Государственное регулирование документационного обеспечения управления в современный период реферат

Обновлено: 02.07.2024

Современное государственное регулирование делопроизводства в РФ

1. Современное государственное регулирование делопроизводства в РФ

Наличие и функциональность построения работы службы документационного обеспечения является необходимым условием эффективной управленческой деятельности. Функции делопроизводственных служб любого уровня (государственных учреждений, коммерческих предприятий и организаций) подразумевают документирование управленческих процессов. Документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Любой документ, создаваемый в процессе управления, должен отвечать нормам и требованиям современного законодательства. При оформлении управленческой документации важно исполнять и учитывать основные правила, предусмотренные законодательными и нормативными актами в сфере делопроизводства.

Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных и правовых актов, а также иных методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, ее структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства на современном этапе осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

1. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

2. Законодательные акты Российской Федерации.

Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления в сфере делопроизводства, например:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации регламентируют принципы организации документационного обеспечения в управлении, например:

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.

Наименование

ГОСТ Р 6.30-2003

Унифицированные системы документации. Унифицирован- ная система организационно-распорядительной документа- ции. Требования к оформлению документов.

Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

ГОСТ Р 51141-98

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ 6.10.1-88

Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения

ГОСТ 6.01.1-87

Единая система классификации и кодирования технико- экономической информации. Основные положения

ГОСТ 6.10.5-87

Унифицированные системы документации (УСД). Требова- ния к построению формуляра - образца

ГОСТ 6.10.4-84

Унифицированные системы документации (УСД). Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.3-83

Унифицированные системы документации (УСД). Запись информации в коммуникативном формате

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Законодательное регулирование делопроизводства

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее — ГКРФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".

В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

• правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов.

В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, законодательное регулирование самых разных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.

Наряду с законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются в целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с документами, которые не нашли отражения в законодательных актах.

Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Постановлением Правительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий кормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

• порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).

Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

Унифицированная система банковской документации :

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;

• документации по кредитным операциям банков;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

• выходная документация банков;

• документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

• отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

• учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации :

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

• документация по статистике труда;

• документация по статистике финансов;

• документация по социальной статистике;

• документация по статистике промышленности;

• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

• документация по статистике капитального строительства;

• документация по статистике внешнеэкономических связей;

• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;

• регистры бухгалтерского учета;

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;

• документация по трудовым отношениям;

• документация по повышению квалификации работников органов по труду;

• документация по охране труда;

• документация по минимальным потребительским бюджетам;

• документация по обращениям в органы по труду.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Список использованной литературы

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года 28).

2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 года 68. - М.: Росархив, 2001.

4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт,1998.

5. Кузнецова Т.В. Журналу Делопроизводство - 10 лет//Трудовое право, 2007, 9

6. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. ЗАО Юстицинформ. 2005.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы ДОУ: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативная среда (нормативно-правовая база) в соответствии с указанным стандартом включает:

  • законы и нормативные акты, регулирующую деловую деятельность в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;
  • стандарты практической деятельности организации;
  • правила рекомендательного характера;
  • добровольно применяемые этические кодексы и нормы.

Законодательные акты РФ.

Различные аспекты ДОУ регламентируются кодексами Российской Федерации:

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения, подтверждения правоотношений.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых при возникновении трудовых правоотношений.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространение информации о гражданах; за нарушение правил защиты информации; за нарушение порядка представления статистической информации; за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов; за нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и др.; за незаконную деятельность в области защиты информации; за разглашение информации с ограниченным доступом.

Уголовный кодекс Российской Федерации устанавливает наказание за разглашение сведений, составляющих государственную тайну; утрату документов, содержащих государственную тайну; неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации; собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путём похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом и др.

Кроме кодексов общие принципы организации ДОУ прописаны в ряде Федеральных законов Российской Федерации.

Федеральные законы Российской Федерации

Положения, зафиксированные в законах, детализируются в правовых актах, принимаемых Президентом и Правительством Российской Федерации. Среди указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, посвящённых или в какой-то мере затрагивающих вопросы документационного обеспечения управления, необходимо отметить следующие:

Перечень указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, регламентирующих аспекты ДОУ.

Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Важной составляющей нормативной базы делопроизводства являются нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, среди которых необходимо отметить:

Рекомендации предназначены для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Их применение должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации состоят из 3 основных разделов:

  • общие положения (обозначены цель разработки, сфера распространения рекомендаций, приведены законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации, документации, архивного дела);
  • порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству;
  • структура и содержание Инструкции по делопроизводству (включает подразделы: общие положения, основные понятия, создание документов в федеральном органе исполнительной власти, организация документооборота, документальный фонд федерального органа исполнительной власти, особенности работы с электронными документами, работа исполнителя с документами, изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов).

Кроме того, в состав Методических рекомендаций включено 39 приложений, среди которых образцы бланков и документов, формы номенклатур, описей, актов документов, а также порядок формирования дел и составления описей, правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение и др.

Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и организациях. Он был разработан с целью упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствования работы аппарата управления.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. 3
Глава 1. Характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления ………….8
1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления …………..9
1.2 Состав и порядок разработки международных стандартов …………..….13
1.3. Значение международных стандартов для специалистов сферы ДОУ в России …………………………………………………………………………. 17
Глава 2. Анализ государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19
2.1 Разновидности государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19
2.2. Содержание государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления………………………………. 21
Заключение……………………………………………………………………. 32
Список источников и литературы…………………………………………. ….34

Прикрепленные файлы: 1 файл

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.doc

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

(ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова)

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ИСТОРИЧЕСКИХ ДИСЦИПЛИН

Государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

студентка группы ИГФ-32-10

Николаева Марина Николаевна

Глава 1. Характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления ………….8

1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления …………..9

1.2 Состав и порядок разработки международных стандартов …………..….13

1.3. Значение международных стандартов для специалистов сферы ДОУ в России ………………………………………………………………………….. ..17

Глава 2. Анализ государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19

2.1 Разновидности государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19

2.2. Содержание государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления………………………………. 21

Список источников и литературы…………………………………………. … .34

Стандарты в области делопроизводства и документооборота содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

  1. требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота. Какую информацию эти документы должны содержать, какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
  2. требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
  3. требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
  4. требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
  5. требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
  6. инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовая база в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах. Отдельные - наиболее важные, принципиальные положения устанавливаются в законодательных актах.

Характерным для нормативно-правовой и методической базы отечественного делопроизводства является ее ориентация преимущественно на федеральные органы исполнительной власти и использование ее другими организациями, предприятиями независимо от форм собственности, подчиненности, сферы действия, которые применяют имеющиеся федеральные правила делопроизводства, дополняя их соответствующей спецификой. Таким образом, объективно происходит определенная практическая унификация делопроизводственных правил, правил документирования, требований к оформлению документов в рамках государства.

Цель курсовой работы – рассмотреть и провести анализ основных государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Поставленная цель определяет задачи исследования:

  1. выявить общие характеристики государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления;
  2. исследовать государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Работа состоит из введения, в котором обозначена актуальность темы исследования, поставлена цель исследования и задачи; двух глав, заключения; списка использованных источников и литературы. В первой главе рассматривается общая характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления. Во второй главе говорится об анализе государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления. В заключении даны основные выводы, полученные при изучении данной темы курсовой работы.

В работе использовались научные исследования следующих авторов:

Глава 1. Общая характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и ДОУ

Государственные стандарты входят в нормативно-методическую базу делопроизводства. Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне. Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовая база в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах15.

1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

Государственный стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в сфере делопроизводства.

Стандарт – это нормативный документ, разработанный на основе консенсуса, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядоченности в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарт должен быть основан на обобщенных результатах научных исследований, технических достижений и практического опыта, тогда его использование принесет оптимальную выгоду для общества17.

Цель Государственного стандарта – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления.

Объектами стандартизации в управленческой деятельности яв ляются:

  1. термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
  2. организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
  3. классификаторы управленческих функций;
  4. управленческая документация.

Читайте также: