Письма бумажные и электронные особенности сходства отличия реферат
Обновлено: 05.07.2024
Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не
• неизбежная потеря документов, а, следовательно, и информации;
• попадание документов и информации, содержащейся в них,
третьему лицу;
• накопление множества документов, назначение и источник появления
которых неясны;
• большие затраты времени на подготовку и согласование документов,
как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная
реакция на новые воздействия;
• невозможность установления истории работы с документами;
• избыточные затраты на бумагу и копирование для создания
нескольких копий одного документа.
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации.
Несмотря на то, что СЭД уже зарекомендовали себя как действенный инструмент повышения эффективности деятельности организации, существуют преграды, замедляющие их распространение. Кроме того, существуют и внутренние проблемы внедрения СЭД. Среди них можно выделить [2,53]:
• несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
• вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за
технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть
вирусов или неквалифицированных действий пользователя;
• как одна из технических проблем: быстрая смена носителей,
программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности
делопроизводственных процессов в управлении и использования
имеющихся документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
• отсутствие порядка признания юридической силы электронных
документов государственными органами и судами;
• отсутствие официально признанной методики (стандарта) работы с
электронными документами, обеспечивающей признание их юридической
силы;
• отсутствие методики экспертизы ценности электронных
документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с
грифованными электронными документами.
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. Основные из них приведены в таблице 1. [2,54].
Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов
1. Время транспортировки документа
2. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и содержанию)
Зависит от используемых способов доставки
Достаточно трудоемка и зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов
Время передачи по электронным каналам связи исчисляется секундами и минутами
Занимает минимальное количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам
3. Требования к оформлению документов
4. Придание документу юридической силы
5. Удобство восприятия информации
6. Возможность работать с несколькими документами одновременно
7. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент
Определены стандартами и
Решены практически все вопросы придания юридической силы
Максимально оптимален для восприятия информации
Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ
На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом
Требования не
стандартизированы.
Жесткие требования к
оформлению реквизитов,
поскольку необходимо
обеспечить совместимость
программно-технических
средств_______________
Текст с экрана компьютера
воспринимается на 25%
медленнее, чем при чтении
с листа бумаги _________
Требуемый фрагмент можно выделить (например, цветным шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется
8. Возможность сделать копию документа
Трудоемкость процесса зависит от используемых технических средств: средства репрографии и полиграфии, микрофильмирования, сканирования
Трудоемкость и затраты времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа.
10. Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации
Специальных условий не требуется, только приемлемое освещение
Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату -
11.Информационная безопасность и защита информации
12. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком
13. Сфера применения документов
Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами
Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах). При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования
Используются средства регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей
Жизненный цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации. Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема -обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации
Используются теми участниками коммуникаций, которые имеют соответствующую компьютерную технику.
Таким образом, для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
Цель исследования: выявить сходства и различия, преимущества и недостатки традиционного и электронного письма на английском языке.
| Вложение | Размер |
|---|---|
| исследовательская работа по английскому языку | 68.02 КБ |
| исследовательская работа по английскому языку | 861.32 КБ |
Предварительный просмотр:
Муниципальное общеобразовательное учреждение
Конкурс учебно-исследовательских и проектных работ учащихся
V школьная научно-практическая конференция
Место виртуального и традиционного письма в процессе коммуникации
Выполнила : ученица 10а класса
Руководитель: Трунилова Ольга
1.1. Письмо как особый тип речевой деятельности………………………… 4
1.2. Структурно-содержательные особенности традиционного
1.3. Структурно-содержательные особенности электронного письма
2. Сравнительный анализ структурно-содержательных особенностей
традиционного и электронного письма……………………………….. .15
3. Результаты анкетирования…………………………………………………17
Письмо по праву причисляется к величайшим культурным ценностям человечества. Народы делятся на обладающих письменностью и бесписьменных; этот факт свидетельствует о значении письма. Речь носит моментальный характер, ограничена во времени и пространстве, так как предполагает пространственную близость говорящего и слушающего и исчезает сразу после разговора, написанное слово может преодолеть время и пространство. Недаром говорят: «Написанное пером не вырубишь топором". Письмо можно определить как такое средство общения, которое помогает человеку преодолеть время и пространство. Эпистолярный жанр – это один из жанров литературного произведения, который характеризуется формой личных писем.
XXI век – время новых технологий. Во всех отраслях жизни на наших глазах происходят кардинальные изменения . За последние десятилетия возросла роль электронной коммуникации в мире. Сейчас мобильные телефоны, электронная почта, чаты, форумы, веб-конференции и т.п., - все эти современные средства связи постепенно вытесняют письма, которые были единственным средством коммуникации, и написание писем было умелым искусством. Однако и в наши дни не следует забывать об элементарных правилах корреспонденции. Любая переписка даёт возможность попрактиковаться в иностранном языке. Это особенно важно для учащихся школ, которые имеют мало возможностей общения на иностранном языке.
Следует заметить, что написание личного письма включено во многие экзамены по иностранному языку. В школе мы знакомимся с правилами написания традиционных писем. Однако в учебниках и учебных пособиях по английскому языку содержится мало заданий, направленных на формирование умения писать электронные письма на английском языке. В чем же заключается специфика электронной переписки на английском языке? Каковы отличительные особенности электронного и традиционного письма на английском языке?
Все сказанное выше позволяет мотивировать актуальность нашего исследования.
Объект нашего исследования – письмо как вид речевой деятельности, предмет – электронные и традиционные письма.
Цель исследования : выявить сходства и различия, преимущества и недостатки традиционного и электронного письма на английском языке.
Проводимое нами исследование потребовало решения
3)Провести анкетирование с целью определить, место традиционного
и электронного письма среди современных форм коммуникации.
Была выдвинута гипотеза : что электронное и традиционное письма имеют значительные различия в написании. Кроме того, в современном мире электронное письмо вытесняет обычное бумажное.
Практическая значимость. Материалы работы могут быть использованы на уроках, факультативах по английскому языку, а также при разработке элективных курсов.
Основные методы исследования:
- поисковый; исследование, метод анкетирования; анализ и обобщение.
С давних времён люди нуждались в общении между собой. Одним из средств общения были письма. Из-за отсутствия бумаги их писали на глиняных дощечках, на бересте, на папирусе. С развитием цивилизации и появлением бумаги письмо стало доступнее и проще. Письма адресатам доставляли гонцы, голубиная и ямщицкая почта. Это было делом ненадежным и длительным. Позже, когда почту стали перевозить поезда и самолеты, время пересылки письма сократилось до нескольких дней. Такие традиционные письма пишут и по сей день.
- Структурно-содержательные особенности традиционного
Как и всякое творение человеческого разума, письмо имеет соответствующую структуру, включающую определенные части. В деловом, официальном письме их больше. В личном, неофициальном письме — меньше.
В общем и наиболее полном виде структура неофициального письма на английском языке может быть представлена следующим образом:
1. Адрес отправителя (the sender's address).
2. Дата (the date).
3. Адрес получателя (the inside address).
4. Обращение (the salutation).
5. Зачин, или первая фраза (the opening sentence).
6. Текст письма (the body of the letter).
7. Заключительная фраза (the closing sentence / closing salutation).
8. Заключительная формула вежливости (the complimentary close).
9. Подпись отправителя (the signature).
10. Постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму (P.S. или Postscript).
Каждое письмо уникально, поэтому наличие всех элементов необязательно. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее, основные или, по усмотрению отправителя, самые важные элементы должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.
Перечисленные элементы письма располагаются на странице определенным образом. (Таблица 2).
Письмо другу на английском языке является неформальным письмом, но его структура имеет некоторые особенности, которые желательно знать. Можно употребить определенные обращения в любом личном (неформальном) письме на английском языке.
Во вступлении можно написать о причине обращения, сослаться на предыдущее письмо, поблагодарить за что-нибудь (за ответ, за внимание и т.п.). Вступление, как правило, оформляется одним предложением:
Требования не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП.
^ Продолжение таблицы 1
^ 1.3. Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ
Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.
Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом, как уточнил С.Л. Кузнецов в своей статье, каждая организация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) на базе внедрения современных информационных технологий [Кузнецов 2005: 33].
Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.
Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.
Для систематизации множества универсальных ИТ в соответствии с основными этапами процесса ДОУ и типовыми функциями организационного управления следует разбить процесс ДОУ на ряд этапов:
- подготовка, создание и оформление документов;
- организация движения документов внутри организации;
- регистрация и контроль исполнения;
В таблице 2 Г.Ю. Максимовичем и В.И. Берестовой [Максимович 2005: 34] предложен вариант решения делопроизводственных потребностей с помощь универсальных технологий.
Универсальные ИТ
Технология баз данных.
Интеллектуальные ИТ (электронные словари и переводчики).
ИТ, поддерживающие факсимильную связь.
Технология преобразования бумажного документа в электронный.
Технология баз данных.
Технологии создания каталогов системы Windows.
В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.
Иллюстративный материал – важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.
Наиболее разнообразны и многофункциональны ИТ, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнение справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.
Для организации хранения объемных документов или для организации архивного хранения используются технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Использование подобных программ дает не только возможность значительно экономить дисковое пространство на компьютере, но и быстро передавать большое количество документов при их пересылке по электронной почте или передаче на дискетах. Наиболее распространенными программами-архиваторами являются WinZip и WinRar.
Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа FineReader [ www .abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.
Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей [Вовкотруб 2000: 6].
Особое место среди универсальных ИТ занимают сетевые информационные технологии, обеспечивающие функцию приема и передачи информации. Это обеспечивается посредством объединения компьютеров в локальную и глобальную сеть (Internet). Локальную часто применяют внутри организации для обмена информацией между подразделениями, а глобальную – для передачи и приема информации от территориально-удаленных центров. Программным средством, обеспечивающим связь с Интернетом и работу в нем, чаще всего является Internet Explorer.
Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, а минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения.
Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций.
^ Актуальность внедрения таких систем обусловлена следующим. ДОУ оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становиться еще более актуальным. К основным проблемам, возникающим при этом, можно отнести:
- потеря целостной картины происходящего у руководства;
- нарушение слаженного механизма деятельности структурных подразделений и, как следствие, падание качества обслуживания клиентов, способности поддерживать внешние контакты;
- снижение производительности труда, а из-за возникновения ощущения недостатка в ресурсах – неоправданный рост штата.
Решение указанных проблем в масштабах крупной организации на основе автоматизации отдельных рабочих мест секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя – не всегда эффективно. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями организации; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных работ.
По отношению к задачам делопроизводства различают системы, ориентированные на автоматизацию:
- делопроизводства в целом;
- только архивных и поисковых функций;
- контроля и учета документов.
Отличительным свойством универсальных систем является их возможность решения большого количества задач делопроизводства. Д.Л. Куциняк в своей статье выделяет следующие универсальные свойства системы:
1) открытость – возможность добавления новых функций и расширения уже имеющихся;
2) иерархическая система хранения документов с неограниченным количеством уровней вложенности папки в папку реализована во всех системах. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок. В ряде систем расширены возможности хранения за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы);
3) маршрутизация документов осуществляется специальными моделями систем, отвечающими за документооборот. Используется свободная и жесткая маршрутизация документов. В первом случае любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы. Однако маршрут может изменяться при выполнении каких-либо заранее заданных условий;
4) наличие средств разграничения полномочий и контроль за доступом к документам;
5) автоматическое отслеживание версий и подверсий документов;
6) наличие утилит для просмотра документов разного формата;
7) возможность аннотирования документов;
Система автоматизации делопроизводства может быть реализована как в виде самостоятельной разработки, так и в виде специальных модулей в составе корпоративных информационных систем предприятия.
Выбор системы комплексной автоматизации делопроизводства относится к компетенции делопроизводственных служб. Учитывая, что на рынке программного обеспечения в настоящее время представлено множество продуктов, относящихся к классу систем комплексной автоматизации, как зарубежных, так и отечественных производителей, задача выбора становиться значительно сложнее. Специалисты считают, что при принятии решения о внедрении системы комплексной автоматизации делопроизводства необходимо определить список требований к системе, после чего сделать выбор. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками систем на предмет удовлетворения поставленных требований. Таким образом, можно выделить несколько групп требований:
- требования к программному обеспечению.
Первая группа содержит описание процессов, участвующих в делопроизводстве организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы и сопутствующим вопросам.
Задание № 1. Проведите сравнительный анализ систем бумажного и электронного документооборота. Обозначьте преимущества и недостатки каждой из систем, сделайте вывод о более эффективной системе.
Под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату. [1] Различают три потока движения документации: исходящие, входящие и внутренние.
Бумажный документооборот это такой документооборот, который подразумевает размещение информации на бумажном носителе. При создании все же используется компьютерное оборудование, в то время как 20-30 лет назад применялись исключительно бумага и ручка, и позднее ручку заменила печатная машинка. Следовательно, в наше время нельзя говорить об истинно бумажном документообороте, так как в процессе применяются компьютер и интернет.
Из плюсов бумажного документооборота можно выделить:
Из минусов можно выделить:
Электронный документооборот – это не только движение документов, но и организация работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения и т.д. Рассмотрим электронный документооборот, то можно выделить такие плюсы:
- Простота передачи данных – нет нужды пользоваться услугами почты или курьера, все происходит в считанные минуты, при этом с одним и тем же документом могут работать несколько исполнителей.
- Физическое освобождение места – в первую очередь избавление от огромных архивов различной направленности, а также от обычных документов, которые при сильной загруженности имеют свойство скапливаться на столе и не только.
- Снижение затрат – снижаются как финансовые, так и трудозатраты на тиражирование, ввод данных, рассылка почтой, а также сопутствующие расходы.
- Сведение к минимуму возможность порчи и потери документов – также к этому пункту можно отнести возможность редактирования документа, без необходимости его распечатывать.
- Быстрый поиск нужного документа – тут как в интернете, ввел в поиск искомое значение и все сразу нашлось.
- Контроль исполнения – можно с легкостью контролировать работу исполнителей.
- Все вышеперечисленные пункты легко сводятся к одному, на мой взгляд, самому главному – повышение производительности труда.
Из минусов можно выделить:
- Ненадежность – я считаю, это самый главный и весомый аргумент противников электронного документооборота. При каких-либо неполадках данные могут быть испорчены или даже удалены, что на самом деле очень страшно, так как их будет очень сложно или даже невозможно восстановить.
- Вредность – при длительном нахождении за компьютером развиваются различные заболевания, так как идет большая нагрузка на весь организм, начиная от глаз и заканчивая ногами, и если при бумажном документообороте в работе нужно и копировать, и перемещать документы, то при электронном документообороте все в программе.
- Первичные траты на оборудование – как мы уже говорили, уменьшение трудозатрат это аргумент в пользу электронного документооборота, но чтобы его начать, нужно потратиться на необходимое оборудование и специальное ПО.
- Сложность в эксплуатации – чтобы работать в такого рода программах, необходима специальная подготовка сотрудников, а именно обучение работы с ним, что с одной стороны сузит выбор подходящих кандидатур, а с другой повлечет траты на обучение такого специалиста и его зарплату.
- Сложность перехода – это тоже немаловажный момент, так как обычно компании имеют большой круг лиц, с которыми ей необходимо сотрудничать по различным вопросам, и время перехода с одной системы на другую может стать временем упущенной выгоды.
Я считаю, что нельзя с уверенностью сказать, какой тип документооборота лучше. Это прогресс. Сначала была лошадь, потом появилась машина и мы не можем говорить, что лошадь хуже, а машина лучше, просто время идет, все совершенствуется. Получается, что бумажный документооборот это первая ступень, электронный документооборот следующая, потом, возможно, будет и третья. С уверенностью можно сказать, какой на сегодняшний день документооборот в России – смешанный, так как практически повсеместно применяется интернет для передачи и обмена информацией, различные программы типа 1С, на многих предприятиях применяется оцифровка документов. Все это можно частично отнести уже к электронному документообороту. Но самое важное и главное все равно остается на бумаге.
Читайте также: