Основные этапы развития стандартизации сферы доу реферат
Обновлено: 04.07.2024
Статья посвящена проблеме стандартизации делопроизводства в Рос — сии. В ней анализируются специфика и перспективы этого направления регулирования делопроизводства в нашей стране, описываются основные этапы его развития. Исследование основано на нормативных актах и стандартах. В статье рассмотрены как история стандартизации дело — производства и управления документами, берущая свое начало в 20-х гг. ХХ в., так и современное положение дел в этой сфере, характеризующееся повышением интереса к данной проблеме в целом, значимости и востре — бованности стандартов в частности. В заключение проанализированы тенденции и перспективы развития этого направления регулирования управления документами в нашей стране.
Ключевые слова: делопроизводство, стандартизация, стандартизация делопроизводства, история стандартизации делопроизводства, периоди — зация стандартизации делопроизводства, документационное обеспечение управления, управление документами.
80-е годы ХХ в. – «переломный этап в понимании объекта доку —
ментоведения. Он связан с принципиальным изменением фиксации,
ЭВМ и машиночитаемых документов, повлекшими за собой мо —
дернизацию нормативной базы делопроизводства (ДОУ). В связи с
появлением нового вида документов и средств их создания работа по
стандартизации идет путем переработки уже существующих терми —
нологических стандартов21 и разработки новых специализированных
стандартов и правил: ГОСТ 6.10.4-84; РД 50-524-84 и др.22
Подводя итог обзора второго периода стандартизации дело —
производства в СССР, можно сделать следующие выводы:
– принципиально изменился подход к пониманию места и роли
делопроизводства в управлении, а также способам создания
– были разработаны: единая государственная система дело —
производства и унифицированные системы документации
(включая УСОРД)23, окончательно закрепившие способ ре —
гулирования делопроизводства в России путем издания нор —
мативно-правового акта высшим государственным органом,
распространяемым централизованно на все государственные
учреждения и организации страны;
– несмотря на то что стандартизация делопроизводства (отдель —
ных его аспектов, включая виды документов) получила свое
236 Л. Н. Варламова
развитие, ее положение было определено как вспомогатель — ное, а место стандартов – как сопутствующих документов, дополняющих (развивающих) положения основного нор — мативно-правового документа. При этом стандарты носили узконаправленный характер, решая (регулируя) какую-либо одну делопроизводственную задачу.
Третий этап стандартизации делопроизводства (конец 2000-х гг. – настоящее время) значительно отличается от предыдущих и характе — ризуется возрождением стандартизации этой сферы, фактически угасшей в 90-х гг. ХХ в. В этот период, с одной стороны, продолжают действовать ГОСТы, разработанные на третьем этапе, модернизи — руясь в ряде случае24, а с другой стороны, разрабатываются прин- ципиально новые национальные стандарты на базе международных стандартов ИСО: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007; ГОСТ Р ИСО 23081-
1-2008; ГОСТ Р ИСО 22310-200925.
Следует отметить, что все основные международные стандарты
ИСО по управлению документами, существовавшие в этот период,
были приняты в России в качестве национальных стандартов мето —
дом обложки. Под влиянием этих стандартов и новых информаци —
онных технологий во многом изменился сам подход к пониманию
места и роли делопроизводства (в этот период ДОУ) в системе
управления. Стал широко использоваться термин «управление до —
интересов и прав специалистов сферы ДОУ, выводя их на уровень
Изменился и сам подход к стандартизации в целом и этой сфе —
ры в частности. Теперь она идет по пути самофинансирования и
отсутствия государственного заказа на стандарты. Это привело к
отсутствию строгого контроля за качеством переводов стандартов
и их согласованности, особенно терминологической, между собой.
В этой связи тем более важной представляется позиция ВНИИДАД,
закрепившего за собой право участия в разработке международ —
ных стандартов ИСО/ТК 46/ПК 11 «Управление архивами/
стандартов. При этом ВНИИДАД является основным разработчи —
ком всех последних национальных стандартов, в основу которых
положены международные стандарты ИСО по управлению доку —
ментами, подготовленных ТК 191 СИБИД Ростехрегулирования,
что позволяет сохранять и развивать единый терминологический
аппарат этой сферы.
Стандартизация делопроизводства в России…
2012 г. во многом является переломным для стандартизации управления документацией на международном уровне. В 2009 г. Международная организация по стандартизации ИСО начала масштабную работу по стандартизации управления документацией путем комплексной разработки новых международных стандартов ИСО (международные стандарты ИСО серии 30300, ИСО 16175 и др.)26, повлекшую за собой необходимость пересмотра уже суще — ствующих стандартов (ИСО 15489, ИСО 23081, ИСО 22310). Этот процесс неизбежно найдет свой отклик в России и повлияет на стандартизацию этой отрасли в нашей стране. Вопрос в том, каким образом.
Говоря о перспективах развития стандартизации делопроиз — водства в нашей стране и учитывая всплеск интереса к этой пробле — ме, можно утверждать, что это направление будет развиваться. Безусловно, новые стандарты ИСО, регулирующие эту сферу, бу — дут переведены и оформлены в качестве официальных переводов. Другое дело – разработка национальных стандартов на их основе. Здесь мы видим два пути их внедрения.
Первый путь, ставший традиционным в последнее время, при — нятие стандартов методом обложки, на наш взгляд, мало пригоден на данном этапе в связи с тем, что:
– новые стандарты ИСО выстраивают целую систему управ — ления документами, включающую в себя не только ОРД, но и иные системы документации. В нашей стране дело- производство (документационное обеспечение управления) ограничено именной этой системой документации (отчасти включая кадровую документацию);
– исторически сложившаяся практика регулирования дело — производства нормативно-правовыми актами и сам способ ведения делопроизводства (строго централизованный) не позволят внедрить эти стандарты в полном объеме, так как вступят с ними в противоречие.
Второй путь, на наш взгляд, наиболее реальный, заключается в следующем:
– переработать национальные стандарты с учетом положе- ний международных стандартов ИСО, но с сохранением национальной специфики отрасли. Особое внимание при этом следует уделить терминологическому стандарту ГОСТ Р 51141-98, при переработке которого необходимо учесть терминологию, используемую в международных стандартах ИСО;
238 Л. Н. Варламова
– разработать ряд взаимосвязанных национальных стандартов путем выжимки из международных стандартов ИСО основ — ных моментов, развивающих положения национальных тре- бований к делопроизводству;
– принять методом обложки международные стандарты ИСО, посвященные вопросам оценки, аудита и сертификации си — стем управления документами, с целью сохранения их статуса. Подводя итог, следует сказать, что отношение к стандартам как к
чему-то вспомогательному, сопутствующему основному норматив — ному документу, имеет под собой многолетнюю историю, начало ко — торой положено на первом этапе стандартизации делопроизводства в СССР. При этом объект стандартизации постоянно расширялся параллельно и взаимосвязанно с расширением объекта делопроиз — водства, пониманием его роли и места в системе управления.
Если на первом этапе объектом стандартизации выступает бланк документа и бумага как носитель, то на втором объект стандартизации расширяется за счет включения в него унифици — рованных систем документации (в частности, система организа- ционно-распорядительной документации), а также новых видов документов (машиночитаемых) и акцентирования внимания на способе их создания и придания им юридической силы.
90-е годы ХХ в. можно охарактеризовать как период крушения стандартизации делопроизводства в России. Несмотря на то что были переработаны (модернизированы) стандарты, устанавливаю — щие требования к оформлению документов27 и терминологический стандарт28, в целом сама система стандартизации этой сферы была сведена на нет.
Стандартизация делопроизводства в России…
Введение 3 1. Документационное обеспечение управления как механизм повышения эффективности функционирования системы управления и функционирования организации 5 2. Стандартизация в сфере документационного обеспечения управления 11 3. Ключевые этапы развития стандартизации в сфере документационного обеспечения управления 15 Заключение 18 Список литературы 19
Разработка и внедрение технических нормативных правовых актов во всех сферах деятельности – фактор согласованности действий в высококонкурентной среде. Технические нормативные правовые акты также эффективный механизм распространения наилучших технологий и методов работы, установление соответствий международным нормам. Повышение юридической значимости документа в эпоху усиления действия экономических факторов обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Регламентация и управление выступают основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Стандартизация в различных организациях регламентов и процедур управления всеми документами обеспечивает эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов.
Для того чтобы купить дипломную работу по логистике не нужно никаких усилий. Просто заполните форму заказа и мы приступим к написанию вашего диплома.
. Все это обуславливает актуальность темы данного реферата. Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений требуется осмысливание контекстов документов и определение взаимосвязей их контекстов. Все это практически невозможно без принятия соответствующей правовой базы. [1] Если раньше системы документооборота реализовывали функции просто регистрации информации и формального контроля продвижения документов по исполнителям, по всей цепочке исполнения вопроса, то сейчас требования к автоматизированным системам документационного обеспечения управления – это отражение содержательных этапов планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, которые все больше учитываются при принятии решений. Целью реферата является рассмотрение основных этапов развития стандартизации в сфере ДОУ. Исходя из поставленной цели, можно выделить следующие задачи: - Изучение документационного обеспечения управления как механизма повышения эффективности функционирования системы управления и функционирования организации; - Рассмотрение стандартизации в сфере документационного обеспечения управления; - Определение ключевых этапов развития стандартизации в сфере документационного обеспечения управления.
В заключении хотелось бы отметить, что все цели и задачи, поставленные в данном реферате, были успешно выполнены. Можно сказать, что делопроизводство является деятельностью по созданию различных документов, а также дел именно в соответствии с определенными государственными стандартами, организации работы с ними, то есть создание необходимых условий для движения и поиска, а также хранения документов. Технологию ДОУ можно определить как систему способов и методов сбора и передачи, а также обработки и накопления, хранения определенных документов, документной информации именно на основе использования единых методических приемов, правил. Сегодня стандарт именно как определенный нормативно-технический документ определяет некоторый комплекс норм и правил, различных требований к объекту стандартизации, утверждается каким-либо компетентным органом. Использование стандартов активно способствует улучшению качества определенного создаваемого документа. В нашей стране деятельность по стандартизации постоянно координируется различными государственными органами стандартизации. Различные управленческие документы, которые используются в различных сферах, а также органах управления, должны всегда оформляться единообразно. Все это дает возможность включать документы в некоторую единую для государства систему делопроизводства. Стандартизация также способствует их более оперативной обработке, исполнению, существенно снижает временные затраты на работу с различными документами, как делопроизводственного персонала, так и всех сотрудников управленческого аппарата.
Цель работы - раскрыть проблемы стандартизации в области ДОУ
Наша задача – изучить роль стандартизации, её объекты, историю развития, органы управления, виды, методы стандартизации, а так же выяснить какие задачи выполняет стандартизация.
Содержание работы
Введение …………………………………………………………..
Роль стандартизации и её определение………….
История развития стандартизации………………………………….
Характеристика стандартизации…………………………………….
ЗАДАЧИ СТАНДАРТИЗАЦИИ………………………………..……
Органы стандартизации…………………………………………….
Виды стандартизации……………………………………………….
Принципы стандартизации…………………………………………..
Методы стандартизации……………………………………………..
Проблемы стандартизации…………………………………………..
Проблема систематизации стандарта……………………………….
Развитие стандарта………………………………………………….
Проблема внедрения стандарта в ДОУ……………………………..
Новый стандарт………………………………………………………
Заключение……………………………………………………….
Файлы: 1 файл
курсовая2.doc
Комплексная стандартизация. При комплексной стандартизации осуществляются целенаправленное и планомерное установление и применение системы взаимоувязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам в целях оптимального решения конкретной проблемы. Применительно к продукции — это установление и применение взаимосвязанных по своему уровню требований к качеству готовых изделий, необходимых для их изготовления сырья, материалов и комплектующих узлов, а также условий сохранения и потребления (эксплуатации). Практической реализацией этого метода выступают программы комплексной стандартизации (ПКС), которые являются основой создания новой техники, технологии и материалов.
В связи с резким сокращением финансирования работ по стандартизации в последнее десятилетие работы по комплексной стандартизации выполняются в очень ограниченном объеме, в основном в рамках федеральных целевых программ, которые содержат раздел по нормативному обеспечению качества и безопасности работ и услуг.
Опережающая стандартизация. Метод опережающей стандартизации заключается в установлении повышенных по отношению к уже достигнутому на практике уровню норм и требований к объектам стандартизации, которые согласно прогнозам будут оптимальными в последующее время.
Стандарты не могут только фиксировать достигнутый уровень развития науки и техники, так как из-за высоких темпов морального старения многих видов продукции они могут стать тормозом технического прогресса. Для того чтобы стандарты не тормозили технический прогресс, они должны устанавливать перспективные показатели качества с указанием сроков их обеспечения промышленным производством. Опережающие стандарты должны стандартизировать перспективные виды продукции, серийное производство которых еще не начато или находится в начальной стадии.
4. Проблемы стандартизации.
4.1. Проблема систематизации стандарта.
Эта проблема является центральной в развитии и использовании методологии стандартизации, поскольку системность - важнейший принцип стандартизации. От того, насколько развита и применяется на практике методология, обеспечивающая достаточно полное выполнение требований данного принципа, существенно зависит эффективность этой деятельности.
Следует иметь в виду, что стандартизация - одна из форм проявления объективных экономических законов развития общества, в частности, таких, как закон стоимости и закон повышения производительности труда и, во-вторых, что это проявление стандартизации осуществляется в качестве одного из эффективных средств управления экономикой . Таким образом, стандартизация - объективно обусловленный, непреходящий и к тому же весьма массовый вид деятельности, эффективность которой, естественно, зависит от степени совершенства ее методологии, т.е. от уровня разработки ее теоретических основ.
Общепринятым в настоящее время является определение понятия "стандартизация", данное в ГОСТ Р 1.0-92: "деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач". Упомянутое в определении "упорядочение" осуществляется "посредством (разработки и) установления положений (требований) для всеобщего и многократного применения:". В этих словах и состоит сущность деятельности по стандартизации. А поскольку эта деятельность направлена на "достижение оптимальной степени упорядочения", то и сама она, очевидно, должна быть упорядочена и опираться на достаточно серьезные научно-методические основы. В противном случае не только оптимального, но и элементарного упорядочения она может не дать. Очевидно также, что основой ожидаемого упорядочения от деятельности по стандартизации является системность этой деятельности. Однако это обстоятельство в стандартах, определяющих Государственную систему стандартизации (ГСС), не только не подчеркивается, но вообще умалчивается. Так, среди основных принципов стандартизации принцип системности не упоминается. В то же время актуальность, важность и сложность решения проблемы обеспечения системности в стандартизации не только существуют, но и возрастают с расширением масштабов экономики и соответственно с ростом объема работ по стандартизации.
Реализация принципа системности в стандартизации предполагает выявление и учет взаимосвязей между различными объектами стандартизации при их создании и применении и соответствующими требованиями к этим объектам, а также обеспечение на этой основе согласования взаимосвязанных требований по стандартизации, их рациональной унификации и исключения дублирования требований в различных нормативных документах по стандартизации (НДС). Соблюдение принципа системности предполагает также согласованность в организации работ по стандартизации по времени и последовательности планирования, проведения и реализации результатов взаимосвязанных работ.
Планирование работ по стандартизации в бессистемной постановке осложняет разработку и применение многих стандартов, приводит к несогласованности, а иногда и противоречивости требований различных НДС, к дублированию требований в различных НДС или многочисленным ссылкам на другие НДС, к получению в результате неопределенных по названию и содержанию документов. Часто такие НДС остаются невостребованными из-за неопределенности отражаемых в них объектов стандартизации и требований к ним.
Необходимо также отметить, что бессистемность в научно-методических основах и соответственно в практике стандартизации закономерно приводит к стихийности и хаотичности их развития. Указанное состояние в отечественной государственной и отраслевой стандартизации, к сожалению, наблюдается достаточно долгое время и есть опасения, что по достижении критических параметров приведет к необратимым негативным последствиям.
Для решения проблемы обеспечения системности в работах по стандартизации и разработки, в частности, методических основ создания новых систем (комплексов) стандартов по актуальным вопросам, необходимо, прежде всего, решить следующие две научно-методические проблемы:
- разработать четкую и достаточно полную классификацию объектов стандартизации и видов требований (видов нормативных документов) по стандартизации по их основным признакам;
- разработать концепцию о структуре Единой системы требований (системы НД) по стандартизации (ЕСТС) на государственном, отраслевом и других уровнях организации экономики.
Развитие информационных технологий обусловило объективную необходимость их регламентации. Требуется привести к единообразию технологию: процессы, средства, методы, продукты производства и т.д. Кроме того, как и любая деятельность, сфера библиотечных и информационных технологий должна располагать собственной четкой и непротиворечивой терминосистемой.
Первые отечественные стандарты в области библиотечно-информационных технологий были разработаны и утверждены Госстандартом в 1969-1977 гг. Их разработкой были заняты крупнейшие библиотеки и органы научно-технической информации.
На первых этапах стандартизации сферы библиотечных и информационных технологий принятым регламентам уделялось достаточное внимание со стороны разработчиков: их пересматривали, вносили изменения и приводили в соответствие с международными стандартами.
В течение 1967-1978 гг. указанные стандарты были пересмотрены с учетом требований международной и отечественной практики стандартизации и опыта работы библиотек и информационных учреждений. 1
В настоящее время сроки пересмотра действующих стандартов (раз в пять лет) не соблюдаются разработчиками. Многие библиотечно-информационные процессы опережают развитие стандартизации, и регламенты не в силе их регулировать (ГОСТ 26525-85 Системы обработки данных. Показатели использования; ГОСТ 22771-77 Автоматизированное проектирование. Требования к информационному обеспечению; ГОСТ 7.52-85 СИБИД. Коммуникативный формат для обмена библиографическими данными и на магнитной ленте. Поисковый образ документа и др.). В результате многие стандарты утратили свой статус обязательных и выполняют рекомендательную функцию.
Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, все активнее транснациональные корпорации стремятся занять достойное положение на ее рынке и все острее в этой связи встает проблема установления еденных требований (стандартов), в том числе в сферах ДОУ и ИОУ.
Учитывая положение дел на современном этапе, когда сама функция делопроизводства в стране де-факто существует, а де-юро отсутствует; ее не контролирует и не возглавляет ни один государственный орган, а, следовательно, государство не регулирует эту сферу своей деятельности даже посредством издания соответствующих правовых, и тем более нормативных и методических документов; на наш взгляд, создание и внедрение в практику работ организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм таких нормативных документов, как стандарты, один из вариантов, позволяющих удержать ситуацию под контролем, и не допустить хаоса в этой сфере. Тем более, что по пути стандартизации пошли развитые страны мира, на которые у нас модно равняться.
Мы не стоим на месте и продолжаем развитие национальной базы стандартизации за счет включения в нее новых международных стандартов.
4.3. Проблемы внедрения стандартизации в ДОУ.
Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами
До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.
В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются:
Необходимость стандартов Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией.
Содержание
Введение…………………………………………………………………………. 3
Глава 1. Характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления ………….8
1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления …………..9
1.2 Состав и порядок разработки международных стандартов …………..….13
1.3. Значение международных стандартов для специалистов сферы ДОУ в России …………………………………………………………………………. 17
Глава 2. Анализ государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19
2.1 Разновидности государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19
2.2. Содержание государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления………………………………. 21
Заключение……………………………………………………………………. 32
Список источников и литературы…………………………………………. ….34
Прикрепленные файлы: 1 файл
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.doc
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
(ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова)
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ИСТОРИЧЕСКИХ ДИСЦИПЛИН
Государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления
студентка группы ИГФ-32-10
Николаева Марина Николаевна
Глава 1. Характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления ………….8
1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления …………..9
1.2 Состав и порядок разработки международных стандартов …………..….13
1.3. Значение международных стандартов для специалистов сферы ДОУ в России ………………………………………………………………………….. ..17
Глава 2. Анализ государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19
2.1 Разновидности государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19
2.2. Содержание государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления………………………………. 21
Список источников и литературы…………………………………………. … .34
Стандарты в области делопроизводства и документооборота содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.
Стандарты рассматривают следующие вопросы:
- требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота. Какую информацию эти документы должны содержать, какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
- требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
- требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
- требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
- требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
- инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовая база в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах. Отдельные - наиболее важные, принципиальные положения устанавливаются в законодательных актах.
Характерным для нормативно-правовой и методической базы отечественного делопроизводства является ее ориентация преимущественно на федеральные органы исполнительной власти и использование ее другими организациями, предприятиями независимо от форм собственности, подчиненности, сферы действия, которые применяют имеющиеся федеральные правила делопроизводства, дополняя их соответствующей спецификой. Таким образом, объективно происходит определенная практическая унификация делопроизводственных правил, правил документирования, требований к оформлению документов в рамках государства.
Цель курсовой работы – рассмотреть и провести анализ основных государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления.
Поставленная цель определяет задачи исследования:
- выявить общие характеристики государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления;
- исследовать государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления.
Работа состоит из введения, в котором обозначена актуальность темы исследования, поставлена цель исследования и задачи; двух глав, заключения; списка использованных источников и литературы. В первой главе рассматривается общая характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления. Во второй главе говорится об анализе государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления. В заключении даны основные выводы, полученные при изучении данной темы курсовой работы.
В работе использовались научные исследования следующих авторов:
Глава 1. Общая характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и ДОУ
Государственные стандарты входят в нормативно-методическую базу делопроизводства. Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне. Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовая база в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах15.
1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления
Государственный стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в сфере делопроизводства.
Стандарт – это нормативный документ, разработанный на основе консенсуса, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядоченности в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарт должен быть основан на обобщенных результатах научных исследований, технических достижений и практического опыта, тогда его использование принесет оптимальную выгоду для общества17.
Цель Государственного стандарта – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления.
Объектами стандартизации в управленческой деятельности яв ляются:
- термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
- организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
- классификаторы управленческих функций;
- управленческая документация.
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Требования к разработке унифицированных форм документов
Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.
Классификация унифицированных форм документов
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:
Читайте также: