Онлайн офисы за и против реферат

Обновлено: 02.07.2024

Файлы: 1 файл

Технологии работы электронного офиса.doc

Понятие электронного офиса 2-3

Этапы развития концепции электронного офиса 3-5

Задачи и технический состав электронного офиса 5-8

Обработка информации на основе табличных процессоров 9-12

Электронные презентации 12

Оптическое распознавание текста 12

Графические редакторы 12-13

Правовые системы 13

Список используемых источников 16

1.Понятие электронного офиса

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· персональные компьютеры, объединенные в сеть;

· средства копирования документов;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трёх и более приложений, поддерживаемых одним и тем же

производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса,

некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось возможно прежде всего благодаря повсеместному распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

2. Этапы развития концепции электронного офиса

Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.

На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций: автоматизировать связь между различными рабочими местами, сделать совместной работу над документами, автоматизировать контроль исполнения документов и др.

Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением персональных компьютеров и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест. Автоматизированные рабочие места объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде:

Прежде всего, следует остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

-высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес- компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;

-высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;

-высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;

-применение только стандартных протоколов дл обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;

-возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;

-возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

Основными компонентами таких систем являются:

-внешние коммуникационные каналы,

-кабельная система здания,

-сетевое и коммуникационное оборудование и ПО,

-различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

3. Задачи и технический состав электронного офиса

Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.

К задачам ЭО относятся: делопроизводство; создание отчетов; поиск, ввод и обновление информации; составление расписаний; обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.

Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:

Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия. Печатающие устройства. Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами. Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.

Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Мicrosoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

· Word — текстовый процессор;

· Ехсеl — табличный процессор;

· Ассеss — система управления базами данных;

· РоwerPoint — система подготовки презентаций;

· Outlook — менеджер персональной информации;

· FrontPage — редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

· РhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;

· Риblisher — настольная издательская система;

· Small Business Tools — специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

· Internet Explorer — броузер (обозреватель веб-страниц).

Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

· Lotus SmartSuite (компания IВМ);

· WordPerfectOffice (корпорация Согel);

· StarOffice (компания Sun Microsystems);

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта:

· Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);

· Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM);

· Microsoft Office фирмы Microsoft.

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer – приложение для создания Web-страниц и ряд других.

Традиционная модель ведения бизнеса предполагает найм необходимых сотрудников в офис. Именно здесь у них есть доступ ко всем документам, в офисе они могут участвовать в совещаниях и конференциях, а руководитель - эффективно контролировать работу персонала. А теперь представьте, что все это можно осуществить из любой точки мира. Да, сегодня существует такое решение, и называется онлайн-офисом. В материале я расскажу вам о преимуществах и недостатках виртуального офиса.

Что представляет собой онлайн-офис

Онлайн офис (иногда называют электронным или виртуальным офисом) - это не какая-нибудь сложная и недоступная для понимания система, а всего лишь набор необходимых инструментов и интернет, которые позволяют большому количеству сотрудников работать совместно, физически находясь в любых точках мира.

Виртуальный офис можно представить как ресурс для работы из дома через компьютер или ноутбук, используя гарнитуру. Это возможность общаться с коллегами, совершать видеозвонки, писать в чаты каждому лично или всем сразу, ставить задачи, принимать участие в обсуждении работы с проектами. Таким образом, находится в контакте с другими коллегами в едином информационном пространстве - в CRM-системе.

Онлайн-офис обычно поставляется через CRM-систему. Последняя представляет собой единую систему, которая включает в себя инструменты для работы в одном офисе, в котором есть календарь, чат для общения с коллегами, диск, телефония, возможность постановки задач, создание документов.

Какие преимущества дает внедрение виртуального офиса

Онлайн-офис сегодня пользуется довольно большой популярностью, а в последнее время огромное количество компаний по всему миру внедрили в бизнес такую систему. Причиной тому является пандемия COVID-19, которая вынудила большинство организаций перевести своих сотрудников на удаленный режим работы.

Преимущества использования онлайн-офиса для персонала следующие:

больше не нужно тратить время и энергию на поездку до офиса и обратно. Можно вставать позже, чем обычно. Это позволяет лучше отдохнуть, из-за чего улучшается концентрация внимания на рабочих процессах. Повышается и эффективность труда;
работать можно в комфортной домашней обстановке. При этом совсем не обязательно надевать рубашку, галстук и пр. - можно работать хоть укутавшись в плед;
нет надобности часто пользоваться общественным транспортом, поэтому снижается риск заболеть.

Каковы преимущества для руководства компании

Предприниматель, решив внедрить в бизнес виртуальный офис, получает следующие преимущества:

широкая география найма сотрудников. В компанию можно привлекать специалистов даже из других стран;
экономия средств. Не нужно тратить деньги на содержание офисных помещений: на чистку, уборку, оснащение компьютерами, средствами связи и пр.;
легкий старт. Большинство начинающих предпринимателей обычно не имеют достаточно средств на аренду офисных помещений. Онлайн-офис избавляет от необходимости арендовать офис;
эффективная оптимизация бизнеса. Функционал онлайн-офисов позволяет за считанные секунды делиться необходимыми документами, оперативно вносить изменения, осуществлять проверку и пр.

Каковы недостатки виртуального офиса

Еще остается довольно большой процент компаний, которые не хотят переводить персонал на удаленный режим работы.
Вот недостатки виртуального офиса:

отсутствие живой коммуникации. Это способствует тому, что не будет единого командного духа, что приведет к снижению производительности компании;
сложность контроля. На некоторых этапах контроль и вовсе может потеряться, что также приводит к снижению производительности компании;
отвлекающие факторы. В домашней обстановке сотрудника могут отвлекать члены семьи, питомцы и пр.

Кому может пригодиться онлайн-офис

Такое решение подходит практически для любых компаний: начиная от небольших стартапов, заканчивая крупными организациями. Особенно оно полезно, если на старт бизнеса заложен ограниченный бюджет - в таком случае именно онлайн-офис позволит сэкономить средства на старте предпринимательской деятельности.
Крупным же организациям онлайн-офис помогает решить кадровый дефицит, поскольку сотрудники могут работать удаленно. Еще внедрение онлайн-офиса подходит в том случае, когда нужно открыть представительство в другом городе. Ведь основные бизнес-процессы проходят в главном офисе, а в новом месте нужен только адрес и телефон.
Поэтому открывать полноценный офис нецелесообразно, можно открыть виртуальный .

В России виртуальные офисы еще не получили настолько широкое распространение как на Западе. Вероятно, это обусловлено относительной новизной данного варианта инфраструктуры. Также это может быть вызвано опасениями появления сложностей в работе бизнеса, либо проблем с налоговыми органами. В любом случае, виртуальный офис подойдет не каждому виду бизнеса.

Удобен он будет, прежде всего, для такого бизнеса, который находится еще только на начальном этапе развития, либо для бизнеса, которому в силу своей специфики не требуется в обязательном порядке иметь физической помещение для нормальной работы.

Рассмотрим основные особенности и преимущества, которые можно получить при покупке или аренде виртуального офисного пространства.

Итак, виртуальный офис в широком понятии этого смысла это среда, позволяющая получать основную часть офисных услуг с использованием, прежде всего, онлайн платформ в интернете.

Вот некоторые из преимуществ использования виртуального офисного пространства:

Постоянный юридический адрес для бизнеса в престижном районе

У каждой компании должны быть юридические и фактические адреса. Абсолютно понятно, что если на сайте компании, в ее визитках или коммерческих предложения в качестве адреса будет указан адрес квартиры, это не будет способствовать улучшению имиджа Вашей компании. А ведь во многих сферах имидж компании, восприятие ее клиентами играет немаловажную роль. И данный фактор может стать решающим, например, в тот момент, когда потенциальный клиент изучает Ваше коммерческое предложение.

Гораздо больше шансов произвести положительное впечатление на клиента, если в Ваших официальных документах будет фигурировать адрес офиса в каком-либо престижном районе города. При этом, Вам даже не обязательно физически находиться в этом городе.

Необходимо сказать, что у такой организации работы есть и недостаток: большое количество компаний, имеющих регистрацию по адресу одного бизнес-центра. Конечно, большинство Ваших клиентов, читая Ваше коммерческое предложение, не будет анализировать количество компаний, имеющих одинаковую с Вами регистрацию.

Но, например, если Ваша компания будет проходить проверку службы безопасности, например, для участия в тендере, это может стать причиной отклонения Вашей заявки как неблагонадежного контрагента.

Возможность проведения встреч в соответствующих помещениях

При необходимости проведения переговоров с клиентом операторы виртуальных офисов часто оказывают дополнительные услуги, в том числе, предоставляют в аренду переговорные комнаты на своей территории. Конечно, можно встречаться с клиентами и в кафе.

Но, во-первых , такой формат встреч, как уже писалось выше, не способствует улучшению имиджа Вашей компании, и во-вторых , при необходимости проведения встречи с большим количеством участников или необходимости демонстрации презентационных материалов, проведение встречи в кафе становится невозможным.

Экономия затрат

Конечно, все что указано можно было бы организовать, имея в аренде или собственности свое собственное офисное помещение. Но, во-первых, не во всех офисных зданиях, особенно старой постройки имеются переговорные комнаты соответствующего уровня, и во-вторых, физический офис всегда требует дополнительных затрат на его организацию.

Известно множество историй о том, как предприниматели на начальном этапе излишне оптимистично оценивали перспективы своей бизнес-идеи, тратили средства на открытие офисов, наем офисных сотрудников, и, в конечном итоге, ресурсы необходимые для развития и продвижения бизнеса на начальном этапе оказывались потраченными на открытие офиса.

Это приводило к тому, что при возникновении проблем в реализации непосредственно самой бизнес-идеи у предпринимателей оставались только уже ненужный офис, и ранее взятые на развитие бизнеса кредиты, которые необходимо гасить.

Возможность получения дополнительных услуг

Операторы виртуальных офисов практически дополнительные услуги за определенную плату. Например: настройка и администрирование корпоративной почты, веб-хостинг, обработка и доставка корреспонденции, распечатка документов и прочее. Вам так же может быть выделен прямой городской номер с возможностью настройки переадресации на необходимые Вам телефонные номера. Так же, Вам могут предложить услуги колл – центра.

Не смотря на кажущуюся простоту перечисленных функций, их правильная и комплексная организация на базе своего собственного офиса потребует привлечение на постоянной основе большого количества людей, что влечет за собой затраты.

Если же пренебречь всеми или какой то частью перечисленного функционал, вполне вероятно, что через определенное время в бизнес-процессах Вашей организации начнутся сбои.

Кроме того, возможность сосредоточения на основном функционале и бизнесе Вашей компании без отвлечения на офисные задачи, позволит Вам реализовать потенциал фирмы наиболее быстро и эффективно.

>>> Вам также может быть интересно:

Чтобы быть в курсе последних новостей и содействовать развитию проекта ВашКазначей :

ГОСТ

Электронный офис — это комплект программных и аппаратных средств, который предназначен для обработки документации и автоматизации деятельности специалистов в системах управления.

Сущность и структура электронного офиса

Электронный офис является полноценным информационным предприятием, которое преобразует начальные данные при помощи присутствующего информационного обеспечения в конечный информационный продукт. Обобщённая структура электронного офиса представлена на рисунке ниже:

Рисунок 1. Обобщённая структура электронного офиса. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

К задачам, решаемым в офисе, может быть отнесён следующий комплекс задач:

Управление делопроизводством.
Осуществление контроля управления.
Формирование отчётной документации.
Обновление базы информационных данных.
Формирование расписаний.
Организация необходимого информационного обмена между внутренними подразделениями организации и между организациями.

При реализации решения данных задач осуществляются следующие стандартные операции информационных технологий:

Функции электронного офиса

Под электронным офисом понимается организованный для решения единой задачи коллектив работников разных специальностей, набор компьютерного, коммуникационного и организационного оборудования, методов математического моделирования, набор интеллектуального обеспечения, а также методов взаимодействия вышеназванных элементов. К главным функциям электронного офиса следует отнести:

Готовые работы на аналогичную тему

Выполнение общей обработки управляющей документации, определение её подлинности и реализация оформления.
Сохранение документации локального масштаба.
Сквозной доступ к документации без её бумажных копий.
Организация совместной дистанционной работы специалистов над документом.
Организация общения сотрудников без необходимости покидать своё рабочее место.
Обеспечение работы электронной почты.
Организация персональной обработки данных.
Формирование, воспроизводство и копирование документации.
Организация информационного обмена среди баз данных. Занесение информации или форм и ведение персональных информационных баз.
Генерирование отчётов, связанных с обработкой данных.
Организация управления ресурсными возможностями.
Организация контроля выполнения.

При помощи системы автоматизированной информационной технологии может быть организована реализация по крайней мере трёх этапов обработки и применения офисных данных, а именно, реализация учёта, анализа и выработки решения. Сегодня у локальных и глобальной сети Интернет есть огромные возможности по созданию и применению отдельного типа электронного офиса, а именно, виртуального офиса. Весь требуемый набор функций по информационному обслуживанию работы специалистов и необходимые ресурсы распределяются в обширном пространстве разных сетевых компьютерных узлах. Это позволяет абонентам системы находиться в сети, независимо от их реального местоположения.

Принцип электронного офиса даёт возможность существенного повышения эффективности деятельности специалистов творческой сферы, которая требует постоянной работы с большими информационными объёмами, обладающими достаточно сложной структурной организацией. Основным звеном управления электронного офиса считаются специалисты, которые способны оптимально применять возможности современных информационных технологий.

Автоматизированное рабочее место (АРМ)

Основным инструментарием, позволяющим специалисту взаимодействовать с компьютерным оснащением, является профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ). На рисунке ниже приведена структура интеграции информации на АРМ в офисе:

Рисунок 2. Структура интеграции информации на АРМ в офисе. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

АРМ может выступать как автономное рабочее место, как рабочая станция локальных сетей, а также может быть интеллектуальным терминалом, имеющим удалённый доступ к ресурсам сервера или внешних сетей. Определение конфигурации автоматизированного рабочего места и вспомогательных устройств для конкретных форм деятельности по управлению и экономическим функциям, имеет конкретику, которая диктуется предметной сферой, целевыми установками, предполагаемым объёмом работ.

Базовые процедуры по сбору, сохранению и информационной обработке при реализации АРМ, возложены на компьютерное оборудование, а специалист осуществляет некоторые ручные операции и операции, которые требуют творческий подход при разрешении насущных проблем, аналитике управленческих функций и выработке решений по управлению.

АРМ менеджера, занимающегося финансами, рассчитано, главным образом, на человека, несведущего в программировании, и служит для решения текущих проблем финансового менеджмента. А именно, это следующие проблемы:

Создание отчётов с проверкой их полноты, правильности и достоверности.
Выполнение анализа финансовых показателей организации.
Выполнение анализа рентабельности и других финансовых показателей.
Выполнение динамического анализа базовых показателей, определение главных тенденций и прогноз финансового положения организации.
Выполнение сравнительного анализа экономических показателей организации с экономическими показателями конкурирующих организаций или со средними по отрасли показателями.

Аппаратное оснащение электронного офиса в сфере финансового менеджмента определяется на основании объёмности и сложности решаемых в организации проблем финансового менеджмента, степени продвинутости информационных технологий в конкретном рассматриваемом предметном участке.

На сегодняшний день электронные офисы оснащаются следующим техническим оборудованием:

Читайте также: