Классификация управленческой информации реферат

Обновлено: 05.07.2024

Управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации в управленческой деятельности руководителя невозможно принятие правильных и своевременных решений, определение направлений развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит ее в более выгодные условия.

Содержание

Прикрепленные файлы: 1 файл

Управленческая информация- характеристика, особенности, структура, виды, источники. (2).docx

3. Глава 2. Особенности, структура, виды и источники управленческой информации.

2.1. Классификация управленческой информации.

2.2. Этапы обмена информацией.

2.3. Свойства и структурные элементы управленческой информации.

2.4. Виды управленческой информации.

2.5. Источники информации.

Список использованных источников

Особенность современного общества заключается в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации (промышленного предприятия, коммерческой фирмы, государственного учреждения).

Владение информацией означает обладание реальной властью — нехватка информации, как и наличие ненужной, может дезорганизовать любую производственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа.

Под информацией первоначально понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом с помощью условных знаков, сигналов, технических средств.

С середины ХХ века информация является общенаучным понятием, включающим в себя: обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире о тех или иных изменениях.

Управленческая информация – совокупность сведений, отражающих социально-экономические и производственно-технические процессы на предприятии, и служащие для управления этими процессами и трудовыми коллективами в производственной сфере.

Управленческая информация всегда направлена на сбор, обработку и анализ сведений для принятия управленческого решения. В качестве объекта, на который может быть направлено решение, могут выступать городское хозяйство, отдельное предприятие, производственные процессы отдельного цеха промышленного предприятия, социальные процессы внутри предприятия (например, текучесть кадров).

Наряду с технико-экономической и социальной политикой предприятия необходимо создавать инновационный прорыв в области создания концепции информационной политики предприятия Ряд авторов справедливо считают, что в системе предприятия (фирмы) необходимо создавать и проектировать информационную доминанту, как реальное средство повышения конкуренции предприятия.

Глава 2. Особенности управленческой информации

на предприятии. Признаки классификации.

Необходимо говорить об особенностях управленческой информации на предприятии, так как это напрямую связано с организацией ее автоматизированной обработки. Можно перечислить основные характеристики, отражающие особенности данного класса информации: объемность, специфичность, цикличность, отражение результатов работы, специфичность по способам обработки и т.п.:

• управленческая информация предприятия объемна. Управление производственными, технико-технологическими, социальными и социально-экономическими процессами предприятия требует объемной системы показателей, характеризующих данные процессы;

• управленческая информация предприятия специфична по форме представления и отражается в виде первичных и сводных документов;

• управленческая информация предприятия циклична. Для большинства производственных, технико-технологических, социальных и кадровых процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (это позволяет созданным программам обработки информации пользоваться многократно);

• управленческая информация предприятия отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных (денежных) показателей;

• управленческая информация предприятия специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (сортировка, отбор) операции, а результаты обработки представляются в виде текстовых (аналитических) документов, таблиц, диаграмм и графиков.

2.1. Классификация управленческой информации.

Управленческую информацию традиционно классифицируют по различным признакам.

К дополнительным признакам классификации управленческой информации предприятия можно отнести:

• признак времени. Относительно времени события делятся на перспективные (о будущих событиях и процессах) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация (план повышения квалификации, месячный (квартальный, годовой) план выпуска продукции, финансовый план), ко второму – учетные данные (например, информация о выполнение цехом производственного плана);

• первый функциональный признак классифицирует информацию по функциональным подсистемам предприятия, например, информация о трудовых ресурсах (персонале) предприятия, производственных процессах, финансах и т.д.;

• второй функциональный признак классифицирует информацию в разрезе основных функций управления: анализа, планирования, учета (отчетности), контроля, прогнозирования, координации.

• третий функциональный признак разделяет управленческую информацию по сферам на деятельностную и информационную сферы предприятия.

Рассмотрим более подробно последний функциональный признак. При рассмотрении управленческой информации предприятия необходимо выделять две стороны одного и того же процесса:

• деятельностную сферу предприятия, включающую производство, менеджмент, маркетинг, финансы, персонал и т.д.;

• информационную сферу предприятия с таким же наполнением: производство, менеджмент, маркетинг, финансы, персонал.

2.2. Этапы обмена информацией.

На предприятии работа с информацией заключается в следующем: управляющая система получает от управляемой системы внутреннюю информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе данной полученной и внешней информации управляющая система вырабатывает команды менеджмента и сообщает их в управляемую систему для исполнения.

В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом менеджмента и исполнителями - все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

Передача информации идет по трем направлениям:

сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе менеджмента обмен информацией совершается постоянно и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

канал, т.е. средство передачи информации;

получатель - лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а надобно по возможности дублировать тот самый процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть довольно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Кафедра социально - культурного

Выполнила: студентка

712 группы Кузнецова А.А.

Проверила: Жестякова Л.П.

Хабаровск

Содержание:

Введение …………………………………………………………………. ….3

Подходы к определению понятия управленческой информации ………. 4

Классификация управленческой информации……………………………. 6

Особенности и источники управленческой информации……………. …12

Заключение …………………………………………………………………..16

Библиографический список…………………………………………………17

Особое значение информация имеет в сфере управления организацией, ее деятельностью, персоналом. Хорошо осведомленное руководство всегда на шаг впереди различных кризисных ситуаций, возможных в организации. Любая управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, составляющей ее основу. Можно утверждать, что управленческая информация является неотъемлемой частью существования организации. Данное утверждение объясняет актуальность темы работы.

Целью работы является сравнительный анализ точек зрения различных авторов по вопросу управленческой информации и ее видам.

1. Подходы к определению понятия управленческой информации

Если говорить об управленческой информации в общем, то необходимо отметить, что сегодня информация – это важнейший ресурс социально – экономического, технического, технологического развития каждой организации. Информация всегда должна быть значимой. В случае, если она полезна и несет в себе необходимый смысл – она может служить основой для принятия решений, расширять знания и кругозор менеджеров. На самом общем уровне информация служит принятию решений посредством описания состояния дел и объяснения происходящего. Как результат, на основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления деятельности и рекомендация плана действий. Для сбора информации в организации должна быть разработана информационная система управления.
2. Классификация управленческой информации
Довольно интересную классификацию управленческой информации предложили Д.Д.Вачугов, Т.Е.Березкин и Н.А.Кислякова. Они классифицируют информацию по следующим признакам:

1) по содержанию: кадровая, техническая, финансово – экономическая, правовая, общественно – политическая, природоохранная;

2) по назначению: для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;

3) по степени конфиденциальности: для общего пользования, для служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

4) по степени достоверности: достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

5) по степени готовности для пользования ею: первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, конечная, готовая для анализа и принятия решений по ней [1,с. 203].

Куликовым Е.В. предложено разделение информации на:

1) официальную и неофициальную;

2) общую и отраслевую;

3) горизонтальную и вертикальную

4) по ее соотношению со временем: о прошлом, настоящем м будущем.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки. Информацию можно классифицировать по следующим основным признакам:

1) функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

3) типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой.

4) отношению к целевой функции структурного подразделения - из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

5) логическому содержанию

7) процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные);

8) по степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени).

Информация и ее потоки могут разбиваться также в зависимости от источников, качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик [7] .

Очень полную и всестороннюю классификацию дает В.Р. Веснин:

1) по носителям (электронные, вещественные и так далее);

2) по направлению движения (входящая и исходящая);

3) по источнику (внешняя и внутренняя);

4) по назначению: оперативная – предназначенная для корректировки деятельности организации; отчетная служит для анализа ( бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);

5) по содержанию (экономическая, правовая, техническая и так далее);

6) по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);

7) по возможности закрепления и хранения: фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая - хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает; воплощенная в материальных объектах.

9) по степени важности: основная – включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (указания, предписания, инструкции); вспомогательная – облегчает работу с основной; желательная (но без нее можно обойтись) – несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни;

10) по полноте: частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;

11) по назначению: универсальная информация - необходима для решения любых проблем; функциональная — родственных; индивидуализированная — для решения данной конкретной уникальной проблемы);

12) по характеру потребности: постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой;

13) по степени надежности: достоверная (имеющая уровень достоверность 80 – 100 %); вероятностная (уровень достоверности менее 80 %); ложная (заведомо ложная или в силу определенных обстоятельств);

14) по способам распространения: устная, письменная и комбинированная информация - форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие;

15) по степени организованности: систематизированная, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления; бессистемная;

16) по способам воспроизводства: визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация;

17) по степени открытости: открытая для всех, конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности, ее утечка моет быть связана со значительными потерями для фирмы); секретная – включает особо важные сведения;

18) в соответствии с порядком предоставления: по предписанию, в установленные сроки, по запросу, по инициативе отправителя;

19) по степени охвата организационных процессов: сплошная, выборочная;

20) по пользователям: внешняя, внутренняя;

21) по видам: нормативная, плановая, фактическая;

22) по степени полноты: достаточная, недостаточная, избыточная [2,с. 441] .

Д.О.Ямпoльcкaя и M.М.Зoниc предгалают следующую довольно простую и понятную классификацию:

1) по функциям управления: экономическая; организационная; техническая; социальная;

2) по роли в процессе управления: отчетная; плановая; контрольная;

3) по источникам возникновения: внутренняя и внешняя; входящая и исходящая;

4) по степени обработанности: первичная (необработанная); вторичная (уже подвергнутая обработке),

5) по достоверности: достоверная, недостоверная;

6) по времени получения: постоянная, дискретная [5] .

1) по форме отображения: визуальная, аудиовизуальная и смешанная;

2) по форме представления: цифровая, буквенная, кодированная;

3) по роли в процессе управления: аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная;

4) по качеству: достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная;

5) по возможности использования: необходимая, достаточная, избыточная;

6) по степени обновляемости: постоянная, переменная;

7) по степени деятельности предприятия: экономическая, управленческая, социальная, технологическая;

8) по источнику возникновения: внутриорганизационная, внешняя;

9) по степени преобразования: первичная, производная, обобщенная;

10) по виду носителя: печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель;

11) по времени поступления: периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная [4] .

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях, способствует решению многих принципиальных вопросов. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

3. Особенности и источники управленческой информации
Информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность и достоверность, своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации. Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

1) большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

2) исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

3) исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время [12].

Вся управленческая информация непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности. Актуальность означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации. Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур. Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса. Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок. Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации. Нормальная плотность – количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Высокий уровень плотности информации – 80 – 100% полезных сведений; нормальный уровень – 50 – 80%; низкий – менее 50 %.

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Слухи – это специфический вид коммуникации между людьми, в процессе которой сюжет, до известной степени отражающий некоторые реальные или вымышленные события становится достоянием широкой общественности. При этом, исходная версия, кочуя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90% [2,с. 443] . Слухи возникают в условиях полного отсутствия информации или ее частичной нехватки, в условиях напряженной обстановки внутри фирмы и вокруг нее.

Информация является важнейшим ресурсом развития любой компании. Особенностями информации как ресурса являются:

2) сохраняемость и накапливаемость;

3) возможность параллельного использования;

4) легкость передачи [2,с. 440].

Источники управленческой информации делятся на внутренние и внешние. К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская отчетность и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования, результаты предыдущих исследований. Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. К ним относятся сотрудники организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники деловых встреч, переговоров); партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Значительным источником информации являются публикации в книгах, каталогах, журналах, справочниках, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и так далее [2,с. 445].

Из - за того, что в наше время существует большое количество источников информации, появляется необходимость в проверке ее подлинности. В крупных фирмах создаются специальные подразделения, которые занимаются планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой информации, составлением рекомендаций для руководства.
Заключение
Ведение дел любой организации невозможно и немыслимо без овладения определенными сведениями, которые сообщают руководству о ситуации, происходящей в самой организации и за ее пределами. Именно управление такой информацией дает организации возможность движения в будущее, способность просчитывать свои ходы и наиболее эффективно управлять своими ресурсами. Управленческая информация - это совокупность всех сведений, необходимых для построения грамотного руководства коллективом работников и организацией в целом. Существует множество подходов к классификации управленческой информации. Наиболее распространенной является классификация информации по таким критериям: по источнику возникновения, по степени обработанности, по достоверности, по доступности, по содержанию, по способам распространения и т.д.

Ко всей управленческой информации предъявляются определенные требования: надежность, актуальность, своевременность, доступность, достаточность. Если информация отвечает этим критериям - она способна провести к решению любых задач.

Говоря об источниках информации, необходимо упомянуть, что они делятся на внутренние и внешние. К внутренним источникам относятся внутренняя документация организации, ее отчеты, исследования и анализы. К внешним - сотрудники организации, ее партнеры, а также бывшие служащие конкурентной организации.

Итак, в последнее время появляется большое количество новой информации и ее источников, но особую ценности имеет та информация, которая отвечает определенным требованиям, является своевременной, доступной, актуальной и достоверной. Управленческая информация способствует развитию организации и решению возникающих проблем.
Библиографический список:
1. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента [Текст]: учебное пособие/ Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.Н. Кислякова; под ред Д.Д. Вачугова. - М.: Высшая школа, 2002. - 367с.

2. Веснин, В.Р. Менеджмент [Текст]: учебное пособие/В.Р. Веснин. - М.: ТК Велби, проспект, 2004. - 504с.

3. Герчикова И.Н. Менеджмент [Текст]: учебное пособие/ 3-е изд., перераб. И доп. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997. - 501с.

5. Ямпольская, Д.О. Менеджмент [Текст]: учебное пособие/ Д.О. Ямпольская, М.М Зонис. - СПб.: Нева, 2003. - 285с.

Читайте также: