Формальные и неформальные коммуникации реферат

Обновлено: 08.07.2024

Коммуникации в организации делятся на формальные (официальные) и неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

Среди формальных коммуникаций выделяют:

вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации и происходят по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации.

В организационных коммуникациях могут быть преграды, снижающие их эффективность. Под эффективностью коммуникаций понимают быстроту прохождения информации до адресата и сохранение ее адекватности. Этому могут мешать:

1. Информационные перегрузки (преграды из-за большого объема информации, неумения менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию).

3. Неудовлетворительный кадровый состав.

4. Неудовлетворительный способ организации власти и распределения задач.

5. Конфликты между разными группами и подразделениями.

Каковы же способы преодоления преград? Это:

• регулирование информационных потоков. Именно это направление вызвало необходимость создания на предприятии системы информационного менеджмента, что в свою очередь повлекло создание системы knowledge-менеджмента (управление знаниями);

• управленческие действия. Они включают в себя планирование, организацию, мотивацию, контроль;

• системы обратной связи. Если они не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникационном процессе;

• системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики и звонки;

• информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации;

• современные информационные технологии. Оснащение предприятий персональными компьютерами, а также это электронная почта, Интернет, видеоконференции и т.п.

Несколько слов о проблеме слухов в организации.

Проблема слухов связана с существованием неформальных коммуникаций.

Слухами называется любая информация, которая получена по неофициальным каналам коммуникации. Слухи возникают, если сотрудники испытывают недостаток информации, предоставляемой по каналам формальных коммуникаций, если информация поставляется нерегулярно, с запозданием.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения работников;

• новые меры по наказаниям за опоздание;

• изменения в структуре организации;

• грядущие перемещения и повышения;

• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;

• • кто кому назначает свидания после работы.

Существуют две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи:

• распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации;

• поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

В дальнейшем рассмотрим межличностные коммуникации в психологическом разрезе, ибо знание психологических закономерностей делового общения и умение использовать их позволяет повысить эффективность работы организации.

Коммуникации в процессе управления играют немаловажную роль, занимая центральное место в жизнедеятельности всей организации. Пожалуй, это не просто передача и получение соответствующей информации, это динамичный межличностный процесс обмена поведением.

Формирование эффективной функционирующей организационной системы, где обмен информацией между сотрудниками играет ключевую роль, является непростой задачей, стоящей перед руководителем.

Актуальность. В обществе 21 века проблема, связанная с коммуникациями, является очень актуальной, ведь в организациях недопонимание между сотрудниками может повлечь за собой огромные последствия, ведь комфортное пребывание сотрудников в любой организации обеспечивает их продуктивную работу. Коммуникации между сотрудниками в рабочем процессе являются основным фактором, укрепляющим организацию как единое целое.

Цель: определить, возможность использования формальных и неформальных коммуникаций и их важность в управлении.

Для достижения указанной цели требуется решить ряд задач:

Изучить отличия формальных и неформальных коммуникаций.
Определить, в каких случаях следует использовать неформальные коммуникации.
Рассмотреть возможность применения неформальных коммуникаций между организациями.
Определить, можно ли использовать невербальные коммуникации в управлении.
Сформулировать правила общения с подчиненными.

Изучением коммуникаций занимались многие отечественные и зарубежные специалисты. Например, Клод Элвуд Шеннон, Уивер Уоррен, Николас Луман, И. П. Яковлев, Михаил Степанович Андрианов, Феликс Изосимович Шарков и др.

Глава 1. Отличия формальных и неформальных коммуникаций внутри организации

Получается, семантика этого слова заранее указывает на сотрудничество людей, которое может осуществляться посредством создания, передачи и получения соответствующей информации.

Коммуникация — это процесс взаимодействия, предполагающий внутренне упорядоченное, организованное воздействие одной стороны на другую и, соответственно, подверженность другой стороны этому воздействию и возможность ответной реакции [4].

По мнению А. В. Карпова [1] , коммуникация есть одна из главных функций управления, которая в свою очередь, являясь чем-то связующим, обеспечивает координацию совместной деятельности во всей организации с помощью обмена информации.

Нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем, за работниками. 7]. Выбор подходящего для данной организации способа связи участников коммуникационного процесса учитывает следующие обстоятельства: Горизонтальные — между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений… Читать ещё >

факторы повышения эффективности делового общения менеджера

Формальные и неформальные коммуникации. Проблема слухов ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участников процесса с помощью информационных потоков.

Выбор подходящего для данной организации способа связи участников коммуникационного процесса учитывает следующие обстоятельства:

— Время;
— Надежность;
— Отношение членов организации к принятой в ней коммуникационной схеме;

Коммуникации в организации делятся на формальные и неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам. Среди формальных коммуникаций выделяют:

— вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
— горизонтальные — между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

— восходящие, когда информация передается снизу вверх. Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;
— нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем, за работниками. 7]

Слухами называется любая информация, которая получена по неофициальным каналам коммуникации ("https://referat.bookap.info", 15).

Слухи возникают, если сотрудники испытывают недостаток информации, предоставляемой по каналам формальных коммуникаций, если информация поставляется нерегулярно, с запаздыванием.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

— Предстоящие сокращения работников;
— Новые меры по наказаниям за опоздание;
— Изменения в структуре организации;
— Грядущие перемещения и повышения;
— Подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
— Кто кому назначает свидание после работы;

Существуют две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи:

— Распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации;
— Поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной связи;

Эффективность коммуникационных сетей организации, как формальных, так и неформальных, определяется тем, как быстро доходит управленческая информация до адресата, и насколько она сохраняет свою адекватность, пройдя по коммуникационным каналам. 8].

Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме

К ним относятся:

Для того, чтобы улучшить систему коммуникаций, в современной фирме используется следующее:

Коммуникация лежит в основе функционирования любой организации и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Для выполнения своих производственных функций сотрудники организации должны взаимодействовать, т. е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.

Содержание

Введение. 2
Раздел1. Коммуникации в организации. Значение. 3
1.1Понятие коммуникации. Коммуникационный процесс. 3
1.2 Неформальные коммуникации в организации. 6
Раздел 2. Практические советы по управлению неформальными
коммуникациями. 11
Заключение. 16
Список литературы. 17

Прикрепленные файлы: 1 файл

к.р по дел коммун.doc

Самарский государственный экономический университет

Трофимова Виктория Александровна

______________________________ ______________________________ __
Фамилия, Имя, Отчество студента

Курс 3
Направление Экономика и бух. учет

Профиль Бух. учет анализ и аудит
Контрольная работа № 1 Вариант № 7

По дисциплине Деловые коммуникации

Дата получения работы деканатом________
Дата сдачи работы на кафедру_____
Дата рецензирования работы______
Дата возвращения работы кафедрой в деканат___

Раздел1. Коммуникации в организации. Значение. . . 3

1.1Понятие коммуникации. Коммуникационный процесс. . . 3

1.2 Неформальные коммуникации в организации. . . . 6

Раздел 2. Практические советы по управлению неформальными

Список литературы. . . . . 17

Тема 7.Неформальные коммуникации в организации.

Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Качество организационной коммуникации оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов управления персоналом: подбора и приема на работу, развития, оценки, компенсации.

Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности, поэтому повышение ее эффективности является важным источником конкурентного преимущества в современном мире. Поэтому нельзя поверхностно относиться к тому, что происходит с общением внутри организации. Именно неформальные коммуникации являются тем элементом, который полностью характеризует сильные и слабые стороны организации.

Раздел 1. Коммуникации в организации. Значение.

1.1Понятие коммуникации. Коммуникационный процесс.

Коммуникация - процесс передачи информации от одного человека (отправителя) к другому (получателю). Коммуникационный процесс содержит несколько этапов: кодирование послания, его передача, расшифровка, обратная связь. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Коммуникация - это обмен информацией между людьми. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

Неформальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии.

Формальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается в соответствии с формальной организационной структурой и выполняемыми сотрудниками производственными функциями.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивида ми. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

Общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации, будь то руководитель или сторож, участвуют в коммуникационном процессе.

Традиционно выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова человеческого языка. Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную.

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание, сопряжена со значительным уровнем помех в системе.

Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени, что является очень важным для реализации функции управленческого контроля, а также дает возможность получателю информации уточнять ее неограниченное число раз. Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Пять наиболееажных коммуникационных средств: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта.

Обмен информацией широко охватывает разные части организации, хотя известно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

1.2 Неформальные коммуникации в организации.

Вообще если проанализировать историю человечества, то можно заметить, что формирование и передача слухов является одним из древнейших приемов общения. В отношении циркуляции слухов важно понимать, что их трудно остановить, поскольку источник любого слуха не поддается обнаружению, а распространяются же они со скоростью звука. Содержание слуха изначально выглядит правдоподобным (в этом и заключается их особенность). В то же время практически всегда содержатся либо мнимая, либо запретная информация, которая содержит элементы опровержения или отрицания каких-либо общеизвестных или общедоступных сведений.

Таким образом, содержание слуха может быть достоверным или недостоверным, но он должен быть актуальным для той группы людей, которой, собственно, и адресуется. Поэтому события, попадающие в сферу слуха, касаются того, что интересует самых обычных людей.

Считается, что в среднем слух живет 12-15 дней, после чего автоматически исчезает, полностью исчерпав себя. Свое существование слух прекращает после официального подтверждения информации или же после ее опровержения, либо по причине уменьшения актуальности той или иной темы.

Основная задача слуха - нести дискомфортную информацию, вызывающую бурю негативных и тревожных эмоций. Как правило, эта информация нарушает привычный ход событий и сталкивает интересы людей.

Как пишет Д.В. Ольшанский, появление и активная циркуляция слухов и сплетен являются особой, информационной формой массового поведения формирующейся психологии масс. Исследователь выделят четыре типа слухов.

К первому относится так называемый слух-желание, отражающий сильное эмоциональное желание публики, связанное с каким-либо событием.

Второй тип - слух-пугало, возникающий, как правило, в период сильного социального напряжения. Слухи такого рода можно перечислять бесконечно, они витают практически во всех сферах общественной жизни. По сути, именно по ним можно проследить массовые настроения, и реакцию на определенные события. Это слух, несущий и вызывающий выраженные негативные, пугающие настроения и эмоциональные состояния, отражающие некоторые актуальные, но нежелательные ожидания аудитории, в которой они возникают и распространяются.

И, наконец, четвертая разновидность - нелепые слухи, главным в них является подчеркнутая нелепость происходящего. Слухи такого рода часто появляются самопроизвольно, как результат путаницы, свойственной обыденному сознанию. Особенно часто они появляются на переломах массового сознания, когда люди находятся в растерянности в связи с тотальной сменой систем ценностей, представлений, картин мира. Их основная функция заключается в попытках построения нового, более адекватного образа мира из обломков предыдущих и зачатков новых представлений. Тогда появляются слухи, в которых соединяется несопоставимое.

Слухи - вид информации, появляющиеся спонтанно в силу информационного вакуума среди определенных слоев.

Может быть и другой вариант: кто-то распространяет ложную информацию для того, чтобы воздействовать на общественное сознание. Условием превращения обычной информации в слухи является то, что информация должна быть значимой и понятной для объекта воздействия, а обладание этой информацией должно способствовать повышению социального престижа для того, кто является распространителем слуха.

Читайте также: