Организация использования архивных документов реферат
Обновлено: 19.05.2024
Актуальность исследования заключается в том, что деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.
Каждому человеку хотя бы один раз в течении своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Содержание
Введение …………………………………………………………………………. 3
Глава 1. История использования архивных документов……………………..…6
1.1.Организация использования архивных документов в дореволюционный период………………………………………………………………………. ……..6
1.2. Использование архивных документов в советский период……………..….9
1.3. Использование архивных документов в постсоветский период . 13
Глава 2. Анализ форм использования архивных документов………. ………17
2.1. Исполнение запросов………………………………………………………..17
2.2. Представление документов пользователям для исследования в читальном зале……………………………………………………………………….………..23
2.3. Экспонирование документов на выставках ……………………………….25
2.4. Организация информационных мероприятий……………………………..26
2.5. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование……………………………………………………………….……. 26
2.6. Публикационная деятельность архива…………………………………….28
2.7. Типы, виды и формы публикаций документов……………………………29
Заключение ………………………………………………………………………30
Список литературы…………………………………………………………. ….33
Прикрепленные файлы: 1 файл
татьяна курсовая архивоведение.doc
Таким образом, подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.
2.4. Организация информационных мероприятий.
Архив организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.
Работа проводится как самостоятельно, так и совместно с другими организациями или государственным архивом. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы [12:8.5. п. 8.5.1.].
Совместно со средствами массовой информации архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации [12:8.5. п. 8.5.2.].
Архив организации может самостоятельно или совместно с другими организациями проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке документальных публикаций необходимо руководствоваться соответствующими правилами работы государственных архивов [12:8.5. п. 8.5.3.].
2.5. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.
Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней [12:8.4. п. 8.4.1.].
Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.
Дела выдаются на срок не более трех месяцев [12:8.4. п. 8.4.2.].
При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело [12:8.4. п. 8.4.3.].
Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела [12:8.4. п. 8.4.4.].
Я считаю что, особое внимание нужно обращать при работе в архиве на то чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.
2.6. Публикационная деятельность архива
Публикационная деятельность архива — совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством. При публикации документов следует руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.
Федеральная архивная служба России координирует работу архивов по подготовке межархивных изданий, в том числе серийных, а также изданий, осуществляемых в соответствии с распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, международными соглашениями Российской Федерации и двусторонними соглашениями с архивными службами зарубежных стран [4].
2.7. Типы, виды и формы публикаций документов.
Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.
Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников и в соответствии с этим издания могут быть пофондовыми, тематическими или включать документы одной разновидности. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда. Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности. Публикации документов одного вида включают документы одного вида (разновидности), независимо от их фондовой принадлежности.
Формы публикации документов:
- печатная: корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и продолжающихся изданиях;
- публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;
электронная: дискеты, мультимедиа, СD-диски, база данных, в информационной сети Интернет и др. [21].
Сегодня вопросы использования архивных документов – одно из наиболее важных и определяющих направлений работы архивов всех уровней.
Необходимо определить сугубо практические действия по организации использования документов в условиях формирования нового архивно-информационного пространства.
В-третьих, очевидно, что освоение нового архивно-информационного пространства России - дело не одного поколения исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых - в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.
В-четвертых, такое освоение уже сегодня немыслимо без программного подхода, ясного представления этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. В частности сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.
В-пятых, установление исторической истины сегодня - это не просто праздная забава. Важно сказать, что процесс использования имеет и сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идет о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан и т.д.
В-шестых, в условиях развития современных архивных технологий важно переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придется использовать и другое - микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.
В ходе данной курсовой работы были проведен анализ основных форм использования архивных документов (представление документов пользователям для исследований в читальном зале; экспонирование документов на выставках; проведение информационных мероприятий с использованием документов и др.), в том числе были изучены правила оформления и порядок выдачи основных информационных документов архива.
Исследовав многообразие форм и направлений использования документальных богатств, можно сделать вывод о необходимости и значимости дальнейшего всестороннего использования бесценных сокровищ документов нашей страны с целью обеспечения приоритетных направлений развития экономики, науки, культуры, повышения сознания людей, обогащение духовного мира каждого человека.
Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развития системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.
Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Нередко говорят: без архивного документа нет истории государства и народа, нет нации. И это, очевидно правильно. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивные документы. Их совокупность дает возможность получить сведения по самым различным аспектам отечественной истории, а всестороннее использование позволяет судить о полноте и достоверности фактов и событий изложенных в них.
Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов, рассмотреть основные аспекты архива и порядка их использования, обеспечение сохранности документа.
Основными принципами пользования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получение и использования.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:
1. Определение направлений использования архивных документов:
2. Постановка целей пользования архивных документов:
Содержание
Введение 3
Глава №1 Использование архивных документов 4
1.1 Направления использования архивных документов 4
1.2 Цели использования архивных документов 5
1.3 Формы использования архивных документов 6
1.4 Исполнение запросов социально-правового характера 8
1.5 Использование документов в средствах массовой информации 15
1.6 Организация информационных мероприятий 16
1.7 Предоставление документов пользователям в читальный зал 18
1.8 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование 20
1.9 Публикация документов 21
Заключение 24
Список использованных источников и литературы 25
Вложенные файлы: 1 файл
Готовая курсовая по архиву..doc
Федеральное государственное общеобразовательное учреждение
Среднего профессионального образования
Пермский государственный автотранспортный колледж
Студентки 5 курса
Введение
Использование архивных документов – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
В данной работе мы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов, рассмотреть основные аспекты архива и порядка их использования, обеспечение сохранности документа.
Основными принципами пользования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получение и использования.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:
1. Определение направлений использования архивных документов:
2. Постановка целей пользования архивных документов:
3. Характеристика форм использования документов.
Глава №1 Использование архивных документов
1.1 Направления использования архивных документов
Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;
1. Укрепление российской государственности;
2. Удовлетворение информационных потребностей общества;
3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования документов архива участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов в России – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.
1.2 Цели использования архивных документов
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно- территориального деления, для заключения международных договоров и пр.
Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно- конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.
Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.
Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.
Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.
1.3 Формы использования архивных документов
Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании
Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).
Инициативное информирование как форма информационной деятельности Федеральной архивной службы является одним из самых эффективных средств раскрытия информационного потенциала Архивного Фонда РФ.
Особенность инициативной информационной работы архивов заключается также в опережающем удовлетворении спроса больших общественных групп потребителей: учреждений, организаций, граждан. Формы и тематика инициативных документов должны быть ориентированы на обслуживание приоритетных и наиболее трудоемких направлений.
Инициативное информирование может носить рекламный и справочный характер, пропагандировать информацию архивных документов Архивного фонда страны. Соответственно с этим строятся методы работы архивов с информацией и формы ее предоставления обществу. Этой цели в наибольшей мере соответствуют следующие формы: реклама, буклеты, выставки, различные информационные документы для средств массовой информации, обзоры фондов и документов, различные справочники о государственных архивах и их документах, другие формы вторичной информации архивов.
Формы инициативной информации имеют тенденцию к дальнейшему развитию, на что влияет целый ряд факторов. Одним из них является актуализация новых категорий архивных документов; специальных документов с небумажными носителями, документной информации автоматизированных систем и др.
Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.
1.4 Исполнение запросов социально-правового характера
Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.
Существуют следующие виды запросов:
- Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);
- Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
- Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.
- Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др.
Исполнение запросов осуществляется в три этапа:
При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.
Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.
Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.
Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.
Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.
В связи с этим целью данной курсовой работы является полная и объективная характеристика направлений использования архивных документов.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решить следующие задачи:
А) изучить теоретические основы использования архивных документов, а также состояние отечественного законодательства в области организации использования архивных документов;
Б) подробно охарактеризовать каждую из форм использования архивных документов;
В) исследовать специфику использования архивных документов в Государственном архиве Астраханской области;
Содержание работы
ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………………………….
3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ………………………………………………………………………………………
1.1 История использования архивных документов ……………………………………………….
1.1.1 Организация использования архивных документов в дореволюционный период ……….
1.1.2 Использование архивных документов в советский период ………………………………….
1.1.3 Использование архивных документов в постсоветский период …………………………….
1.2 Современная нормативная регламентация использования архивных документов …………..
1.3 Направления и цели использования архивных документов ………………………………….
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ……………….
2.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами ……………..
2.1.2 Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности …………………………….
2.2 Представление документов пользователям для исследований в читальном зале ……………
2.3 Экспонирование документов на выставках …………………………………………………….
2.4 Использование архивных документов в средствах массовой информации …………………..
2.5 Организация информационных мероприятий ………………………………………………….
2.6 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование ……………………………
2.7 Публикационная деятельность архива ………………………………………………………….
2.7.1 Типы, виды и формы публикаций документов ……………………………………………….
2.7.2 Организация подготовки документальных публикаций ……………………………………..
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ …………
Файлы: 1 файл
Образец ДР Организация использования архивных документов.doc
Организация использования архивных документов
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ……………………………………………………………………………… ………
1.1 История использования архивных документов ……………………………………………….
1.1.1 Организация использования архивных документов в дореволюционный период ……….
1.1.2 Использование архивных документов в советский период ………………………………….
1.1.3 Использование архивных документов в постсоветский период …………………………….
1.2 Современная нормативная регламентация использования архивных документов …………..
1.3 Направления и цели использования архивных документов ………………………………….
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ……………….
2.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами ……………..
2.1.2 Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности …………………………….
2.2 Представление документов пользователям для исследований в читальном зале ……………
2.3 Экспонирование документов на выставках …………………………………………………….
2.4 Использование архивных документов в средствах массовой информации …………………..
2.5 Организация информационных мероприятий ………………………………………………….
2.6 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование ……………………………
2.7 Публикационная деятельность архива ………………………………………………………….
2.7.1 Типы, виды и формы публикаций документов ……………………………………………….
2.7.2 Организация подготовки документальных публикаций ……………………………………..
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ……………………………………………….
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.
Всем известно, что архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям: формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации 1 .
Основными принципами использования документов Архивного Фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования 3 .
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации. В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей 4 .
Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов - вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации 5 .
Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного Фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну 6 .
На нынешнем этапе качественного преобразования российского общества, в условиях осуществления поставленных задач социально-экономического и политического развития особое значение приобретает глубокое изучение исторического опыта прошлого, его анализ и творческое общение. Так, совершенствование структуры экономики, организации производства и труда, планирования и прогнозирования социально-экономического и политического развития все в большей мере осуществляется на основе имеющегося опыта, отраженного в архивных документах, что и обусловило актуальность данной работы. Обогащение духовного мира российского народа неотделимо от необходимости познания истории страны, отраженных документов. Углубление творческого подхода к развитию общественных наук, и прежде всего исторической науки, их стремление удовлетворить конкретные нужды практики, дальнейший всесторонний анализ накопленного опыта также способствуют значительному повышению интереса к архивным документам. Все это конкретно воплощается в значительном расширении использования документальных богатств нашего общества.
В связи с этим целью данной курсовой работы является полная и объективная характеристика направлений использования архивных документов.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решить следующие задачи:
А) изучить теоретические основы использования архивных документов, а также состояние отечественного законодательства в области организации использования архивных документов;
Б) подробно охарактеризовать каждую из форм использования архивных документов;
В) исследовать специфику использования архивных документов в Государственном архиве Астраханской области;
на основе всего вышеизложенного сделать вывод о значимости всестороннего использования документального богатства нашей страны.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 История использования архивных документов
1.1.1 Организация использования архивных документов
в дореволюционный период
Много веков насчитывает история архивов нашей страны.
Появление письменности сыграло огромную роль в развитии человеческого общества.
Документы имели большое политическое значение, в них фиксировались феодальные отношения, взаимодействие с другими странами.
Широко использовались документы в летописании. Летописцы в процессе работы привлекали народные предания, воспоминания очевидцев, документы великокняжеского архива, церквей, монастырей 7 .
В Древнерусском государстве шло накопление, хранение и использование многочисленных документов. С XII века стали быстро развиваться производительные силы, что привело к возрастанию значения документов. Вновь образовавшиеся княжества стали наследниками письменных материалов Древнерусского государства. Осуществляя внутренние и внешние функции, они также порождали новые документы. Князья закрепляли жалованными грамотами право феодалов на захваченные земли. Создавались документы в процессе княжеского суда и управления (судебные протоколы, приговора и др.).
Расширились связи с иностранными государствами, заключались торговые и мирные договора. Борьба между феодальными княжествами тоже приводила к заключению договоров, которые фиксировались в грамотах. Документально оформлялось приглашение князей на княжение, в грамотах излагались условия, на которых тот или иной князь приглашался.
Накапливались материалы и у светских феодалов. Это были акты о купле-продаже, о денежных займах, об обмене землями, духовные завещания и др.
Письменные документы в этот период являлись средством укрепления феодального землевладения, использовались в междукняжеских и внешних сношениях. В случае земельных тяжб между землевладельцами прибегали к помощи письменных источников, претенденты на княжеские столы часто аргументировали свои права документами.
Архивные документы сыграли важную роль в борьбе Московского княжества за создание русского централизованного государства. После присоединения удельных княжеств в Москву перевозились и их архивы. Концентрация документов в Москве имела большое значение наряду с другими мерами по государственной централизации, укреплению аппарата власти, ликвидации феодальной раздробленности 8 .
Значительное количество документов возникло в результате деятельности государственного аппарата Московского княжества. Наиболее важные из материалов отлагались в великокняжеской казне. Это договорные и жалованные грамоты, поручные записи, духовные грамоты. Здесь же облекались в письменную форму указы великих князей, велась текущая переписка. На Казенном дворе проходили переговоры с послами, поэтому московские дипломаты могли прибегнуть к помощи документов.
С конца ХV в. письменные материалы выносятся из казны. В это же время начинают создаваться органы центрального управления - приказы. Некоторые материалы великокняжеского архива были переданы этим учреждениям, но основная масса вошла в состав Государственного архива России XVI в.
В XVI в. центральное положение среди хранилищ письменных материалов занимал государственный архив России. Его основу составили документы Московского великокняжеского архива. Здесь же хранились материалы справочного и подсобного характера: Коран, чертежи русских земель и городов, личная переписка князей и царей.
В XVI-XVII в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления.
Наиболее значительные архивы сложились в Поместном (разделение земель среди служилых людей), Разрядном (сведения о служебной деятельности бояр, дворян, судей) и Посольском приказах. Много древних рукописей было собрано в Патриаршей библиотеке.
В архиве Поместного приказа отложились документы, характеризующие развитие феодальной собственности на землю, сведения о продаже и обмене земель, регистрации крепостных актов на землю и крестьян.
В архиве Разрядного приказа находились именные войсковые списки, распоряжения правительства о назначении на военную и гражданскую службу, отчеты об обороноспособности городов, о количестве в них служилых людей. Эти сведения представляют интерес для военной истории 9 .
В архив Посольского приказа поступали документы о взаимоотношении с другими странами. Особенно интересны отчеты послов в виде дневников. В них ежедневно заносилось все, что русские дипломаты говорили, видели, слышали за границей. В архиве отлагались дела о приезде в Москву иностранных послов, приемах и переговорах. В конце XVII в. в архив были переданы документы финансовых приказов.
8.1. Понятие использования документов архива
8.1.1. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
8.1.2. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.
Порядок использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях, определяется ими на основе настоящих Правил.
8.1.3. Основными формами использования документов архива являются:
информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
использование документов в средствах массовой информации;
подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
выдача документов для работы в читальном зале архива;
выдача документов во временное пользование.
8.1.4. Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.
зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента
рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее
учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и
Использование документов – сложная и ответственная работа, которая
требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-
справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной
эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают
Использование архивных докум ентов в нашей стране основывается на
принципах от крытости и доступности. Это знач ит, что любой отказ в
предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста
одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и
Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса
использования документов государственного и ведомственного архива.
В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:
1. Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;
2. Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;
3. Изучение направления использования документов государственного и
4. Изучение форм использования документов государственного и
Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших
резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших
времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные
архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при
регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве
Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка
использованной при написании работы литературы и приложений к работе.
Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения,
организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных
Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор,
хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего
В государственные архивы документы поступают на постоянное,
Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.
Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и
специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной
территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные
историческим периодом, тематикой содерж ания или способом и техникой
Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся
(исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Прим ер
некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних
Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учрежде ний,
специально соз данных для работы в области архивного дела, в каждой
организации существует свой архив. ГОСТ дает определе ние видового понятия
"ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную
часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы,
но являются источни ками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с
госархивами ф ункции, работают в соответствии с правилам и, разработанными
ГАС, обеспечивая преем ственность в некоторых направлениях дея тельности
госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.
Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или
ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их
использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].
Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и
учет документов, приведение их в порядок, организацию использования,
создание страхового фонда особо ценных докумен тов (при их наличии), а также
своевременную передачу их на го сударственное хранение не только в своем
архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в
ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил,
Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:
центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
В городах и районах, где много небольших организаций, эконо мически
целесообразно создавать межведомственные архивы на ко оперативных
началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование
документов, имеющих справочное зна чение, которые поступают от
1.3. Общие черты и различия между государ ственными и
Общими чертами, присущими государственным и ведомствен ным
их целевое назначение (хранение доку ментов и использование для
единство методики архивной работы (все виды научно-технической
обработки доку ментов, описание дел, порядок нумерации листов и составление
заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи
осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и
Преемственность в работе архивов заключается в том, что госархив по -
лучает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с
соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со
сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив
определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу
документов за счет учреждений - источников комплектования.
Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой
статус: государственные архивы являются самостоятель ными учреждениями,
ведомственные (за неб ольшим искл ючением) - ст руктурными
подразделениями, не всегда организационно оформленными[11, c.37].
Различен и порядок комплектования: ведомственный архив при нимает
документы от структурных подразделений и подведомствен ных учреждений
всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в
ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе
ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех
этапах, от составле ния номенклатуры дел до выделения из архива документов с
Читайте также: