Оптимизация бизнес процессов реферат
Обновлено: 02.07.2024
Основные подходы к оптимизации бизнес-процессов ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )
Поле того как будет выполнен анализ бизнес-процессов, можно приступить к их оптимизации.
Оптимально выстроенный бизнес-процесс — это процесс, реализация которого обеспечивает достижение поставленной цели при минимальных затратах.
На практике при оптимизации бизнес-процессов применяются две основные методологические концепции [1] :
- • постепенный (пошаговый) подход, т. е. непрерывное усовершенствование процессов в рамках существующей организационной структуры управления, что требует незначительных капиталовложений или не требует их вообще;
- • кардинальный подход, ведущий к существенным изменениям процессов и возможной трансформации организационной структуры управления.
Оба подхода базируются на процессной теории управления предприятием. Но различаются они по масштабу изменений, времени, необходимому для проведения изменений, и рискам, возникающим при проведении оптимизационных преобразований деятельности компании.
Первый подход предполагает изменение существующего процесса постепенно, небольшими шагами, с обязательным анализом результатов после каждого этапа. Количество вносимых изменений невелико, результат изменений практически виден сразу. Если бизнес-процессы компании довольно хорошо реализуются, то не доставляют существенных проблем ни исполнителям, ни потребителям результатов выполнения процесса. Однако если есть потребность в повышении се конкурентоспособности, росте эффективности ресурсного обеспечения или улучшения имиджа компании на рынке, то целесообразно применить именно этот метод совершенствования бизнес-процессов. В качестве примера, где уместно использовать данный метод, можно предложить отдел продаж компании N, производящей кухонную мебель. В ходе исследования и анализа бизнеспроцессов, связанных с продажами кухонной мебели, выяснилось, что все документы, оформляемые при продаже, обязательно проверяет помощник юриста и подписывает финансовый директор, что существенно тормозит процесс оформления договора купли-продажи. Количество жалоб клиентов на отдел продаж крайне мало и носит довольно субъективный характер. Возврат договоров на доработку менеджерами продаж от помощника юриста и финансового директора не производился больше года. Поэтому нельзя говорить о том, что избыточные операции процесса оформления договора влияют на продажи и удовлетворенность клиентов, однако это влияет на эффективность использования человеческих и временных ресурсов. В данном случае небольшое совершенствование процесса за счет сокращения операции проверки и переложения функции подписания договора на менеджера, но продажам (по доверенности) позволит сократить время на оформление и заключение договора, а также высвободить помощника юриста и финансового директора для выполнения более важных дел.
Оптимизация бизнес-процессов компании путем их кардинального изменения чаще всего является реинжинирингом процессов, который заключается в существенном изменении бизнес-процессов, иногда даже системы бизнес-процессов организации. Как правило, данный подход используется при необходимости получить существенный эффект от изменения бизнес-процессов. Например, когда необходимо перестроить деятельность организации в связи с изменившимися внешними условиями или когда в результате анализа выявлено, что система бизнес-процессов не соответствует целям и задачам компании.
Концепция реинжиниринга стала своего рода спусковым механизмом в области управленческого и ИТ-консалтинга, активно использовалась в маркетинговых целях, но на практике ее эффективность оказалась невелика. Основными препятствиями являлось то, что реинжиниринг не подразумевает анализ корпоративной культуры, ценностей и исторического контекста компании; люди воспринимаются как некие обезличенные объекты, необходимые для выполнения бизнес-процессов. Поэтому результатом проводимого реинжиниринга была компания, у которой принципы и подходы к управлению оставались прежними, но сократились некоторые издержки. А неизменные принципы и стиль руководства снижают эффективность от перестроенных бизнес-процессов предприятия.
В рамках данного метода существенное изменение состава и способа реализации процесса или создание процесса по-новому применяется, как правило, к основным процессам организации, а процессы управления и вспомогательные — существенно сокращаются, а оставшиеся сохраняются без существенных изменений. Такая оптимизация деятельности компании сопровождается большими рисками, например, потерей ключевых сотрудников, обладающих специфическими знаниями и умениями, изменением климата внутри коллектива, потерей постоянных клиентов, ростом непредвиденных расходов на перенастройку оборудования и информационных систем.
Большинство отечественных малых и средних компаний, если оценивать уровень зрелости управления бизнес-процессами (см. параграф 1.3), находятся на 1-м или 2-м уровне зрелости, поскольку именно сейчас ко многим из них приходит понимание необходимости управления бизнеспроцессами, а значит, и их совершенствованием. Поэтому часто работа по их оптимизации носит непостоянный характер, а от случая к случаю, и, как правило, по инициативе высшего руководства. В связи с этим даже несущественные изменения воспринимаются коллективом как реинжиниринг, и сопровождаются неприятием со стороны большинства непосредствен н ЫХ ИСІюлнитслей.
В компаниях, где совершенствование процессов осуществляется па постоянной основе специальным сотрудником/подразделением, улучшение бизнес-процессов происходит в условиях меньшего социального напряжения рабочего коллектива и с большим положительным эффектом.
В современных нестабильных и быстро изменяющихся экономических, политических и технологических условиях компания может развиваться только в случае постоянного совершенствования своей деятельности, а значит, и бизнес-процессов. Поэтому, если перед организацией стоит задача реализации какого-либо прорыва или резкого изменения ориентации в деятельности компании, то се нельзя решить без кардинального изменения системы бизнес-процессов. А если же стоит задача сохранения позиции па рынке и постепенного увеличения конкурентоспособности компании, то достаточно использовать безболезненный подход постепенного совершенствования бизнес-процессов.
TQM (Total Quality Management) общее управление качеством. Это подход, основанный на применении разработанных в Японии концепций качества. В конце 1970;х гг. использование данных концепций позволило многим японским компаниям обогнать лидеров рынка, которыми были в тот момент американцы.
После того как японские компании вышли на лидирующие позиции, на Западе стали обращать более пристальное внимание на внедрение систем качества в деятельность организаций. Таким образом, к настоящему времени созданы международные стандарты менеджмента качества ISO 9000, которые используются практически повсеместно, в том числе и в России.
Серия стандартов ISO 9000 затрагивает различные аспекты управления качеством и включает некоторые из наиболее известных стандартов. Стандарты содержат руководства и инструментарий для компаний и организаций, которые стремятся к тому, чтобы их продукция и услуги постоянно соответствовали требованиям заказчика, а качество постоянно улучшалось. ИСО 9001:2008 устанавливает требования к системе менеджмента качества, ИСО 9000 содержит основные понятия и словарь, ИСО 9004 сосредоточен на том, как сделать систему управления качеством более эффективной и работоспособной. ИСО 19 011 — руководство по проведению внутреннего и внешнего аудитов систем менеджмента качества [4] (9, "https://referat.bookap.info").
Рис. 8.4. Оптимизация бизнсс-процсссов как составная часть работ, но их улучшению.
На первом этапе работ необходимо определить возможные варианты оптимизации, которые формулируются исходя из результатов анализа бизнес-процессов и целей оптимизации.
В качестве целей совершенствования могут выступать следующие:
- • оптимизация ресурсного обеспечения процесса за счет:
- — перераспределения ресурсов;
- — высвобождения ресурсов;
- — повышения пропускной способности определенного рабочего места;
Для оптимизации ресурсного обеспечения следует обладать моделью системы процессов, а также сведениями об организационной структуре и ИТ-поддержки деятельности компании. Поскольку для того чтобы осуществлять перераспределение функциональной нагрузки между сотрудниками организации, нужно знать, кто в каких процессах задействован и какова степень загрузки каждого.
В целях повышения эффективности ресурсного обеспечения процессов применяют следующие методы оптимизации:
- • вертикальное сжатие;
- • горизонтальное сжатие.
Вертикальное сжатие процесса заключается в наделении сотрудника полномочиями самостоятельного принятия решения. За счет таких изменений сокращается время выполнения процесса, ускоряется взаимодействие с клиентом (подписание договора, принятие решения об устранении замечаний, предоставление услуг). Кроме того, существенно снижается стоимость реализации процесса за счет того, что в нем больше не принимает участие высокооплачиваемый работник категории руководителей. Делегирование полномочий также позволяет повысить инициативность работников. На практике наиболее часто встречаемым примером вертикального сжатия можно назвать делегирование от генерального директора менеджеру по продажам полномочий подписания договоров (как правило, на основании доверенности).
Кроме большого положительного эффекта данный способ оптимизации процессов имеет и отрицательные аспекты. В некоторых случаях делегирования полномочий появляется высокий риск возникновения ошибки, в результате которой организации может быть нанесен репутационный или финансовый ущерб. Следует учитывать данные риски при принятии решения о передаче функций руководящих работников на нижестоящие уровни по иерархии управления.
Оптимизация процесса обслуживания клиентского заказа с помощью горизонтального сжатия
Читайте также: