Организация секретарской деятельности реферат

Обновлено: 04.07.2024

Цель работы: усвоить сущность секретаря-референта.

- узнать основные функции секретаря;

- изучить необходимые качества секретаря-референта;

- научится классифицировать секретарей;

- понять обязанности секретаря-референта.

Содержание работы

Основные функции секретаря.

Должностные обязанности секретаря-референта.

Список используемой литературы.

Содержимое работы - 1 файл

Анотирование реферат.doc

Реферат на тему: СЕКРЕТАРЬ.

Секретарь-референт.

Основные функции секретаря.

Современные требования.

Классификация секретарей.

Должностные обязанности секретаря-референта.

Список используемой литературы .

1. Введение.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Цель работы: усвоить сущность секретаря-референта.

- узнать основные функции секретаря;

- изучить необходимые качества секретаря-референта;

- научится классифицировать секретарей;

- понять обязанности секретаря-референта.

2. Секретарь-референт.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

2.1 Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

2.2 Современные требования.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

иметь профессиональный имидж;
хорошо владеть речью и письмом;
обладать хорошей памятью;
хорошо ориентироваться во времени;
содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
быть энергичным, проявлять инициативу;
быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
контролировать финансы офиса;
быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

2.3 Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST - человек, работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность - PERSONAL SEKRETARY - помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

2.4 Должностные обязанности секретаря-референта.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п..;
подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
оформление протоколов рассылок выписок из них;
анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
организация приемов посетителей;
прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами, в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

техническое обеспечение работы руководителя;
подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
организация приема работников и посетителей;
телефонное обслуживание;
подготовка командировок;
организация презентаций и специальных приемов гостей;
стенографирование;
контроль за праздничными и юбилейными датами;
обработка почты;
машинописные работы;
сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
сбор материалов для докладов и речей руководителя;
ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Заключение .

Подводя итог, можно сказать, что секретарь-референт должен быть образованным и компетентным человеком с развитым чувством долга и ответственности. Ему необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу!

Список используемой литературы:

- Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2005.

- Секретарь: Секреты профессии. Шейнов В.П., "Ось-89" -М., 2005, 206 стр.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее элементы нашли практическое воплощение в деятельности организаций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизировать многие функции секретаря при помощи специального программного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства, считыванию информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких документов и т.п.

Необозримые информационные перспективы открываются перед организациями, фирмами и их руководителями в связи с развитием системы Internet — глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Internet образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Internet становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей.

13.2. Нормативно-методические основы

деятельности секретаря

Если рассматривать нормативно-методическую и правовую системы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно- распорядительного, технического, экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации.

При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.

Приходится констатировать тот факт, что российская нормативно-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует существенной переработки. Основополагающими документами в этой области до настоящего времени остаются:

Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

Классификационный справочник должностей служащих;

Государственная система документационного обеспечения управления.

13.2.1. Разработка должностной инструкции секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, общероссийских классификаторов, Унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

13.2.2. Обучающая инструкция секретаря

Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изложение технологии создания этих документов представляет собой элементы проектирования оптимальной модели деятельности, личностных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традиционный анализ функций секретаря и других параметров (а такой подход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследованием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершенствованию управления.

Одни элементы обучающих инструкций анализируются и описываются фрагментарно (например, технология документационного обеспечения секретарем деятельности руководителя), другие более полно (перечень функций).

13.2.2.1. Области применения обучающих инструкций

человек поступает на работу в организацию;

проверка (аттестация, тестирование, собеседование) установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и навыков для эффективного выполнения работы;

планируется повышение квалификации сотрудников.

Практически во всех названных управленческих ситуациях может оказаться и секретарь учреждения, что еще раз подтверждает актуальность подготовки обучающих инструкций.

13.2.2.2. Порядок разработки и структура обучающей

инструкции секретаря

Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффективной деятельности своего секретаря, должен содействовать созданию обучающей инструкции (ОИ).

Разработка специалистами инструкции, как показала зарубежная и отечественная практика, занимает от одного до четырех месяцев. Сроки создания ОИ зависят от количества функциональных обязанностей секретаря, сложности работ, степени их формализации и других факторов.

Основной задачей секретарской службы являетсядокументационное и организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости отобъемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.

Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организационные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (размножения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

1. От специализированных делопроизводственных подразделений организации (например, от канцелярии, отдела правительственной почты и т.п.).

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.

Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.
Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции.

Содержание работы

Введение……………………………………………………………………………………2
1.Профессия секретарь…………………………………………………………………….3
1.1 История развития секретарских служб………………………………………………3
1.2 Роль секретаря в структуре документационного обеспечения……………………..6
1.3 Категории секретарей………………………………………………………………….7
2. Организация бездокументарного обслуживания……………………………………. 11
2.1 Рабочий день секретаря………………………………………………………………..11
2.2 Ведение телефонных переговоров…………………………………………………….12
2.3Работа секретаря в приемной…………………………………………………………..14
2.4 Прием посетителей, встреча делегаций……………………………………………. 16
2.5 Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий………………………………………………………………………………..17
2.6 Организация и проведение приемов………………………………………………. 21
2.7 Подготовка и проведение переговоров……………………………………………….25
2.8 Организация и проведение презентаций…………………………………………. 27
2.9 Подготовка командировок………………………………………………………..……28
3. Работа секретаря с конфиденциальной информацией ………………………..………29
3.1 Конфиденциальная информация и ее защита………………………………………. 31
3.2 Сведения относящиеся к коммерческой тайне………………………………….……33
4. Применение новых технологий в секретарском обслуживании…………………. 34
4.1 Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота…………………………………………………………………………..34
4.2 Технические изменения в области коммуникативных функций…………………….36
4.3 Эффективность автоматизации работы секретаря……………………………………38
Список используемой литературы………………………………………………………. 39

Файлы: 1 файл

секретаское дело.doc

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

студент IV курса 471 гр. ЗО

1.1 История развития секретарских служб………………………………………………3

1.2 Роль секретаря в структуре документационного обеспечения… …………………..6

2. Организация бездокументарного обслуживания……………………………………. 11

2.2 Ведение телефонных переговоров………………………………………………… ….12

2.3Работа секретаря в приемной………………………………………………………… ..14

2.4 Прием посетителей, встреча делегаций……………………………………………. 16

2.5 Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий………………………………………………… ……………………………..17

2.6 Организация и проведение приемов………………………………………………. 21

2.7 Подготовка и проведение переговоров………………………………………………. 25

2.8 Организация и проведение презентаций…………………………………………. . 27

3. Работа секретаря с конфиденциальной информацией ………………………..………29

3.1 Конфиденциальная информация и ее защита………………………………………. 31

3.2 Сведения относящиеся к коммерческой тайне………………………… ……….……33

4. Применение новых технологий в секретарском обслуживании…………………. 34

4.1 Системы автоматизации делопроизводства и электронног о документооборота…………………………………… ……………………………………..34

4.2 Технические изменения в области коммуникативных функций…………………….36

4.3 Эффективность автоматизации работы секретаря…………………………………… 38

Список используемой литературы…………………………………………………… …. 39

Введение

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно- правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управлен ия, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно- документационное обслуживание);

2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с людьми.

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.

В состав документационных операций входят:

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (размножения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.

4. От отдельных граждан.

В ходе приема документов, поступивших от специализированных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правильность направления документов в данную организацию.

В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составляются соответствующие акты, направляемые адресатам в установленном порядке.

Количество регистрационно-контрольных карточек к документам определяется инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

Для ускорения документационных операций в организациях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распределения документов, поступающих в Организацию.

В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать (примерно) следующие виды документов:

повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма подведомственных организаций, присланные в копии для сведения об исполнении поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные письма, телеграммы и открытки; статистические отчеты по формам Госкомстата СССР; прейскуранты и каталоги; нормативные документы Госстандарта и его органов; ведомственная техническая литература; рекламные материалы и т.д. Указатель распределения содержит перечень направлений работы организации с указанием должностных лиц, ответственных за выполнение работ по этим направлениям. Например, вопросы строительства — заместитель директора по строительству; вопросы транспорта — помощник директора; вопросы научно-исследовательских разработок — главный инженер.

Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными лицами и утверждены руководством организации. После предварительного разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалистов; личной доставкой; использованием технических средств (например, пневмопочтой).

Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами (например, в течение 2 ч с момента поступления, во второй половине дня и т.п.). При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения входящих документов (например, документы, поступившие от высших инстанций, следует передавать на рассмотрение немедленно после их поступления). По возможности (или по указанию руководства) секретарь при передаче документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К Подготовке этой справки можно привлекать специалистов

из подразделений организации. В случае наличия более расширенных комплексов материалов по рассматриваемому вопросу (например, дела) их также следует представлять руководителю. Секретарь может также обратиться к руководителям подразделений с информацией о поступлении документа по тематике работы данных подразделений. Целесообразно осуществлять предварительный подбор (при помощи специализированных подразделений, например отдела стандартизации, научно-технической библиотеке и т.п.) справочно-информационных материалов, необходимых для работы с поступившими документами. Подбором справочно-информационных материалов для работы руководителя секретарь занимается постоянно.

Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями (например, на рассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи документов.

После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения:

Читайте также: