Оптимизация рабочего времени руководителей различного уровня реферат

Обновлено: 08.07.2024

Как часто мы оказываемся загружены таким количеством совершенно разных задач, что не знаем, за что хвататься. Времени на все не хватает, а горящие дедлайны не добавляют оптимизма. Появляется желание срочно что-то поменять, но мы не знаем с чего начать. Знакомо? Наша команда попробовала решить эти проблемы и мы рады поделиться своим опытом и полезными инструментами.

Чтобы высвободить самый дефицитный ресурс – время руководителей, мы проанализировали все существующие встречи. Неэффективной признавалась встреча, если:

Для начала мы потратили время на формирование стратегических целей и проектов на ближайшие четыре квартала. На первые два квартала – очень детально, практически понедельно, на остальные – более верхнеуровнево. Решили закрепить подход с планомерным движением к их выполнению в едином расписании всех руководителей команды.

Мы привыкли ориентироваться в постановке целей и подведении итогов на календарные месяцы, поэтому планировать новое расписание для всей команды руководителей решили с учетом четырехнедельного цикла. С некоторой натяжкой можно сказать, что наш подход – это аналог портфельного спринта, то есть сильно упрощенный Portfolio SAFe.

Обеды. Во-первых, они явно прописаны в расписании. Во-вторых, синхронизированы по времени, так как это достаточно эффективный формат обсуждения срочных вопросов между руководителями.

Не верьте в сказки, что все можно идеально спланировать – конечно, нет. Поэтому мы продумали формат корректировки стратегических целей и роадмапов. Оглядываясь назад, это было одной из самых сложных задач, для которой нам до сих пор не удалось найти безупречного решения.

Перед началом каждого квартала мы тратим время на сессию квартального планирования. Как правило, она занимает два полноценных рабочих дня. На сессии проводится декомпозиция квартальных целей, а также детализируются роадмапы для подразделений – у нас их несколько, основополагающим является, конечно же, продуктовый.

Какую эффективность использования времени и ресурсов мы в итоге получили? Цифры говорят сами за себя: если раньше на регулярные встречи, статусы и планирование уходило более 20 часов в неделю, то после оптимизации процессов это время сократилось почти вдвое.

● удобная система поиска информации;

● возможность ставить сроки и отмечать ответственных за выполнение задач в документах;

● возможность в режиме онлайн получать информацию о статусе каждого проекта, быть в курсе всех обновлений;

Попри карантинні обмеження та певні перепони, які створені у поїздках і проживанні подорожуючих, службові відрядження не припинилася повністю, а значить клопоту із ними не поменшало. В цій публікації зупинимося на ключових аспектах оформлення відрядження та витратах відрядженого працівника.

Наиболее популярный в Украине сайт поиска работы robota.ua начал отсчет третьего десятка своего присутствия на рынке труда. Компания, созданная группой отечественных программистов в 2000 году, в 2006-м вошла в состав лидера интернет-рекрутинга в странах Центральной Европы, польской компании Grupa Pracuj Ltd. И в этом же году стала партнером международной рекрутинговой сети The Network, представленной в более чем ста странах. Сейчас robota.ua превратилась в один из крупнейших job-порталов Украины, чья миссия одновременно благородна и практична: помогать ищущим работу людям и работодателям находить друг друга как можно быстрее, проще и с наименьшим стрессом. Мы пригласили HR-директора компании Юлию Бабаеву рассказать о том, как изменения на рынке труда сказываются на бизнесе портала и на ожиданиях всех его участников — и открыли для себя и для наших читателей эффективную корпоративную культуру, лежащую в основе успеха.

Всеукраинская ежегодная Премия для HR-профессионалов HR Pro Awards 2021 прозвучала симфонией замечательных проектов по управлению персоналом, которые были отмечены компетентным жюри. Событие, ставшее праздником для настоящих лидеров, было организовано Украинской Ассоциацией HR-профессионалов HR Pro и состоялось как высококлассный гала-ивент благодаря Екатерине Ковалевской, возглавляющей наблюдательный совет Ассоциации HR Pro и ставшей продюсером Премии.

Статья, предлагаемая вниманию читателей, является результатом исключительно моих наблюдений за событиями, свидетелем и участником которых я становилась, проживая кризис последних двух лет на позиции HR-директора, сначала в крупной компании (численностью более 1 тыс. сотрудников), а сейчас — в качестве эксперта управляющей компании, отвечающего за HR-вопросы в нескольких бизнесах разных направлений IТ-индустрии. Я попыталась структурировать свои выводы, а также инструменты и действия, которые помогли мне оставаться эффективной все это время. Возможно, мой опыт окажется для кого-то полезным.

Одна робота — добре, а дві — ще краще! Поговоримо про сумісництво: про його особливості, види, оформлення, табелювання, оплату праці та інші нюанси.

Этичность требования работодателей о вакцинации сотрудников от COVID-19 и трудовые права работников. Профилактический медосмотр и профилактические прививки. Юридические вопросы. Подход к управлению в компаниях рисками, связанными с COVID-19.

Кому та як установлюють норми тривалості робочого часу? Яка специфіка оплати праці при різній тривалості робочого часу? Як впливає перенесення вихідних на роботу працівників?

Сільське господарство — особлива галузь економіки, яка суттєво відрізняється від інших галузей. Тому праця у цій сфері об’єктивно потребує особливого правового регулювання.

Жалобы на отсутствие времени. В разговорах эта тема конкурирует с погодой. Сложно встретить человека, кто успевает всё и дома, и на работе. В офисе то и дело всплывают такие термины, как дедлайн, прокрастинация, темпоральность. Растет напряжение, когда сроки срываются. Но происходит это не только из-за загруженности. Часто причина тому – неорганизованность . Поговорим, как оптимизировать процессы и открыть свободные часы для работы.

Как контролировать рабочее время сотрудников?

Отследить и оценить занятость в компании помогает анализ событий, которые отвлекают коллектив от прямых обязанностей. Чаще всего это отсутствие дисциплины плюс банальная лень, которые оправдывают усталостью и перегруженностью. В действительности, если строго промониторить задействованность персонала во внутренних процессах, получится иная картина:

более 20% общаются с коллегами на отвлеченные вопросы;
45% исследуют соцсети от часа до трех в рабочий период;
свыше 10% участвуют в длительных совещаниях;
50% тратят время на разбор почты.

Еще почти 40% помогают сослуживцам. Вроде бы, неплохо, во имя общего дела. Но если разобраться глубже, снижается общая продуктивность коллектива. Эффективность одного специалиста “съедается” за счет неумений другого. С такой ситуацией свыкаются. И руководству в итоге придется принимать срочные меры по контролю подчиненных. Приставлять наблюдателей, подключать автоматизированные системы учета.

Способы контроля рабочего времени

Менеджеры проводят привычные мероприятия, отслеживающие действия сотрудников. Среди актуальных:

аудиозапись телефонных звонков – для мониторинга тех, кто постоянно общается с клиентами. Способ показывает затраченное время на консультацию, следование алгоритму разговоров, компетентность, вежливость;
видеозапись поддерживает пунктуальность, собранность на рабочем месте, сосредоточенность на обязанностях. Мешает психологическая особенность: привыкнув к онлайн-наблюдению, служащие возвращаются к обычным поведенческим реакциям. Кроме того, отснятый видеоматериал постоянно никто не просматривает, только по необходимости;
СКУД, или система контроля доступа, идентифицирует персонал при входе на предприятие и при выходе. Распознает через бесконтактные магнитные карточки или по биометрическим параметрам. Ее функция – обозначить присутствие человека на месте, не более того;
отчеты о проделанном, пожалуй, один из самых нудных способов, когда сотрудники самостоятельно описывают занятия в течение дня, отмечают время выполнения задач. Среди недостатков отчетности – необъективность, подтасовка сведений под требуемые параметры, трата времени на ведомости, когда его можно использовать с большей пользой;
специализированные сервисы по сбору информации о деятельности, или системы учета рабочего времени. Они оценивают и занятость работника, и сроки его вовлеченности в процессы, и качество исполнения проектов.

Эти приемы по отдельности и в сочетании определяют количество часов, которые высвобождаются, если применить правила тайм-менеджмента .

Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте

Всего три-четыре часа сотрудники действуют продуктивно. Оставшаяся часть дня проходит в неспешном обсуждении текущих вопросов, в планировании из разряда “сейчас начать собираться делать”, в чтении новостей в ленте, в общении с коллегами.
Словесное подбадривание со стороны менеджера, надзор за коллективом, призывы к активности мало дают нужный эффект. Кроме того, такие методы – стиль позапрошлого века. Ответственность повышают IT-программы по контролю времени. Установка ПП на компьютеры сотрудников, оповещение их об этом стимулируют их производительность на 30%, уверяет статистика.
Автоматизированные программы облегчают жизнь руководителя, который может в любое время, онлайн, по запросу проанализировать задействованность подчиненных. ПО учитывает:

период работы на ПК, простои с момента последнего движения мышью;
показатели выполнения определенных видов проектов отдельным специалистом и в сравнении его достижений с другими;
составляют таблицы, диаграммы по использованию времени, разделяя занятия на продуктивные и непродуктивные;
делают скриншоты рабочего стола, снимки вебкамерой. Эти пути, конечно, для особо ревностных работодателей, подчиненным они вряд ли понравятся.

Таким образом, обладая систематизированными сведениями о продвижении проектов, задач, руководитель ориентируется в дальнейшем планировании, в подборе персонала под конкретные задачи. Опирается не на личные впечатления, а на объективные расчеты производительности.

Оптимизация использования рабочего времени персонала

Увеличивать объемы производства, двигаться от одного интересного проекта к другому, не давая шанса конкурентам, повышать темпы работы и сохранять качество, снижать издержки – все эти цели заставляют оптимизироваться.
Невозможно трудиться все 100% рабочего времени. От этого, напротив, эффективность снижается в разы, наступает моральное выгорание. Перерывы в 5-10 минут каждые час-полтора, законный обед в середине дня позволяют перезагрузиться и набраться сил.
Другое дело, когда свободного времени становится чересчур много. Из-за неправильно организованной загруженности, неэффективного распределения обязанностей, многозадачности некоторых сотрудников, простоев по вине работодателя. Что можно сделать в первую очередь:

расписать процессы компании;
задокументировать скрипты работы, тем самым ускорить вхождение новых специалистов в курс дела;
проанализировать рабочее время работников, например, с помощью ПП CrocoTime;
на основе данных найти проблемы, которые тормозят работу, снижают KPI.

В процессе такой оптимизации точнее составляются планы по тратам на задание, новички обучаются быстрее, действующие сотрудники не отвлекаются на них, а занимаются своими обязанностями. Расстановка приоритетов подходит и для крупных корпораций, и мелких компаний.

Современные методы оценки персонала

Анализ коллектива и каждого его участника в отдельности основан на заинтересованности работодателя: кого он нанимает, с какой командой работает, сможет ли с ней идти вперед. Исключить “слабое звено” в начале пути, проекта, грамотно управлять персоналом, определять лидеров позволяют различные методы.

В инструментарий менеджера-кадровика входит бенчмаркинг , при котором оценивается потенциал сотрудника и резервы для развития, одновременно использование в интересах предприятия. Прежде чем проводить исследования, руководитель должен сам ответить себе на вопрос: для чего это делается. Ради оценки или все-таки ради бизнеса? И как дальше будет использоваться полученная информация?

Передовые компании применяют различные методы и инструменты оценки персонала:

Синергия нескольких методов дает широкое понимание собранного воедино коллектива, его скрытых и обнаруженных резервов и потенциала.

Система автоматического учета рабочего времени

Понимание сильных сторон специалистов, их предпочтений одних процессов другим, отсюда скорости и качества выполнения, предоставляет шанс использовать их в целях развития бизнеса. Непредвзятый анализ дают IT-продукты. Программой учета и контроля CrocoTime для оптимизации процессов воспользовались бизнес-корпорации и мелкие организации со штатом в 20-50 человек.
С CrocoTime каждый человек на виду, но программа действует деликатно. Не делает скриншотов экрана или фото, видео через вебкамеру. Она функционирует открыто и нивелирует болевые точки:

анализирует “успеваемость” служащего по проектам и характеризует его компетенции, уровень знаний;
обнаруживает нарушителей дисциплины или лентяев, кто не желает следовать принципам тайм-менеджмента;
фиксирует время за компьютером, через интеграцию с IP-телефонией отмечает звонки;
составляет отчеты по общей загруженности, сохраняет данные по времени и программам, в которые погружался или на которые отвлекался каждый сотрудник;
помечает приложения как продуктивные и непродуктивные;
автоматически формирует табели учета рабочего времени.

В итоге набирается нужное количество информации, чтобы усилить те/иные процессы, настроить работников на нужную волну, при необходимости – предупредить об отставаниях, а в тяжелых случаях расстаться. И помнить о мотивации, стимулах. Корпоративная культура не меньше, чем материальное вознаграждение, заставляет дорожить местом работы.

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка "по делам" даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом "почему так".

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

"Пока вы не можете управлять своим временем, вы не можете управлять ничем другим", - утверждал американский ученый, экономист и один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века Питер Друкер. Время - это самый дефицитный и незаменимый ресурс. Умение руководителя рационально распределять и использовать рабочее время (свое и сотрудников) позволяет повысить профессиональную и личную эффективность.

Тайм-менеджмент представляет собой систему, позволяющую "наладить отношения" со временем. Этот термин обычно применяют тогда, когда говорят об управлении рабочим временем с позиции руководителя и организации работы подчиненных. Как спланировать время, чтобы найти для достижения поставленных целей необходимые дни и часы?

Почему времени не хватает?

Потеря времени происходит по разным причинам, но только небольшая их часть относится к непреодолимым обстоятельствам. В 80% случаев руководитель может повлиять на ситуацию. Назовем три группы причин, по которым возникают потери.

Составляющие тайм-менеджмента

В управлении временем выделяют следующие этапы.

Анализ использования рабочего времени (хронометраж). Рабочим (то есть посвященным выполнению прямых служебных обязанностей) считается время, отмеченное в табеле, но в реальности загруженность сотрудников и эффективность распределения ими своего времени могут оказаться совершенно иными. Проанализировав использование времени, которое требуется для выполнения той или иной трудовой функции, руководитель сможет определить необходимый фонд рабочего времени. Для этого следует изучить:

затраты времени работника на выполнение свойственных и несвойственных ему функций;
продолжительность регламентированных и нерегламентированных перерывов;
потери рабочего времени, зависящие от персонала;
потери рабочего времени, обусловленные организационно-техническими причинами и не зависящие от персонала;
затраты рабочего времени на отдых и личные потребности сотрудников;
затраты сотрудников на выполнение творческих, организационно-административных работ и т.п.

Примечание. Чем лучше распределено время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя.

Моделирование стратегий поведения на основе сделанного анализа. Речь идет о стратегиях поведения руководителя, выбранных в отношении подчиненных: к каждому сотруднику желательно найти индивидуальный подход. Благодаря этому сотрудники получат стимул более рационально планировать свой рабочий день.

Планирование деятельности и расстановка приоритетов. Этот и следующий этапы важны в контексте не только организационного управления, но и тайм-менеджмента. В плане, определяющем конкретные действия по достижению поставленных целей, указываются приоритетные для выполнения задачи.

Реализация планов. Здесь руководитель распределяет обязанности между подчиненными (с учетом загруженности персонала и возможностей максимально эффективного распределения времени).

Контроль выполнения планов и подведение итогов. Если руководитель собирается и дальше отслеживать эффективность использования сотрудниками рабочего времени, целесообразно периодически проводить хронометраж и фиксировать его результаты в виде карт. Они должны содержать показатели расхода времени, необходимого для выполнения отдельных задач, и могут применяться в будущем - для сравнения показателей по уже выполняемым работам либо при проектировании новых.

Принципы управления рабочим временем

Специалисты в области тайм-менеджмента выделяют восемь принципов, позволяющих повысить результативность расходования собственного времени. Рассмотрим их.

Есть несколько правил планирования. Так, следует записывать свои цели (на бумажный или электронный носитель). Незафиксированная цель как бы не существует, а потому про нее легко забыть. Кроме того, нужно планировать однотипную (рутинную) работу, без которой не обходится ни одна профессия. Четко определите время, в течение которого вы будете заниматься рутиной, причем лучше делать перерывы, разбив отведенное время на несколько частей. Это позволит отвлечься от однообразных действий и переключиться на другие, более интересные дела.

Деление больших задач на мелкие (выстраивание последовательности действий) тоже принесет пользу. К большой задаче бывает трудно подступиться, а ее "разбивка" позволит четче увидеть путь к цели, двигаться по нему поступательно и тем самым сократить время, необходимое для достижения конечного результата.

Принцип 2 - описывайте желаемый результат в виде конкретных целей и задач. Планирование невозможно без целеполагания (четкого определения цели). В тайм-менеджменте для этого используется принцип SMART, согласно которому цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени.

Принцип 3 - расставляйте приоритеты. Вот несколько методов.

Метод АБВГД (ABCD). На первое место ставится наиболее важное дело, на второе - "просто" важное и т.д. То есть дела в списке выстраиваются по степени значимости.
Метод "Съесть лягушку на завтрак", предложенный специалистом по практическому тайм-менеджменту Брайаном Трейси. "Лягушка" - самое сложное и неприятное дело текущего дня. Любой человек из страха и лени откладывает его "до завтра", но когда это завтра наступит - неизвестно. Между тем человек испытывает эмоциональное напряжение, мешающее продуктивно выполнять остальную работу. Трейси считает, что начинать день нужно с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполняться сами собой.
Принцип Парето: 20% усилий приносит 80% результатов, а остальные 80% усилий - лишь 20% результатов. Задача руководителя - выявить эти самые 20% эффективных действий и сконцентрироваться на них.
Матрица Эйзенхауэра. Политический и военный деятель, президент США Дуайт Эйзенхауэр, исследования и опыт которого легли в основу современного тайм-менеджмента, стал разделять все дела на четыре категории:

срочные и важные. Сюда относятся первостепенные задачи - их нельзя откладывать на потом;
важные, но не срочные. Такие дела отложить можно, но это окажет негативное влияние в перспективе: несрочные и важные задачи станут срочными. Поэтому для них нужно непременно резервировать время в текущем графике;
срочные, но не важные. Подобная работа мало сказывается на успехах руководителя или сотрудника. Она "съедает" большую часть временного резерва, но не дает результата. Такие задания нужно перепоручать другим, а если это невозможно, их количество должно быть сокращено;
неважные и несрочные. Эта работа не имеет значимости, ее невыполнение не влечет негативных последствий. Ее можно вычеркивать из плана.

Принцип 4 - сфокусируйтесь на главном. Это очень хороший навык. Чтобы перестать отвлекаться на посторонние дела, можно использовать следующие приемы.

Принцип 5 - сделайте наглядным план действий. Можно воспользоваться, например, диаграммой Ганта, которая считается наиболее удобным инструментом для графической визуализации времени выполнения задач и которая даже стала своеобразным символом тайм-менеджмента. Каждая линия в диаграмме представляет собой один процесс, протяженный во времени. Задачи и подзадачи, вошедшие в план, надстраиваются по вертикали, а по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, окончанию и продолжительности выполнения задачи. Визуализация плана позволяет быстро уяснить текущее положение дел и приступить к работе.

Принцип 6 - анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента. Прежде всего анализировать нужно ошибки (и исправлять их). Важно также попытаться посмотреть на ситуацию со стороны: сделайте небольшой перерыв и попробуйте найти способы, как еще оптимизировать рабочий процесс.

Принцип 7 - устраняйте "воров времени". Неожиданные и неотложные дела отвлекают от по-настоящему важных задач, отбирая драгоценные часы. Разновидностей "воров" очень много, но нет четких признаков, по которым их можно вычислить. Обнаружить и устранить "воров времени" поможет анализ возникающих в процессе работы трудностей (это касается и руководителя, и подчиненных).

Принцип 8 - планируйте отдых. Отдых - важнейший элемент тайм-менеджмента. Регулярно восстанавливайте силы, не экономьте на сне, общении с близкими и полностью отключайтесь от рабочих забот в выходные. Все это повышает работоспособность и концентрацию внимания, без чего невозможно управление временем.

Способы оптимизации рабочего времени сотрудников

Как же руководителю добиться того, чтобы персонал эффективно использовал свое рабочее время? Предложим несколько способов.

Обеспечение сотрудников оборудованием. На рабочем месте должно быть все необходимое. Для административных сотрудников это быстрый Интернет, современная техника, канцелярские принадлежности и пр. Кроме того, условия должны быть комфортными (наличие обогревателя, кондиционера, кулера и т.п.), что тоже поспособствует снижению потерь рабочего времени.
Поддержание трудовой дисциплины. Нелишне отслеживать время прихода сотрудников на работу и ухода с нее, а также время отсутствия на обеде. Это можно сделать посредством установки электронной пропускной системы или ведения журнала прихода-ухода.
Информирование о способах рационального распределения времени. Руководитель учреждения может подготовить собственный доклад (презентацию) на эту тему либо пригласить бизнес-тренера для обучения сотрудников.
Стимулирование сотрудников за качество и своевременность выполнения работы. Стимулы могут быть материальными и нематериальными - денежная премия, отгул, благодарность от руководства учреждения и др.

Управление рабочим временем на примере вуза

Чтобы выявить проблемы, связанные с распределением рабочего времени, на одном из факультетов вуза был проведен опрос, в котором участвовали 20 преподавателей. Респондентам предлагалось проранжировать проблемы, связанные с организацией и планированием их рабочего времени. Приведем эту анкету.

Формализм в планировании второй половины рабочего дня

Непредсказуемость режима реальной работы

Трудности с расписанием

Нехватка аудиторного фонда

Отсутствие современных IT-технологий

Большой объем работы (в том числе с документами)

Часто меняющиеся требования к оформлению документов

Авральный режим работы

Несоответствие норм времени балльно-рейтинговой системе

Творческий характер работы преподавателей

Работа по субботам

Сотрудники проставили баллы, исходя из значимости проблемы - от наиболее важной к несущественной. Мнения большинства сошлись. Для трех преподавателей главными проблемами стали непредсказуемость режима реальной работы и авральный режим работы, еще несколько человек отвели данным проблемам второе либо третье место. Для десяти респондентов главной проблемой оказался большой объем работы (в том числе с документами), четверо не придали ей первостепенное значение, поставив на третье место.

Результаты опроса показали, что именно перечисленные проблемы сотрудники признали самыми важными при планировании своего рабочего времени. Общее второе место заняла позиция "Часто меняющиеся требования к оформлению документов". Действительно, постоянная смена "правил игры" не способствует хорошим результатам, поскольку преподавателям приходится постоянно переделывать уже готовые документы. Кроме того, педагогические работники, у которых много других важных дел, не успевают следить за изменениями.

Сформировался следующий рейтинг проблем.

1-е место - непредсказуемость режима реальной работы, ее большой объем (в том числе с документами), авральный режим.

2-е место - часто меняющиеся требования к оформлению документов, срочность работы, переработка.

3-е место - формализм в планировании второй половины рабочего дня, несвоевременное информирование.

4-е место - несоответствие норм времени балльно-рейтинговой системе, нехватка аудиторного фонда, отсутствие современных IT-технологий.

5-е место - трудности с расписанием, административные преграды, работа по субботам, творческий характер работы.

Большинство названных проблем решить достаточно сложно, но можно ослабить их влияние.

На уровне вуза:

перевести работников на эффективные контракты - повысить оплату труда и одновременно усилить ответственность в части объема работы и качества ее результатов. В этих условиях многие преподаватели, вероятно, откажутся от подработок, а значит, у них освободится часть времени, что приведет к более качественному выполнению основных обязанностей;
составить четкий годовой календарный план-график выполнения преподавателями работ в соответствии с требованиями к должностям;
разработать понятные для всех алгоритмы решения типовых задач;
внедрить действительно работающую интегрированную информационно-аналитическую систему и электронный документооборот.

На уровне факультета - составить годовой календарный план-график выполнения преподавателями работ в соответствии с планом работы факультета.
На уровне кафедры - составить годовой календарный план-график выполнения работ сотрудниками в соответствии с планом работы кафедры.

Отметим, что количество опрошенных преподавателей - это нерепрезентативная выборка для общего анализа проблем. Опрос служит примером того, как руководитель может использовать полученную от сотрудников информацию для оптимизации рабочего времени и деятельности учреждения в целом.

Управление временем касается прежде всего организации рабочего процесса - усовершенствовав его, можно добиться в том числе экономии времени. Любой руководитель должен стремиться к рациональному распределению этого невосполнимого ресурса, чтобы он сам и его сотрудники успевали полностью выполнять поставленные задачи и достигать целей, важных для учреждения. В этом поможет планирование рабочего времени, а максимального эффекта удастся достичь с помощью координации планов руководителя с планами его подчиненных.

кафедры менеджмента и маркетинга

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: