Формы архивных справочников реферат

Обновлено: 08.07.2024

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Факультет истории и филологии

Описание источников хранения

Реферат
студента 3 курса ИСТ Z -231
Куриновой Юлии
История южных и западных славян

Доцент кафедры Гуров М.И.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в библиотеку документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя.

Разработанность Е. В. Алексеева, О. В. Вовкотруб, В.В. Галахов, Г.Н. Ксандопуло, Е.А. Степанов, Л. Р. Фионова.

Объект. Опись дел и аналитико-синтетическая переработка документов.

Предмет . Обработка документов при помощи аналитико-синтетического метода.

Цель. Изучить понятие описания дел и аналитико-синтетическую переработку первичной документированной информации.

проанализировать аналитико-синтетическую переработку документов;

выявить особенности описи дел;

определить понятие описи.

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N. ".

Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов.

Обе схемы представляют собой информационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специально разработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенные для организации систематических каталогов всех звеньев государственных и ведомственных архивов. Схемы были построены на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности.

Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.

Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат (НСÀ) архива. НСÀ архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса).

3 . Основные принципы многоуровневого описания

Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

Основными принципами многоуровневого описания являются:

соответствие информации уровню единицы описания;

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объёма единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве (история фонда).

Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.

Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п. Эта деятельность нацелена, во-первых, на то, чтобы документ был размещён в фонде библиотеки таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя; во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог), хранящихся в фонде библиотеки для быстрого и удобного поиска в них сведений о необходимых пользователям документах, а затем, с их помощью – нахождения самих документов в фонде библиотеки и предоставления их пользователю.

Конечно, в данной сфере всё более часто и широкомасштабно используются компьютерные программно-технические средства. Они способны помочь в этой деятельности, но даже интеллектуальные экспертные системы не могут полностью заменить интуитивный и формальный опыт работы индивида.

Ряд специалистов склоняется к тому, что выявлять суть и идею текста, анализировать связанные с ним ситуации в текстах других публикаций (анализ) и на основе полученных данных (знаний) формировать некоторый новый материал (синтез) может и должен делать человек. Точный анализ проблемной ситуации, соответствующий метод и профессиональные навыки позволяют преобразовывать содержания текстов в некую обобщённую структуру – модель анализируемой ситуации, раскрывающую не только идею и задачу, поставленную автором исследуемого документа, но и комплекс взаимосвязанных задач.

Исходная информационная модель предметной области имеет первостепенное значение в подобной работе. Из самого понятия следует, что она должна существовать до начала проведения информационно-аналитической работы.

Исходная информационная модель – это часть формальных знаний о проблеме.

Разновидностями таких моделей являются: автобиография, характеристика с места работы, служебная записка, доклад о работе за отчётный период и др. Как правило, подобные документы пишутся в произвольной форме. Можно повысить качество и снизить затраты по их написанию, используя своеобразные шаблоны. Эти шаблоны в определённой степени являются информационными моделями (например, в текстовом процессоре Word используется широкий набор таких шаблонов). Для подготовки документа необходимо включить свою информацию в хорошо отработанную информационную модель.

Качество реферирования отражает развитие информационной аналитики. Интеллектуализация современных информационных систем связана с умением чётко (желательно однозначно) структурировать информацию, придавая ей форму сведений (систематизированной совокупности фактов). При этом важно понимать, что выработать формат представления сведений, относящихся к научно-технической информации, трудно в силу её многозначности и принципиальной нечёткости.

Правильный выбор информационной модели и её творческое наполнение составляют основу информационно-аналитической деятельности.

В процессе своей деятельности все организации создают документы, обязательные для хранения.

Это делают для того, чтобы, во-первых, документ будет размещён в фонде архива таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог).

Основной целью курсовой работы является характеристика архивных путеводителей, обзоров и других архивных справочников. В результате поставленной цели предусмотрена реализация следующих задач:
- рассмотреть архивные путеводители;
- охарактеризовать фонды в путеводителях;
- рассмотреть справочный аппарат к обзору;
- рассмотреть дополнительные справочники системы научно-справочного аппарата.

Содержание работы

Введение…………………………………………………………………..3
Глава 1. Архивные путеводители……………………………………….5
1.1. Характеристика фондов в путеводители……………………. 7
1.2. Справочный аппарат к путеводителю……………………….12
Глава 2. Обзоры документов……………………………………………14
2.1. Характеристика документов в обзоре………………………..15
2.2. Справочный аппарат к обзору………………………………..19
Глава 3. Дополнительные справочники системы научно-справочного
аппарата …………………………………………………… …………….20
Заключение……………………………………………………………….22
Список использованной литературы……………………………………

Файлы: 1 файл

КУРСОВАЯ.doc

Цикловая комиссия экономических

и учетно-финансовых дисциплин

Учебная дисциплина

Архивоведение

Архивные путеводители, обзоры и другие архивные справочники

Отметка о допуске к защите

Брянск – 2010

Глава 1. Архивные путеводители……………………………………….5

1.1. Характеристика фондов в путеводители……………………. 7

1.2. Справочный аппарат к путеводителю……………………….12

Глава 2. Обзоры документов……………………………………………14

2.1. Характеристика документов в обзоре………………………..15

2.2. Справочный аппарат к обзору………………………………..19

Глава 3. Дополнительные справочники системы научно-справочного

Список использованной литературы……………………………………23

Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию. Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработке первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов. Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей).

Объектом данной курсовой работы является система научно-справочного аппарата, а предметом исследования, составление, оформление архивных путеводителей и других архивных справочников.

Основной целью курсовой работы является характеристика архивных путеводителей, обзоров и других архивных справочников.

В результате поставленной цели предусмотрена реализация следующих задач:

- рассмотреть архивные путеводители;

- охарактеризовать фонды в путеводителях;

- рассмотреть справочный аппарат к обзору;

- рассмотреть дополнительные справочники системы научно-справочного аппарата.

Глава 1. Архивные путеводители

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архивов, краткий справочник по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архивов.

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов архивного фонда (АФ) РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащие краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архивов - вид путеводителя по фондам архивов, характеризующий ту часть документов этих фондов архивов, в которой заключена информация о теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственных архивов.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

1.1. Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это совокупность сведений включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации - фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1. Фонды досоветского периода.

2. Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться оп следующей схеме:

высшие и местные органы государственного управления;
органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;
культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;
органы сословно-городского и земского самоуправления;
учреждения религиозного культа;
общественные организации;
фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по такой схеме:

высшие и местные органы государственного управления;
органы народного и государственного контроля;
органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения и организации;
органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;
общественные организации;
фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. В нутрии этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д. При составлении характеристик фондов существует различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Характеристики фондов могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристике дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишний детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом - дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.;

4) местонахождение фондообразоват еля.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда.

Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные). Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания.

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов и отдельных групп документов и обозначены их графические границы. В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов. Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

Введение………………………………………………………………………3
1. Система научно-справочного аппарата…………………………………..4
2. Классификация архивной документации…………………………………5
3. Архивные справочники…………………………………………………….7
3.1.Описи дел и документов………………………………………………….7
3.2. Каталоги ведомственные картотеки…………………………………. 8
3.3. Обзоры……………………………………………………………………10
3.4 Архивныепутеводители………………………………………………….12
3.5. Архивные указатели……………………………………………………. 19
Заключение……………………………………………………………………20
Список литературы…………………………………………………………. 21

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходим для:
1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
2. для созданиясистем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
3. для наиболее эффективного использования документов.
Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.
Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:
1. описи дел;2. номенклатуры дел;
3. картотеки;
4. исторические справки.
Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных настадии делопроизводства).
Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.
Цель данной курсовой работы – рассмотреть классификацию архивных справочников.

1. Система научно-справочного аппарата

Научно-справочный аппарат (НСА) –структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержаниидокументов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА данного архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этихсправочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению:
-опись
-каталог
-указатель
-обзор
-путеводитель
При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивныхсправочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

2. Классификация архивной документации

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документнаяинформация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.
В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента

рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее

учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и

Использование документов – сложная и ответственная работа, которая

требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-

справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной

эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают

Использование архивных докум ентов в нашей стране основывается на

принципах от крытости и доступности. Это знач ит, что любой отказ в

предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста

одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса

использования документов государственного и ведомственного архива.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1. Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;

2. Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;

3. Изучение направления использования документов государственного и

4. Изучение форм использования документов государственного и

Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших

резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших

времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные

архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при

регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве

Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка

использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения,

организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных

Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор,

хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего

В государственные архивы документы поступают на постоянное,

Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и

специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной

территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные

историческим периодом, тематикой содерж ания или способом и техникой

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся

(исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Прим ер

некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних

Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учрежде ний,

специально соз данных для работы в области архивного дела, в каждой

организации существует свой архив. ГОСТ дает определе ние видового понятия

"ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную

часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы,

но являются источни ками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с

госархивами ф ункции, работают в соответствии с правилам и, разработанными

ГАС, обеспечивая преем ственность в некоторых направлениях дея тельности

госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или

ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их

использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].

Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и

учет документов, приведение их в порядок, организацию использования,

создание страхового фонда особо ценных докумен тов (при их наличии), а также

своевременную передачу их на го сударственное хранение не только в своем

архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в

ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил,

Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:

 центральный отраслевой архив министерства, ведомства;

В городах и районах, где много небольших организаций, эконо мически

целесообразно создавать межведомственные архивы на ко оперативных

началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование

документов, имеющих справочное зна чение, которые поступают от

1.3. Общие черты и различия между государ ственными и

Общими чертами, присущими государственным и ведомствен ным

 их целевое назначение (хранение доку ментов и использование для

 единство методики архивной работы (все виды научно-технической

обработки доку ментов, описание дел, порядок нумерации листов и составление

заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи

 осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и

Преемственность в работе архивов заключается в том, что госархив по -

лучает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с

соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со

сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив

определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу

документов за счет учреждений - источников комплектования.

Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой

статус: государственные архивы являются самостоятель ными учреждениями,

ведомственные (за неб ольшим искл ючением) - ст руктурными

подразделениями, не всегда организационно оформленными[11, c.37].

Различен и порядок комплектования: ведомственный архив при нимает

документы от структурных подразделений и подведомствен ных учреждений

всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в

ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе

ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех

этапах, от составле ния номенклатуры дел до выделения из архива документов с

Читайте также: