Правила организации эффективного отдыха тайм менеджмент реферат

Обновлено: 02.07.2024

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

постановка целей;
планирование рабочего дня;
распределение личного времени;
приоритизация задач;
управление ресурсами;
разработка действенных стратегий;
формирование списков; ;
определение, фиксирование, анализ временных затрат.

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Реальные "убийцы" времени

На уроках освещаются следующие темы:

Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
Системы управления временным ресурсом.
Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

провести пиар-акции до 31.07;
пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Сформулируйте четкое задание.
Выставьте таймер на 25 минут.
Не прерывайтесь до звукового оповещения.
Устройте пятиминутный перерыв.
Приступайте к очередному раунду.
После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
Глобальная цель.
Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
Краткосрочный план на неделю/месяц.
Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

концентрируйтесь на первостепенном;
последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
отдыхайте, делайте перерывы;
учитывайте биоритмы;
фильтруйте входящую информацию;
оборудуйте комфортное рабочее место;
ограничивайте перфекционизм;
мотивируйте себя;
анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.

!Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для человека являются следующие естественные биологические ритмы:

Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется (тоже ритмично). Есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации собственной деятельности. Например, в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).

! Правила эффективного отдыха.

1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: не случайно одна пара длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – 5. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1–1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать и хуже воспринимать информацию. Поэтому как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите несколько минут на отдых.

Важно не только соблюсти принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов зависит от того, чем заполнены минуты отдыха.

2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Чем кардинальнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Если вы целый день анализировали цифры, делали математические расчеты, позвоните другу, обсудите что-нибудь приятное с эмоциональной точки зрения; если работали с людьми, побудьте в одиночестве; если писали реферат, послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

3. Смена контекста. Во время пятиминутного отдыха стоит изменить условия, в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом, встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений; если весь день провели на ногах, были в разъездах, отдохните сидя.

Но после даже самого эффективного отдыха нужно настроиться на дальнейшую работу. В этом нам помогут способы самонастройки.

Организация ритмичного отдыха во время рабочего дня, умение творчески использовать свою лень. "Якоря" для эффективного включения в работу и "разглобализация" крупных задач. Организация рабочего дня в быстро меняющемся мире. Поиск резервов времени.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	22.12.2016
Размер файла	35,5 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Первый Санкт-Петербургский Государственный Медицинский Университет имени академика Ивана Петровича Павлова

Выполнила: студентка 2 курса 278 группы

Титенко Анастасия Валерьевна

1. Организация ритмичного отдыха во время рабочего дня

2. Умение использовать свою лень (творчески)

3. Эффективный сон

6. Уничтожение мелких неприятных дел

8. Таблица ежедневных дел

11. Личная миссия

12. Ключевые области жизни

13. Организация рабочего дня в быстро меняющемся мире

14. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

15. Поиск резервов времени

Список используемой литературы

Функции тайм-менеджмента или почему современному человеку важно грамотно управлять своим временем?

Какие основные шаги следует предпринять для построения личной системы тайм-менеджмента. В этом реферате я попытаюсь ёмко изложить информацию по заданным вопросам.

II. Определение и функции тайм-менеджмента

Разговор про управление временем нужно начинать необычно -- с организации отдыха.

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

1. Организация ритмичного отдыха во время рабочего дня

2. Умение использовать свою лень (творчески)

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень -- это далеко не всегда плохо.

3. Эффективный сон

Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество. Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна. Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном -- спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т.п.

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советуют установить в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным.

Всё это помогает выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.

6. Уничтожение мелких неприятных дел

рабочий день разглобализация ритмичный

8. Таблица ежедневных дел

Мы уже научились эффективно управлять нашей энергией и мотивацией на локальном уровне, на уровне каждодневных задач. Теперь пора задуматься о том, что дает нам энергию на глобальном уровне: о наших мечтах и желаниях. Чтобы эти мечты сбывались, необходимо сначала превратить их в цели. Нас, к сожалению, не учили ставить цели и достигать их. В наших школах и вузах нет курса управления жизнью и целеполагания. Придется осваивать это искусство самим.

Управление собой как компанией Идея ставить цели не очевидна для многих наших соотечественников. Очень многие люди на постсоветском пространстве не управляют своей жизнью, а плывут по течению.

В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов: -- С чего начался ваш день? -- Самое яркое впечатление дня. -- Какие люди вас окружают, о чем они говорят? -- Как и над чем вы работали? -- Каких результатов достигли? -- Какие проблемы удалось решить? -- Как вы отдыхали? -- Главное событие дня. Возможно, это эссе родится не за один день. Не торопитесь, не тяните ростки -- пусть прорастают сами, постепенно. В следующие дни заглядывайте в это эссе. Правьте, добавляйте. Работайте со своей мечтой -- и она обязательно материализуется.

11. Личная миссия

12. Ключевые области жизни

Когда сделаны первые шаги в определении долгосрочного видения вашей жизни (ценности) полезно определить ключевые области, на которые вашу жизнь можно условно разделить. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансированно, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности. Ключевые области -- это несколько (рекомендую 5-9) основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается ваша жизнь. Например: -- Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба/Образование. -- Семья / Дети / Родственники. -- Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность и т.д. Сформированную карту ключевых областей можно сравнить с деревом. Вместо листопада хаотичных мелких дел -- ясные ветви, на которых расположены листья-дела. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели

13. Организация рабочего дня в быстро меняющемся мире

Если вы достаточно много перемещаетесь по офису или по городу, желательно позаботиться о том, чтобы план дня был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник либо распечатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков удобного для вас формата

При подготовке встреч рекомендую не только запастись избыточной информацией к встрече, но и обязательно: -- позвонить за несколько часов до начала и подтвердить встречу; -- в случае форс-мажора позвонить и сообщить, что вы можете задержаться. Затраты времени на такую перестраховку -- 2-3 минуты, а вам и вашему контрагенту в форс-мажорных случаях они могут сэкономить много сил и времени. Кроме того, такими простыми шагами вы подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и подчеркнуто внимательно относящегося ко всем договоренностям и взятым на себя обязательствам.

Рекомендую при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком: -- Схема проезда -- распечатайте с сайта вашего контрагента, если там нет -- возьмите с электронной карты города или сфотографируйте с бумажной карты (нужны же для чего-то фотоаппараты в мобильных телефонах!) -- Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки и т.п.). Желательно эту информацию сохранять в письменном виде для возможного последующего использования вами или вашими коллегами-- Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны (его рабочие и мобильные, общий офисный, секретаря, заместителя и т.п.); есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри здания.

14. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

Несколько основных стратегий отказа :[1,с.73-75]

15. Поиск резервов времени

В прессе и на телевидении много говорят о том, как нерационально и хищнически разбазариваются природные богатства России. Не менее хищнически разбазариваются ресурсы времени всех нас. Всеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени человека отнимают сотни миллионов человеко-часов ежегодно. Посчитайте сами: если каждый наш совершеннолетний соотечественник в течение года потерял один час для получения очередной бумажки, мы все потеряли за этот год около сотни миллионов человеко-часов. А ведь в год каждый из нас тратит далеко не один час драгоценного времени на преодоление пустых, никому не нужных, засоряющих нашу жизнь барьеров. Если вспомнить, что жизнь каждого из нас -- 200-400 тысяч часов активного времени, и пересчитать все эти сотни миллионов и миллиарды часов в количество отнятых человеческих жизней, придется вспомнить Бухенвальд и Освенцим. И ведь происходит этот отъем человеческой жизни в национальных масштабах вовсе не от какого-то особого злодейства. Просто мы не умеем организовывать время, грамотно ставить и выполнять задачи, делать бюрократические цепочки простыми и понятными.

Время в транспорте. Хронометраж и формирование показателей помогают бороться с любыми поглотителями времени, это универсальная методика. А сейчас о некоторых резервах времени -- подробнее. Один из самых типичных поглотителей времени -- время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле. Жители больших городов, наша с вами жизнь может тоннами и цистернами утекать в душегубку пробок, метро, автобусов и маршруток. А может и не утекать, и дорога совсем не обязана быть мукой смертной. Предложу вашему вниманию несколько способов оптимизации транспортного времени:читайте либо слушайте аудиокниги, отдыхайте -- если действительно отдыхаете, выбирайте нестандартные маршруты и время, учитесь, ообдумывайте конкретный список вопросов, делайте исходящие звонки.

Заключение

Cписок используемой литературы

1. Глеб Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. -- М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. -- 272 с

2. Александр Горбачев. Тайм-менеджмент в два счета. -- С-Пб.: "Питер", 2009. -- 256 с

3. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса = Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. -- М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. -- 368 с

Подобные документы

Основные причины дефицита времени. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире. Метод многокритериальной оценки. Идеология тайм-менеджмента. Планирование: как укладываться в сроки. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное.

контрольная работа [100,9 K], добавлен 20.05.2015

Исследование основных правил и функций тайм менеджмента, техники правильного использования времени. Реалистичное планирование рабочего времени. Систематизация заданий по важности и очередности. Организация рабочего дня. Согласование планов во времени.

презентация [453,1 K], добавлен 08.02.2015

Тайм-менеджмент как тренировка контроля над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, оценка его роли в повышении эффективности и продуктивности работы. Анализ использования рабочего времени. Структура и принципы тайм-менеджмента.

реферат [81,4 K], добавлен 24.03.2013

Принципы эффективного использования рабочего времени, методы его учета и измерения. Оценка процесса расходования и потери времени в зарубежных и отечественных организациях. Применение инструментария тайм-менеджмента для оптимизации трудового процесса.

дипломная работа [94,7 K], добавлен 29.12.2010

Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".

Реферат на тему: Тайм-менеджмент, 2017

Исследование временной организации рабочего процесса, несомненно, важно в наши дни. Инновационныйрост и постоянное повышение требований потребителей в современных условиях вызывают необходимость адаптирования рабочей среды организации к изменениям. Поставленную задачуследует решать через побуждение сотрудников к накоплению профессиональных компетенций на основе повышения мотивационного потенциала и, как следствие, их рабочей активности, что можно обеспечить с помощью грамотной системы организации времени.

В своей профессиональной деятельности человек использует ряд ресурсов: сырьевые, финансовые, информационные, трудовые. Одновременно с перечисленными неотъемлемым и очень важным ресурсом является время. Его эффективное и рациональное использование является результатом научной организации труда, режима рабочего времени и отдыха, умения определять приоритетные задачи.

Сегодня адаптивность и мобильность организации – ключевые факторы конкурентоспособности, залог её выживания и развития. Одним из методов руководства, направленных на повышение эффективности работы коммерческого предприятия, является внедрение в его организационную деятельность технологий управления рационализацией использования рабочего времени персонала. ВВЕДЕНИЕ указанной технологии мотивирует персонал рационально использовать рабочее время, способствует снижению уровня рабочего стресса и созданию в коллективе благоприятного морально-психологического климата. Ведь служащие многих организаций различного профиля находятся под постоянным давлением необходимости приспосабливаться к требованиям, которые постоянно изменяются, и у большой категории работников возникает стресс-синдром как последствие рабочего стресса в профессиональной деятельности.

Таким образом, актуальной является проблема формирования методов эффективного использования рабочего времени на основе повышения мотивации и удовлетворенности сотрудников своей деятельностью в организации.
Цель данной работы - изучить понятие и сущность тайм-менеджмента.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Тайм-менеджмент - это эффективное планирование рабочего времени, изучение проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.
Задача тайм-менеджмента – так организовать рабочий процесс, чтобы больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

• Постановка цели,описывающей конечный результат, определяющей, в каком направлении двигаться. Она должна быть чёткой, ясной и достижимой, что важно для последующего планирования.

• Планирование и расстановка приоритетов подразумевает разработку плана достижения поставленной цели и выделение первостепенных задач для выполнения. Попытка выполнения большого объёма работ и распыление сил на отдельные несущественные дела приводят к тому, что в конце дня главные проблемы остаются нерешенными. Установить приоритетность - значит разделить весь поток задач по степени важности, придать им первостепенное, второстепенное и т.д. значения.

• Реализация, то есть конкретные шаги, осуществляемые в соответствии с планом действия и направленные на достижение поставленной цели.

Правила тайм-менеджмента

2. Одним из важнейших инструментов является органайзер, который одновременно является календарём и записной книжкой. Это надежный инструмент планирования, справочник и инструмент контроля. Документирование потраченного времени, с указанием, как и на что оно было потеряно, необходимо, чтобы иметь представление о его расходе.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал один из самых известных, который рассчитан на рациональное использование времени и заключается в том, что за первые 20% времени достигается 80% результатов, а остальные 80% времени приносят лишь 20% общего результата. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться в первую очередь за самые простые или требующие минимальных затрат времени дела: в первую очередь необходимо решать жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные.

• Наиболее распространённые технологии тайм-менеджмента основаны на жёстком планировании рабочего времени;

• в современном менеджменте организаций тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время.

Вместе с тем, исследования, проведенные в этом направлении, позволяют задавать вполне логичный вопрос о применении тайм-менеджмента для развития организации, формирования корпоративной культуры, направленной на непрерывное повышение эффективности профессиональной деятельности.

Среди ключевых навыков эффективного работника: способность управлять собой (в полной мере использовать время, энергию, умения; способность справляться со стрессами), чёткие и реалистичные личные жизненные цели, нацеленность на постоянное личностный рост, восприимчивость к новым ситуациям и возможностям; творческий подход и способность к инновациям, навыки решения проблем.

2. Рекомендации для руководителя или организации в сфере тайм-менеджмента

Не вызывает сомнений, что технология управления рабочим временем (тайм-менеджмент) должна включать в себя следующие организационные процедуры:

анализ использования организацией временного ресурса, его прогнозирование;
проектирование, программирование и планирование рабочего дня;
регулирование трудовых отношений участников производства;
структурирование работ;
профилактику и нейтрализацию деструктивных конфликтов и рабочих стрессов;
контроль над исполнением технологических процессов.

Первым шагом на пути к рационализации управления использования рабочего времени является создание комплексной системы профилактики рабочего стресса – системы согласованных мероприятий, направленных не только на стресс-мониторинг персонала, но и на разработку и внедрение программы профилактики профессионального стресса работников организации, а также на последующий мониторинг результатов и, в случае необходимости, корректировку программ.

Более того, многие стрессогенные факторы можно минимизировать с помощью переорганизации рабочего времени. К таким методам относится:чёткое определение должностных обязанностей работников и сферу их функциональной ответственности;соблюдение точного графика работы; подробное планирование рабочего дня сотрудников на уровне рядового персонала; совершенствование организации рабочего пространства. Также для профилактики стрессогенных факторов на уровне работника необходимо формировать модель стресс-компетентности сотрудника, которая позволяет учитывать профессиональные особенности специалиста при создании программ предупреждения рабочего стресса.

Вторым шагом на пути рационализации использования рабочего времени сотрудников могут стать построение эффективной организационной структуры и регламентация должностных обязанностей работников. Для этого необходимо определить основные структурные подразделения, осуществляющие предусмотренную уставом деятельность, и обозначить вспомогательные подразделения, необходимые для функционирования организации.

Третьим шагом повышения эффективности труда является разработка штатного расписания. При распределении обязанностей по должностям важно предусмотреть примерно равномерную загрузку работников. Такой подход позволяет руководителю подразделения в дальнейшем значительно сократить свои трудозатраты на конкретизацию работ и организацию рабочего времени подчиненных.

Четвертым шагом является совершенствование системы мотивации персонала. Мотивация зависит от объективных (организация труда, экономические и социальные условия производства)и субъективных (удовлетворенность заработной платой, межличностные отношения и безопасность труда) факторов. Чувство неудовлетворенности –следствие нереализованных ожиданий работника.

Для того, чтобы система тайм-менеджмента работала в рамках всей компании, нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на Outlook в управлении делами руководителя. Сегодня в компании есть чёткая система поручений и контроля. Поручения даются устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, руководитель получает уведомления, и на их основе секретариат запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается перед руководством, и принимается решение: либо перенести срок, либо предпринять что-то еще. Главное в том, что ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, что очень важно.

Следующий шаг после налаживания системы контроля поручений - внедрение единых стандартов тайм-менеджмента в компании. Календари и задачи, хранимые на Exchange-сервере, синхронизируются с мобильными терминалами. Так, время не расходуется впустую. Все чётко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. И самое главное - вся информация хранится на сервере. Если раньше почта скапливалась в личных ноутбуках и могла быть случайно удалена, то теперь все лежит в одном месте, на Exchange-сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется - оно стало полноценным документом.

Итак, тайм-менеджмент можно рассматривать как технологию, которая способна повысить привлекательность труда для креативных, одарённых, профессиональных работников и создать благоприятный для выполнения профессиональных задач климат, стабилизировать коллективы организаций и рационализировать их деятельность путём оптимизации труда. Это учёт и оперативное планирование времени, последовательное и целенаправленное использование действенных методов работы в повседневной практике с оптимальной реализацией собственных возможностей для достижения профессиональных целей. Эффективное управление рабочим и личным временем позволяет работнику результативно преодолеть все этапы успешного пути к цели, а именно: решить, чего он хочет достичь; создать собственное видение успеха; верить в то, что успех придет; сконцентрироваться на целях.

Основными этапами тайм-менеджмента являются: постановка цели, планирование и расстановка приоритетов, реализация и контроль достижения цели и выполнения планов.

Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой организации.

В личной эффективности и тайм-менеджменте отдыху уделяют особое внимание. Оно и понятно, ведь именно после отдыха в нас просыпаются те самые необходимые силы, которые позволяют достигать поставленных целей. И чем лучше и качественней мы отдохнем, тем сил у нас будет больше.

Поэтому, для того чтобы и делать больше, и достигать многого — отдых должен быть эффективным.

Однако, как показывает практика, многие из нас отдыхать (набираться сил в процессе отдыха, а не бездельничать) — не умеют .

Выходные пролетают незаметно, отпуск проходит слишком быстро, праздники, вообще, трамваем переезжают.

Поговорим о том, как отдыхать эффективно.

Как отдыхать эффективно?

Чтобы отдых не проходил незаметно и, тем более, не был таким, чтобы отдыхать нужно было еще и после того, как вы отдохнули, существуют специальные правила. Данные правила по-разному интерпретируются в различных курсах и книгах по тайм-менеджменту, но цель у них одна – увеличить вашу эффективность. И, на мой взгляд, они дают исчерпывающую информацию на вопрос как отдыхать эффективно.

Правила эффективного отдыха.

Итак, правила отдыха – эта такие правила, которые значительно ускоряют восстановление сил и энергии человека во время отдыха.

Правило №1. Отдых должен быть активным.

Правило №2. Отдыхайте до того момента, когда устанете.

Правило №3. Оптимизируйте время отдыха.

Правило №4. Чередуйте виды деятельности, чтобы не уставать.

Давайте рассмотрим их более подробно.

1. Активный отдых.

Ввиду программной подмены понятий нашей общественной системой, для многих может оказаться странным то, что я скажу. Но если вы намерены сделать свой отдых эффективным, то воспримите это как факт. Эффективный отдых – это работа!

Цель этой работы – восполнить ресурсы организма, восстановить силы, энергию и хорошее настроение . И поэтому пункты:

НЕ ЯВЛЯЮТСЯ эффективным отдыхом. Соблюдение этих пунктов может привести к тому, что вы превратитесь в усталого попомощера, который вообще не умеет отдыхать. И постоянно жалуется на жизнь.

Конечно, это многих может сделать счастливыми. Но не вас.

Поэтому, запомните: отдых должен быть АКТИВНЫМ!

Велосипед – отлично!
Походы в парк или прогулки в ранее неизведанные края города – превосходно!
Знакомство с новыми людьми – замечательно!
Подвижные игры — здорово!

Все равно, что это будет: единоличное фризби или групповое тэйквондо. Бегайте по воде, рисуйте на заборах - главное, чтоб ваш отдых проходил ДИНАМИЧНО и дарил НОВЫЕ ЭМОЦИИ!

Представьте, что ваше тело и психика — это сосуд, который наполнен некоторым количеством энергии.

Мы расходуем эту энергию изо дня в день: на физиологические нужды, физический труд, интеллектуальную работу, размышления, на тот же отдых и т.д.

Если мы себя чувствуем хорошо, выспавшимся – то сосуд цел, и энергия расходуется только по надобности.

Если мы не высыпаемся или болеем (имеем психические переживания) – сосуд дает трещины, и энергия из нас вытекает.

Если мы получаем позитивные, яркие эмоции, свежие впечатления и радуемся жизни – мы увеличиваем энергию. Если возникает ее избыток, она перестает помещаться в сосуде, и тогда мы можем чувствовать мощный внутренний порыв к созданию новому, работе, творчеству – т.е возникает мотивация.

Если мы получаем негативные эмоции и переживания, то наша энергия не изливается во внешний мир, но переходит в психические зажимы в теле. Сосуд трескается, и мы начинаем терять энергию.

И с каждым зажимом объем нашего сосуда уменьшается до возникшей трещины.

Поэтому важно, чтобы ваша жизни была разнообразной и красочной. Контролируйте процесс своего отдыха!

2. Отдыхайте ДО возникновения усталости.

Отдых – это работа. А на любую работу нужна энергия .

Если у вас нет сил отдохнуть эффективно (вспоминаем первый пункт) – вы в ловушке. Нужно отдохнуть, но отдохнуть – нет сил.

в тренинге я рекомендовал делать перерывы: в час рабочего времени по 10 минут, и по 30 минут за два часа.

Если вы работаете за компьютером, то используйте первый вариант. При этом, 10 минут запланированного отдыха должны быть активными и НЕ за компьютером.

И запомните, мозг лучше работает, когда он работает.

И да, сейчас самое время сделать вот такой перерыв. Отожмитесь, чтобы закрепить материал

3. Оптимизируйте время отдыха.

Как я уже говорил выше, для отдыха после часа работы – рекомендовано 10 минут.

Для двух – 30 мин.

А вот после трех часов – уже 60 минут . Чувствуете разницу?

При этом, если вы работаете и отвлекаетесь на переговоры с коллегами, ответы, рассуждения и размышления – вы НЕ отдыхаете. Ваш мозг продолжает потреблять огромное количество ресурсов. А ведь именно мозгу требуется отдых, т.к. усталость в нашем мире - это, в первую очередь, психическое переутомление.

Именно поэтому лучше всего подходят для активного короткого отдыха физические упражнения, чередуя их с аутотренингом и пальмингом. Так вы сможете оставить свой мозг в покое на некоторое время и дать ему передышку.

Так что ставьте таймер! Во имя своей красоты, здоровья и эффективности.

Совет: если вы почувствовали, что закрадывается усталость – сохраняйтесь и на отдых! Предупреждайте свою усталость своевременным отдыхом.

4. Перемена деятельности

При правильном применении, эта фишка станет одной из главных способов увеличивать вашу эффективность.

Запомните: чтобы мозг работал лучше, нужно приседать!

Возьмите за правило разбавлять свою умственную работу физическими нагрузками и свежими эмоциями.

Может показаться, что, используя это правило, вы будете меньше успевать, чем успевали раньше. А значит, ваша эффективность, наоборот, уменьшиться.

Чтобы этого не произошло, и вы не тратили ценное врем впустую, используйте принцип Паретто, который в свое время очень здорово поднял мою продуктивность.

Принцип звучит так: 20% ваших усилий дают 80% результата.

Думать тут долго не надо. Просто загружайте себя БОЛЬШЕ.

Разбивайте свой день по блокам, берите новые проекты, развивайтесь в других направлениях. И тратьте время на них эффективно, переключаясь с одной деятельности на другую.

Если вы все сделаете правильно, то ваш день превратиться в сплошной отдых

Вывод:

Для того, чтобы увеличить свою продуктивность, достаточно правильно организовать свой отдых и свой рабочий день. Согласно описанным правилам выше, это сделать не сложно и можно описать следующими принципами, которые нужно учитывать как в работе, так и в отдыхе:

Используйте принцип Паретто 20/80 – делайте больше дел , затрачивая на них меньше времени .
Чередуйте дела по направлениям: тело, ум, душа – чтобы уставать меньше .
Отдыхайте хотя бы раз в час по 10 минут. Частый кратковременный отдых эффективен .
Усталость носит физический характер, но ее корни – психическое напряжение . Используйте своевременные физические нагрузки, аутотренинг, пальминг, чтобы снять напряжение и предотвратить усталость.
Полноценный отдых должен быть активным. Поэтому, прямо сейчас задумайте путешествие, в которое отправитесь на этих выходных.

Выберете то место или то дело, куда давно хотели попасть, чем хотели заняться, но у вас всегда не хватало на него времени. Отправьтесь туда прямо на этих выходных.

Используя предлагаемые правила и принципы, вы научитесь тому, как отдыхать эффективно.

Читайте также: