Гибридные методы управления проектами реферат
Обновлено: 05.07.2024
Слышали ли вы о гибридном управлении проектами? Он может помочь вам и вашей команде выполнять проекты более эффективно.
Давайте рассмотрим все, что нужно знать о гибридном управлении проектами.
Введение в методологию гибридного управления проектами
То есть при гибридном управлении проектами вы берете две или более методологии управления проектами и комбинируете их, создавая тем самым новый метод.
Из этого вытекает очередной вопрос: какие методологии можно объединить? Вариантов тут большое множество. Вот несколько самых популярных методологий:
- Каскадное управление проектами
- Шесть сигм
- Картирование результатов
В теории гибридное управление проектами означает, что вы можете взять любую методологию и скомбинировать ее с любой другой.
Обычно, обсуждая эту концепцию, люди имеют в виду гибридное управление Agile-проектами или гибридную Agile-методологию.
При этом мы берем гибкость и адаптивность Agile-методологий и комбинируем с более традиционным и жестким каскадным методом управления проектами (где задачи перечисляются в порядке следования, как ступени лестницы, поэтому и метод называется каскадным).
В чем преимущества гибридного управления проектами?
Зачем утруждать себя смешиванием двух различных методологий? Не проще было бы пользоваться чем-нибудь одним?
В некоторых случаях да. Но преимущество смешанного управления проектами заключается в том, что оно позволяет получить все лучшее от разных методологий. Это дает возможность менеджерам проектов использовать сильные стороны их любимых подходов, и в то же время избегать слабых сторон или возможных подводных камней.
Если используется традиционное представление о гибридном управлении проектами (подразумевающее комбинацию Agile- и каскадной методологий), проекты планируются с применением каскадного метода и иерархической структуры работ. Это позволяет командам получить представление о предстоящих задачах и общем объеме работ по проекту.
Однако выполняется проект с использованием Agile-методологии. Она дает достаточно возможностей для пересмотра изначальных планов и внесения корректировок после коротких спринтов.
Видите? Вы получаете лучшее от обоих подходов — подробное планирование, свойственное каскадному методу, и гибкость Agile-методологии. Это основное преимущество гибридного управления проектами.
Кроме того, гибридный метод дает отличную возможность ознакомиться с новыми подходами. Хотя все большее и большее число команд внедряют Agile-методологии (это сделали уже 71% организаций), для сотрудников это может быть сложно. Гибридный метод позволяет сгладить такой переход и сделать его более комфортным.
Как можно соединить две разные методологии?
Не существует жестких правил, диктующих, как нужно смешивать различные методологии управления проектами. У вас есть полная свобода выбрать все, что вам подходит.
Не знаете, с чего начать? Вот несколько кратких советов, которые помогут вам сориентироваться.
1. Выберите две методологии
Возможно, сделать это проще, чем вы думаете. Изучая доступные методологии, вы, наверное, обращали внимание на пару таких, которые могли бы оказаться вам полезными в работе над проектом. Если да, то вы уже примерно представляете, что лучше всего вам подойдет.
2. Определите, что вам нравится и что не нравится
Давайте остановимся на традиционном примере гибридного управления проектами, представляющем собой сочетание Agile- и каскадной методологий.
Возможно, вам нравится, что Agile-методология дает возможность регулярно вносить изменения и корректировки, но из-за планирования коротких спринтов вы не можете окинуть взглядом весь проект. Возможно, вы цените каскадный метод за уровень детализации, но он кажется вам слишком жестким и ограничивающим.
Эту информацию очень важно собрать до перехода к следующему этапу, потому что она поможет вам понять, как лучше использовать сильные стороны каждой методологии.
3. Обсудите, как вы собираетесь использовать каждую методологию
Вы выбрали обе методологии и поняли, какие преимущества они вам могут дать. Что дальше? Пора решить, как вы будете их внедрять.
Например, хотите ли вы просто взять те или иные элементы от каждой методологии и использовать их на протяжении всей работы над проектом? Или вы собираетесь их применять на различных этапах? Например, каскадный метод в ходе планирования, а Agile — в процессе выполнения проекта.
Обсудите этот вопрос с командой и составьте план использования каждой методологии. Это поможет вам избежать лишних недоразумений и заранее проинформировать всех участников.
4. Вносите регулярные изменения и корректировки
Изменения — это всегда непросто, но даже при наличии надежного плана вы не сможете постоянно действовать безупречно.
Будьте готовы к изменениям в случае проблем или при появлении возможностей для улучшения. В конце проекта обязательно проводите ретроспективу и обсуждайте с командой достоинства гибридного подхода и то, что в следующий раз нужно сделать иначе.
Используйте гибридное управление проектами, чтобы взять лучшее от обеих методологий
Гибридный подход даст вам возможность объединять методологии и создавать новые, более эффективные методы, подходящие для конкретных проектов.
Благодаря такой возможности вы и участники вашей команды добьетесь очень важной цели — научитесь выполнять первоклассные проекты.
Хотите сделать управление проектами еще более простым и результативным? Попробуйте бесплатную версию Wrike.
Представьте, вы нашли отличную команду разработчиков для своего нового проекта и тут проджект менеджер спрашивает: «Какую методологию предпочитаете для работы — Agile или Waterfall?«. Всё так хорошо начиналось, а теперь вы в тупике. Какой подход лучше подойдет вашему проекту? Вроде бы, с каскадом всё будет по этапам, без отступлений от плана. Но зато Agile позволит вносить новые изменения в процессе работы. Не паникуйте. Выход есть: подружите оба подхода и возьмите лучшее от каждого из них. Рассказываем, как и зачем использовать гибридную методологию на примере разработки портала “Спасибо от Сбербанка. Путешествия”.
Когда стоит выбирать гибридный подход и почему?
Хотя в большей степени на слуху методологии Waterfall и Agile, гибридный подход тоже популярен. Project Management Institute выяснили, что “гибрид” в 2018 году использовали для 23% проектов в IT, телекоме, энергетике, здравоохранении, строительстве, а также государственных отраслях.
Источник: PMI’s Pulse of Profession 2018
Суть “гибрида” — для каждого этапа разработки ПО выбирать более подходящий подход с учётом текущих условий вместо того, чтобы фокусироваться на одном на протяжении всего проекта. Например, этапы планирования и определения требований могут соответствовать Waterfall, а этапы проектирования, разработки, тестирования — Agile.
Такой подход к ведению проекта подходит сложным крупным проектам, где:
- необходимы частые релизы нового функционала,
- требования не прозрачны и могут изменяться,
- сроки чётко зафиксированы,
- заказчик хочет принимать минимальное участие в проекте.
Как мы применили гибридный подход на проекте в 10 000 человеко-часов
Когда к нам обратились из “Спасибо от Сбербанка”, чтобы разработать веб-портал для их новой услуги, связанной с путешествиями, мы сразу поняли, что проект будет масштабным, сложным и потребует нестандартного решения по организации процессов, чтобы запустить портал вовремя.
Действовать требовалось быстро: когда планировали работы, по всем федеральным телеканалам крутили рекламу портала “Спасибо от Сбербанка.Путешествия”, и клиент поставил нам условия:
- Принять обобщённые проектные требования: спецификация с описанием требований уместилась на лист А4.
- Учитывать дату запуска портала: клиент выбрал срок релиза.
- Уложиться в согласованный бюджет: озвучили ожидания по стоимости проекта.
- Соблюдать инфраструктурные и организационные ограничения: обеспечить полный цикл запуска продукта и поддержку ФЗ-152 “О персональных данных”.
Но это ещё не всё. Важно было принять во внимание и трудности:
- На стороне клиента не было продакт оунера и технического специалиста.
- Отсутствовало описание актуального API на стороне компаний-партнеров новой услуги “Спасибо от Сбербанка.Путешествия”.
- Не могли генерировать тестовые данные, поскольку интегрировали портал со сторонними системами.
- Не было понимания прогнозируемой нагрузки на момент запуска.
С учётом непростых входных данных мы пришли к тому, что целесообразнее использовать гибридный подход, и разделили работу на два фронта:
1. Взаимодействие с клиентом
Здесь использовали каскадный подход: сформировали и согласовали MVP приложения, выделили команду из пяти человек — менеджера проекта, аналитика, фронтенд и бэкенд разработчиков, тестировщика — чтобы они смогли сконцентрироваться только на этом проекте. Согласовали сроки показа MVP.
2. Работа команды
Процессы внутри команды старались выстраивать по гибкому подходу — с бэклогом задач и недельными спринтами. Ответственный по продукту со стороны клиента был слабо вовлечён, но мы понимали, что для качественного результата на крупном проекте важно регулярно приоритизировать и контролировать задачи. Тогда мы выделили на эту роль проджект-менеджера. Каждую неделю смотрели и корректировали наши планы в зависимости от того, успеваем ли мы выполнить основной пул задач. Фокусировались на том, чтобы улучшить юзабилити.
Как можно организовать процессы с помощью “гибрида”
Такой режим работы позволил нам выпустить проект в срок. Клиент остался довольным результатом, и для нас появился новый фронт работ — сопровождение. Этот этап тоже был непростым: заказчик планировал функциональное развитие продукта, подключить новых партнеров к площадке и ожидал такой же эффективной работы. При этом объём запланированных клиентом задач рос каждый день.
- подобрали команду, готовую к заданному темпу,
- оптимизировали процессы: минимизировали внутреннюю отчётность, чтобы ускорить разработку,
- договорились с клиентом, что работу согласовываем не в разрезе больших функциональных блоков, а отдельных задач — это позволило более предсказуемо выстраивать процесс.
Успех проекта во многом зависел от того, как мы выстроили коммуникации и адаптировали процессы с учётом всех условий, ограничений и рисков. У нас это получилось — онлайн-портал “Спасибо от Сбербанка. Путешествия” успешно функционирует и помогает пользователям покупать лучшие авиабилеты на любые направления.
Поддержку портала оказываем до сих пор: на сегодняшний день на весь проект потратили более 10 000 человеко-часов!
Как и зачем вам применять гибридный подход на проекте
Методология не волшебная палочка. Но понимать принципы и брать из разных подходов лучшее можно и нужно. Гибридный хорош тем, что он позволяет:
- планировать и определять требования по Waterfall, а проектировать, разрабатывать и внедрять по Agile
- более предсказуемо организовывать работу
- корректировать процессы под меняющиеся условия: эволюционировать вместе с продуктом
С “гибридом” вы можете создать собственный рецепт успеха, который больше всего соответствует условиям и требованиям вашего проекта. Для этого советуем:
1. Определить особенности проекта:
- охват
- сложность
- рамки и ограничения: фиксированные или меняющиеся
- дедлайн: строгий или можно при необходимости подвинуть
- бюджет: гибкий или фиксированный
- наличие продакт оунера
2. Привлечь к проекту команду с сильными хард и софт скиллами.
Помимо профессиональных навыков и экспертизы, на результат проекта влияют коммуникабельность, заинтересованность в успехе проекта, умение принимать решения и решать проблемы.
3. Корректировать процессы по ходу проекта.
Важно отслеживать и регулярно анализировать ход проекта. Установите контрольные точки, чтобы оценить эффективность нового процесса. Отслеживайте — что идёт хорошо, а где требуется внести изменения.
Когда выбираете методологию для управления проектом, не опирайтесь только на то, как вам комфортно работать. Убедитесь в наличии необходимых скиллов у команды, трезво оцените вашу собственную вовлечённость и поставленные цели. Мы в Azoft опытным путём пришли к промежуточному варианту — гибридному подходу, который сочетает преимущества Waterfall и Agile: наличие фаз, итеративность, выделенная роль руководителя проекта, которая может совмещать в себе и функцию продакт оунера. Надеемся, что наш опыт и рекомендации помогут принять вам верное решение!
Подпишитесь
Оставьте адрес, и каждый месяц мы будем высылать свежую статью
о новых трендах в разработке програмного обеспечения.
Разбираемся, что такое гибридное управление проектами и какие его преимущества перед классическими подходами, а также, как интегрировать в рабочий процесс.
Команда работает продуктивнее, если бизнес-процессы регулируются с помощью методологий — процессы не хаотичны, а последовательны, роли сотрудников чётко распределены, что помогает избежать ряда конфликтов и недопониманий. Но у каждой методологии свои преимущества и недостатки — и в любой момент что-то может пойти не так.
Если хочешь оптимизировать работу компании, внедрив методологию управления, но не сталкиваясь с рисками — объедини методологии, взяв лучшие элементы каждой. Короче говоря, примени гибридный подход.
Что такое гибридное управление
Перед тем, как начать работу над проектом, стоит выстроить стратегию управления — распределить этапы, роли и т. д. Тогда работа будет слаженной, а процессы последовательны — каждое действие идёт одно за другим. Для этого нужно выбрать одну из методологий, в которой свои наборы методов и техник для оптимизации работы:
- Agile — гибкая методология, адаптивная к изменениям в процессах;
- Водопадная методология (или Waterfall) со строгими регламентами и этапами работы;
- И гибридная методология;
В Agile важнее работа в команде, что плохо для тех, кто привык работать один, часто меняются ориентиры — потратишь на задачу кучу времени, а потом скажут, что передумали этим заниматься. И начинаешь сначала. Водопадная методология жёстче гибкого Agile — работа строго по этапам и каждый шаг фиксируется в документах, а значит — процессы дольше.
Гибридный подход — золотая середина, ведь объединяет методологии, взяв лучшие элементы каждой. Работаешь продуктивно, потому что процессы последовательны, как в Waterfall, но без жёстких ограничений и не ограничений, как в Agile.
Как перейти на гибридное управление
Изучи методологии
Проанализируй преимущества и недостатки Agile и Waterfall и выбери элементы из каждой, которые помогут оптимизировать бизнес-процессы. Объедини элементы в единый метод управления, который и будет гибридом двух.
Представь, ты project-менеджер в SMM-агентстве, которое в месяц работает на 10 проектами. Твоя обязанность — закрыть проект в срок, чтобы клиента устроила готовая работа. Но из-за того, что проектов много — размывается фокус команды, делаются все подряд задачи и нет системы.
Ты понял, что в управлении проектами и процессами провалы — сотрудники не понимают, за какие задачи браться в первую очередь, горят сроки и т. д. Поэтому ты обратился к методологиям управления, но Agile тебя не совсем устроил — слишком много свободы, что опять сведёт процессы к той же проблеме, а Waterfall наоборот — чересчур много ограничений, что для креативной сферы совсем не подходит.
Пришла мысль — а что если объединить методологии, взяв лучшие элементы. И составил список этих элементов:
- Документация и регламенты важны, но нет муторных этапов согласований;
- Сотрудники владеют знаниями из смежных областей;
- Задачи делаются в строгой последовательности, а не одновременно, и эта последовательность определена заранее.
В этом списки объединены обе методологии, точнее — только лучшее из этих концепций, а также то, что по твоему мнению точно оптимизирует процессы. Тем самым ты создал свою гибридную методологию. Как итог — задачи выполняются последовательно, действия задокументированы, чтобы избежать недопониманий, нет микроменеджмента и сотрудники усиливают друг друга, работают в команде. И всё благодаря гибридному подходу.
Обсуди с командой
Начинаем внедрять методологию. Не делай резкого перехода — сотрудники не будут готовы и возникнут недопонимания. Для начала обсуди с командой идею, а также аргументируй, почему это необходимо и как улучшить рабочий процесс.
Фиксируй нововведения
Зафиксируй новые условия управления регламентом. Это упростит адаптацию и поможет избежать недопониманий в коллективе (а они возникнут, если не понимаешь, как теперь всё работает).
Выбери площадку для хранения регламента — советую делать это в облачном хранилище или в таск-менеджере, чтобы сотрудник зашёл в любой момент и ознакомился. У нас в WEEEK, например, для этого База Знаний, где мы описываем бизнес-процессы и корпоративную культуру нашей компании.
Отслеживай результат
Возможно, новый стиль управления окажется не так эффективен, как ожидалось — сотрудники не понимают, что и как работает, не получается укладываться в дедлайны, в процессах остались провалы и т. д.
Собери фидбэк спустя время — что не сработало и что стоит улучшить. Сравни результаты до введения нового подхода и после — и оцени эффективность. Главное, держи руку на пульсе, чтобы вовремя реагировать, если методология не приживётся.
Короче, гибридное управление проектами — объединение лучших элементов двух методологий — гибкого Agile и жёсткого Водопада. Проанализируй каждую методологию и собери гибридную из тех элементов, которые по твоему мнению улучшат бизнес-процессы и работу команды.
Но не забывай отслеживать результат — всегда что-то идёт, нельзя ввести методологию и забить. Следи за тем, как меняются процессы и анализируй — успешно ли прошло внедрение или нет, а также причины.
Последние пару лет все больше специалистов во всем мире говорят о том, что ни проектное управление, ни только Agile-подходы не способны успешно справляться с управлением целого класса достаточно сложных проектов, реализуемых в условиях высокой неопределенности и для которых важна реализация в заданные сроки, а также в рамках других ограничений. Я тоже считаю эту тему крайне востребованной и работаю над тем, чтобы продумать и описать оптимальный набор инструментов и подходов для реализации таких проектов. С некоторыми элементами, практикой применения и моим подходом вы можете ознакомиться в последних статьях и видео в этом блоге, например, здесь.
Для тех, кто хочет разобраться подробнее, я провожу Тренинг-лабораторию 18.05.19, где мы будем изучать инструменты и адаптировать гибридный подход к практике. Если вам это интересно, буду рад вашему участию.
В данном же обзоре я хотел остановиться на шести ключевых идеях, которые можно использовать, если вы решили, что гибридное управление может быть тем самым решением, которое вы давно искали.
3.Общая первоначальная организация гибридного проекта должна включать в себя 3 фазы: фаза проработки идеи, фаза инициации, фаза реализации.
3.1 Фаза проработки идеи
На этом этапе дается определение сути проекта. Он начинается с определенного запроса или поручения от спонсора. Предлагаются и приоритизируются различные подходы к реализации проекта и разрабатывается бизнес-кейс. Разрабатывается краткий обзор проекта (такой как Устав), который используется для получения одобрения и поддержки проекта.
3.2 Фаза инициации (Set-up)
На этом этапе определяется, как будет осуществляться проект. Можно либо взять уже имеющуюся модель управления проектом, либо подогнать ее под условия организации, либо создать свою, уникальную модель. В некоторых случаях уже проверенные методы и инструменты могут быть использованы для формирования подхода. Этап настройки будет включать в себя верхнеуровневый план с бюджетом, потребностями в ресурсах и расписанием. Этот верхнеуровневый план может быть утвержден на уровне исполнительной власти.
3.3 Фаза реализации
На этом этапе реализуется модель управления проектом, которая была разработана для проекта. В наиболее сложных случаях новые данные и открытия, полученные в результате предыдущей итерации, могут потребовать пересмотра действий на Фазе настройки.
4.Внедрение гибкого метода должно осуществляться по нескольким основополагающим правилам:
4.1. Сформируйте команду управления изменениями
Эта команда отвечает за определение необходимости изменений, то есть за определение ближайшего результата, которого вы хотите достичь, и / или проблем, которую вы пытаетесь решить, внедряя гибридные гибкие процессы.
Дополнительные обязанности команды управления изменениями включают в себя:
- Выполнение анализа действующих заинтересованных сторон (это помогает дополнять планы коммуникаций и программы обучения, запускаемые позднее в ходе внедрения);
- Определение конечных пользователей инструмента для управления проектами и необходимых для них характеристик программного обеспечения;
- Определение и обеспечение соблюдения правил использования инструмента;
- Обеспечение спонсорской поддержки гибкой реализации.
4.2. Выберите инструмент
Дополнительные вопросы при оценке инструментов для гибкой гибридной команды:
- Можно ли настроить роли так, чтоб можно было удалять или скрывать компоненты системы, которые не используются одними пользователями, но используются другими?
- Имеется ли в инструменте встроенное руководство процессом или ограничения для неопытных пользователей Scrum и Kanban?
- Предоставляет ли инструмент возможность делать отчеты по работам , независимо от процесса, используемого командой?
- Соответствует ли инструмент вашим текущим потребностям и ближайшим целям?
4.3. Обеспечьте обучение и инструктаж и убедитесь в том, что у вас есть организационная поддержка
Рекомендуется предлагать заинтересованным сторонам программы обучения и инструктажа, адаптированные к их уникальным потребностям, чтобы стимулировать принятие пользователями нового инструмента и гибких гибридных процессов. Вы должны выявлять и устранять пробелы в обучении на каждом уровне технической грамотности.
При поиске организационной поддержки для внедрения гибкого гибридного подхода не поленитесь выполнять следующее:
5. Каскадный метод позволяет выстроить изначальный план проекта и определить определенные и неопределенные элементы, а Agile работает как раз над неопределенностью.
Также необходимо предоставить объяснение того, почему тот или иной подход был выбран для конкретной инициативы, над которой каждый человек работает в настоящее время; плюс, когда когда проект использует комбинацию гибридного и каскадного подходов, нужно объяснить, почему эта комбинация была выбрана.
Нужно также предоставить членам команды по гибридным проектам понимание того, как гибкие элементы и элементы водопада будут взаимодействовать.
Поддержка — это просто обеспечение активной и конструктивной поддержки членов команды независимо от того, как они работают. Высокопроизводительные команды должны чувствовать, что они работают в удобной и привычной среде, и внедрение гибридных элементов может поставить под угрозу этот комфорт. Проектный менеджер и другие ключевые заинтересованные стороны должны признать это и сознательно работать над тем, чтобы люди и коллектив чувствовали себя комфортно.
Читайте также: