Отношение личности к работе и его влияние на коммуникационный процесс реферат

Обновлено: 04.07.2024

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

1.Общая характеристика коммуникационного процесса. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 Понятие и формирование коммуникационных процессов. . . . . . . . . . . . . . . . .3

1.2 Элементы и этапы коммуникационного процесса. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

2.Виды коммуникаций. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3. Трудности в развитии коммуникации и пути улучшения системы коммуникации. . 15

3.1Основные проблемы коммуникаций в менеджменте. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.2Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации .20

Список литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

В ходе совместнойдеятельностилюдиобмениваютсяразличными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками.

Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникациисвязующимпроцессом.Аоднимизважнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратныесигналы,онорганизует,руководитимотивирует подчиненных. Поэтому многое зависитотегоспособностипередавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностныеотношения.Эффективностьюкоммуникацийчасто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов, очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

1.Общая характеристика коммуникационного процесса

1.1 Понятие и формирование коммуникационных процессов

Коммуникация - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Для выполнения всех функций управления необходимы принятие решений (как суть самого управления), а также обмен информацией для выработки решений, понятных для всех членов, подразделений и окружения организации.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Введение

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности. Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

Глава 1. Развитие коммуникаций в системе управления

Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций произошло не так давно, то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными.

Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих описанных ситуациях есть исключения.

Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

В данной работе характеризуются как плохие коммуникации, так и эффективные коммуникации, налаженные потоки и обратные связи.

Глава 2. Коммуникации в системе управления

2.1. Коммуникации - понятие, виды, их характеристика

- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;

- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

1) Межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

2) Коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

- Формальные или официальные. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

- Неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

-вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

-горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

- восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на вербальные (словесные) и невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

2.2 Коммуникационный процесс, понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацие й между двумя или более людьми.

Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена.

Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс -- это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);

Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

Зарождение идеи или отбор информации;

Выбор канала передачи информации;

Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента.

Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, которые должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

2.3 Информации в коммуникационном процессе

Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми. Она используема для коммуникационного управления, подразделяется на:

- базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;

- текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

-документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

-недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономической, организационной, социальной, технической.

Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило требования к информационному обеспечению коммуникационных процессов.

2.4 Межличностные и организационные коммуникации, понятие, преграды, их характеристика

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие между людьми.

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие внутри организации между ее сотрудниками.

Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают только одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

В тоже время межличностные коммуникации включают в себя организационные коммуникации.

Таким образов, преграды, возникающие при межличностных и организационных коммуникациях, по своей сути практически ничем не отличаются друг от друга.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами (преградами).

Различают коммуникационные барьеры макро - и микроуровня.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

К таким барьерам относятся:

- перегрузка информационных сетей и искажение информации;

- потребность во всё более сложной информации;

- интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним относятся:

- отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);

- отношение адресата к источнику информации;

- восприятие получателем информации многозначных слов;

- отсутствие обратной связи.

Все преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных коммуникаций также можно представить в виде схемы. (Схема 1.).

Затрудняют коммуникации также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

Схема1. Классификация преград в процессе коммуникаций

2.5 Эффективность коммуникаций в менеджменте

Эффективность коммуникаций различна. Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %, (т. е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения.

Успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации.

Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или искаженный факт из ста, хотя 99 могут соответствовать действительности.

Российские менеджеры выделяют десять заповедей успешной коммуникации:

Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание;

Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации;

Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации;

Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации;

Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация;

Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра;

Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам;

Учитесь умению слушать другого.

Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников.

Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё это требует детальной информации.

Заключение

Подводя итоги можно с уверенностью сказать; что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших.

Прежде всего менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива. Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит прежде всего будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам. Итак, можно сделать вывод, что без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

Основные выводы по данной работе можно представить в виде следующей таблицы.

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

Введение

Успех многих, не только управленческих действий предопределяется качеством процесса коммуникации. Наше понимание окружающего мира основывается на получаемой и передаваемой нами информации и ощущениях. Передача и получение информации – одна из управленческих задач.

Цель работы: рассмотреть коммуникативное поведение в организации.

• показать коммуникативный процесс;

• рассмотреть условия, влияющие на эффективность коммуникаций;

• показать коммуникативные барьеры как проблемы, требующая решения;

• рассмотреть анализ коммуникативной деятельности в учреждении.

1. Коммуникационный процесс

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов.

Коммуникация – это передача информации от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой-либо другой форме (письменно; жесты; поза; тон голоса; так, что н сказано и т. д.) с целью получаемой в ответ желаемой реакции.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель. Это ключевая роль, выполняемая участником процесса. Она заключается в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другому или другим участником процесса; переходит от одного лица к другому по мере того, как ее выполнение закончено. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках данного процесса и формулировании значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику.

• Кодирование и выбор канала.

Эти этапы можно проиллюстрировать в виде простой модели процесса коммуникации.

Кодирование и выбор канала. Кодирование – перевод информации в коммуникационные символы. Символы включают в себя слова, сигналы или действия. Нередко используемые символы могут иметь неоднозначную трактовку, т.е. существует вероятность того, что получатель неправильно (с точки зрения отправителя) их интерпретирует, особенно если он не знаком с языком и культурой источника информации.

Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, используемых для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.

2. Условия, влияющие на эффективность коммуникаций

Факторы, влияющих на эффективность коммуникации.

Чем большей монополией обладает источник коммуникации, тем выше вероятность положительного отклика получателя.

Коммуникации являются более эффективными тогда, когда обращение соответствует мнениям, убеждениям и предпочтениям получателя.

Легче осуществлять воздействие, если человек увлечен или интересуется темой.

Коммуникации будут более успешными, если источник считается профессиональным, обладает высоким статусом, если известны его цели и ориентация, и особенно в том случае, если источник влиятельный и легко идентифицируется.

При любой коммуникации необходимо учитывать социальный контекст, который всегда влияет на восприятие.

• объективность (беспристрастность) обратной связи;

• целенаправленность обратной связи;

• своевременность обратной связи.

Многим кажется, что слушать это означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса сосредоточенного слушания. Как показывают исследования, управляющий по сути дела слушает лишь 25 %–ой эффективностью. Согласно, другому исследованию, эффективное слушание является важнейшим качеством эффективного функционирующего менеджера.

3. Коммуникативные барьеры – проблема, требующая решения

Источниками коммуникативных барьеров выступают как индивиды, так и организации в целом.

Существуют следующие виды индивидуальных барьеров.

Во-первых, барьеры в общении между людьми могут быть связаны с различиями в эмоциях и типах восприятия. Например, если человек склонен разделять людей на группы (классы), его мнение будет трудно изменить. Если человек жестко определяет свою позицию еще до начала дискуссии, возможности достижения успеха в коммуникации резко уменьшаются. Более того, люди с различным прошлым или уровнем знаний, как правило, по-разному интерпретируют одну и ту же информацию.

В-третьих, коммуникативные трудности часто связаны с семантическими различиями. Семантика - это смысл слов и контекст, в котором они используются. Так, слово "эффективность" для директора фабрики может означать достижение высоких объемов производства, а для специалиста по человеческим ресурсам - удовлетворения работников. Следовательно , успешные коммуникации предполагают тщательный подбор слов, которые призваны точно отображать ваши мысли.

Организационные коммуникативные барьеры связаны с факторами, присущими организации в целом. Прежде всего, это проблема разного статуса и уровня полномочий. К примеру, будь вы сотрудником первой линии, сообщили бы вы менеджеру о какой либо проблеме, если ваше обращение создаст у менеджера отрицательное впечатление о вашей работе? С другой стороны, наделенные властью менеджеры не редко воспринимают рядовых сотрудников как не способных к серьезным мыслям и поступкам индивидов.

Значительное влияние на коммуникации оказывают различия в целях и потребностях отделов. У каждого из них свои проблемы. Для производственного отдела главное - показатели производительности, его сотрудники достаточно далеки от интересов работников службы маркетинга.

Третья проблема заключается в том, что коммуникативные потоки могут не соответствовать задаче команды или всей организации. Если при выполнении нестандартных задач применяется централизованная структура коммуникаций, обмен информации между работниками будет явно недостаточным. Организация, отдел или команда максимально эффективны только тогда, когда объем коммуникаций между работниками соответствует поставленной задаче.

И последнее препятствие. Негативное воздействие на эффективность коммуникаций оказывает отсутствие в организации формальных каналов. В компании всегда должны быть адекватные текущей ситуации восходящие . нисходящие и горизонтальные коммуникации в различных формах: опросы работников, политика открытых дверей, информационные письма, записки, специальные команды, даже учреждения специальных "связующих" должностей. Отсутствие формальных каналов означает отсутствие в организации коммуникаций как таковых.

4. Анализ коммуникативной деятельности в учреждении

Юридический отдел районной администрации, являясь структурным подразделением администрации, плохо взаимодействует с другими отделами администрации, осуществляет работу с населением. Задачи юридического отдела: подготовка и юридическая проверка нормативных актов администрации, юридические консультации по вопросам деятельности администрации. Коммуникативные процессы протекают по двум основным направлениям: взаимодействие специалистов отдела между собой и с заведующим отдела, взаимодействие со специалистами других отделов. Часто на практике наблюдаются следующие проблемы в коммуникативном взаимодействии. Во-первых, специалисты отдела не всегда правильно воспринимают указания и рекомендации заведующего отделом, что связано с неумением слушать указания начальства, практически воспринимать его советы. Во-вторых, недостаточно эффективно налажено взаимодействие с другими отделами в плане передачи информации, указаний, часто задерживаются затрагиваемые материалы, тормозится работа из-за неясностей формулировки заданий. Это приводит к нарушению сроков выполнения работы, отсутствию должного управленческого контроля. В-третьих, наблюдаются проблемы в общении между специалистами отдела, высок уровень напряженности, нередко происходят конфликт между ровесниками. Учитывая методику преодоления коммуникативных барьеров, для разрешения указанных проблем рекомендуется:

б) заведующему отдела в начале каждого рабочего дня давать задание подчиненным, желательно в личной беседе формулировать указания; исправлять допущенные ошибки; рекомендовать использование тех или иных методов для разрешения проблем.

в) заведующему отдела проводить регулярные беседы с подчиненными, выяснять их жизненные позиции, разрешать конфликты при первых признаках появления и разрастания; способствовать развитию уровню неформального общения между сотрудниками и начальником.

Заключение

Коммуникация является не только существенным элементом внутреннего функционирования организации, но и играет жизненно важную роль в обмене информацией между организацией и средой. Система коммуникации служит средством включения организации в их внешнюю среду.

Решающим соображением в пользу изучения коммуникаций в организации является тот факт, что они осуществляются в сильно регламентированных условиях, когда на процесс коммуникации воздействует организационная структура. Так, коммуникация между подчиненным и руководителем существенно отличается от коммуникации между людьми с равным статусом в организации.

Библиографический список

1. Джордж. Дж. М. Организационное поведение. Основы управления. – М., 2003.

2. Коренной А.А. Информация и коммуникация. - Киев, 1986.

3. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. - М., 1999.

4. Мескон М. Основы менеджмента. – М., 2000.

5. Молл Е.Г. Менеджмент: организационное поведение. – М., 1998.

6. Почепцов П.Г. Теория и практика коммуникаций. - М, 1998.

7. Роджерс Э. Агарвала – Роджерс Р. Коммуникации в организациях. - М, 1990.

Переоценить важность коммуникации в менеджменте практически невозможно. Почти все, что делают менеджеры, чтобы помочь организации достичь своих целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не могут обмениваться информацией, очевидно, что они не смогут сотрудничать, ставить цели и достигать их.

Однако общение — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых этапов. Каждый из этих шагов очень важен для того, чтобы другой человек понял наши мысли.

Каждый шаг — это точка, в которой — если мы будем небрежны и не будем думать о том, что мы делаем — смысл может быть потерян.

Понятие, природа и виды коммуникации

Общение — это прежде всего обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективной коммуникации в управлении организацией. Очевидно, что если люди не могут обмениваться информацией, они просто не смогут работать вместе.

Обмен информацией необходим для любой функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль). Она занимает центральное место в принятии обоснованных решений и играет важную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией является важным компонентом почти всех видов управленческой деятельности. Поэтому неудивительно, что менеджеры всех уровней тратят большую часть своего рабочего времени (50-90%) на общение.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера в первую очередь зависит от эффективности его навыков общения и деловой коммуникации: умения вести разговор лицом к лицу и звонить по телефону, читать и писать деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.д.

Организационная коммуникация — это сложная, многоуровневая система, включающая как саму организацию и ее элементы, так и внешнюю среду.

Внутренняя коммуникация

Он относится к обмену информацией, который происходит между элементами организации. В организации обмен информацией происходит между уровнями управления (вертикальная коммуникация) и между отделами (горизонтальная коммуникация).

Межуровневая коммуникация в организациях. При вертикальной коммуникации информация перемещается с уровня на уровень внутри организации. Он может передаваться с более высоких уровней на более низкие. Таким образом, нижестоящие уровни управления информируются о текущих задачах, изменениях в приоритетах, специальных заданиях и т.д. Например, вице-президент по производству может сообщить менеджеру завода (менеджеру среднего звена) о предстоящих изменениях в производстве какого-либо продукта. Руководитель завода, в свою очередь, должен проинформировать своих подчиненных менеджеров о специфике готовящихся изменений.

Коммуникация между различными отделами. Помимо обмена информацией сверху вниз или снизу вверх, организациям также необходимы горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества отделов, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация представляет собой систему взаимосвязанных элементов, руководство должно обеспечить совместную работу специализированных элементов для продвижения организации в правильном направлении. Основное отличие горизонтальной коммуникации заключается не в направлении движения информации, а в том, что горизонтальный обмен информацией, в отличие от вертикальной коммуникации, связывает равноправные элементы организации и формирует между ними отношения сотрудничества и координации.

В розничной торговле, например, региональные менеджеры по продажам регулярно встречаются для обсуждения общих проблем, координации стратегий продаж и обмена информацией о продукции. В наукоемких отраслях ключевые менеджеры среднего звена из сферы производства, маркетинга и НИОКР встречаются для координации инновационной деятельности. На основе базовой технологии компании могут производить самые разные продукты, поэтому очень важно получать информацию о том, чего хочет рынок, через отдел НИОКР. Это позволяет компании оставаться рядом с клиентом и продолжать эффективно удовлетворять его потребности. Аналогичным образом, производственный персонал должен обосновать низкие затраты на внедрение будущих инноваций из отдела проектирования и исследований, чтобы оправдать продолжение производства.

Общение между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренней коммуникации составляет абсолютную долю всего обмена информацией в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Общение с рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность групповых действий. Поскольку в обмене мнениями участвуют все члены команды, у каждого есть возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о проблемах и успехах и т.д. Кроме того, рабочая группа иногда собирается без руководителя для обсуждения проблем, улучшений или предстоящих изменений. Как упоминалось ранее, такие отношения участия могут повысить удовлетворенность сотрудников работой.

Неформальное общение. В каждой организации, помимо формальной структуры, существует также неформальная структура, основанная на неденежных, внеслужебных, нерегулируемых отношениях, и, соответственно, помимо информации, передаваемой по формальным каналам (формальная коммуникация), существует также неформальная информация, проще говоря, слухи, циркулирующие посредством неформальной коммуникации.

Наличие неформального общения в организации — это нормально, но только до определенной степени. Следует помнить, что слухи всегда являются результатом недостатка информации, а большое количество информации, распространяемой посредством слухов и неформального обмена информацией, свидетельствует о неблагоприятной и неэффективной системе коммуникации.

Процесс коммуникации

Таким образом, коммуникация пронизывает все элементы организации. Его основная цель — обеспечить понимание друг друга участниками обмена информацией.

Процесс коммуникации — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Отправитель — человек, который пытается донести определенные идеи через передаваемую информацию.

Процесс коммуникации можно представить как последовательность нескольких взаимосвязанных фаз.

Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд, и на практике трудно определить и разграничить его этапы. Но каждый этап необходимо описать, чтобы лучше понять его содержание.

Эта обратная связь реализуется через два заключительных шага в процессе коммуникации:

Для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Процесс коммуникации с обратной связью, хотя и более медленный, но гораздо более точный и эффективный по сравнению с односторонней коммуникацией.

Проблемы коммуникационного процесса в организации

Такие проблемы довольно часто встречаются в межличностном общении из-за психологических различий в восприятии. Люди по-разному интерпретируют одну и ту же информацию в зависимости от своего образования, жизненного опыта, потребностей и т.д. Характер отношений между начальником и подчиненным очень важен. В атмосфере доверия расширяется поток информации и повышается ее точность: когда менеджеры честно и открыто информируют своих подчиненных, те реагируют соответствующим образом.

Другая часть проблем связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разное значение для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национальных и культурных различий, положения. Что еще хуже, многие организации, а иногда даже их структурные подразделения разрабатывают собственный жаргон, который также может быть источником семантической предвзятости.

Проблемы, возникающие при межличностном обмене информацией, носят психологический характер и решаются, прежде всего, за счет повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, за счет совершенствования навыков делового общения. Однако трудности в коммуникационных процессах могут быть вызваны и причинами иного — организационного — характера.

Перегрузка каналов — еще одна причина организационных коммуникационных трудностей. Это вызвано как элементарным отсутствием технических средств для связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков.

Нерациональная организационная структура — еще одна причина, которая может привести к проблемам в общении. Если структура организации плохо продумана, что приводит к дублированию функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит к параллельным информационным потокам, их искажению и медленному движению. Непрочная структура также может привести к конфликтам между различными подразделениями и отдельными менеджерами, что, естественно, приводит к серьезным проблемам в обмене информацией и принятии управленческих решений.

Эффективность процесса коммуникации.

Невозможно количественно оценить эффективность процесса коммуникации. Однако его эффективность зависит от многих факторов.

При оценке эффективности коммуникационного процесса играет роль количество каналов коммуникации: при обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом, необходимо минимальное количество каналов, но должно быть определенное их сочетание (например, письменный и устный).

Читайте дополнительные лекции:

Образовательный сайт для студентов и школьников

Читайте также: