Формы организации делопроизводства реферат

Обновлено: 05.07.2024

Даже беглое ознакомление с перечнем документов, используемых в процессе управленческой деятельности, позволяет читателям сделать вывод о том, что, во-первых, работа с документами, или, точнее, работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности и, во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.

Файлы: 1 файл

документация и делопроизводство.docx

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Факультет экономики и управления

Кафедра управления персоналом

По дисциплине Документация и делопроизводство

Выполнила: ст.гр. УПз11-2

Проверила: Полутова М.А.

1. Назначение, структура и состав службы ДОУ…..………. ………. стр.3

3. Организационные формы работы с документами . ………………. стр.9

4.Типовые организационные структуры службы делопроизводства…. стр. 11

5.Задачи и функции службы делопроизводства………………………. стр. 13

6.Функции структурных подразделений службы делопроизводства…. стр. 15

7.Должностной и численный состав службы делопроизводства ……. стр. 20

Исходя из сказанного, целесообразно предоставить на откуп выполнение задач документационного обеспечения управления отдельному подразделению организации. Роль этого подразделения в современных условиях призвана выполнять специальная служба - служба документационного обеспечения (ДОУ).

1. Назначение, структура и состав службы ДОУ

И все же оптимальным решением проблемы организации документационного обеспечения управления является именно формирование и функционирование в организации службы ДОУ (при условии, конечно, что в этой организации существует достаточный объем работы с документами). Такая служба - в силу разделения функций по работе с документами - лучше приспособлена для решения задач документационного обеспечения управления, она легко управляема благодаря наличию в каждом подразделении службы квалифицированного управленца (при небольших размерах - ответственного исполнителя), наконец, она соответствующим образом оснащена в техническом и технологическом плане.

Таким образом, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно- документационное и информационно- документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

Как и всякое самостоятельное подразделение организации, служба ДОУ возглавляется начальником. Начальник службы ДОУ, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или заместителю руководителя по управлению).

В необходимых случаях в штат службы могут вводиться также и должности заместителей (по общим вопросам, а также по важнейшим направлениям работы службы).

Если служба насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником подразделения (о том, какие именно это подразделения, будет сказано дальше).

Впрочем, управленческий слой (если переходить непосредственно к рассмотрению структуры службы ДОУ) лишь один из ее основных компонентов, представляющий собой, так сказать, верхний уровень ее служебной иерархии. Второй, можно сказать несущий, компонент структуры службы ДОУ представляют собой ее специалисты.

Исходя из объема, и содержания задач, решаемых службой ДОУ, различают категории главных (старших) и второстепенных (младших) специалистов. За каждым из специалистов закрепляются не только конкретные функции, но и определенный участок работы, за результаты деятельности которого данный специалист отвечает.

Специалист нередко совмещает в своей работе организаторскую и исполнительскую функции, поскольку не только осуществляет непосредственную организацию работы на порученном участке, но и лично выполняет наиболее сложные, а также новые и особо срочные виды работы с документами. В частности, именно младшие специалисты ведут по документам организации контрольно-поисковую и информационно-справочную работу.

В круг важнейших обязанностей старших специалистов входит также разработка предложений по дальнейшему совершенствованию процессов документационного обеспечения, освоение и внедрение новых программно- технологических и технических средств работы с документами, систематический анализ состояния документооборота и его оптимизация на основе аналитических данных.

К категории старших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:

документовед;
переводчик;
юрисконсульт;
старший секретарь-референт (секретарь-референт).

К категории младших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:

инспектор по контролю за исполнением документов;
секретарь-стенографистка;
архивариус.

Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов несут на себе исполнители службы ДОУ -третий важный компонент ее структуры.

В число основных исполнителей службы ДОУ входят:

делопроизводитель-оператор;
машинистка-оператор;
секретарь-ресепционист (в приемной).

Количество исполнителей на участках работы, порядок распределения между ними обязанностей устанавливаются начальниками соответствующих подразделений, входящих в состав службы ДОУ. Подчеркнем в этой связи, что в большинстве крупных и средних организаций состав службы является достаточно многочисленным и обычно включает в себя:

секретариат;
общий отдел (может объединяться с секретариатом в управление делами);
экспедиционный отдел (группа), включающий в себя группу (участок) обработки корреспонденции и курьерскую группу (курьера);
учетно-справочный отдел (группа);
контрольно-инспекционный отдел (группа);
юридический отдел (группа);
отдел архивного хранения (архив);
вспомогательный отдел (подотдел) в составе: бюро по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (может дублироваться для общего и закрытого, то есть секретного делопроизводства); копировально-множительное бюро; бюро переводов и стенограмм.

2. Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
регламентация задач и функций службы делопроизводства, в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
рациональная организация рабочих мест и условий труда;
повышение квалификации сотрудников службы.

3. Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регат рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Цель реферата - систематизация знаний о современном документировании

4. Объяснить как проводится подготовка документации по трудовым

Объект исследования - документационное управление деятельности.

Предметы исследования – современное делопроизводство.

1.1. История развития системы государственного делопроизводства в

(предположительно в XVII в.) и относится к про цессу решения (производства)

появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность,

В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались орга ны государственной власти. Документы

имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, бо лее прогрессивное по

сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения,

ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях

были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, по явилась

журнальная форма регистрации документов. В нача ле XIX в. коллегии были

заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась

единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки

служебных документов, началось внедрение механизации конторско го труда.

В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к

централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый

порядок документирования, внедрены стандартные требования к форм е и

структуре документов, установлен типовой состав их информационных эле -

ментов. Была предпринята попытка внедрения Единой госу дарственной системы

Файлы: 1 файл

Формы организации делопроизводства.doc

Формы организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочноинформационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Служба документационного обеспечения управления и её разновидности.

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.

Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более-рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости об объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ - должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Делопроизводство сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу)

Содержание

Делопроизводство в России……………………………………………..3
Регламентация и организационные формы современного делопроизводства в России……………………………………………. 5
Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота………………………………………………………10
Система электронного документооборота: Этапы внедрения и уровни зрелости…………………………………………………………………22
Новая Концепция развития архивного дела в РФ…………………….30
Список литературы……………………………………………………..41

Прикрепленные файлы: 1 файл

Реферат по делопроизводству.doc

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Уральский федеральный университет

Факультет заочного обучения

Кафедра социологии и социальных технологий управления

По дисциплине: Делопроизводство

На тему: Делопроизводство новой России

Регламентация и организационные формы современного делопроизводства в России……………………………………………. 5

Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота…………………………………… …………………10

Система электронного документооборота: Этапы внедрения и уровни зрелости………………………………………………………… ………22
Новая Концепция развития архивного дела в РФ…………………….30
Список литературы…………………………………………………… ..41

Делопроизводство в России

Служебная деятельность человека в любой сфере, напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов.

Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами делопроизводство.

Этот Перечень можно продолжить, но мы назвали некоторые, наиболее важные законодательные и нормативные правовые акты по вопросам делопроизводства.

Все это обуславливает особую актуальность исследования вопроса особенностей делопроизводства в России.

Регламентация и организационные формы современного делопроизводства в России

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

- рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно- распорядительной документации.

Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

В 80-х гг. была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта систма-ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления.

В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов.

Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело.

В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные положения.

Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:

ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

В настоящее время в России существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- лучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.2

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

В настоящее время в Российском делопроизводстве отмечается реализация политики государства направленной на переход от бумажного к электронному делопроизводству и особенно документообороту. Впервые в России электронное декларирование было опробовано на московской южной таможне. Результаты эксперимента однозначно показали перспективность внедрения такой формы таможенного декларирования по всей стране.

Целью написания курсовой работы является изучение службы документационного обеспечения, форм организации делопроизводства и проведение анализа структуры и службы ДОУ.
Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Содержание работы

1. Организационные формы делопроизводства ………. …5
1.1. Централизованная форма . 5
1.2. Децентрализованная, смешанные формы. 6
1.3. Организационные структуры службы ДОУ. 7
2. Анализ структуры и службы ДОУ. 13
2.1. Функции службы ДОУ . 13
2.2. Должностной состав службы ДОУ . 17
2.3. Нормативная регламентация работы службы ДОУ. 20
Заключение…..……………………………………………………………. 22
Список использованной литературы ……………………………

Содержимое работы - 1 файл

Курсовая ДОУ.doc

1. Организационные формы делопроизводства ………. . …5

1.1. Централизованная форма . . . 5

1.2. Децентрализованная, смешанные формы. . . 6

1.3. Организационные структуры службы ДОУ. . 7

2. Анализ структуры и службы ДОУ. . . 13

2.1. Функции службы ДОУ . . . 13

2.2. Должностной состав службы ДОУ . . .17

2.3. Нормативная регламентация работы службы ДОУ. . 20

Список использованной литературы ………………………………………. 24

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно- документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой документационного обеспечения управления, возлагают на секретаря-референта (секретаря).

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно- документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований.

Целью написания курсовой работы является изучение службы документационного обеспечения, форм организации делопроизводства и проведение анализа структуры и службы ДОУ.

Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления;

Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные задачи и функции;

Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

1. Организационные формы делопроизводства.

Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение – служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначение организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур.

На сегодняшний день известно 3 формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

1.1. Централизованная, при которой все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив (приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации). В данном случае централизация отдельных операций по обработке документов является рациональной, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы ДОУ, эффективно использовать оргтехнику.

Так же, к преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

1.2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.3. Организационные структуры службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

На сегодняшний день различают 4 основных организационных структур службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат.

Управление делами создаются в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят

приемная министра

секретариат коллегии
протокольное бюро.

Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления;
бездокументное обслуживание руководителей (подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной).

Отдел рационализации делопроизводства – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
разработка сборников типовых (трафаретных текстов);
разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения);
организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы ДОУ и специалистов аппарата управления.

Административный отдел, который в свою очередь подразделяется на:

бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки текстов документов;
отдел писем;
центральный архив организации.

Канцелярия, как другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

Читайте также:

Формы организации делопроизводства реферат

Оглавление

Файлы: 1 файл

документация и делопроизводство.docx

Файлы: 1 файл

Формы организации делопроизводства.doc

Содержание

Прикрепленные файлы: 1 файл

Реферат по делопроизводству.doc

Регламентация и организационные формы современного делопроизводства в России……………………………………………. 5

Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота…………………………………… …………………10

Регламентация и организационные формы современного делопроизводства в России

Содержание работы

Содержимое работы - 1 файл

Курсовая ДОУ.doc

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления;

Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные задачи и функции;

Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;