Кадровое делопроизводство рб реферат

Обновлено: 05.07.2024

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

1. Личный листок по учету кадров (анкета)

Личный листок по учету кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации. Личный листок по учету кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.

Личный листок по учету кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др.

Личный листок по учету кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.

Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень – не имею).

Ответы на вопросы в личном листке по учету кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении используются следующие личные документы:

· документы об образовании;

· документы о наградах;

· документы об изобретениях;

· документы ВАК о присуждении ученых степеней и пр.

Особенно важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая

Личный листок по учету кадров имеет место для фотографии работника.

Личный листок по учету кадров подписывается работником организации.

Наряду с личным листком по учету кадров применяется аналогичная учетная форма – анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.

Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку по учету кадров.

Дополнения к личному листку по учету кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму.

В первом разделе указываются перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника.

Во втором разделе указывают изменения других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).

Все изменения указанные в Дополнении к личному листку по учету кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Таким образом, личный листок по учету кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике и формирующим первичную базу данных о персонале организации.

На практике, в нашей организации в настоящее время, Личный листок по учету кадров не ведется, а применяется заполнение личной карточки работника, т.е. документом который, по сути, является вторичной учетной документацией.

В начале 2009 года произошло событие, значимое для работников службы ДОУ, кадровых служб организаций. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 была утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

До утверждения Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) организации руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь 1 , которая действовала без изменений с 1995 года (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). С принятием нового нормативного правового акта Примерная инструкция по делопроизводству утратила силу.

Общие требования к порядку документирования и организации работы с документами в республиканских и местных органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности устанавливаются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Характеристика положений инструкций

Разработчики Инструкции постарались в максимальной степени учесть современные реалии, которые в определенной степени затрудняли применение действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству (существование различных организационно-правовых форм юридических лиц, внедрение в делопроизводство информационных технологий и т.д.).

В полной мере нормы Инструкции распространяются лишь на систему организационно-распорядительной документации, тогда как в отношении документов, относящихся к иным системам, ее нормы должны применяться в части организации общего порядка работы с документами (регистрация и учет, контроль исполнения, систематизация, хранение, передача в архив и т.д.), то есть практически по всем аспектам работы с документами, за исключением оформления.

Инструкция и государственный стандарт

Новшества в порядке ведения кадровой документации

Работникам кадровых служб необходимо обратить внимание на то, что по сравнению с Примерной инструкцией по делопроизводству в новую Инструкцию не включены нормы, определяющие порядок формирования личных дел работников, потому как данный вопрос урегулирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

В части порядка работы с кадровой документацией Инструкция не привнесла каких-либо значительных изменений и дополнений. Так, сохранились устоявшиеся правила составления и оформления распорядительных документов по личному составу, порядок их отдельной регистрации от распорядительных документов по основной деятельности и др.

В части формирования распорядительных документов по личному составу в дела Инструкцией уточнены некоторые аспекты. Так, уточнен и дополнен перечень категорий приказов и распоряжений по личному составу, формируемых раздельно. Согласно Инструкции, в зависимости от сроков хранения, раздельно должны группироваться приказы и распоряжения:

· о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

· о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (длительностью не более месяца в пределах Республики Беларусь).

Подобное деление, по сути, обусловлено нормами Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 3 .

Коснулись новшества и порядка оформления локальных нормативных правовых актов. Так, теперь в организациях возможно применение сквозной нумерации пунктов в сложных документах, объединение пунктов в главы и т.д., что установлено для оформления документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь.

Порядок работы с электронными документами

Можно отметить, что и в новой Инструкции вопросы работы в делопроизводстве с документами в электронном виде максимально не урегулированы. Ряд норм, заложенных в Инструкции по вопросам работы с документами в электронном виде, носит общий, рамочный характер. В частности, отсутствуют единые стандарты и нормативные правовые акты, устанавливающие форматы хранения электронных документов, системы электронного документооборота, единый формат электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), унифицированные форматы коммуникативного обмена в электронном виде и т.д.

Учитывая указанный аспект, в Инструкции, например, определено, что форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, передающие документы на хранение в государственные архивы, должны согласовывать используемые форматы с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Разработчики Инструкции исходили из принципа сохранения преемственности и единства делопроизводственных технологий как при работе с бумажными, так и с электронными документами. Например, Инструкцией установлено, что подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Также документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов документа в электронном виде при его внешнем представлении (на мониторе компьютера или при распечатке) должно соответствовать требованиям Инструкции.

Рамочный характер ряда норм Инструкции в части работы с документами в электронном виде скорее говорит о несовершенстве и неполноте нормативно-методической базы в данной сфере. Также, несомненно, в мире стремительно развивающихся и меняющихся технологий с течением времени некоторые общие подходы, а также частные методы, закрепленные в Инструкции в отношении документов в электронном виде, будут пересмотрены. Вместе с тем сегодня данные нормы вполне могут применяться на практике и способствовать более четкой организации делопроизводства в организациях.

Список использованных источников

5. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.

6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.

7. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

8. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.

9. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.: Амалфея, 2006с.

11. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. – Мн.: Дикта 2004. – 75с.

Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом.

Работники отдела кадров разрабатывают нормативные акты для своей организации, документы по учету и движению кадров, рабочему времени и расчету с персоналом, учетно-регистрационной документации.
Вести кадровое делопроизводство обязывает законодательство Республики Беларусь, а следит за исполнением подразделение Министерства Юстиции – Государственная архивная служба. Вести его грамотно – значит прописывать правила взаимоотношений между работниками и работодателем.
Сначала нужно изучить законодательные акты.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:

Очень важно постоянно отслеживать изменения законов и постановлений.

Все кадровые документы по работникам разделяются по следующим тематикам:

оформление трудовых отношений;
изменение трудовых отношений;
прекращение трудовых отношений;
оплата труда;
оформление отпусков;
оформление командировок;
оформление поощрений и наказаний;
ведение трудовых книжек;
ведение личных дел;
оформление бумаг для назначения пенсии и т.д.

Фиксируйте в документах любые значимые действия между работником и работодателем.

Чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, нужно запомнить 4 совета и реализовать их:

Прописать в нормативных актах алгоритм взаимодействия отделов и подотделов компании.
Определить нормы оформления документов и процесс распределения по отделам.
Указать в должностных инструкциях, что сотрудники должны по правилам оформлять документы.
Не подходить к работе формально.

Важная часть работы кадровика – инструкции. Они очень полезны:

конкретизируют, как должна составляться кадровая документация;
определяют, сколько документы находятся на рассмотрении у работников;
регламентируют то, как сотрудники должны составлять, проверять, передавать другим подразделениям, утверждать кадровые документы;
устанавливают порядок регистрации учета, хранения и выдачи документов;
устанавливают и разграничивают ответственность за работу с документацией;
закрепляют конкретные функции за должностями.

Также любому кадровику стоит помнить про номенклатуру дел. Это перечень дел в компании со сроком хранения.

Сложно обойтись одним тематическим материалом, чтобы описать все нюансы кадрового делопроизводства в Беларуси. Поэтому организации и компании в Минске и других городах выделяют ресурсы на аудиторские службы, которые приводят в порядок всю документацию.

определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство – отрасль

деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с

Соответственно, делопроизводство в кадровой работе, или кадровое

делопроизводство – более узкое поня тие, подразумевающее организацию

работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить

- документально оформить трудовые отношения, формализовать

- создать слаженную систему управления персоналом, отвечающую

стратегическим з адачам управления: это удобный инструмент, с помощью

которого м ожно построить и закрепить документально единые принципы

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя –

и работников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен

заниматься каждый работник (например, в должностных инструкция х) и

- создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как

для работников, т ак и для работодателя – с одной стороны кадровые

документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют

его для недопущения игнорирования требований трудового

законодательства, наличие грамотно составленных кадровых документов

- разрешить трудовые споры – очень часто от качества оформления

кадровых документов зависит успех позиции работодателя при

возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая

документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном

разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по

гражданским делам Верховного Суда РФ в своем Определении от 13 апреля

2004 года по делу №35-ГО4-5 признало решение областного суда о

восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула

и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было

признано незаконным, поскольку доказательств того, что истице вменялись

обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную

тайну, ответчиком – организацией – представлено не было. Исход дела мог

быть другим, если бы организация при приеме на работу документально

закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или

Этот перечень не является исчерпывающим . Основной смысл кадровой

документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся

система кадровой документации устанавливает определенные «правила

администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не

признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей

отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. [16]

Мелочей в кадровой работе не бывает, как замечает автор статьи «Еще

2007 год. Любая ошибочно указанная или не указанная вообще информация

может привести к самы м серьезным правовым последст виям. Этим и

объясняется актуальность темы, ведь у любого кадровика большую часть

работы занимает именно ведение кадровой документации. Внимательное и

грамотное ведение кадрового делопроизводства является важнейшей

обязанностью кадровых служб, так как напрямую касается людей –

В связи с этим объектом исследования в д анной курсовой работе

является делопроизводство в кадровой работе. Предмет исследования –

документирование как основная составляющая кадрового делопроизводства.

Цель работы – разобраться в ведении кадровой документации и в

документационном обеспечении управления кадрам и. Задачи: рассмотреть

законодательные основы кадрового делопроизводства, правила оформления

кадровых докум ентов и их хранение, а также разобраться в классификации

документов, подробно рассмотреть документы, необходимые для

организации кадровой работы, и документирование трудовой деятельности

Для раскрытия темы были использованы нормативные документы:

Трудовой кодекс РФ, государственные стандарты, Постановление

Госкомстата РФ от 05.01.2004, Перечень типовых управленческих

документов, ОКУ Д. В качестве теоретической б азы были использованы

труды таких авторов, как Андреева В.И., Захарова Т.И., М.Ю. Рогожкин,

Бирюкова И., Орловский Ю.П., Касьянова Г.Ю., Захаркина О.И., Г. Щекин и

др. Также использованы материалы Интернет-сайтов по кадровому

Для достижения вышеизложенных целей и задач использовался метод

Работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых содержит

три структурных части, заключения, приложений и библиографического

1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства.

Современное законодательство требует от работодателя оформления

большого количества документов, отражаю щих различные аспекты трудовых

отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы

сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристам и. Значение

кадровых документов определяет ся тем, что в них зафиксированы сведения,

необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование,

пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия

должна руководствоваться з аконами, пост ановлениями, инструкциями и

другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение

норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений

могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизв одство по

личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Ф едерации, на

основании которого на предприятии устанавлив ается единый порядок

На основании Федерального закона Российской Федерации от 27 ию ля

2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите

сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации,

порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят

отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с

Перечень сведений, составляющих комм ерческую (служебную) тайну,

список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за

распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с

Методические документы по управленческому труду и кадровому

делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы

содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с

ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих

рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления

организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный

стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный

Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних

документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от

Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ

(вместе с «Правилам и ведения и хранения трудовых книжек, изготовления

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об

помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при

необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить

дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г . №1 «Об

утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по

первичной учетной докум ентации по учету кадров, по учету рабочего

времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Представленные в данном

Постановлении формы первичной учетной документации должны

использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими

деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны

Если для оформления каких-либо процедур или операций не

предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то

предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом

Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные

реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и

графы, расширять или сужать объем предоставляемых сведений,

использовать вк ладные листы для удобства размещения и обработки

необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов

из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных

форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты

документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом

руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков

Руководителям предприятий и раб отникам, отвечающим за ведение

документации, следует помнить, что докум ентация, возникающая в процессе

деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований

При составлении любого документа необходимо руководствоваться

некоторыми правилами. В первую очередь уточняется цель составления

документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим

выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный

стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные

и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов,

поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие

содержания документа компетенции адресата и решение грамотно

поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по

существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки,

докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п. После

этого составляется проект документа с использов анием унифицированных

форм или трафаретных текстов и стандартных выражений.

Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что

очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой

используются, например, в справках с п одтверждением места и стажа

работы. После прохождения процедур редактирования и согласования

документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляются определенные

требования, например: достоверность, объективность, логичность и

аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах,

максимальная краткость при полноте информации, я сность изложения и

однозначность понимания документа, продуманность ф ормулировок,

тщательный подбор слов. Деловой стиль предполагает применение

устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в

отдельных документах обязательно (например, пр и заполнении трудовых

книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые

словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и

сокращают врем я на его составление. Использование профессиональных

терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые

варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в

После составления текста документа формулируется его заголовок –

обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения

согласуется с названием вида документа и является отглагольным

протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос

В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает

представление о содержании документа и облегчает его регистрацию,

обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию. Если

документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом . В

качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие

или дополняющие документы и т.д. В правом верхнем углу документа-

приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он

является (вид, дата и рег истрационный ном ер основного документа).

Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бум аги, так и на

бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов.

Обязательным реквизитом любого докум ента является дата составления,

согласования, подписания и ли утверждения, исполнения и т.д. Основной

датой считается дата подписания (утверждения) докум ента (для большинства

Отношения наниматель-работник регулируются кадровыми документами. В небольших компаниях функцию делопроизводителя и специалиста по кадрам часто берет на себя либо руководитель, либо бухгалтер.

Ведение кадрового делопроизводства можно разделить на несколько направлений:

оформление сотрудника на работу;
внесение изменений в трудовые отношения;
увольнение сотрудника;
выплата заработной платы;
оформление отпуска;
организация командировок;
премирование и взыскание;
ведение трудовой книжки;
оформление личного дела;
выход сотрудника на пенсию.

Как видите, для грамотного ведения кадров нужно хорошо ориентироваться во многих сферах работы компании. Плюс к этому, кадровые вопросы регулируются законом, за нарушение которого на компанию может налагаться штраф.

Какими законодательными актами регулируется ведение кадровых документов в РБ

Почему кадровые документы обязательно оформлять по определенным требованиям?

Чтобы фирмы могли отчитываться перед государственными службами по определенному стандарту.
Для организации работы с кадровыми документами в компаниях по одному алгоритму.
Чтобы проще было разбирать спорные ситуации между нанимателем и работником в суде.

Зачем нужно вести кадровые документы?

Чтобы отчитаться перед государственными органами.
Чтобы наладить алгоритм кадрового учета в вашей компании.
Чтобы четко очертить круг обязанностей работников и в случае спорных моментов защищать свои интересы в суде.

Какие основные кадровые документы существуют в Республике Беларусь

Оформление кадровых документов в организации требует определенных ресурсов и времени. Но так как обязанность нанимателя вести и хранить документы кадрового производства прописана в законодательных актах, каждая фирма в РБ должна вести кадровую работу с документами.

Оформление приема на работу сотрудников

Трудовые контракты и договоры

Трудовой контракт – это первый документ, который подписывает наниматель и работник. Составляется два экземпляра договора: один хранится в отделе кадров, а другой – у сотрудника.

Типы договоров, закрепляющих трудовые отношения:

Договор, который заключается на неопределенный срок;
Договор, который заключается на срок от одного года до пяти лет;
Договор о выполнении определенного объема работ (договор подряда);
Договор, который заключается при временном замещении сотрудника с сохранением им рабочего места;
Договор на выполнение сезонной работы.

Если после заключения договора меняются условия труда, то это обязательно оформляется документально – чаще всего приложением.

Важно! Иногда работодатели вместо трудового контракта заключают договор подряда, чтобы сэкономить на отчислениях в ФСЗН. Но учтите, что если проверка выявит нарушения, то на руководителя организации может быть наложен штраф.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме сотрудника на работу издается на основании трудового договора или контракта.

Личное дело сотрудника

Представляет собой папку со всеми данными о сотруднике: копия диплома об образовании, характеристики, трудовой договор, трудовая книжка.

Трудовая книжка

В трудовую книжку работодатель заносит информацию о трудовом стаже работника. Если при приеме на работу у сотрудника нет трудовой книжки, то наниматель обязан ее завести.

Договор о материальной ответственности сотрудника

Если в процессе работы вы доверяете сотруднику ценное имущество, мы советуем задокументировать этот. Так в случае причинения ущерба, работник будет обязан его возместить.

Перечень общих кадровых документов

Внутренние правила трудового распорядка

Этот кадровый документ содержит сведения о порядке приема сотрудников на работу и об увольнении, о длительности рабочего дня, графике (посменный, скользящий, фиксированный), перерывах, системе премирования.

Штатное расписание

В штатном расписании перечисляются все штатные единицы. Документ описывает структуру предприятия, все его подразделения с указанием должностей и численностью работников, а также с размерами полагающейся должностям заработной платы.

График отпусков

График отпусков составляет раз в год не позднее пятого января. Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом под подпись.

Положение об оплате труда и выплате премий

Данное положение разрабатывается для каждой фирмы индивидуально. Способ выплаты заработной платы, размер окладной части, надбавки, размер премий и основание для их начисления – все это описывается в положении об оплате труда. Документ закрепляется приказом руководителя.

Табель учета рабочих дней

Записи в табеле ведутся помесячно. Если у сотрудника гибкий график, то можно просто вписывать в табель количество отработанных часов в месяц.

Должностная инструкция

В должностной инструкции перечисляются все обязанности, возложенные на работника. Документ помогает более эффективно контролировать выполнение работы сотрудником и решать спорные вопросы.

Журнал учета личных дел и журнал движения трудовых книжек

Эти документы нужны для контроля движения кадровых документов. Например, когда увольняемый работник получает на руки трудовую книжку, он должен расписаться в специальном журнале.

Образцы некоторых документов кадрового делопроизводства

Трудовой договор

Договор о материальной ответственности сотрудника

Резюме

Читайте также: