Правила оформления служебных писем реферат

Обновлено: 02.07.2024

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий письменная корреспонденция остаётся основной формой коммуникации между деловыми партнёрами.
Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма.

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3
I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ
БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6
1.1 Определение, назначение и способы передачи
делового письма……………………………………………………………..6
1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9
II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ
ДЕЛОВОГО ПИСЬМА………….……………………..………………. 15
2.1 Классификация, виды и разновидности деловых
писем……………………………………………………………..………….15
2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………35
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

Файлы: 1 файл

деловое письмо.docx

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ

БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6

1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9

II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ

2.1 Классификация, виды и разновидности деловых

2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма.

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Цель курсовой работы – провести анализ служебной переписки, определить разновидности делового письма, а также порядок подготовки и оформления служебного письма.

Для достижения поставленной цели необходимо решить определенные задачи:

исследовать деловое письмо его функции и назначение, а также способы его передачи;
проанализировать нормативные акты, составляющие методическо-правовую базу деловой переписки;
рассмотреть порядок подготовки и оформления делового письма.

Объектом исследования является совокупность требований и норм, предъявляемых как к деловой переписке в целом, так и к подготовке и оформлению делового письма.

Предметом исследования в курсовой работе является деловое письмо.

При выполнении курсовой работы был использован теоретический метод исследования, который выразился в изучении нормативно-правовых актов: Федеральных законов: Федеральный закон от 27 июля 2006 г., № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и др., учебной литературы: Андреева В.И.: Делопроизводство: организация и ведение., Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Анодина Н.Н. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. В пособии особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем, рассмотрены правила оформления делового письма согласно ГОСТ Р 6.30-2003, и т.д., а также изучение журнальных статей ведущих специалистов таких как кандидат исторических наук, доцент, зам. Директора ВНИИДАД Янковой В.Ф и специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Кожановой Е.Н., что позволило глубже понять назначение, структуру и актуальность делового письма.

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и приложений.

Введение, где говориться об актуальности курсовой работы, а также поставлены цели и определены задачи для исследования темы курсовой работы.

проанализированы классификация, виды и разновидности деловых писем. Исследованы правила оформления бланка письма, расположение реквизитов на бланке.

В заключении подведены общие итоги о значимости деловой переписки в деятельности организации и о значении правильного и грамотного оформления делового письма.

Работа дополнена приложением для наглядного изучения некоторых пунктов курсовой работы. В приложении показаны: бланк письма с угловым расположением реквизитов, бланк письма с продольным расположением реквизитов, а также угловой бланк письма с нанесенными реквизитами.

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1 Определение, назначение и способы передачи делового письма

Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте, и служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Т.е. деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации составляемых организацией и направляемых адресату по почтовой и факсимильной связи, электронной почте.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно- аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго определённым образом, как распорядительные документы; они сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, т.е. выступают только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса – необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль

Деловое письмо выполняет ряд важных функций:

информационная функция (в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей);
организационная функция (с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности);
коммуникативная функция (обеспечивает внешние связи организаций);
юридическая функция (содержание письма используется в качестве свидетельства (или доказательства) при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений);
воспитательная функция (письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа).

Способы передачи документа могут быть разными: в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в организации, от уровня технического оснащения.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая и электронная связь.

Телеграмма – документ, который отличается от других документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной связи. Телексная связь отличается быстротой передачи информации.

Факс – получаемая на бумажном носителе копия документа.

Факс, как способ передачи информации очень удобен, так как очень быстро можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления.1

Особых требований к передаваемому документу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Электронная переписка стала обычаем делового документооборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций. У большинства организаций есть сайты, но работники ведут переписку с личных почтовых ящиков, что не очень хорошо. Наибольшее доверие вызывают почтовые адреса: с названием сайта организации, содержащие имя, фамилию, инициалы, должность отправителя.

Так же нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой и информативной.

Как и бумажное деловое письмо, электронное письмо имеет собственные реквизиты. Стандарта для данного вида переписки в данное время нет, но правила вежливости к получателю требуют указания: имени отправителя, темы письма, текста письма.

1.2 Нормативная база делопроизводства

Работа с документами на предприятии основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Очень важно, чтобы текст официального документа не допускал нескольких толкований. Основные его особенности: точность, исключающая возможность каких бы то, ни было неясностей, и стремление к выражению мысли единообразным способом.

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

федеральные законы;
нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;
нормативно-правовые акты субъектов РФ;
государственные стандарты;
межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.3

Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

Правила оформления служебных писем

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляетсятолько по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах,причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория"
Отдел сбыта

АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении . ", "О создании . ", "О проведении . " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
- в основной части формулируется основная цель письма.

вводная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия . была установлена недостача . штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителяпроставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Читайте также:

Правила оформления служебных писем реферат

Оглавление

Файлы: 1 файл

деловое письмо.docx

1.2 Нормативная база делопроизводства