Порядок хранения документов акционерных обществ реферат

Обновлено: 05.07.2024

от 16 июля 2003 года N 03-33/пс

Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ

в Министерстве юстиции

21 августа 2003 года,

регистрационный N 4994

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

II. Сроки хранения документов акционерных обществ

2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:

Решение об учреждении (создании)
общества, договор о создании
общества, договор о присоединении

(слиянии) общества и передаточный
акт, решение о разделении,
выделении или преобразовании и
разделительный баланс

Устав общества, изменения и
дополнения, внесенные в устав

Документы, подтверждающие права общества на имущество,
находящееся на его балансе

Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о

Внутренние документы общества

Положение о филиале или представительстве общества

Годовые отчеты общества

Документы бухгалтерского учета общества

Отчеты независимых оценщиков

Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):

а) сводной (консолидированной) годовой

Не менее 1 года

Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося

владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества

Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества

Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения

единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента)

Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров

Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также

иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах"

Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля

Ежеквартальные отчеты эмитента:

а) за 1 квартал финансового (отчетного) года

б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года

в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в

Не менее 1 года

Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества

Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению

Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации

* Вероятно, ошибка оригинала. Дату принятия приказа следует читать: "06.10.2000". - Примечание "КОДЕКС".

2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 2.1. Положения.

2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.

2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

III. Порядок хранения документов акционерных обществ

3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.

Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.

3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.

3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.

3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.

Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение

4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.

4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.

V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения

5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

* Признан не нуждающим в государственной регистрации (письмо Минюста России от 07.02.2002, N 07/1110-ЮД)**.

Перечень документов АО, порядок и сроки их хранения определяются в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете);

- Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО);

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;

- иными нормативными правовыми актами.

Внимание

Уставом АО, внутренним документом общества, регулирующим порядок хранения документов АО, могут быть предусмотрены более длительные сроки хранения документов, чем установленные нормативными правовыми актами (п. 3 ст. 11 Закона об АО, п. 2.2. Положения о хранении документов АО).

Единоличный исполнительный орган АО (директор, генеральный директор, пр.) должен обеспечить организацию хранения документов общества, включая хранение документов бухгалтерского учета (п. 3.1. Положения о хранении документов АО, ч. 1 ст. 7 Закона о бухучете, также см., например, постановление АС Московского округа от 31.08.2015 N Ф05-14325/14). Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений АО, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества (п. 3.1. Положения о хранении документов АО).

При увольнении единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) обязан передать документацию вновь избранному единоличному исполнительному органу (см., например, постановление АС Московского округа от 16.02.2015 N Ф05-17203/14). Порядок передачи документов бухгалтерского учета АО при смене руководства общества определяется АО самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона о бухучете).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (п. 4.1 Положения о хранении документов АО).

АО обязано хранить подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа (п. 3.4 Положения о хранении документов АО).

В целях хранения образовавшихся в процессе деятельности АО архивных документов общество вправе создать архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", далее - Закон об архивном деле). Подробно порядок создания и использования архива регламентирован Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила архивного фонда).

Акционеры АО имеют право доступа к информации о деятельности АО, а также бухгалтерской и иной документации АО (абз. третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, п.п. 1-3, 5 ст. 91 Закона об АО, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 05.03.1999 N 46-ФЗ "О защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг").

Члены совета директоров (наблюдательного совета) АО наряду с акционерами АО имеют право получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абз. второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к АО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, также см., например, постановления ВС РФ от 09.10.2015 N 305-АД15-10159, АС Московского округа от 06.08.2015 N Ф05-9414/15). Если был нарушен порядок хранения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

В случае реорганизации АО, влекущей его прекращение, подлежащие хранению подлинники документов подлежат передаче только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Ели иное не установлено документами АО о реорганизации (договором о слиянии, передаточным актом и т.п.), подлинники документов АО передаются вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов (п. 3.10 Положения о хранении документов АО).

В случае ликвидации АО (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле, п. 3.9. Положения о хранении документов АО):

1. Если у АО был договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения АО с работниками) подлежат передаче в соответствующий государственный архив.

2. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в государственный архив на хранение передаются только документы по личному составу работников АО. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ

утвердить прилагаемое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Председатель
И.Костиков

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее – Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

II. Сроки хранения документов акционерных обществ

2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000

2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 2.1. Положения.

2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

III. Порядок хранения документов акционерных обществ

3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.

Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.

3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.

Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение

4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.

4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.

V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения

5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

III. Порядок хранения документов акционерных обществ

3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.

Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.

3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.

3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.

3.6. Подлежащие хранению документы, до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.

Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

Начальник отдела по работе с регионами Орловского регионального отделения ФКЦБ. Кандидат экономических наук, доцент кафедры "Государственное управление и финансы" Института бизнеса и права ОрелГТУ. Специалист по корпоративному управлению.

Родился 5 декабря 1972 года в г. Орле. В 1995 г. окончил экономический факультет ОрелГТУ.

Одной из новелл Закона об акционерных обществах, внесенных в него Федеральным законом от 7 августа 2001 г. N 120-ФЗ, стала норма, в соответствии с которой порядок и сроки хранения документов акционерными обществами устанавливает федеральный орган исполнительной власти по рынку ценных бумаг, т.е. ФКЦБ России. Соответствующий нормативно-правовой акт ФКЦБ России появился в конце августа 2003 г. В этом документе ФКЦБ России установлен расширенный перечень документов, подлежащих обязательному хранению в акционерном обществе. При этом каждому документу четко отмерено время жизни. Здесь же установлен порядок хранения и уничтожения документов акционерными обществами.

Перечень расширен по отношению к Перечню, установленному в Законе об акционерных обществах.

Нормативно-правовая база, регламентирующая перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, а также порядок и сроки их хранения

В настоящее время перечень документов акционерных обществ, подлежащих обязательному хранению по месту нахождения исполнительного органа, установлен в ст. 89 Закона об акционерных обществах (в последующ. ред.).

Конкретный порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены в Постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (далее - Положение). Этим же нормативно-правовым актом ФКЦБ России установлен дополнительный перечень документов, подлежащих хранению в акционерных обществах, а также порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения.

Помимо того требования к сроку хранения и порядку уничтожения документов акционерных обществ, не вошедших в перечень документов, перечисленных в Законе об акционерных обществах и Положении, установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденном Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.

Перечень документов акционерных обществ, подлежащих обязательному хранению акционерными обществами

В соответствии со ст. 89 Закона об акционерных обществах и Положением акционерные общества обязаны хранить следующие документы:

решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы общества (положение об общем собрании акционеров, положение о совете директоров, положение об исполнительном органе и др.);

положение о филиале или представительстве общества;

годовые отчеты общества;

документы бухгалтерского учета общества;

отчеты независимых оценщиков;

документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): сводной (консолидированной) годовой, годовой, квартальной, месячной;

протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества;

протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества;

протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента); бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона об акционерных обществах;

заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

ежеквартальные отчеты эмитента: за первый квартал финансового (отчетного) года; за второй, третий, четвертый кварталы финансового (отчетного) года; иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом об акционерных обществах, иными федеральными законами;

описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества;

акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению;

иные документы, предусмотренные Федеральным законом об акционерных обществах, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации .

В частности, хранению в акционерном обществе подлежат документы, предусмотренные Перечнем.

Сроки хранения документов акционерных обществ

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ

Кроме того, в Положении установлено, что ряд документов должен храниться в акционерном обществе в соответствии со сроками, установленными в Перечне. К числу таковых относятся: документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации. Анализ положений Перечня позволил установить, что для перечисленных выше документов предусмотрены различные сроки хранения - от одного года до постоянного хранения. Конкретные сроки их хранения акционерные общества устанавливают самостоятельно.

Установленные в Положении сроки хранения документов, образующихся в деятельности акционерных обществ, являются минимальными сроками, в течение которых акционерные общества обязаны хранить свои документы. В Положении установлено, что уставом акционерного общества или его внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов общества, могут быть определены более длительные сроки хранения документов акционерного общества.

В этой связи следует отметить, что вряд ли имеет смысл перегружать излишним объемом информации непосредственно уставы акционерных обществ. Скорее речь должна идти о разработке исполнительным органом специального внутреннего (локального) документа акционерного общества, например положения о порядке хранения и уничтожения документации общества. В этом документе с учетом конкретных условий деятельности акционерного общества должны быть определены: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними, порядок уничтожения документов и др.

В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.

Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в Положении, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Порядок хранения документов акционерных обществ

Согласно требованиям Положения акционерные общества должны хранить документы в соответствии со следующим порядком.

  1. Акционерные общества обязаны хранить документы по месту нахождения своего исполнительного органа.
  2. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
  3. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
  4. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
  5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
  6. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
  7. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
  8. До передачи в архив общества подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
  9. Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
  10. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафу с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченными обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
  11. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
  12. Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
  13. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
  14. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
  15. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение

В соответствии с Положением для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности акционерного общества, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в акционерном обществе должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав должны быть включены наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений. Председателем экспертной комиссии должен быть один из руководителей общества.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.

Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: