Контекстное планирование в тайм менеджменте реферат

Обновлено: 02.07.2024

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Содержание

1. Основные методы тайм-менеджмента

1.1. Анализ использования временного ресурса

1.2. Планирование времени

1.3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

2. Основные принципы тайм – менеджмента

Вложенные файлы: 1 файл

Microsoft Word Document (7).doc

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ПРАВА

Факультет рекламы, маркетинга и управления

по дисциплине: Планирование карьеры

на тему : Основные принципы и методы тайм-менеджмента

Выполнила: студентка 4курса

Принял: Науменко С.С.

1. Основные методы тайм-менеджмента

1.1. Анализ использования временного ресурса

1.2. Планирование времени

1.3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

2. Основные принципы тайм – менеджмента

Тайм-менеджмент (англ. time management) или управление временем -технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Эффективный тайм – менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Согласно принципам тайм – менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм – менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.

Вторая группа составляемого плана, – это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм – менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность.

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм – менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм – менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

Кроме того, правила тайм – менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.

К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм – менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких – то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм – менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм – менеджмента.

1. Основные методы тайм-менеджмента

Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

1.1 Анализ использования временного ресурса

Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. При использовании с этой целью компьютера можно использовать такие программы как Visual TimeAnalyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следущие параметры:

• вид деятельности – для определения вида деятельности;

• время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

• длительность сответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации);

- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

1.2 Планирование времени

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

2) Во-вторых, следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

3) В-третьих, не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

4) Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

Планирование нужно всем. Это аксиома, которую стоит принять. Почему? Увы, это не тема сегодняшней статьи, поэтому просто осознаем факт как данность. Планировать нужно, но не у всех получается. Слишком много задач, целей, идей, чтобы можно было вместить их в формат одного плана. Поэтому был найден альтернативный вариант, получивший название контекстное планирование.

Планирование в контексте

Не знаю, поймут ли меня мужчины, но женщины точно сталкиваются с такими проблемами.

Вот что бывает в моем плане:

То есть очень большой пласт важных и нужных дел привязывается не к какому-то времени, а реализовывается тематически. В контексте каких-то событий.

Записать подобные события в точный временной план дня практически невозможно.

Думала меня спасет метод Оригами – удобно, просто и то же как бы с контекстами, но он оказался с привязкой к одному дню. Опять не то…

Попытка найти лучший способ фиксации разнообразных задач привела меня к уже существующей в тайм-менеджменте системе. Это оказалась техника контекстного планирования.

Жесткие и гибкие задачи, виды контекста

Контекстное планирование в тайм менеджменте подразумевает разделение всех задач на:

жесткие – привязанные к точному времени;
гибкие – выполнение которых зависит от определенных обстоятельств или условий.

В качестве контекста может быть выбрано:

Шаги контекстного планирования

Хотя общий принцип структурирования дел понятен сразу, контекстное планирование в тайм менеджменте имеет свою систему организации. Чтобы правильно составить план на контексте, достаточно выполнить три простых действия. Три шага.

Шаги техники контекстного планирования в правильном порядке:

Контекстное планирование пример.

Все просто, доступно. Под рукой.

Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования

Инструменты контекстного планирования могут быть практически любыми. Выбор ограничивает только фантазия. Наиболее распространенные средства для фиксации и отслеживания контекстов:

Ежедневник. Можно купить блокнот с уже встроенным разделителями блоков или самостоятельно отделить листы закладками или цветом. Сегодня практически для каждого формата можно купить цветные блоки, что очень удобно как раз для контекстного планирования.
Стикеры и закладки. Подходят для стандартных ежедневников для выделения блоков с отдельными контекстами.
Бумажные блоки. Оптимальны для фиксации небольших контекстов – покупок, мини-дел, звонков, вопросов для разговоров. Удобны тем, что можно легко удалить и выбросить отработанные шаги контекстного планирования.
Программные решения. Любой виртуальный планировщик дел годится для выделения тематических блоков задач.

Наверное, больше не нужно пояснять, в чем заключается контекстное планирование. И так все понятно.

Есть, конечно, много специфических и доработанных решений. Различные таблицы, разлинованные ежедневники, доски контекстного планирования для командной работы. Но использовать данные готовые варианты не рекомендую. Почему? Потому что они созданы под конкретные задачи, нередко даже фирмы и несут в себе отголосок специализированных проектов.

Лучше начать контекстное планирование с простого ежедневника или нескольких бумажных блоков и уже постепенно адаптировать систему под себя. Это поможет понять, какой шаг и когда включается в технику контекстного планирования; сколько этих шагов действительно бывает и какой эффект дает этот оригинальный подход.

Контекст — это обстоятельство или условие, необходимое для выполнения задачи. Например:

Задача:	Контексты:
Купить молоко	Продовольственный магазин
Почистить зубы	Ванная комната, утро
Купить пылесос	Магазин бытовой техники, зарплата
Получить аванс	Бухгалтер, рабочий день
Выкопать картошку	Дача, выходные, хорошая погода

Контекстами для задачи могут быть места, отдельные люди, время суток или даже наше самочувствие. Проще говоря, это все то, без чего мы не можем выполнить ту или иную задачу: это будет невозможно, сложно или нецелесообразно. То есть:

Мы не купим молоко, если не находимся в магазине.
Мы не получим аванс без бухгалтера.
Мы можем почистить зубы и на кухне, но лучше это делать в ванной комнате.
Мы можем выкопать картошку и в будний день (после работы), но это будет очень сложно.

Теоретически у каждой задачи может быть сколько угодно контекстов. Например, чтобы выкопать картошку, нужно еще быть здоровым, иметь лопату и находиться на планете Земля. Однако в учитывают лишь те контексты, которые имеют значение для планирования.

Для чего нужны контексты

Контексты играют важную роль в современном , поскольку очень упрощают работу с любыми списками дел. Они выполняют сразу три полезных функции: группировка задач, их фильтрация и контекстное планирование.

Чтобы не терять время на ненужные переключения, задачи с одинаковым контекстом удобно объединять в серии и выполнять их друг за другом. Например:

2. Фильтрация задач. Современные обычно умеют фильтровать задачи, то есть показывать лишь те из них, которые соответствуют определенным требованиям. Благодаря этому, мы можем оставить в своем списке только те дела, которые нам удобно выполнить прямо сейчас.

Отфильтровать задачи можно исходя из своего местонахождения, настроения, условий, наличия времени

3. Контекстное планирование. Многие задачи удобнее привязывать не ко времени, а именно к контексту. Например:

Покрасить изгородь (когда буду на даче).
Спросить про акцию (когда буду в магазине).
Закончить картину (когда появится вдохновение).
Написать статью в блог (когда ребенок уснет).

Подобные задачи бессмысленно планировать на конкретное время: часто мы просто не знаем, когда у нас появятся условия для их выполнения.

Виды контекстов в

Сразу заметим, что список контекстов всегда определяется индивидуально. Здесь все зависит от образа жизни человека, его предпочтений и тех задач, которые он решает.

Традиционно во всех учебниках по упоминают четыре вида контекста:

2. Люди. Кто нам нужен для выполнения задачи? Например: заказчик Андрей, менеджер Сережа, воспитательница Елена Васильевна.

4. Внешние обстоятельства. Что должно произойти, чтобы мы смогли выполнить задачу? Например: хорошая погода, зарплата, подорожание биткоина.

Также на практике очень удобно использовать контексты, связанные со временем:

Распорядок дня: перед уходом на работу, во время перерыва, по дороге домой, перед сном.
Время суток: утро, день, вечер, ночь.
Определенные дни: выходные, будние дни, праздники, среда, суббота.
Месяцы и сезоны: январь, март, весна, осень.

Кроме того, вы можете создавать собственные контексты, которые помогут в планировании именно ваших задач. Вот несколько возможных вариантов:

Примеры пользовательских контекстов

Как работать с контекстами задачами

Работа с контекстами будет зависеть от инструментов планирования, которые вы используете. Рассмотрим два самых популярных варианта.

На бумаге. В блокнотах и бумажных ежедневниках под контекстные задачи отводят отдельные страницы. Например:

При наступлении нужного контекста достаточно просто заглянуть в соответствующий раздел ежедневника.

Программы. Работа с контекстами предусмотрена во всех современных : Todoist, LeaderTask, Контексты в них можно задавать с помощью категорий, меток или тегов (зависит от конкретного приложения). Например:

Здесь все еще проще: вы можете в любой момент посмотреть дела именно с теми контекстами, которые вам сейчас нужны.

1. Крымский федеральный университет Институт экономики и управления Кафедра менеджмента

Успешно изучив тему, вы будете:
знать:
инструменты планирования и особенности их применения;
особенности и преимущества контекстного планирования;
различные подходы к планированию времени и их особенности;
различия между линейным и нелинейным временем;
группы контекстов и их использование для планирования;
уметь:
составлять план на день;
определять различные типы контекстов;
применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании;
использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности;
планировать дела и задачи с учетом трех типов задач.
Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:
· хронос и кайрос;
· жесткие задачи;
· гибкие задачи;
· бюджетируемые задачи;
· контекст;
· группы контекстов;
· контекстное планирование;
· алгоритм планирования;
· правило бюджетирования времени.
Полученные знания будут вам полезны:
· при планировании дел и задач различного типа;
· при планировании своего дня и анализе ситуаций;
· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.

Уместились ли все задачи в один день?
Какой получилась продолжительность рабочего дня?
Учитывали ли вы продолжительность выполнения некоторых задач?
Совещание длится какое-то время (и в это время невозможно выполнять другие задачи), встреча с
потенциальным поставщиком требует временных затрат на дорогу в оба конца.
Не получилось ли накладок в вашем плане, наложений одной задачи на другую?
… Прошло некоторое время, появилась необходимость внести коррективы в план. Попробуйте сделать это.
Как сказались изменения на плане?
Когда вы вносили изменения в план, возникало ли у вас желание часть задач перенести на другой день?
Возникали ли сомнения, что все перечисленные задачи можно записать под конкретное время?
Давайте вернемся к теории и посмотрим, как можно повысить эффективность планирования.
Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно
привязать к какому-то конкретному времени.
– Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.
– Когда встречу преподавателя, необходимо узнать о времени консультации по диплому.
– Буду на кафедре, надо уточнить время и место проведения научной конференции.
Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить напоминание в мобильном
телефоне или Outlook? Как вспомнить о делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное
время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу?
Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных
понятия для обозначения времени.

Выполните задание . Определите, какие задачи из списка являются жесткими, а какие – гибкими? По
предложенному образцу сделайте сетку времени , внесите в нее из списка только жесткие задачи.
Список задач:
9.00
12.30 позвонить поставщику, уточнить сроки.
10.00
Подготовить документы для заключения договора.
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.
Оплатить мобильный.
Заказать авиабилеты.
9.00 – 9.15 – планерка.
Купить новый ежедневник.
Подать заявку в тех. отдел.
Закончить недельный отчет.
Сдать недельный отчет.
Подобрать статистику для отчета.
18.00
Если зав. отделом приедет из командировки сегодня,
попросить у нее данные для проекта.
19.00
Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.
20.00
Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.
21.00
Проверить правильность реквизитов.
22.00
Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.
23.00
Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь

Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.
Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о
своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день.
Планируя свой день, мы учитываем два типа задач:
· Жесткие – привязанные к определенному времени.
· Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).
Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и
расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение
нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок.
Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в
выделении третьего типа задач – бюджетируемых.
! Бюджетируемые задачи – крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют
определения количества времени, необходимого для их выполнения.

Выполните задание.
Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса
времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка).
1.
Подписать документы для заключения договора.
2.
Подать заявку в тех. отдел.
3.
Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.
4.
Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.
5.
Оплатить мобильный.
6.
Заказать авиа билеты.
7.
Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.
8.
Закончить недельный отчет.
9.
Составить аналитический обзор источников по теме проекта.
10. Сдать недельный отчет.
11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве.
12. Подобрать статистику для отчета.

Выполните задание . Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач
(кроме последнего шага).
9.00
Список задач:
10.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
18.00
19.00
20.00
21.00
22.00
23.00
1.
Подписать документы для заключения договора.
2.
15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.
3.
Оплатить мобильный.
4.
Купить новый ежедневник.
5.
Заказать авиабилеты.
6.
Подать заявку в тех. отдел.
a.
9.00 – 9.15 – планерка.
7.
Закончить недельный отчет.
8.
Сдать недельный отчет.
9.
Подобрать статистику для отчета.
10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее
данные для проекта.
11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.
12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.
13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.
14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.
15. Проверить правильность реквизитов.
16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами
на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.

Методические указания по изучению темы.
Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий,
потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для
самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.
Вопросы для самопроверки:
1. Насколько целесообразно планировать свои дела и задачи в ситуациях постоянных изменений и высокой степени
непредсказуемости?
2. В чем заключается суть контекстного планирования?
3. Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше
преимуществ в ситуациях постоянных изменений? Почему?
4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.
5. В чем состоит основное отличие жестких задач от гибких? Приведите примеры.
6. Какие задачи называют бюджетируемыми? Для чего необходимо выделять задачи этого типа при планировании
своего времени?
7. С помощью каких инструментов можно наладить свою систему контекстного планирования? Приведите примеры.
8. Каким образом алгоритм жестко-гибкого планирования дня помогает управлять своим временем?
9. Из каких шагов состоит алгоритм жестко-гибкого планирования? Дайте краткую характеристику каждого шага.

Практические задания.
Задание №1.
Задание состоит из двух частей.
1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих
варианта задач.
Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту,
которому соответствовала бы эта задача.
В офисе
Во время подготовки к экзамену
На каникулах
1.
1.
1.
2.
2.
2.
3.
3.
3.
4.
4.
4.
5.
5.
5.
6.
6.
6.
Задачи:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Съездить с ребятами на рафтинг.
Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.
Сходить на выставку.
Повторить вопросы по экономической теории.
Помочь родителям на даче.
Дописать и сдать реферат до начала сессии.
Подобрать материал для разработки презентации у клиента.
Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.
Помочь стажеру освоить программу.
Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.

2. Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о
приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов,
удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда
собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца
холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или
Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.
Задание №2.
Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование.
Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:
1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?
2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?
3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление
задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.

В греческой мифологии есть два бога Хронос и Кайрос, которые олицетворяют два подхода ко времени: линейное и нелинейное (случай, контекст). Привычка линейно планировать дела в жесткой хронологической последовательности неизбежно приводит к тому, что ряд дел регулярно не выполняется. Это вызывает чувство неудовлетворенности, вины, деморализацию, да и вызывает сомнения в нужности жесткого планирования дня. В рамках данной статьи я расскажу, о том что такое Кайросы и как эффективно их встроить в систему ежедневного планирования!

Что такое Кайрос?

Итак разберемся по порядку. Итак несмотря на важность и необходимость линейного планирования, о котором я уже рассказывал тут , существует ряд у добных случаев и обстоятельств в рамках которых можно быстро и эффективно выполнить ряд дел. Это и называется Кайросом - подходящими моментами, удачными сгустками времени и обстоятельств, используя которые можно существенно повысить качество использования личного и рабочего времени.

Во-первых, сразу нужно напомнить о двух группах задач, которые встают перед нами ежедневно: жесткие и гибкие задачи.

Когда мы говорим о жестких задачах, мы понимаем, что они обязательно привязаны к какому то времени и хронологически имеют свое фиксированное место в течение рабочего дня.

Другое дело когда задача не привязана к времени (гибкая), и может быть выполнена в определенных условиях (контексте), с учетом наступления благоприятных условий.

Важно заметить, что кайросы вариативны и подвижны, так как не имеют жесткой привязки к времени. По простому описать действие кайросов можно такими фразами:

когда поеду на работу, заодно заскочу в банк..
когда встречу Иван Иваныча, порошу его.
если пойду в гости к Ивану, нужно не забыть отдать ему дрель.

Часто мы используем Кайросы неосознанно, случайно, как бы радуясь их наступлению: "О, Петька, как здорово, что я тебя встретил, заодно сейчас у тебя и долг заберу". Однако, для Кайроса трудно поставить напоминалку, так как неизвестно точно, когда будет этот удобный случай.

Специалисты считают, что Кайросы создают неоднородность времени, связанную с наступлением благоприятных обстоятельств. Мы эти обстоятельства будем называть контекстом.

Как использовать Кайросы для контекстного планирования?

Итак, под контекстом будем понимать такое удачное стечение обстоятельств или внешних (внутренних) условий, которые создают благоприятную почву для решения отдельных видов задач.

Существует четыре группы контекстов (КАЙРОСОВ), для каждой из которых имеются дела, наиболее удобные для осуществления в данных обстоятельствах:

Кайросы - Люди (отдельные личности или группы). В данном случае решение задачи связано, так или иначе с данным человеком. Пример: "Когда встречу начальника, попрошу. ", "Когда поеду к родителям, захвачу с собой. ".
Кайросы - Места. В данном случае решение задачи зависит от попадания человека именно в данное место (или поблизости с ним). Пример: "Когда поеду в бассейн в фитнес-центр, оплачу абонемент в тренажерный зал", "Когда буду в офисе, нужно зайти в отдел кадров" и т.д.
Кайросы - Внутренние обстоятельства. В данном случае речь идет о внутреннем состоянии (настрое, самочувствии) самого планировщика. Примеры: "Когда буду ощущать себя полностью здоровым. ", "Когда будет вдохновение..", "Если будет позитивный настрой. ".
Кайросы - Внешние обстоятельства. Здесь для решения задачи требуется удачное сочетание внешних факторов, независящих от воли человека. Примеры: "Когда примут закон о самозанятых, я наконец-то. ", "Когда отменят карантин, я обязательно полечу в Таиланд", "Когда у Босса будет настроение, я попрошу прибавку к зарплате..".

Техника контекстного планирования: да здравствует Кайрос!

Именно на использовании данных Кайросов и основано контекстное планирование, которое набирает обороты в современном управлении временем (тайм-менеджменте), поскольку с учетом быстрого изменения во внешней среде, обычное линейное, жесткое планирование "пробуксовывает", требуется постоянно приспосабливать выполнение дел к ситуации, удачному контексту и т.д.

Таким образом, простыми словами контекстное планирование означает гибкое решение задачи в наиболее подходящее время с учетом контекста с минимальными затратами ресурсов и времени.

Рассмотрим технику контекстного планирования, она проста как грабли и состоит из четырех последовательных шагов:

Определите свои личные Кайросы (контексты) , которые приоритетны именно для ВАС. Их количество не должно превышать 5-7. Вспоминаем правило для количества задач (5+-2)!
Сформулируйте под каждый контекст свой список задач , которые нужно будет порешать, если Кайрос вдруг наступит!
Для наступающего дня следует просмотреть Кайросы, которые с большой вероятностью могут наступить. Далее необходимо подготовить ресурсы, необходимые для решения конкретных задач под данные кайросы.
При приближении (наступлении) Кайроса, быстро решить нужные задачи.

Несмотря на простоту техники контекстного планирования, она в существенной мере позволяет сэкономить время, силы, деньги и нервы! Используя метод Кайросов мы имея гибкую схему реализации как линейных задач, так и реагировать на изменения ситуации, используя ее для решения гибких задач.

А какие методы планирования дел используете Вы, кроме обычного календарного планирования?

Если вам понравилась моя статья, ставьте лайк и подписывайтесь ЗДЕСЬ на мой канал, чтобы не пропустить новые публикации!

Читайте также: