Классификация деловых документов реферат
Обновлено: 04.07.2024
Содержание
Введение……………………………………………………………………. стр. 3
§1. Особенности официально-делового составления служебных документов……………………………………………………………………стр. 3
§2. Правила оформления документов…………………………………. стр. 9
Заключение………………………………………………………………….стр. 13
Библиографический список………………………………………………..стр. 15
Работа состоит из 1 файл
Русский язык и культура речи.doc
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Гикст Дарья
студентка 1 курса группы ММ-111
ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:
ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ И
по русскому языку и культуре речи
§1. Особенности официально-делового составления служебных документов…………………………………………………… ………………стр. 3
§2. Правила оформления документов…………………………………. стр. 9
Библиографический список………………………………………………..стр. 15
Таким образом, в сфере деловых отношений общение ведется не только по модели человек — человек, но и по моделям человек — коллектив, коллектив — коллектив.
Реальный, живой человек здесь тоже выступает в особой роли — он рассматривается партнером по коммуникации в отвлечении от его индивидуальных особенностей, склонностей, черт, т. е. абстрактно. Учитываются только данные, которые являются значимыми для понимания ситуации. Такой подход необходим для того, чтобы при рассмотрении бесчисленного множества конкретных ситуаций не утонуть в мелочах и подробностях, не имеющих отношения к существу дела и в конечном счете все равно не оказывающих влияния на принятие решения.
Деловое общение стремится свести отношения к однотипным, т. е. стандартным ситуациям, тем самым создается стандартизованная речевая манера официального стиля.
§1. Особенности официально-делового составления служебных документов
Жанры официально-делового стиля в значительной степени определяют форму и содержание текста. В официально-деловом стиле регламентируется не только собственно форма (композиция и использование тех или иных слов и выражений), но и состав элементов содержания, которые носят название реквизитов. Так, в доверенности необходимы такие реквизиты, как:
1) указание полного имени того, кто доверяет (т. е. поручает вместо себя произвести какие- либо действия);
2) указание данных документа, подтверждающих его личность;
3) указание полного имени того, кому доверяют (т. е. того, кто будет совершать порученные ему действия);
4) указание данных документа, подтверждающих его личность,
5) указание, какие именно действия поручается выполнить доверенному лицу,
6) указание на то, кто выступает в роли свидетеля, подтверждающего правильность данных сведений (учреждение, обычно печать отдела кадров).
Все элементы содержания и формулировки документа этого типа столь определенны и постоянны, что основные компоненты текста могут быть представлены в почти готовом виде.
Безусловно, не все деловые бумаги подчиняются столь жесткой регламентации. Можно назвать группу документов, в которой обязательным элементом является только оформление заголовка (например, объяснительная записка), в других определяются лишь основные содержательные элементы и их последовательность (например, заявление, деловое письмо).
Выбрав жанр документа, человек определяет свои дальнейшие действия: он:
2) либо составляет текст по определенной модели;
3) либо, написав заголовок, обозначающий жанр документа, вынужден сам подыскивать необходимые слова и работать над композицией текста.
Только на первый взгляд кажется, что именно третий тип деловых текстов удобен и привлекателен, поскольку предоставляет автору свободу. На самом деле, при работе именно над таким типом текста интеллектуальные затраты наиболее значительны: необходимо самостоятельно подбирать синтаксические конструкции, подыскивать лексику и обороты для формулировок. Тексты-трафареты и тексты-модели вызывают трудности только на первых порах, пока идет знакомство с образцом и его освоение, — чем чаще мы обращаемся к ним, тем проще и быстрее идет их создание (или восприятие информации, которую они передают); этот процесс настолько программируем и поддается контролю, что может быть даже перепоручен машине — компьютеру.
Жанры, которые были названы, — это жанры канцелярско-административного подстиля, наиболее широко используемой в повседневной практике разновидности официально-делового стиля. Наряду с ним выделяются и другие — законодательный подстиль, дипломатический подстилъ.
Формирование разновидностей официально-делового языка было продиктовано спецификой общения в разных областях деловой жизни: законодательный подстиль обслуживает сферу правовых отношений между гражданами, дипломатический — межгосударственные отношения, административно-канцелярский — деловые отношения между учреждениями, организациями и гражданами.
Выражение эмоциональности в канцелярском подстиле носит специфичный и завуалированный характер, хотя составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, предупреждать и даже обвинять. При этом используются такие, например, формы: К сожалению, должны сообщить Вам; несмотря на неоднократные напоминания; данные Вами обещания не выполняются; вынуждены напомнить Вам и т. п.
Такая черта, как объективность, безусловно, наиболее ярко проявляется в лексике. Потребность продемонстрировать независимость содержания от настроения, чувств, эмоций продиктовала отказ от средств выражения экспрессии. В деловом стиле не используются слова и выражения, содержащие какой-либо намек на неформальные отношения общающихся, в нем недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечные слова. Их использование свидетельствует о низком культурном уровне автора официального письма или документа.
Состав литературной лексики, используемой в официальном стиле, имеет свои особенности: разговорная лексика, которая используется в ситуации дружеского общения, исключается, а в книжной заметную роль играет своеобразный пласт так называемых канцеляризмов, в числе которых есть и архаизмы.
Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.
По поступлению деловые документы делятся на официальные (служебные) и личные.
Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется в установленном порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).
Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).
Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).
По происхождению различают документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний документ предназначен для направления за пределы организации, в которой он создан (письмо, телеграмма, запрос).
По стадиям создания различают черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ -- рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой -- имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).
Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т. ч. элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.
Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспроизводящие часть текста документа; отпуски -- полные копии документа. Особый вид копии -- дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).
По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько вопросов) документы.
По срокам исполнения документы делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и несрочные.
По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т. п.).
По срокам хранения выделяют: документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).
По форме различают стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный документ содержит однородные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где имеется постоянная и переменная информация (командировочное удостоверение, справка).
Индивидуальные документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат творчества исполнителя (докладная записка).
Читайте также: