
Метафоры
Ручное управление
Образ — указать рукой на то, что нужно делать.
Проектное управление
Образ — профессиональная игра в бильярд, когда игрок делает партию с кия.
Нужно просчитать всю серию и сложить ее с кия.
Если вы неправильно вышли на следующий шар, то прежде чем забить следующий шар, вы должны по-новой просчитать серию и только после этого забивать шары.
То есть в проектном управлении вы должны не только осуществлять операционное управление (забивать шары), но и просчитывать ситуацию на несколько ходов вперед, всегда ориентируясь на последний шар (конечный результат).
Горизонты мышления
Даже если вы используете самые навороченные системы для управления задачами и проектами, то ваш мозг, опять же даже, при подсказке ЭВМ не способен управлять всеми задачами, содержащимися в этих системах. Поэтому и в ваше поле зрение будет попадать ограниченная доля информации.
Ниже приведено сравнение горизонтов мышления для операционного и проектного уровней управления.
Операционный уровень
Проектный уровень
Контроль выполнения
Для чего нужен контроль и какие результаты контроля мы должны получить?
Результатами процесса контроля должна быть следующая информация:
— Статус (что выполнено, какие проблемы возникли?)
Содержание: что выполнено
Сроки: сколько времени было затрачено
Стоимость: сколько денег было затрачено
Изменения: какие запросы на изменения появились (с оценкой влияния на содержание/сроки/стоимость)
Проблемы: какие проблемы возникают
и другое
— Отклонения (что не успели выполнить или перевыполнили?)
Содержание: что не успели выполнить/перевыполнили относительно планируемого
Сроки: на сколько времени отстали/опередили? сколько времени нужно, чтобы доделать запланированное
Стоимость: сколько денег было перерасходавано/сэкономлено? сколько средств нужно, чтобы доделать запланированное
и другое
— Прогноз (что будет в будущем, когда и как будут пройдены контрольные точки, какие проблемы могу возникнуть?)
Содержание: какие результаты будут достигнуты в будущем
Сроки: когда будут пройдены контрольные точки
Стоимость: сколько денег будет потрачено на проект в контрольных точках
Изменения: перечисленные выше прогнозы должны быть приведены с учетом включения изменений
Проблемы: какие риски и как на них реагировать (риски — это и есть возможные проблемы и возможности в будущем)
и другое
Как часто проводить контроль?
Контроль операций — проводить постоянно.
Контроль проекта — регулярно (1 раз в неделю, 1 раз в 2 недели).
Вывод
На операционном уровне менеджер управляет только незначительной частью проекта, так как операций очень много, оставляя вне поле зрения оставшуюся часть проекта. Он не может объективно измерить отклонения и сделать прогнозы для всего проекта (или этапа проекта). А тем, что невозможно измерить и нельзя предвидеть — нельзя и управлять.
На проектном уровне менеджер измеряет отклонения, делает прогнозы проекта и соответственно может эффективно управлять этим.
Читайте также: