Порядок выдачи дел из архивохранилища реферат
Обновлено: 07.07.2024
Физико-химические, биологические факторы разрушения документов. Санитарно-гигиенические условия их сохранности. Создание и соблюдение нормативных условий хранения в архиве. Проверка наличия и состояния дел, порядок их выдачи дел из архивохранилища.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 19.04.2015 |
| Размер файла | 314,9 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.
курсовая работа [37,7 K], добавлен 01.09.2008
Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.
курсовая работа [42,3 K], добавлен 20.09.2016
Понятие учета документов в государственном архиве. Учет особо ценных документов и создание страхового фонда их копий. Порядок размещения и топографирование документов в архиве, выдачи дел из хранилища. Поверка наличия и состояния документов в архивах.
курсовая работа [39,8 K], добавлен 22.02.2010
Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.
курсовая работа [49,5 K], добавлен 22.04.2016
Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.
1.2. Порядок подготовлен в целях упорядочения выдачи документов и дел из хранилища и их возврата на место; в целях обеспечения сохранности документов при их использовании.
1.3. Сроки, на которые выдаются документы их хранилища, определены Основными правилами работы государственных архивов, сроки возврата документов на место контролируются.
1.4. Факты выдачи и возврата документов оформляются в книгах выдачи дел из хранилищ.
2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
2.1. Организация выдачи документов и дел из хранилища
2.1.1. Документы и дела выдаются из хранилища:
-пользователям в читальный зал архива (см. п. 2.4.3);
-организациям и физическим лицам – фондообразователям, судебным и правоохранительным органам во временное пользование (см. п. 2.4.7);
-специалистам архива в рабочие помещения в служебных целях (см. п. 2.4.4);
-специалистам архива для исполнения социально-правовых запросов (см. п. 2.4.6);
-работникам хранилищ для улучшения физического состояния документов и дел (см. п. 2.4.5);
-сторонним организациям для проведения специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – в соответствии с договором.
2.1.2. Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится работниками хранилища.
Выдача дел из хранилища производится на основании оформленных заказов (требований) (приложения 1, 1а). На место выдаваемых из хранилища дел подкладывается карта-заместитель (приложение 2).
Примечание: самостоятельно (без оформления требований) дела могут быть взяты:
-работником хранилища для улучшения физического состояния дела в соответствии с планом работы;
-специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов в соответствии с заявлениями граждан.
Возврат дел на место в таких случаях осуществляет только работник хранилища.
2.1.3. Перед выдачей документов из хранилища и при возврате от пользователя может проводиться полистная проверка документов (кроме документов, возвращаемых из читального зала).
Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат:
-документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности;
Перечень документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе проверки (приложение 3). При наличии фонда пользования особо ценных документов в читальный зал выдаются их копии.
2.2 Сроки выдачи документов
2.2.1. Документы выдаются из хранилища на срок, не превышающий:
-один день – фотодокументы пользователям в читальный зал;
-один месяц – пользователям в читальный зал и специалистам архива для служебных целей;
-три месяца – организациям, физическим лицам - фондообразователям во временное пользование;
-шесть месяцев – для экспонирования документов; по запросам судебных и правоохранительных органов.
2.2.2. Продление установленных сроков выдачи документов и дел допускается:
-пользователям – в особых случаях, с разрешения директора архива,
-при выдаче во временное пользование – по письменному подтверждению организации наличия выданных документов и обеспечения нормативных условий для их хранения;
-при экспонировании документов в соответствии с договором о проведении выставки.
2.2.3. Дела из хранилища выдаются в сроки, не превышающие 3-х рабочих дней со дня оформления заказа (требования). Отказ или отсрочка в выдаче документов и дел из хранилища допускается в случаях:
-их плохого физического состояния;
-ограничений на использование документов, установленных фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
-выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-выдачи дел другому пользователю или специалисту архива для служебных целей.
В читальный зал и во временное пользование не выдаются документы и дела, не прошедшие научного описания и технического оформления.
В читальный зал единовременно могут быть выданы по заказу (требованию):
-особо ценные дела досоветского периода – 1 ед.хр.;
-дела досоветского периода – не более 7 ед.хр.;
-фотодокументы – до 5 ед.хр.;
-особо ценные дела советского периода – до 5 ед.хр.;
-документы советского периода – до 10 ед.хр.;
-фоно- и видеодокументы – до 3 ед.хр.
2.3. Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче
2.3.1. Документы и дела, выдаваемые из хранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии. Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, выдаются после проведения ремонта. Выдача таких дел переносится на срок не более 3-х дней.
2.3.2. Дела, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение 4), лист использования документов (приложение 5) и лист проверки (при необходимости) (приложение 3).
2.3.3. Подготовка дела к выдаче из хранилища включает:
-сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;
-полистную проверку дела – в установленных случаях (п. 2.1.3);
-упаковку дел в случае их транспортировки (п. 2.5.1).
Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, машиночитаемого документа, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных документов (фотодокументов), изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр.
2.4. Оформление выдачи документов
2.4.1. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения:
-при выдаче особо ценных и уникальных документов;
-при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках;
-при передаче на реставрационно-профилактическую обработку;
-при выемке подлинных документов и дел;
главного хранителя фондов:
-при выдаче документов специалистам архива для работы в рабочих помещениях;
-при выдаче документов пользователям в читальный зал архива;
-при выдаче дел на копирование с последующей расшивкой.
2.4.2. Документы и дела выдаются из хранилища на основании заказов (требований) (приложения 1, 1а) и регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ (приложения 6, 6а), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу.
2.4.3. Выдача документов и дел в читальный зал оформляется заказами (требованиями) (приложение 1). Факт выдачи оформляется в книге выдачи документов в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала (приложение 6а). Исполненные заказы (требования) пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными документами и хранятся в личных делах пользователей. Единовременно из хранилища может быть выдано не более 10 ед.хр. одному пользователю (п. 2.2.3). Ответственность за сохранность документов во время их нахождения в читальном зале несет работник читального зала. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.
2.4.4. Выдача документов специалистам архива в служебных целях оформляется заказами (требованиями) (приложение 1а). Документы выдаются специалисту архива под расписку в заказе (требовании). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п. 100). Заказы (требования) специалистов архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.
2.4.5. Получение дел для улучшения их физического состояния (при необходимости мелкого ремонта) осуществляется самостоятельно работником хранилища – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища работником хранилища (приложение 6, п. 101). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет работник хранилища.
2.4.6. Получение документов по личному составу осуществляется самостоятельно специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища специалистом архива (приложение 6, п. 102). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Возврат дел на место осуществляет работник хранилища.
2.4.7. Выдача документов во временное пользование осуществляется на основании письменного заявления организации или физического лица - фондообразователя; оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (приложение 7). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п.103).
указываются особенности оформления и физического состояния документов.
Решение о выдаче документов во временное пользование в организацию принимается при наличии:
-договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов.
Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.
Контроль за сроками возврата дел в архив осуществляет главный хранитель фондов.
2.5. Транспортировка и перемещение документов
2.5.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
2.5.2. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
2.5.3. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых
автомашинах при обязательном сопровождении специалиста архива.
2.5.4. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.
3. ПОРЯДОК ВОЗВРАЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩЕ
3.1. Контроль за сроками возвращения документов в хранилище
3.1.1. Контроль за своевременным возвращением выданных из хранилища дел и документов, осуществляет работник хранилища. Контроль осуществляется путем выверки книг выдачи документов и проводится один раз в квартал. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения срока возвращения документов, то выясняются причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.
3.1.2. В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с документами, работником хранилища могут проводиться проверки сохранности выданных из хранилища документов, а так же документов, выданных во временное пользование в организацию. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
3.2. Организация возврата документов в хранилище
3.2.1. При возвращении дел и документов в хранилище осуществляется проверка ихфизического состояния и полистная проверка в установленном порядке (п. 2.1.3). В случае, если при проверке выявлены повреждения возвращаемых документов, работник хранилища проводит ремонт листов, обложки, корешка и т.д.
3.2.2. При возврате в хранилище дел, расшитых с целью копирования документов, работник хранилища осуществляет подшивку дела, либо дело направляется для восстановления переплета в стороннюю организацию (по договору).
3.2.3. При возврате документов, выдававшихся во временное пользование, в акте выдачи (приложение 7) оформляется отметка о дате возврата дел в архив и указываются особенности физического состояния документов.
3.2.4. Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Руководство архива обязано обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества.
3.2.5. При возврате дел и документов в книге выдачи документов из хранилища оформляется отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их специалистов архива (приложения 6, 6а). Если дела возвращены частично, в заказе (требовании) оформляется отметка о возвращении конкретного дела, в книге выдачи документов из хранилища отметка оформляется только при возврате всех перечисленных в заказе (требовании) дел.
3.3. Размещение документов в хранилище
3.3.1. После проверки дела и документы возвращаются на место в соответствии с архивными шифрами, при этом карта-заместитель изымается. В карте-заместителе оформляется отметка о дате возврата дела на место, и она может быть использована для оформления выдачи другого дела.
В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.
Но и в сегодняшней жизни архивов не так уж редко, как и 100 лет тому назад, встречаются ситуации, когда подлинники архивных документов на аналоговых носителях приходится выдавать за пределы организации.
Бывает также, напротив, сама организация, имеющая архивный фонд в государственном архиве, желает подробнее изучить отдельные аспекты своей истории (обычно связанные с разного рода недвижимостью, переданной государством в советскую эпоху) и получает документы во временное пользование для работы с ними.
Основание выдачи документов
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила 2020)
14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:
а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:
во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – при наличии гарантийного письма о последующем возврате.
Если решение о выдаче документов сотрудникам своей организации вполне может принять руководитель архивного подразделения, то при отдаче оригиналов сторонней организации это решение должно приниматься на более высоком уровне – высшим руководителем организации, или по его поручению (доверенности) другим руководителем.
Срок расставания с документами
Одним из ключевых моментов процесса выдачи архивных документов во временное пользование следует считать срок, на который они покидают архивохранилище. Такие документы по-прежнему находятся на учете, а конечную ответственность за них несет руководитель организации. Зачастую именно по причине выданных за пределы организации документов, сроки возврата которых давно истекли, а документы так и не вернулись в организацию, затем приходится организовывать розыск необнаруженных документов и заниматься снятием их с учета (мы посвятили этому целый цикл ранее опубликованных статей).
В практике работы архивов организаций в постсоветский период было принято.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
Читайте также: