Офіційно діловий стиль реферат
Обновлено: 02.07.2024
* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.
Содержание
I. Общая характеристика Официально-делового стиля.
II. Текстовые нормы делового стиля.
III. Языковые нормы: составление текста документа.
Введение
Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых — обслуживание сферы Официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие Официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов — содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.
Наиболее существенные признаки деловой документации.
1. Специфика культуры Официально-деловой речи заключается в том, что она включает в себя владение двумя различными по характеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа. Различение этих двух типов норм деловой речи помогает понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа: осмысление Официально-деловой ситуации —> подбор соответствующего ей жанра документа —> уяснение соответствующих жанру документа норм построения текста —> выбор отвечающих жанру и форме документа языковых средств.
3. Составитель, как правило, использует традиционные для Официально-делового стиля языковые средства. Таковы: и стилистика текста документа (нейтральная, неэкспрессивная и неэмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая клише и штампы, не говоря уже о так называемых канцеляризмах — языковых средствах, употребление которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных для называния действий; тенденция к неупотреблению в документах личноуказательных местоимений он, они), и синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричастные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).
I. Общая характеристика Официально-делового стиля
Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы Официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных Официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Из этого могут быть выведены как минимум пять следствий.
3. В сфере деловой речи мы имеем дело с документом, т. е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой, и сам этот факт обусловливает письменный характер реализации языковых средств Официально-делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь — речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения, ибо «ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику.
4. В лингвистике принято противопоставлять два типа текстов: информативный (научный, деловой) и экспрессивный (публицистический, художественный). Принадлежность деловой речи к первому типу объясняет некоторые ее особенности, и прежде всего — ее стилистический характер. Предельная информативная предназначенность делового текста находит свое отражение в стремлении пишущего к максимально строгому и сдержанному характеру изложения, а тем самым и в стремлении к использованию стилистически нейтральных и/или книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорнопросторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле — все это противоречило бы требованию точности деловой речи.
Требованием логичности и аргументированности изложения в области синтаксиса деловой речи объясняется обилие сложных конструкций. Имеется в виду большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия), продуктивность всякого рода уточнений в тексте (причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции), дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего).
Перечисленные отличительные языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации. Но не только это составляет особенности норм Официально-делового (канцелярского) подстиля.
II. Текстовые нормы делового стиля
Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чегото большего.
Начало наших затруднений относится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане — мыслительное — лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой каждым в плане составления какоголибо документа.
1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой Официально-деловых отношений, сталкиваясь с какимилибо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся Официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чемто просить какуюлибо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какуюто работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера Официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.
2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какоголибо справочника или благодаря тому, что ктото подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.
Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательнокомпозиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая Официально-деловая ситуация —> жанр документа —> форма документа —> языковое наполнение документа.
Приведем схемы организации текста некоторых наиболее распространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них — заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:
Начальнику отдела доставки
почтового отделения 675000
Петрова Ивана Ивановича,
проживающего по адресу:
дом 76, кв. 000, телефон .
Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 7214 на 2е полугодие 2007 года.
Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, — доверенность: поручение комулибо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какойлибо организацией — подписью должностного лица и печатью организации. Схема расположения реквизитов доверенности:
Я, Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 000, доверяю Петрову Ивану Ивановичу, проживающему по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 001, паспорт (серия, номер, выдан. ) получить причитающуюся мне за апрель 2007 года стипендию.
Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.
1. Первый тип текста представляет собой образецматрицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.
Для образцаматрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текстов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцыматрицы требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать.
Такая жесткость организации текста (и соответственно перевес постоянных элементов текста над переменными) может приводить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам.
Ужесточение образцамодели может приводить к превращению текста документа в образецматрицу.
3. Третий тип текста представляет собой образецсхему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста.
III. Языковые нормы: составление текста документа
С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела — и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств — главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска — и лексического, и синтаксического — могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.
Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (= этот), дабы (— чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись.
В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят.
Наряду с этим в Официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока. в противном случае. ; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом. в порядке исключения. ; (в) причинноследственные отношения: в соответствии с протоколом. согласно Вашей просьбе.
Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.
П. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в Официально-деловой сфере.
Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.
Первая — орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваш в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.
Заключение
Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в Официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности Официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.
Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка Официально-деловой документации.
В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов, т.е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. Существовали, например, Посольский приказ, Сибирский приказ. Деловой язык был очень близок к живому московскому наречию. В течении XV—XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи.
Официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступление на торжественных собраниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д.
Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между
государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом.
Жизнь в обществе накладывает на человека определенные обязательства. Обязанности гражданина - члена общества, государства, обязанности, как и права, регулируются официально и оформляются соответствующими актами, законодательными постановлениями.
Ясно, что, с одной стороны, выражаемое Официально-деловым стилем содержание, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. С другой стороны, официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.
Официально-деловой стиль характеризуется: высокой регламентированностью речи, официальностью изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует и безличностью официально-деловая речь избегает конкретного и личного.
Если говорить речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделятся на два под стиля - официально-документальный и обиходно-деловой. В первом можно выделить язык дипломатии и язык законов, а во втором - служебную переписку и деловые бумаги: официально-документальный
К латинскому и греческому языкам восходят такие термины, как консул, аккредитование, конвенция, пакт, депозитарий - хранитель подлинного текста международного соглашения.
Есть и русские термины - посол, посольство, посланник, поверенный в делах, наблюдатель и др.
Только в дипломатии и нигде больше употребляются этикетные слова. Это обращение к представителям других государств, обозначения титулов и форма титулования: господин, госпожа, король, королева, принц, шахиншах, Его Высочество и др.
Поверенному в делах:
Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула Устава Организации Объединенных Наций:
МЫ, НАРОДЫ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ, ПРЕИСПОЛНЕННЫЕ РЕШИМОСТИ
избавить грядущие поколения от бедствий войны, дважды в нашей жизни принесшей человечеству невыразимое горе, и
вновь утвердить веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности, в равноправие мужчин и женщин и в равенство прав больших и малых наций, и
создать условия, при которых могут соблюдаться справедливость и уважение к обязательствам вытекающим из договоров и других источников международного права, и
содействовать социальному прогрессу и улучшению условий жизни при большей свободе, И В ЭТИХ ЦЕЛЯХ
Проявлять терпимость и жить вместе, в мире друг с другом, как добрые соседи, и
Объединить наши силы для поддержания международного мира и безопасности, и
Обеспечить принятием принципов и установлением методов, чтобы вооруженные силы применялись не иначе, как в общих интересах, и
Использовать международный аппарат для содействия экономическому и социальному прогрессу всех народов,
РЕШИЛИ ОБЪЕДИНИТЬ НАШИ УСИЛИЯ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ НАШИХ ЦЕЛЕЙ.
Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением.
Язык законов требует прежде всего точности. Здесь не допустимы какие-либо двусмысленности, кривотолки. При этом понимания не столь уж важна, так как заинтересованный человек прочтет нужную ему статью закона и один, и два, и три раза. Главное - точность выраженной мысли.
Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например:
Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом. Для языка законов характерны так же полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения. И это понятно. Ведь закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей, и поэтому необходима известная стереотипность изложения.
Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность языка законов не исключает его выразительности. Он заключается не в образности, не в словесных украшениях, но в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей, В качестве примера можно привести Французский гражданский кодекс 1804 г., известный так же как кодекс Наполеона. Это, по мнению специалистов, образцовый свод законов буржуазного общества, созданный на основе римского права. Удивительно ясен, прост, выразителен и язык этих законов. Достаточно сказать, что великий французский писатель Стендаль до начала своей литературной деятельностью изучал язык Кодекса Наполеона, и его лаконичный стиль сформировался не без влияния этого кодекса. Вот некоторые отрывки из него:
О БРАКЕ Глава I
О качествах и условиях, необходимых для заключения брака
- Мужчины до достижения полных 18 лет, Женщины до достижения полных 15 лет не могут заключить брака.
- Однако президенту республики предоставляется, в силу серьезных мотивов, устанавливать изъятия из общего правила о возрасте.
- Нет брака, если нет согласия.
- Нельзя заключать второй брак до расторжения первого брака.
288. Женщина может заключить новый брак лишь по истечению 300 дней после расторжения предыдущего брака.
- Муж может требовать развода по причине прелюбодеяния жены.
- Жена может требовать развод по причине прелюбодеяния мужа.
Об отцовской власти 371. Дети, во всяком возрасте, должны оказывать своим отцу и матери почтение и уважение,
544. Собственность есть право пользоваться и распоряжаться вещами наиболее абсолютным образом, с тем, чтобы пользование не являлось таки, которое запрещено законами или регламентами
546. Собственность на вещь, как движимую, так и недвижимую, дает право на все, что эта вещь производит, и на то, что естественно или искусственно соединяет с этой вещью в качестве принадлежности.
Кодекс Наполеона показывает, что и законы могут быть писаны простым, ясным, понятным всем языком.
Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно деловой разновидности официально-делового стиля.
Образец языка служебной переписки - телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью в построение синтаксических конструкций. Не возбраняется здесь и нанизывание падежей, считающееся в других стилях серьезным стилистическим пороком. Здесь же оно способствует экономии языковых средств, компактности речи:
Главная особенность языка служебной переписки - его высокая стан- дартизованность. И это вполне оправдано. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны многие производственные ситуации. Поэтому естественно одинаковое языковое оформление тех или иных содержательных аспектов делового письма.
Ставим (Вас) в известность (о том, что). Доводим до (Вашего) сведения (то, о том), что. Уведомляем (Вас; о том, что).
Еще раз (вторично, повторно, снова, вновь, настойчиво, настоятельно, убедительно) напоминаем (Вам).
Обращаемся (к Вам) с напоминанием (повторным напоминанием).
А вот модель предложения, выражающего гарантию: Оплату(а) гарантируем(тся)
Существование моделей и их речевых вариантов, т.е. стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать соответствующую синтаксическую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант.
Идеал делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый, пожалуй, большой стилистический порок языка деловой переписки.
Разумеется, язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен, часто сложен, далек от простой обиходной речи. И мы прекрасно понимаем, что инструкция или правила - это не лирическое стихотворение, не рассказ и не очерк. Правила пишутся, как им положено, деловым языком.
Итак, официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющий большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен. Он вносит свой особый вклад в сокровищницу русского литературного языка.
Читайте также: