Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях реферат

Обновлено: 05.07.2024

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.
Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:
1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;
2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном;
3) анализ содержания юридических требований к электронному документообороту;
4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;
5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Содержание

Введение
Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом
1.1 Правовое регулирование управления документацией
1.2 Система международных стандартов
1.3 Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией
1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота
1.3.2 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза
1.3.3 Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США
1.3.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии
1.3.5 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции
1.3.6 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии
1.3.7 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании
1.3.8 Проблемы международного электронного документооборота
Глава вторая. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта
2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота
2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения
2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество
Заключение
Список использованной литературы

Вложенные файлы: 1 файл

Организ документооборо зарубеж.rtf

Закон предусматривает принцип технологической нейтральности, т.е. электронные документы могут быть созданы с использованием различных технологий. Кроме того, федеральный закон имеет приоритет над законодательством штатов, которое не может противоречить его нормам.

В США в 2002 году был принят Sarbanes-Oxley Act (SOA), призванный улучшить отчетность предприятий, пользующихся услугами кредитного рынка США. Главным его требованием является создание внутренней системы контроля для всех данных, имеющих отношение к отчетности. Среди прочего предполагается введение электронных средств документооборота.

Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

Италия - древняя страна с богатой историей делопроизводства, насчитывающей в буквальном смысле несколько тысячелетий.

Италия - относительно молодое государство, однако история делопроизводства на этих землях началась не менее 2000 лет назад, еще во времена Римской Республики и сменившей ее впоследствии Римской Империи. Эти два государства породили одну из величайших цивилизаций, когда-либо существовавших в мире, и внесли огромный исторический вклад в развитие делопроизводства.

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века - с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме - Центральный Государственный Архив (ArchivioCentraledelloStato). Расположенный в Риме, Архив хранит документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года, где были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства.

Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В 1963 году принят Президентский указ ( DecretodelPresidentedelloRepub lica), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.

Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе и мало чем отличается от других европейских систем.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

Предметная классификация дел

Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.

Организация работы с вышедшими из активного пользования документами

Описанная система предполагает, как правило, по одному такому архиву на каждое головное министерство (directorate) государственного правительства, и по одному - на каждую префектуру или региональное правительство.

В Президентском указе определены сроки архивного хранения для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также муниципалитетов.

Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное Архивное Управление осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора (Sovrintendenze archivistiche), региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций (Archivi de Stato) и другие организации.

Наблюдательные комиссии

В большинстве центральных, региональных и провинциальных министерств государственного правительства выделяются Наблюдательные Комиссии, контролирующие исполнение правительственных программ в сфере делопроизводства. В состав наблюдательной Комиссии входят глава соответствующего министерства (или назначаемое должностное лицо), другие руководители высшего звена, а также представитель государственного архива.

Комиссии осуществляют общий административный надзор за системой делопроизводства в министерствах и ведомствах, в том числе за зданиями и иными владениями внутриведомственными и депозитных архивов. Они оценивают качество имеющихся систем хранения документов, и определяют документы, подлежащие изъятию. Подлежащие изъятию документы передаются в Министерство культурного и природного достояния, где принимается окончательное решение об их уничтожении.

Органы архивного надзора

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций.

Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

13 марта 2000 года французское правительство приняло Закон, вносящий изменения в главу VI Гражданского кодекса, которая главным образом касалась формы и доказательственной силы договоров. Основной упор сделанных изменений направлен на создание общих правил, позволяющих уравнять юридическую силу электронных документов и подписей с собственноручной формой во всех сферах правоотношений.

Статья 1316 Гражданского кодекса теперь признает в качестве доказательств буквы и цифры или любой другой знак или символ, значение которого может быть легко уяснено, вне зависимости от способа создания и передачи.

Для большей определенности статья 1316-1 определяет условия допустимости доказательств в электронной форме: можно с достаточной долей уверенности определить лицо, от которого исходят данные, и способ их создания гарантирует целостность.

Статья 1316-2 указывает, что в случае возникновения расхождений между электронной и бумажной копией, суд определяет, какая из них имеет большую доказательственную силу, основываясь на тщательном изучении всех обстоятельств и на непредвзятом отношении к используемому носителю.

Данная глава ГК гарантирует, что электронные документы имеют юридическую силу и возможна оценка их надежности судом без обращения к технологической природе самого документа и связанной с ним электронной подписи.

Требования к подписи закреплены в статье 1316-4. В ней предусмотрено, что электронная подпись может удовлетворять требованиям, предъявляемым к имеющим юридическую силу документам, в случае, если она указывает на лицо, создавшее подпись, и подтверждает согласие стороны совершить какие-либо действия по обязательству. В статье под электронной подписью понимается использование надежного средства идентификации, гарантирующего собственную связь с породившим действием.

Таким образом, можно сказать, что позиция Франции является либеральной, поскольку она предоставляет электронным документам такой же уровень признания их юридической силы без привязки к конкретным технологическим средствам. Несмотря на то, что в настоящее время правилам, выдвигаемым к электронным подписям, удовлетворяет только технология цифровой подписи, они (правила) не ограничиваются только данным видом аутентификации. В настоящее время нет готовых к использованию технологически нейтральных средств аутентификации, однако возможно принятие таковых в будущем, если они будут соответствовать требованиям ГК и Декрета и будут использовать квалифицированные сертификаты. В любом случае место для нововведений и их конкуренции существует. Статья 8 Декрета устанавливает, что сертифицирующие организации государств не членов ЕС признаются законом, если они выполняют требования Директивы об электронных подписях. Это означает, что они должны соответствовать требованиям французского закона и должны пройти аккредитацию как того требует Директива, или что за их сертификаты поручается аккредитованный сертифицирующий орган государства-члена ЕС, или что они действуют в соответствии с международным договором19.

Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

Закон обеспечивает правовое признание электронных подписей, а также юридическую силу и допустимость электронных записей в качестве судебных доказательств. Кроме специального закона, юридическое признание электронных подписей прописано и в общем законодательстве Германии (например, Германском гражданском уложении, процессуальном законодательстве). В общих законах также прописаны и исключения из правил. Например, не могут быть представлены в электронном виде и, соответственно, подписаны электронными подписями завещания, векселя, и т.д.

В современных условиях для каждой организации является важным наличие эффективного документооборота, позволяющего ускорить производственные процессы, происходящие в организации. Особенно важным это оказывается для кадровой службы, которая занимается вопросами оформления и ведения документов по персоналу организации. Так, на сегодняшний день оказывается необходимым оптимизировать процесс документооборота кадровой службы в соответствии с внешними и внутренними требованиями, предъявляемыми к данному процессу.

Ключевые слова: система управления персоналом, кадровая служба, кадровое делопроизводство, документооборот.

Актуальность выбранной темы: на современном этапе развития экономических отношений на уровне отдельного хозяйствующего субъекта вопросам правильной организации и документирования трудовых отношений уделяется все больше внимания.

Постоянно развивается и совершенствуется трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для предприятий всех форм собственности. Хорошие специалисты кадровой службы становятся, чрезвычайно востребованы на рынке труда Российской Федерации. Правильное ведение кадровой документации и организация эффективного кадрового документооборота на предприятии позволяют с одной стороны — юридически грамотно выстроить взаимоотношения со своими работниками, а другой стороны — избежать возможных рисков в процессе разрешения трудовых споров. К тому же кадровые документы нередко становятся предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая инспекция, но и полиция, Пенсионный фонд и др.

Некоторые из этих документов могут понадобиться и в ходе налоговой проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно подтверждаться выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением хозяйственной и предпринимательской деятельности.

Однако ситуация с документированием трудовых отношений на предприятии далека от совершенства и имеет большое количество недочётов. Многие российские предприятия не придают большого значения и не уделяют должного внимания значению кадровой документации. Те руководители предприятий, которые заботятся о своих сотрудниках и привыкли работать без штрафов, стараются уделять внимание вопросам эффективной организации кадрового документооборота. Так или иначе, возрастает понимание места и роли кадровой документации.

В отличие от организации зарубежного кадрового делопроизводства в России достаточно большое внимание уделяется такой функции как контроль исполнения документов. В России она имеет очень большое значение, в то время как за рубежом этому действию не уделяется особого внимания.

Теперь посмотрим на сравнительную характеристику российских и зарубежных методов ведения документооборота, которые способствуют выявлению отличий между ними, представлено в таблице 1. [2] [3]

Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота

Признак

Российские методы организации кадрового документооборота

Зарубежные методы организации кадрового документооборота

Вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель-исполнитель)

Горизонтальный характер движения документов внутри организации, возможность попадания документа сразу к

непосредственному исполнителю, минуя рук.

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т. д.

Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля

Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии.

Система электронного документооборота сопровождает бумажный, происходит дублирование информации в учётных системах.

Более совершенная система электронного документооборота, минимальная работа с бумажной документацией.

Как видно из таблицы 1.1, российские и западные методы организации документооборота диаметрально противоположны, однако в последние годы компании, работающие в России, все больше склоняются к западным методам, т. к. они менее трудо- и временезатратны, что также сказывается на экономических показателях деятельности. В России причиной неполного перехода к электронному документообороту в большинстве случаев является высокая степень консерватизма сотрудников и недоверие к СЭД: сотрудники привыкли вести документооборот в бумажном виде и не желают переобучаться, либо не верят, что система обеспечивает безопасную обработку документированной информации организации. В результате в российских компаниях зачастую документооборот абсолютно не автоматизирован, либо частично автоматизирован, и все сотрудники вынуждены выполнять одни и те же делопроизводственные операции дважды: в СЭД и бумажном виде.

Основываясь на вышеперечисленных особенностях отечественной концепции, можно сделать вывод, что российская практика электронного делопроизводства на сегодняшний день имеет существенные недостатки: отсутствие комплексности автоматизации делопроизводства и вертикальный характер документооборота приводят к снижению производительности труда в связи с увеличением объема выполняемых сотрудниками задач. У российской практики организации документооборота также есть и свое специфическое преимущество — обеспечение на разных уровнях управления максимального контроля выполнения процессов, протекающих в организации, за счет централизованной регистрации документов посредством использования специальных журналов и карточек. [2]

В РФ был запущен эксперимент по переходу на электронный документооборот, целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Эксперимент показал некоторые проблемы внедрения электронного кадрового документооборота, вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Рассмотрим в качестве примера организацию процесса кадрового документооборота (делопроизводства) на одном из оборонно-промышленных предприятий Нижнего Новгорода. В ходе анализа кадрового делопроизводства были выделены следующие проблемы:

– Очень большое количество документов, возникают проблемы с хранением такого количества информации;

– Очень большая часть времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведётся без использования специализированных программ по автоматизации делопроизводства;

– Затрачивается время на согласование, утверждение документов и их рассылку (например, в приказе должна расписаться начальник отдела по персоналу, а чтобы эту подпись получить, нужно отдельно выбрать время и прийти в отдел по персоналу, который находится в отдельном здании);

– Из-за огромного количества копий часто выходит из строя офисная техника и тратится большое количество бумаги;

– Не формируется образ современного работодателя.

Процесс организации кадрового документооборота на оборонно-промышленном предприятии полностью совпадает с российскими методами организации кадрового документооборота.

Для устранения вышеперечисленных недочётов предлагается внести предложения (мероприятия) по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота.

При выборе системы должна учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и решаться проблема хранения документов. Внедрение автоматизированной системы позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

Прогресс (развитие) не стоит на месте, не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным.

Выделяется 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

Пример автоматизации: внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным. Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины . [4]

Также для примера возьмём компанию Ростелеком, в которой активно занимаются внедрением электронного документооборота.

Компания — признанный технологический лидер в инновационных решениях в области электронного правительства, кибербезопасности, дата-центров и облачных вычислений, биометрии, здравоохранения, образования, жилищно-коммунальных услуг. Компания одной из первых начала активно внедрять электронный кадровый документооборот и уже добилась следующих положительных результатов:

– Для каждого типа документа в системе реализован маршрут его обработки, который состоит из обязательных и необязательных этапов и зависит от типа документа и особенностей настройки. В зависимости от потребностей администратор или пользователь могут самостоятельно настроить количество и последовательность этапов согласования;

– Для удобства работы и в целях контроля соблюдения процесса согласования документа, описанного в регламентирующих документах, в системе реализована возможность создания шаблонов с преднастроенным списком сотрудников, ответственных за согласование и подписание.

В ходе согласования и подписания документа цветовая индикация принятых решений оперативно подскажет сотруднику о статусе согласования. В ходе согласования и подписания документа участники этапа могут запросить согласование до визы у подчиненных и на основании их комментариев к документу принять решение по документу;

– В системе реализована автоматическая и ручная регистрация. Способ регистрации документа зависит от типа документа или параметра, указанного пользователем на этапе создания документа;

– В системе реализована возможность настройки сроков исполнения задач в рамках типа и вида документа. Система автоматически напомнит пользователю об истечении срока исполнения задачи по документу или необходимости принятия решения;

– В системе реализована возможность получения уведомлений о событиях, происходящих с документом: согласовании, отказе в согласовании, подписании, создании поручений и т. д. Пользователю в личную папку в системе и на электронную почту направляются уведомления обо всех событиях, связанных с прохождением документа по маршруту, что позволяет оперативно реагировать на изменения;

– В системе реализован полный цикл работы с поручениями: создание, исполнение и контроль, контрольные и неконтрольные виды поручений. Возможности системы позволяют оперативно отслеживать исполнение поручений. Гибкий механизм контроля исполнения поручений позволяет контролеру оперативно принимать решение по контрольным поручениям, в случае необходимости изменяя информацию об истечении срока исполнения.

Вывод: внедрение единой СЭД помогло объединить информационное пространство территориально-распределенных филиалов ОАО „Ростелеком“. Это позволило систематизировать и регламентировать процессы документооборота в компании, а также упорядочить работу подразделений с документами. [6]

Уже сейчас ежедневно в единой системе создается более 30 тысяч документов. Всего за 2012 год в ЕСЭД было выдано около 1,5 миллиона поручений [5]

Решение проблемы управления кадровой документацией в современных условиях позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы организации и обеспечивает повышение их эффективности.

Основные термины (генерируются автоматически): Россия, кадровый документооборот, электронный документооборот, документ, кадровая документация, рабочее время, ISO, бумажный носитель, кадровая служба, система.

Авторская разработка на тему "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" по предмету "Управление персоналом" содержит 68 страниц, 9 рисунков, 2 таблицы и 36 источников.

Ключевые слова: Управление персоналом, Стратегический менеджмент, Учет ценных бумаг, Менеджмент, Лизинг, Управление качеством, Финансы и кредит, Банковское и биржевое дело .

Объектом исследования является анализ условий "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях". Предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Целью исследования является изучение темы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике.

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.

В процессе работы выполнялся теоретико-методологический анализ темы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях", в том числе исследовались теоретические аспекты изучения явления "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях", изучалась природа темы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Далее проводилось исследование актуальности "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" в современных условиях с привлечением статистических данных и научных публикаций последних лет.

В результате исследования выявлены и количественно обоснованы конкретные пути решения проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях", в том числе обозначены некоторые возможности решения проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" и определены тенденции развития тематики "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Степень внедрения - предложения и конкретные мероприятия опробованы в деятельности организации, послужившей базой для учебной практики.

Предложенные мероприятия с некоторой конкретизацией могут быть использованы в работе кадровых служб российских предприятий.

Реализация предлагаемых мер позволяет обеспечить более точное понимание природы и актуальных проблем "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Обзор источников по теме "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях"

В списке литературы, использованной при подготовке данной работы, представлено 36 библиографических источников. Охарактеризуем некоторые из них:

Обозначенную проблему "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" рассматривает И. Снетков в книге "Психология коммуникации в организациях", изданной в 2002 году и содержащей 192 стр. Из описания книги можно сделать вывод, что

В учебном пособии на основе многолетнего опыта автора ведения социально-психологических тренингов излагаются основы коммуникативной компетентности для специалистов различного профиля: менеджеров, врачей, воспитателей, учителей, психологов, юристов, депутатов и многих других специалистов. Пособие предназначено для студентов и слушателей соответствующих факультетов, а также для всех тех, кто интересуется психологией эффективной коммуникации.

Также проблем регулирования современных вопросов по теме "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" касается А. Е. Семечкин, Ю. В. Пазюк, В. Н. Фокин в монографии "Система управления окружающей средой в организациях строительной отрасли". Данная книга была выпущена в издательстве "МЭТ-Сертификация" в 2003 году, содержит 316 стр.

В данном учебном пособии рассмотрены проблемы управления окружающей средой в организациях строительной индустрии, производства строительных материалов строительного комплекса России. Приведены основная законодательная база, организационно-правовые основы охраны окружающей среды, производственная деятельность организаций строительной отрасли. Проанализирован зарубежный и отечественный опыт создания систем управления окружающей средой на основе стандартов ИСО серии 14000. Предложена методология создания системы управления окружающей средой (СУОС) - экологического менеджмента в организациях строительной отрасли, включая руководство по подготовке СУОС к сертификации, приведены общие принципы организационно-функциональных структур СУОС для организаций строительной отрасли в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО серии 14000-98. Учебное пособие предназначено для руководителей и специалистов строительной отрасли, преподавателей, студентов.

Ряд актуальных проблем был затронут в книге "Производственный менеджмент (организация производства) на предприятии". А. И. Балашов определил актуальность и новизну этой темы в своем исследовании, опубликованном в 2009 году в издательстве "Книга по Требованию". В описании книги сказано следующее.

Рассматриваются основы организации производства на промышленном предприятии: организация производственных процессов в пространстве и времени, проектирование организации производственного процесса, создание и освоение новой продукции, организация основного производства и производственной инфраструктуры. Для данной работы характерны компактная структура, четкость формулировок, методически выверенное изложение, наличие необходимых практических примеров, облегчающих читателям восприятие материала. Учебное пособие рекомендовано студентам экономических специальностей высших учебных заведений, изучающим дисциплины "Организация производства" и "Производственный менеджмент".

Техническое регулирование в зарубежных странах. В.И. Лафитский, "Журнал российского права", № 9, сентябрь 2006.
Новые законопроекты о порядке формирования Государственной Думы и органов исполнительной власти субъектов РФ. сравнительный анализ российского и зарубежного опыта. Т.Я. Хабриева, "Журнал российского права", № 11, ноябрь 2004.
Внедрение технологии Balanced Scorecard на российских предприятиях. О. Вишняков, В. Грачев, М. Молодов, "Финансовая газета. Региональный выпуск", № 36, сентябрь 2004.
Учет в организациях, перешедших на упрощенную систему налогообложения. В. Нарежный, "Финансовая газета", № 9, февраль 2003.
Причины несовершенства налогового контроля в российской практике. Концепция предпроверочного контроля на основе зарубежного опыта и специфических особенностей экономики Российской Федерации. Т.А. Бетина, "Налоговый вестник", № 11, ноябрь 2002.

Представленная работа посвящена теме "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Проблема данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Об этом свидетельствует частое изучение поднятых вопросов.

Тема "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" изучается на стыке сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин. Для современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению проблем тематики "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях". Однако, требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" определяют несомненную новизну данного исследования.

Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" необходимо в целях более глубокого и обоснованного разрешения частных актуальных проблем тематики данного исследования.

Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты могут быть использованы для разработки методики анализа "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Теоретическое значение изучения проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Объектом данного исследования является анализ условий "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

В рамках достижения поставленной цели автором были поставлены и решения следующие задачи:

Изучить теоретические аспекты и выявить природу "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".
Сказать об актуальности проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" в современных условиях.
Изложить возможности решения тематики "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".
Обозначить тенденции развития тематики "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники информации.

Глава первая раскрывает общие вопросы, раскрываются исторические аспекты проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях". Определяются основные понятия, обуславливается актуальность звучание вопросов "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

В главе второй более подробно рассмотрены содержание и современные проблемы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях".

По результатам исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой теме, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса.

Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях", круг вопросов и логическую схему ее построения.

Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные акты, нормативные документы по теме работы.

Источниками информации для написания работы по теме "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях" послужили базовая учебная литература, фундаментальные теоретические труды крупнейших мыслителей в рассматриваемой области, результаты практических исследований видных отечественных и зарубежных авторов, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных тематике "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях", справочная литература, прочие актуальные источники информации.

Подходящие предметы по теме "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях"

Управление персоналом	образцы работ
Стратегический менеджмент	образцы работ
Учет ценных бумаг	образцы работ
Менеджмент	образцы работ
Лизинг	образцы работ
Управление качеством	образцы работ
Финансы и кредит	образцы работ
Банковское и биржевое дело	образцы работ

Техническое регулирование в зарубежных странах. В.И. Лафитский, "Журнал российского права", № 9, сентябрь 2006.
Новые законопроекты о порядке формирования Государственной Думы и органов исполнительной власти субъектов РФ. сравнительный анализ российского и зарубежного опыта. Т.Я. Хабриева, "Журнал российского права", № 11, ноябрь 2004.
Внедрение технологии Balanced Scorecard на российских предприятиях. О. Вишняков, В. Грачев, М. Молодов, "Финансовая газета. Региональный выпуск", № 36, сентябрь 2004.
Учет в организациях, перешедших на упрощенную систему налогообложения. В. Нарежный, "Финансовая газета", № 9, февраль 2003.
Причины несовершенства налогового контроля в российской практике. Концепция предпроверочного контроля на основе зарубежного опыта и специфических особенностей экономики Российской Федерации. Т.А. Бетина, "Налоговый вестник", № 11, ноябрь 2002.
Изменения и дополнения в Инструкцию Госналогслужбы России "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на имущество предприятий". Н. Гаврилова, О. Василенко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", № 20, май 2002.
О Методических рекомендациях по проверке правильности заполнения Приложения № 4 к инструкции МНС России от 15.06.2000 № 62 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций". Е.Ю. Попова, О.Д. Хороший, В.И. Макарьева, "Налоговый вестник", № 10, октябрь 2001.
О применении инструкции МНС России от 15.06.2000 № 62 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций". М.В. Куцко, "Налоговый вестник", № 8, 9, август, сентябрь 2001.
Иностранные работники на российских предприятиях: правовой и налоговый аспекты. М. Киселев, Г. Иниятуллина, "Финансовая газета", № 22, 23, май, июнь 2001.
Комментарий к Инструкции МНС России от 15 июня 2000. № 62 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций". А.И. Сотов, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", № 22, ноябрь 2000.
Комментарий к Инструкции МНС РФ от 15 июня 2000. № 62 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций". Е.Б. Кузнецова, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", № 21, ноябрь 2000.
Налогообложение доходов, получаемых иностранцами от деятельности на российском предприятии. Иванова Е.В., "Законодательство", 1999, № 11
Налогообложение доходов, получаемых иностранными физическими лицами от деятельности на российском предприятии. Иванова Е.В., "Законодательство", 1999., № 9
Комментарий к изменениям и дополнениям № 3 инструкции Государственной налоговой службы Российской Федерации от 10. 08. 95 № 37 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций". Выпуск 13, июль 1997.
Маркетинговая стратегия в оплате труда на современных предприятиях. С.В. Савина, "Нормирование и оплата труда в промышленности", N 3, март 2011 г.
Особенности налогового планирования на российских предприятиях. Ж. Баранникова, "Налоговый учет для бухгалтера", N 2, февраль 2011 г.
Условия занятости и удовлетворенность работников на российских предприятиях. Л. Смирных, "Кадровик. Кадровый менеджмент", N 8, август 2010 г.
Первое применение международных стандартов финансовой отчетности на российском предприятии. И.Н. Черных, "Международный бухгалтерский учет", N 8, июль 2010 г.
Управление персоналом с использованием мотивационного потенциала его возрастной структуры на примере предприятий Японии и России. В.В. Баженова, Н.В. Шипулина, "Управление персоналом", № 13, июль 2009.
Облигационные займы в структуре источников финансирования российских предприятий. Е.Ф. Сысоева, А.В. Ветохин, "Экономический анализ: теория и практика", № 22, ноябрь 2008.
Комментарий к постановлению Правительства Российской Федерации от 12.06. 2008 № 455 "О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей". И. Зернова, "Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", № 8, август 2008.
Комментарий к постановлению Правительства Российской Федерации от 12.06. 2008 № 455 "О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей". Т.Ю. Кошкина, "Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера", № 2, август 2008.
Использование платежных карт в организациях розничной торговли. П.В. Прудников, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", № 12, июнь 2008.

Свяжитесь со мной, если вам нужна консультация по этой теме или сопровождение.

Гладышева Марина Михайловна

Если никто из сотрудников не сможет вас проконсультировать, то мы сообщим об этом письмом в течение суток.

Похожие темы работ с темой "Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях"

Аннотация: В наше время, в эпоху развития новых информационных технологий в различных сферах жизни общества, наиболее эффективным способом оптимизации документооборота в организации признана его автоматизация, переход на электронный документооборот. Многие компании, столкнувшись с вопросом оптимизации документооборота посредством его автоматизации, делают выбор в пользу западной концепции СЭД- ECM (Enterprise Content Management)- Управление корпоративным контентом.

При разработке любой системы электронного документооборота особое внимание уделяется соответствию ее функционала требованиям делопроизводства, преобладающим в той среде, в которую данную систему предполагается в дальнейшем внедрять. Целью работы является сравнительный анализ российской и зарубежной организации электронного документооборота и выявление из них наиболее эффективной.

Ключевые слова: Документооборот, электронный документооборот, система электронного документооборота (СЭД).

В наше время, в эпоху развития новых информационных технологий в различных сферах жизни общества, наиболее эффективным способом оптимизации документооборота в организации признана его автоматизация, переход на электронный документооборот.

Организация электронных документов возможна различными способами- созданием общего файлового хранилища на сервере, использованием внутренней электронной почты в организации или же других корпоративных коммуникационных систем. Однако эти способы не смогут обеспечить электронный документооборот в полной мере и на должном уровне. Основным средством организации и ведения документооборота предприятия в электронном виде является система электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой информационную систему, целью которой является организация создания электронных документов (документов, информация которых представлена в электронной форме), их движения и контроля их исполнения.

На сегодняшний день многие компании, столкнувшись с вопросом оптимизации документооборота посредством его автоматизации, делают выбор в пользу западной концепции СЭД- ECM (Enterprise Content Management)- Управление корпоративным контентом.

При разработке любой системы электронного документооборота особое внимание уделяется соответствию ее функционала требованиям делопроизводства, преобладающим в той среде, в которую данную систему предполагается в дальнейшем внедрять. В данной работе речь пойдет о двух концепциях организации документооборота: зарубежной и отечественной.

На данный момент на отечественном рынке СЭД существует два направления развития и внедрения систем автоматизации документооборота – традиционное российское и западное.

Из основных особенностей отечественной концепции организации электронного документооборота можно выделить следующие:

1. Жесткая регламентация движения документов в соответствии с должностной иерархией.

В российских организациях чаще всего преобладает строго вертикальный тип документооборота. К сожалению, данный тип документооборота ведет к увеличению времени обработки документа из – за необходимости его прохождения по всей иерархичной структуре организации: руководитель – заместитель руководителя – ответственный исполнитель – исполнитель и т.д.

2. Централизованная регистрация документов.

Процесс управления документами начинается с их централизованной регистрации, которой в отечественных организациях занимается отдельно выделенный для выполнения делопроизводственных операций отдел (Отдел ДОУ) либо сотрудник (Секретарь – референт). Централизованная система регистрации документов позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

3. Централизованный контроль делопроизводственных операций.

Для отечественной концепции организации документооборота также свойственно ведение специальных регистрационных журналов, регистрационно – контрольных карточек (РК), в которых регистрируются все делопроизводственные операции, проводимые в отношении документов организации. Для мониторинга и контроля за исполнительской дисциплиной формируются различные отчеты об исполнении документов. Посредством использования регистрационных журналов и карточек, отчетов об исполнительской дисциплине обеспечивается мониторинг и контроль всех делопроизводственных операций, проводимых к каждому документу организации.

4. Распространенное использование систем электронного документооборота параллельно с ведением традиционного бумажного делопроизводства.

Главной проблемой документационного обеспечения управления компаний в России является неполная автоматизация делопроизводственных процессов, либо полное отсутствие элементов электронного документооборота. Данное явление особенно часто встречается в государственных организациях. Причиной неполного перехода к электронному документообороту в большинстве случаев является высокая степень консерватизма сотрудников и недоверие к СЭД: сотрудники привыкли вести документооборот в бумажном виде и не желают переобучаться, либо не верят, что система обеспечивает безопасную обработку документированной информации организации. В результате в российских компаниях зачастую документооборот абсолютно не автоматизирован, либо частично автоматизирован и все сотрудники вынуждены выполнять одни и те же делопроизводственные операции дважды: в СЭД и бумажном виде.

Основываясь на вышеперечисленных особенностях отечественной концепции, можно сделать вывод, что российская практика электронного делопроизводства на сегодняшний день имеет существенные недостатки: отсутствие комплексности автоматизации делопроизводства и вертикальный характер документооборота приводят к снижению производительности труда в связи с увеличением объема выполняемых сотрудниками задач. У российской практики организации документооборота также есть и свое специфическое преимущество – обеспечение на разных уровнях управления максимального контроля выполнения процессов, протекающих в организации, за счет централизованной регистрации документов посредством использования специальных журналов и карточек.

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившуюся специфику системы российского делопроизводства, описанную выше.

Принципы ведения делопроизводства зарубежных стран значительно отличаются от российских и в основном опираются на высокий уровень исполнительской дисциплины сотрудников. Среди основных особенностей западной традиции организации управления документами можно выделить следующие:

1. Горизонтальный характер движения документов.

2. Проведение экспертизы ценности документа на первых этапах его обработки.

Процесс управления документами в западных компаниях начинается не с их регистрации, а с проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения. Последующая после определения сроков хранения документов регистрация проходит не централизованно. Каждый документ регистрируется отдельно соответствующим непосредственным исполнителем по документу, а не специально отведенным для регистрации документов отделом либо сотрудником.

3. Отсутствие централизованного контроля выполняемых делопроизводственных операций.

Для западной концепции организации документооборота особенно характерна децентрализация прав и ответственности за исполнение документа. Эта также обусловлено функциональной структурой управления – документ зачастую контролируется лишь в рамках определенного функционального блока, к которому не относится.

4. Высокий уровень автоматизации делопроизводства в организациях.

Большинство стран ЕС уже осуществило полный переход от бумажного делопроизводства к электронному. Документооборот в европейских компаниях протекает в системах электронного документооборота, без дублирования на бумажные носители. Легкость перехода на электронный документооборот в европейских странах в том числе обусловлен комплексом разработанной нормативно – правовой базой, регулирующей работу с электронными документами и их обработку. Зарубежная концепция организации документооборота предоставляет предприятию такие преимущества, как оперативность обработки и исполнения документов и сокращение затрат предприятия на организацию документооборота за счет его полной автоматизации.

Однако у нее также есть и существенный минус – отсутствие централизованного контроля делопроизводственных операций, выполняемых в организации, что влечет за собой снижение качества документооборота.

Исходя из результатов проведенного анализа отечественных и зарубежных принципов организации работы с документами, можно сделать вывод, что в области автоматизации документооборота зарубежная концепция эффективнее российской, т.к. она предусматривает полную автоматизацию документооборота.

Читайте также: