Доступность архивных документов правовые и организационные нормы реферат

Обновлено: 01.07.2024

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) (ред. 08.12.2011).

Нормативно-методические акты

Основные правила работы государственных архивов, 2002.

Положение о создании страхового фонда копий ОЦ документов государственных архивов, 1980.

Дополнения к Положению о создании страхового фонда копий ОЦ документов государственных архивов, 1987.

Правила издания исторических документов в СССР. 2-е издание, переработанное и дополненное. М., [Главное архивное управление при СМ СССР], 1990.

ГОСТЫ и Международные стандарты

Международные стандарты:

ISO 5963–85. Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей.

ISO 5127–2002. Информация и документация. Словарь.

ISO 9001–2000. Системы менеджмента качества. Требования.

ISO 14001–96. Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.

ISO 12653–1:2000. Электронная обработка изображений. Контрольное задание для черно-белого сканирования офисных документов. Часть 1. Характеристики (Тест-объект для сканирования черно-белых офисных документов – Часть 1: Характеристики).

ISO 12653–2:2000. Электронная обработка изображений. Контрольное задание для черно-белого сканирования офисных документов. Часть 2. Метод применения (Электронное формирование изображения – Тест-объект для сканирования черно-белых офисных документов. Методы применения).

ISO 12231:2012. Фотография. Электронная обработка изображений фотоснимков. Словарь.

ISO 12234–1:2012. Электронная обработка изображений фотоснимков. Сменное запоминающее устройство. Часть 1. Базовая модель сменного запоминающего устройства.

ISO 12234-2:2001. Электронная обработка изображений фотоснимков. Сменное запоминающее устройство. Часть 2. Формат данных изображения TIF/EP

ISO 12651:1999. Электронная обработка изображений. Словарь.

ISO 12652–1 (Part 1–2) Electronic imaging.

ISO 15739:2003. Фотография. Электронная обработка изображений фотоснимков. Измерения уровня шума.

ISO 15740:2008. Фотография. Электронная обработка изображений фотоснимков. Протокол передачи изображений (PTP) для приборов цифровой фотосъемки.

ISO/TR 12037:1998. Электронная обработка изображений. Рекомендации для удаления информации, записанной на оптических носителях одноразовой записи.

ISO/TR 12654:1997. Электронная обработка изображений. Рекомендации для управления системами электронной записи для записи документов, которые могут понадобиться в качестве свидетельских показаний на оптических дисках WORM.

ISO 29861. Прикладные системы управления документами. Контроль качества сканирования цветных учрежденческих документов.

ISO 37.080: Document imaging applications.

ISO 18925:2002. Изобразительные материалы. Оптические диски. Правила хранения.

ISO 18921:2002. Материалы регистрирующие. Компакт-диски (CD-ROM). Метод оценки прогнозируемого срока службы, основанный на эффектах температуры и относительной влажности.

ISO 18925:2008. Материалы регистрирующие. Носитель для оптических дисков. Правила хранения.

ISO 18926:2006. Материалы регистрирующие. Информация, хранимая на магнитооптических (MO) дисках. Метод оценки ожидаемого срока службы на основе воздействия температуры и относительной влажности.

ISO 18926. Imaging Materials. Life Expectancy of Information Stored on Magneto-Optical (MO) Discs. Method for Estimating, Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Долговечность информации, хранящейся на магнитооптических дисках. Метод оценки, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).

BS ISO 18927:2008. Регистрирующие материалы. Системы записываемых компакт-дисков. Метод оценки ожидаемой долговечности, основанный на влиянии температуры и относительной влажности.

ISO 18927:2008. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Материалы для получения изображения. Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).

ISO 18938:2008. Материалы регистрирующие. Оптические диски. Уход и обработка для длительного хранения.

ISO/IEC 10995:2008 Носитель для обмена и хранения информации с цифровой записью. Метод определения срока архивного хранения оптических носителей.

ISO/IEC 10995:2011. Информационные технологии. Цифровые запоминающие среды для обмена и хранения информации. Метод испытания для оценки срока хранения в архиве оптических носителей. – Взамен: ISO/IEC 10995:2008. Информационные технологии. Цифровые запоминающие среды для обмена и хранения информации. Метод испытания для оценки срока хранения в архиве оптических носителей.

ISO/IEC 14473:1999. Информационные технологии. Офисное оборудование. Минимальная информация, подлежащая регламентации для устройств сканирования изображений.

ISO/IEC 29341–9–13:2008. Информационные технологии. Архитектура устройств UPnP. Часть 9–13. Протокол управления устройствами обработки изображений. Сервиссканирования.

ISO 19005–1:2005 Стандарт PDF/A.

ISO 14721:2003 – Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS).

ANSI/AIIM MS44–1988 R1993. Руководящие указания для контроля качества сканеров изображений.

ANSI/NISO Z39.87–2006. Data Dictionary – Technical Metadata for Digital Still Images.

ГОСТы:

ГОСТ Р 27781–88 (СТ СЭВ 5862–87). Магнитные носители данных с записью. Правила выполнения этикетки.

ГОСТ 6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 15971–90. Системы обработки информации. Термины и определения.

ГОСТ 13.1.104–93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений. – Взамен ГОСТ 13.1.104–85, М., 1993.

ГОСТ 13.1.102–93. Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля. М., 1993.

ГОСТ 7.48–2002. Консервация документов. Основные термины и определения.

ГОСТ Р 33.505–2003 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным, научным, культурным и историческим наследием, М., 2003.

ГОСТ Р 7.0.2–2006. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования.

ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения.

ГОСТ Р 33.1.02–2008. Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия.

ГОСТ Р 33.3.02–2008Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения.

ГОСТ Р 27781–88. Системы обработки информации. Магнитные носители данных с записью. Правила выполнения этикетки.

ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ 7.60–2003. Издания. Основные виды. Термины и определения.

ГОСТ 7.61–96. Издания. Государственные (национальные) библиографические указатели. Общие требования.

ГОСТ 7.65–92. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению.

ГОСТ 7.68–95. Фоно-и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению.

ГОСТ 7.69–95. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения.

ГОСТ 15489–1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [109] .

ГОСТ Р ИСО 23081–1–2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов.

ГОСТ Р ИСО 22310–2009. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами.

СанПиН 2.2.2/2.4. 1340–03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003–06–30. М., Минздрав России, 2003.

РД 50–680–88. Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения.

РД 50–682–89. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Общие положения.

РД 50–34.698–90. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

Методические рекомендации

Типовой технологический регламент изготовления микрофильмов страхового фонда и фонда пользования на галогенсеребряной рулонной пленке (для региональных архивов). М., РГАНТД, 1996.

Методические рекомендации по учету цифровых копий документов, созданных в процессе научно-информационной и иной деятельности управления архивного дела, и включенных в фонд пользования. Управление архивного дела администрации Алтайского края. 2002.

Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов. М., 2006.

Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов. М., ВНИИДАД, 2005.

Методические рекомендации по организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в государственных архивах. М., ВНИИДАД, 2007.

Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях. М., 2006.

Инструкция по созданию и организации страхового фонда и фонда пользования копий особо ценных документов. М., РГАДА, 1995.

Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов. М., РГАНТД, 2008.

Методические рекомендации по признанию результатов интеллектуальной деятельности единой технологией. (Утверждены 1.04.2012. Министерство образования и науки Российской Федерации).

Рекомендации по оценке состояния документов государственных архивов при проведении работ по хранению, использованию, специальной обработке документов с учетом их свойств, потенциальной долговечности и специфики дефектов. / Привалов В.Ф., ВНИИДАД, М., 2009.

Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов). М., РГАНТД, 2011.

Рекомендации по созданию интернет-выставок архивных документов. РГАНДТ, 2012.

Нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые лабораториями обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. М., 2009.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени работы по документационному обеспечению управления. М., ВНИИДАД, 1995.

Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду. М., ВНИИДАД, 2004.

Отчеты о научно-исследовательских работах

Условия хранения компакт-дисков. Аналитический обзор. М., РНИЦКД, 1992.

Оцифрование архивных документов. М., ВНИИДАД, 1998.

Авторские статьи и монографии

Апарышев И. Авторское право в интернет-эпоху, // ЭЖ–Юрист, 2012, № 28.

Батюк И.С. Из практики создания страхового фонда архивных фондов путем их оцифровки в Управлении архивного дела администрации Алтайского края. // Вестник архивиста, 2002, № 3(69).

Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов//Вестник архивиста, 1999, № 2–3(50–51).

Корчемкина О.А. Понятие и признаки базы данных как объекта права. // Российский юридический журнал. 2012, № 1.

Коханова И.О. Оцифровка и микрофильмирование как средства сохранения документов. // Вестник ХДАК. Вып. 29, 2010.

Малышев М., Балакирев А. Проведение исследовательских и экспериментальных работ по цифровому копированию архивных изображений. РГАНТД, 1998.

Михайлов О.А. Электронные документы и архивы: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использования. МАКС Пресс, 2002.

Михайлов О.А. Электронные документы и архивы. // Вестник архивиста, 2000, № 1 (55).

Лагутина М.И. «Организация работы по созданию, учету, хранению и использованию страхового фонда копий ОЦ документов (на бумажной основе) ЦГА ДАССР.

Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы, 2002, № 1.

Фонд пользования государственных архивов // Актуальные вопросы обеспечения сохранности документов. М., 1984.

Устинов В.А., Меркулов В.Н., Тихонов С.А. Новые носители архивной информации // Вестник архивиста, 1999, № 1 (49).

Харитонов А.Г. Восстановление угасающих текстов и изобразительных архивных документов. М., 2006.

Тихонова И.Г., Ганичева С.А., Добрусина С.А., Великанова Т.Д. Особенности хранения оптических компакт-дисков в условиях архивов и библиотек. М., 2003.

Юмашева Ю.Ю. Электронные копии исторических источников: зарубежный и отечественный опыт. Уральский исторический вестник, 2012, № 3 (36).

Юмашева Ю.Ю. Электронные копии документов Архивного фонда Российской Федерации: источниковедческие проблемы. // Справочник руководителя учреждений культуры, 2012, № 9–10.

Формы использования архивных документов:

1. информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке

2. представление документов пользователям для исследований

3. экспонирование документов на выставках

4. использование документов в средствах массовой информации

5. проведение информационных мероприятий

6. выдача документов во временное пользование

7. публикация документов

Направления использования архивных документов:

1. укрепление российской государственности

2. удовлетворение информационных потребностей общества

3. обеспечение законных прав и интересов граждан

Цели использования архивных документов:

7. социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Вопрос 23. Доступность архивных документов: правовые и организационные нормы

Архивное дело на территории РФ осуществляется на принципах открытости и доступности.

Архивы, в зависимости от их функций и подчинённости, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

® в пределах АФ РФ в целом;

® в пределах архива;

® в пределах архивного фонда.

Признаки организации документов и дел АФ РФ:

® по формам собственности

o архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

o архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности

o архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов

o архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ

® по видам носителей, способам и технике закрепления информации

o архивные письменные и графические документы на бумажных носителях

o кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные документы

® по срокам хранения

o архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах

o архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах

o архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах

o архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах

Вопрос 24. Учёт использования архивных документов

Существующая система унифицированной документации по архивному делу предусматривает единые формы учета использования РДИ, которые подразделяются на:

В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журнал регистрации запросов. В картотеке указываются ФИО заявителя, дата и регистрационный номер документа, вид запроса, тематика, исполнитель, контрольная дата.

Из-за множества первичных форм учета пользоваться документами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фамилию, имя и отчество и поставить подпись.

На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело.

Данные из личного дела пользователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме — карточке учета пользователей и тем исследований.

При получении дела пользователь знакомится с листом использования дела, в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр.

Издательская деятельность архива учитывается с помощью карточки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируются название издания, его тип и вид, названия учреждений, участвующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов.

Вопрос 25. Оценочные характеристики процесса использования архивных
документов (интенсивность, эффективность)

Анализ использования архивных документов имеет два основных направления:

· изучение интенсивности использования;

· изучение эффективности использования.

Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются:

· количество обращений пользователей в архив за год;

· количество обращений по целям использования;

· категории потребителей информации

Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне организации использования документов. Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации.

Под эффективностьюиспользования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах. Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях.

Количественными показателями являются:

· отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения

· отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел

· отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов.

К неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.

Вместе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовленных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в научных работах на документы архива; количеству копий, снятых с документов архива.

Важным моментом анализа эффективности использования является изучение отказов в предоставлении ретроспективной документной информации.

Вопрос 28. Электронные документы и архивы: проблемы хранения и использования

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

· разработка принципов хранения информации

· активизация вторичного использования информации

· стандартизация критериев описания данных

· оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов

· регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных

· реализация информационных услуг и исследовательских проектов

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп: базы данных, текстовые файлы, оцифрованные копии (графические файлы).

Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть доступным сотрудникам. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.

Нормативно-методические документы, определяющие деятельность государственных архивов. Особенности создания и работы экспертной комиссии. Понятие архива организации, его комплектование, обеспечение сохранности и требования к организации документов.

Рубрика	Государство и право
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	20.11.2012
Размер файла	46,3 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации -- с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов,

Изготовление копий документа является платной услугой архива, наряду сисполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера тематическим выявлением документов расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала; составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений); проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под-; разделениями и организациями культурно-просветительскую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В архиве могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях.

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, отраслевые центры и архивы общественных организаций издают тематические книжные,
аудио - видеосборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.. Достаточно распространенной формой использования документа в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным Правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Анализ источников и литературы показал, что основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Отечественные архивы, - 2003 - №5.

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р5114-98.-М., - 2002.9с.

3. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.-М., - 2003.5с.

4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., - 2003. 21с.

5. Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов // Отечественные архивы. - 2000. - №4.

8.1. Понятие использования документов архива

8.1.1. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

8.1.2. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Порядок использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях, определяется ими на основе настоящих Правил.

8.1.3. Основными формами использования документов архива являются:

информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

использование документов в средствах массовой информации;

подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

выдача документов для работы в читальном зале архива;

выдача документов во временное пользование.

8.1.4. Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.

Читайте также: