Информационное обеспечение системы управления персоналом реферат

Обновлено: 05.07.2024

В настоящее время в нашей стране происходят глубокие экономические преобразования, сущность которых состоит в отказе от прежних исключительно административных средств управления экономикой с помощью Государственных структур и перехода народного хозяйства на рыночные механизмы функционирования и регулирования. Сегодня степень самостоятельности и ответственности организации значительно возрастает. Основная часть решений, касающихся производства, сбыта продукции, установление контрактов с поставщиками и клиентами, переходит в компетенцию организаций. Кроме того, появляются такие новые факторы, как интернационализация экономики, множество конкурентов во всех сферах деятельности, изменение правил функционирования организации.

Содержание

Теоретическая часть. 3
Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом 3
Введение. 3
1.Функции и процессы информационного обеспечения управления персоналом 4
2.Классификация информационного обеспечения 4
3. Технические средства для сбора информации и их характеристики 5
4.Нормативно – методическое и правовое обеспечение системы управления персоналом 7
Практическая часть. 12
1. Составление коллективного трудового договора. 12
Список использованной литературы: 25

Вложенные файлы: 1 файл

управление персоналом.doc

филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

в г. Тихвин Ленинградской области

Студент 4 курса

Специальность 080502.65

Теоретическая часть.

Кадровое, информационное, техническое
и правовое обеспечение системы управления персоналом

Введение.

Кроме того, появляются такие новые факторы, как интернационализация экономики, множество конкурентов во всех сферах деятельности, изменение правил функционирования организации. Сама организация несет ответственность за создание ресурсов, обеспечивающих возможность ее развития и удовлетворения запросов коллективов и отдельных личностей.

Вот почему создавшиеся сегодня экономические условия способствуют дальнейшему развитию теории управления персоналом и появлению нового подхода к персоналу организаций.

В сложившихся экономических условиях необходимо отойти от рассуждений о том, насколько следует ослабить или усилить централизм. Нужен такой подход к централизации и децентрализации в управлении организацией, согласно которому централизация обеспечит гармоничное, системное развитие отрасли в целом, а децентрализация – принятие и реализацию “свободных” решений каждого трудового коллектива, работающего на принципах самоуправления.

1.Функции и процессы информационного обеспечения управления персоналом

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечение выпо лнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспеченна.

оперативную информацию;
нормативно – справочную информацию;
классификаторы технико-экономической информации;
системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установления состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к

Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, организационную, экономическую и специальную во взаимосвязи с внешними условиями;
Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.
Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).
Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

2.Классификация информационного обеспечения

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники.

Внемашинное информационное обеспечение включает:

систему классификации и кодирования информации;
системы управленческой документации;
систему организации, хранения, внесение изменений в документацию.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию, распоряжения, плановые задания, планы, графики и т.п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления следуют документы, содержащие учетно-отчетную документацию (информацию о текущем и прошлом состоянии объекта управления). Вне машинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следование записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров. В этой связи одной из центральных проблем проектирование информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалось на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно – ориентированной базы данных к информационно – ориентированной.

Все это обусловило новую организацию в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, предоставляющих совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых предоставляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения, и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают полученные результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предоставляется ряд организационно – методических требований:

рациональная интеграция обработки информации, при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;
возможность машинной обработки информации, содержащиеся в документах и во внутримашинной сфере;
необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

3. Технические средства для сбора информации и их характеристики

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплутационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптироваемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
характеристики технологического процесса обработки информации;
технические характеристики оборудования, которые может быть использована как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

носители входной и выходной информации (документы), формализованные бланки, машинные носители информации и т.д.);
объем входной и выходной информации по заказанным носителям;
объемы вычислительных работ;
сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
формы и способы предоставления результатов решения задач пользователем.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, и его основные характеристики:

производительность при выполнении технологических операций;
надежность работы;
совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
стоимость оборудования;
состав и количество обслуживающего персонала;
площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического оборудования службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

В настоящее время в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработок и выдачи пользователем результирующей информации.

Мы живем в 21 веке. В веке стремительной автоматизации, высоких информационных технологий, интернета, а также развития всех сфер жизни общества.

Появление средств автоматизации в экономической сфере, а точнее в области управления персоналом, имело большое значение для экономик предприятий в целом. Именно поэтому я решила раскрыть эту важную тему в данной работе. Эта тема не нова, но актуальности своей со временем не теряет, ведь потребность в применении и разработке эффективных компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает.

Вопрос информационных систем управления персоналом (ИСУП) уже достаточно хорошо изучен, но вместе с тем, остаются и серьезные лакуны, предоставляющие достаточное количество места для исследования.

Современные возможности автоматизации многих процессов управления персоналом, а также новые информационные средства, дают возможность менеджерам по кадрам рационализировать и оптимизировать функцию управления.

Цель данной работы – рассмотреть, какие задачи решаются в рамках управления персоналом, какие цели у таких информационных систем, изучить историю поставленного вопроса и проанализировать существующие на данный момент информационные системы управления персоналом.

Система управления персоналом (HR-система) – это комплекс технологий, автоматизирующих работу со служащими на всех ступенях, от оперативного (повседневный учет данных) до стратегического (принятие решений по развитию компании). Причем в грамотно построенной системе работа этих технологий подчинена общей логике управления персоналом в соответствии с принятой стратегией, выраженной в бизнес-процессах. HR-система способна эффективно функционировать с финансовыми, производственными и другими системами, которые используют в своих процессах данные персонала.

Субъектами управления персоналом называют лица, выполняющие функции управления работниками. Ими приходятся руководители всех уровней, выполняющие функции управления по отношению к своим подчиненным, а также менеджеры по персоналу, выполняющие свои должностные обязанности. Объектом управления называют работников предприятия (руководителей, специалистов, рабочих), по отношению к которым реализуются управленческие функции при формировании трудового потенциала. Ученые-экономисты полагают, что с помощью информационных систем управления персоналом предприятия могут приблизиться к достижению важнейших целей [6].

1.1. Структура ИС управления персоналом

Служба управления персоналом обеспечивает новыми работниками все функциональные сферы деятельности организации, обучает и тренирует их, хранит данные, связанные с персоналом. Выделяют четыре основные функции подразделений, занимающихся управлением персоналом.

1. Нахождение и найм.

Включает подготовку и размещение объявлений в средствах массовой информации и агентствах по приему на работу.

2. Обучение и тренировка.

В процессе работы на фирме работники получают возможность бесплатного обучения и тренировки в связи с повышением их квалификации или изменением выполняемых функций.

3. Создание и хранение баз данных.

Создаются специальные базы данных, связанные с используемым персоналом, на основе которых составляются всевозможные отчеты для заинтересованных подразделений и служб.

4. Увольнение и предоставление неденежных компенсаций.

За годы работы на фирме служащие получают от нее такие неденежные стимулы, как оплата госпитализации, медицинское страхование, компенсации затрат на лекарства и протезирование и т. п. После ухода с фирмы на пенсию часть неденежных компенсаций работника может сохраниться.

Главное, что отличает ИС управления кадрами от других функциональных ИС организации, – это большое количество создаваемых на ее основе отчетов и приложений.

Структура ИС управления персоналом построена на тех же принципах, что и структуры ИС других функциональных сфер. Она также включает в себя входные и выходные подсистемы и базу данных (рис. 1).

Рис. 1. Структура ИС управления персоналом

1.2. Цели и задачи ИС управления персоналом

Цели ИС управления персоналом:

а) повысить производительность труда;

б) максимизировать прибыль;

в) достичь высокой степени удовлетворения социальных потребностей работников;

г) повысить конкурентоспособность предприятия.

Для того чтобы выполнить поставленные цели, необходимо решить ряд таких задач, как:

1) организовать полную занятость на предприятии (квалифицированные специалисты);

2) максимально использовать потенциал каждого отдельного работника и производственного коллектива в целом;

3) закрепить работника на предприятии;

4) обеспечить должные условия, для высокой производительности труда;

5) мотивировать работника;

6) сформировать стабильный коллектив;

7) сбалансировать интересы организации и интересы служащих, экономической и социальной эффективности;

8) повысить эффективность управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми [6].

Первые программы учета и управления персоналом были разработаны приблизительно в 1980 – 1990 годах. В наше время таких программ, как в России, так и в других странах мира много и их количество исчисляется сотнями. В 1980-е годы в России каждая уважающая себя организация, имевшая собственный отдел автоматизированных систем управления, разрабатывала программу учета персонала самостоятельно и соответственно пользовалась ей. Данные программы опирались на различные инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая FoxPro и Clipper ) и аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК). С течением времени развивалась и совершенствовалась информационно-технологическая сфера, и на Западе стремительно стали расширять свою функциональность и модифицироваться программы управления персоналом. С появлением Enterprise Resource Planning System ( ERP -систем) модули управления персоналом были органично интегрированы в локальных программах (когда на начальных этапах развития систем управления персоналом можно было говорить лишь о локальных программах), а наиболее удачные разработки даже продолжили свое распространение автономно, не потеряв возможности интегрироваться с ERP-системами.

Современные HR -системы предназначены для более продуктивной работы и играют большую роль в повышении производительности труда руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений).

Существует статистика, что до появления АСУП, менеджеры по персоналу тратили до 60 % своего рабочего времени только на работу с документами, а при помощи таких систем управления они избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. Качественно осуществлять подбор сотрудников и управлять их перемещением позволяет автоматизированное хранение и обработка информации по кадрам. Современные системы управления персоналом содержат в себе позиции по каждому сотруднику, такие как отпуск, командировка, больничный, льготы, штатное расписание, взыскание. Это позволяет удобнее начислять заработную плату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость [7].

В настоящее время существует очень много разных АИСУП как на российском, так и на зарубежном рынке. Мы рассмотрим только некоторые из них.

3.1. Российский рынок автоматизированных ИСУП

На российском рынке присутствуют как отечественные, так и западные HR -системы. Преимущества использования в России отечественных пакетов заключается в их адаптированности к нашему рынку, системе учета. Естественно, что такие HR -системы дешевле, чем западные.

Гуманитарные технологии, Бизнес Сервис-Софт, АйТи, Гарант-Инфоцентр, Бизнес-контроль, Инэк, С+, Ливс, Гектор, АСК, Риккон, Ланкс, АиТСофТ, Белтел, Омега, Северо-Западный Центр Новых Информационных Технологий, Трансфер Эквипмент Восток, Центр информационных технологий Телеком-Сервис, ЭАСК, 1С и многие другие являются компаниями, предлагающими на российском рынке информационные системы управления персоналом [4].

3.1.1. АиТ:\ Управление персоналом

2) высокий профессионализм;

3) открытые партнерские отношения;

4) использование передовых технологий в разработке;

5) развитие и поиск новых решений;

6) быстрая адаптация к изменениям в законодательстве;

7) нацеленность на решение задач наших клиентов;

8) индивидуальный подход к каждому пользователю.

Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

Данный программный комплекс состоит из отдельных самостоятельных программных модулей, которые работают независимо друг от друга, но используют общую базу данных. Это позволяет создавать единое информационное пространство при взаимной удаленности рабочих мест друг от друга и гибкую конфигурацию системы.

г) персонифицированный пенсионный учет;

д) учет выполненных работ (Наряды);

е) управление обучением;

Взаимосвязь отдельных модулей можно рассмотреть на функциональной схеме данного программного комплекса (рис. 2).

Программный комплекс АиТ:\Управление персоналом имеет две модификации: SQL Express и MS SQL по типу используемой системы управления базами данных.

Используется на предприятиях с численностью сотрудников до 1000 человек. Система управления базами данных MS SQL Express входит в дистрибутив программного комплекса. При превышении объема базы данных свыше 4 Гб на компьютерах средней мощности производительность программного комплекса может снижается.

База данных программного комплекса работает под управлением системы управления базами данных MS SQL Server. Она предназначена для крупных предприятий с большим количеством сотрудников для обработки большого объема данных. Для работы программного комплекса необходимо наличие установленной в корпоративной сети системы управления базами данных MS SQL Server [2].

3.1.2. 1С: Зарплата и Управление Персоналом

1) расчет заработной платы;

2) мотивация персонала и управление ей;

3) расчет налогов и взносов согласно требованиям законодательства;

4) отражение зарплаты в регламентированном учете, бухгалтерские проводки;

5) позволяет производить анализ задолженности персоналу;

6) ведение кадрового учета;

7) автоматизация кадрового делопроизводства;

8) планирование потребностей в персонале.

Вы можете вести учет в единой информационной базе нескольких организаций или индивидуальных предпринимателей.

а) руководство будет иметь возможность в любой момент контролировать состояние дел в структуре предприятия, расчетных и кадровых служб. Руководство может использовать мощные аналитические отчеты для того, чтобы принимать вовремя правильные управленческие решения;

б) кадровый отдел получит возможность быстро составлять отчеты о работниках, используя различные условия отбора и сортировки данных;

в) сотрудники предприятия смогут в любой момент получить нужные им справки, сведения об отпуске, расчетные листки, сведения персонифицированного учета пенсионного фонда [1].

3.1.3. TRIM -Персонал

В модуле реализована возможность ведения истории отпусков и больничных листов сотрудника с указанием временных рамок и другой дополнительной информации по каждой записи. Также существует возможность работы с простым табелем, в котором можно вносить и просматривать историю рабочего времени сотрудников по календарным дням с учетом праздничных и выходных дней [5].

3.2. Зарубежный рынок автоматизированных ИСУП

К преимуществу западных пакетов относится в некоторых случаях значительно более полная функциональность. Западные разработчики вложили в создание модулей управления персоналом огромные материальные и трудовые ресурсы, а также накопили опыт их внедрения на тысячах зарубежных предприятий. Правда, существуют некоторые ограничения для распространения этих продуктов на российских предприятиях. Основными из этих ограничений являются:

а) низкая скорость адаптации к изменяющемуся российскому законодательству, особенно налоговому;

б) высокая цена поддержки и внедрения HR -системы;

в) функциональная избыточность.

3.2.1. Oracle Human Resources Analytics

По статистике 2011 года, корпорация Oracle занимает первое место на рынке программного обеспечения.

Oracle предлагает систему для управления персоналом Oracle Human Resources Analytics . Данная система помогает:

1) увидеть полную информацию о работнике: личные данные, рабочую силу, производительность труда;

2) проанализировать штат, т. е. рассмотреть верхнюю и нижнюю границу производительности труда каждого отдельного сотрудника, для удержания в штате ключевых талантов;

3) количественно оценить и сравнить финансовые и операционные воздействия HR -программ;

4) структурировать информацию о прогулах и отпуске сотрудников.

Данная система управления персоналом может внедряться отдельными модулями. Она имеет такие модули, как:

3. Табельный учет [8].

Oracle Human Resources Analytics позволяет оптимизировать использование трудовых ресурсов в интересах организации. Большое удобство, что данные обо всех авторизованных пользователях находятся в единой системе. В системе настраивается информация о штатном расписании и организационной структуре, профессиях и должностях, с учетом хронологической последовательности и возможностью изменения версий организации. Также, система поддерживает обновление всех форм первичных учетных документов.

В системе производится регистрация больничных листов, отпусков, выходных и командировок. Для начисления зарплаты и других выплат существуют специальные поля, для ввода данных. Существует возможность осуществлять контроль расходов по кадровым процедурам, выявлять наиболее затратные процессы; вносить массу обновлений информации.

В настоящее время успех организации напрямую зависит от ее способности найти и удержать наиболее подходящих ей сотрудников, не выходя за рамки установленного бюджета. Oracle Human Resources Analytics предлагает оптимальный подход к реализации этих задач. Автоматизация позволит существенно сократить количество ошибок и время по расчету всех видов компенсации, привязать назначаемые виды выплат к определенным категориям сотрудников. Система способствует повышению производительности работы персонала.

Своевременное обновление общей информации о персонале позволит в любой момент времени каждому авторизованному пользователю получить из единого источника данных полное представление о подготовленности каждого сотрудника и организации в целом к решению текущих и перспективных задач [9].

3.2.2. HRB

Комплексная система управления персоналом HRB\ Управление персоналом и расчет заработной платы – это высокотехнологичное современное решение для предприятий среднего и крупного бизнеса, автоматизирующее процессы учета персонала, составления штатного расписания, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства, обмена данными с прочими учетными системами, так как вся информация хранится в единой системе. Это дает возможность оперативно получать достоверную информацию о любом сотруднике компании.

HRB – отличное решение для компаний с распределенной структурой, крупных холдингов, нуждающихся в централизации учета заработной платы и расчете затрат на использование трудовых ресурсов.

HRB включает в себя следующие модули:

А. Кадровый учет.

Б. Учет рабочего времени.

В. Расчет заработной платы.

HRB позволяет вести учет сотрудников. Информация доступна в любой момент в удобном для восприятия и обработке виде. Пользователь системы может самостоятельно создавать сложные произвольные выборки, которые помогут, например, сформировать список работников от 25 до 40 лет, с высшим образованием, без наложенных взысканий, имеющих заграничную визу. HRB организует бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом. Для каждого процесса (например, приема на работу) определяется последовательность действий каждого участника, состав требуемой информации, список входящих и исходящих документов. HRB помогает поддерживать порядок, позволяет уменьшить документацию, хранящуюся в бумажном виде. Информация, единожды занесенная в систему, хранится там неограниченное время и может использоваться, когда в ней возникает потребность.

1) неограниченное количество графиков любых типов;

2) любые типы рабочего времени;

3) любые типы табелей с любой продолжительностью;

4) автоматическое формирование табелей для всех подразделений, сотрудников на основе штатного расписания в начале периода и графиков рабочего времени;

5) календарь выходных и праздничных дней;

6) автоматическое отображение в табеле данных об отпусках, командировках, обучениях, больничных листах;

7) регистрация табельщиками только отклонений;

8) возможность редактирования ставки заработной платы или графика в любое время;

9) учет нескольких должностей для одного сотрудника;

10) регистрация производственной выработки.

Рассмотрев, какие задачи решаются в рамках управления персоналом, какие цели у таких информационных систем, и, проанализировав современный рынок информационных систем управления персоналом я могу сделать вывод, о том, что в настоящее время существует множество различных ИС управления персоналом, как на российском, так и на зарубежном рынках. Их все можно условно разделить на 3 группы: локальные, средние интегрированные и крупные интегрированные. Стоимость и длительность внедрения их соответственно возрастает с ростом интеграции. Но, несмотря на то, что информационные системы управления персоналом разные, все рассмотренные мною системы объединяет одна цель – автоматизация кадрового делопроизводства.

Автоматизация управления персоналом //

Программный комплекс АиТ:\ Управление персоналом/

(дата обращения: 21.03.13).

Ассоциация Стратегия Сегодня // Обзор информационных систем управления персоналом /

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

управление персоналом.doc

в г. Тихвин Ленинградской области

Студент 4 курса

Специальность 080502.65

Теоретическая часть.

Кадровое, информационное, техническое
и правовое обеспечение системы управления персоналом

Введение.

1.Функции и процессы информационного обеспечения управления персоналом

оперативную информацию;
нормативно – справочную информацию;
классификаторы технико-экономической информации;
системы документации (унифицированные и специальные).

Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, организационную, экономическую и специальную во взаимосвязи с внешними условиями;
Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.
Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).
Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

2.Классификация информационного обеспечения

Внемашинное информационное обеспечение включает:

систему классификации и кодирования информации;
системы управленческой документации;
систему организации, хранения, внесение изменений в документацию.

рациональная интеграция обработки информации, при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;
возможность машинной обработки информации, содержащиеся в документах и во внутримашинной сфере;
необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

3. Технические средства для сбора информации и их характеристики

Исходными данными для выбора технических средств являются:

характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
характеристики технологического процесса обработки информации;
технические характеристики оборудования, которые может быть использована как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

носители входной и выходной информации (документы), формализованные бланки, машинные носители информации и т.д.);
объем входной и выходной информации по заказанным носителям;
объемы вычислительных работ;
сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
формы и способы предоставления результатов решения задач пользователем.

производительность при выполнении технологических операций;
надежность работы;
совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
стоимость оборудования;
состав и количество обслуживающего персонала;
площадь, требуемая для размещения оборудования.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом (Приложение 1) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

II. Техническое обеспечение системы

управления персоналом организации

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

- характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

- характеристики технологического процесса обработки информации;

- технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

- носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);

- объем входной и выходной информации по указанным носителям;

- объемы вычислительных работ;

- сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

- формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

- производительность при выполнении технологических операций;

- совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

- состав и количество обслуживающего персонала;

- площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

- рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

- улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

- соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;

- комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

- экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

- определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

- формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

- определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

- выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

- проведение сравнительного анализа технических средств;

- обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств – преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Список использованной литературы

1. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда. Учеб. Пособие. – М.: ГАУ, 1993.

2. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. М.: ГАУ, 1994.

3. Менеджмент организации. Учеб. пособие/Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: Инфра-М, 1995.

4. Поршнев А.Г. Управление инновациями в условиях перехода к рынку. М.: РИЦЛО "Мегаполис-Контракт", 1993.

5. Управление персоналом организации: Учебник/Пол ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 512с.

6. Экономическая информатика и вычислительная техника: Учеб./ Л.В. Еремин, А.Ю. Королев, В.П. Косарев и др. М.: Финансы и статистика, 1993.

Читайте также: