Документы по кадровому обеспечению реферат

Обновлено: 05.07.2024

Упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом формирования и качественного улучшения кадрового состава организации. Эффективность же самого делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно-методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб.

1. Нормативно-методическая база делопроизводства

Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:

Указом Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 474 Правительству Российской Федерации поручено утверждение ряда нормативных документов по обеспечению совершенствования системы дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих (Положение о программе государственного органа по профессиональному развитию гражданских служащих и примерная форма программы, Положение о стажировке гражданских служащих, государственные требования к профессиональной переподготовке, повышению квалификации и стажировке гражданских служащих, примерная форма государственного контракта на профессиональную переподготовку и повышение квалификации гражданских служащих), а также утверждено Положение о дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации, которое предусматривает включение в документационное сопровождение процедур новых форм документов (Заявка на обучение федеральных государственных гражданских служащих по образовательным программам дополнительного профессионального образования, Государственный заказ на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих).

Порядок оформления адреса в почтовых отправлениях и реквизитах документов закреплен в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. №677 утверждено Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Порядок ведения личного дела гражданского служащего определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.

2. Основные термины и определения в делопроизводстве

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

Кто отвечает за кадровые документы организации

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

Трудовые договоры с сотрудниками
Личные карточки работников
Трудовые книжки
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
Штатное расписание
Должностные инструкции
Правила внутреннего трудового распорядка
График отпусков
Положение о персональных данных
Согласия на обработку персональных данных
Положение об оплате труда
Табель учета рабочего времени
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

ВАЖНО!

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

Реферат по ДОУ.docx

Понятие и виды кадровых документов………………………….………4
Трудовые контракты……………………………………………………. ..6
Приказы по личному составу……………………………………………..9
Трудовые книжки………………………..………………….…………… 12
Личные карточки………………………………………………………… .13
Личные дела……………………………………………………………….1 5

Список использованных источников………………….……………………….. 21

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
распорядительные (приказы по личному составу);
информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);
документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

ПОНЯТИЕ И ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Трудовой контракт (договор) с работником

Приказ о приеме на работу

Запись в трудовой книжке

Личная карточка ф.Т-2и/или личное дело

Лицевой счет по заработной плате

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На оснований приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производиться по следующей схеме:

Заявление работника об увольнении

Приказ об увольнении

Запись в трудовой книжке

Запись в личной карточке ф.Т-2и/или личном деле

Заявление об увольнении, работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗОТ РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

Приказ по л/с о переводе на другую должность

Запись в трудовой книжке

Запись в личной карточке ф.Т-2 и/или личном деле

Запись в лицевом счете по заработной плате

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта, являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).

В соответствии со статьей 18 КЗОТ, РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта, рекомендуется указывать следующие основные условия:

место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
оплату труда;
обязанности, предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести:

испытательный срок;
совмещение профессий (должностей);
повышение квалификации;
дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

на постоянных работников;
на временных работников;
работающих на основном месте работы;
работающих но совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно КЗОТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.

По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации.

Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрений, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т. п.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

основания увольнения работника;
дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй — у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел (75 лет). Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет - "В", если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и - 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, №2 л/с. ).

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит "заголовок к тексту" приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: "О приеме на работу Зотова А.В.", "Об увольнении Гудкова Л.И.", "Об изменении штатов АО" (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания/например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: "НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.

Аналогично можно составить приказ об увольнении, для этого необходимо изменить:

в реквизите "заголовок" фразу "О приеме" на "Об увольнении. ";
графу "вид приема" на "причину увольнения";
графу "дата приема" на "дату увольнения".

В графе "основание" указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность внутри предприятия также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов "подпись" и "виза" самим работником и содержит следующее: "С приказом ознакомлен", подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").

определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство – отрасль

деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с

Соответственно, делопроизводство в кадровой работе, или кадровое

делопроизводство – более узкое поня тие, подразумевающее организацию

работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить

- документально оформить трудовые отношения, формализовать

- создать слаженную систему управления персоналом, отвечающую

стратегическим з адачам управления: это удобный инструмент, с помощью

которого м ожно построить и закрепить документально единые принципы

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя –

и работников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен

заниматься каждый работник (например, в должностных инструкция х) и

- создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как

для работников, т ак и для работодателя – с одной стороны кадровые

документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют

его для недопущения игнорирования требований трудового

законодательства, наличие грамотно составленных кадровых документов

- разрешить трудовые споры – очень часто от качества оформления

кадровых документов зависит успех позиции работодателя при

возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая

документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном

разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по

гражданским делам Верховного Суда РФ в своем Определении от 13 апреля

2004 года по делу №35-ГО4-5 признало решение областного суда о

восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула

и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было

признано незаконным, поскольку доказательств того, что истице вменялись

обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную

тайну, ответчиком – организацией – представлено не было. Исход дела мог

быть другим, если бы организация при приеме на работу документально

закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или

Этот перечень не является исчерпывающим . Основной смысл кадровой

документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся

система кадровой документации устанавливает определенные «правила

администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не

признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей

отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. [16]

Мелочей в кадровой работе не бывает, как замечает автор статьи «Еще

2007 год. Любая ошибочно указанная или не указанная вообще информация

может привести к самы м серьезным правовым последст виям. Этим и

объясняется актуальность темы, ведь у любого кадровика большую часть

работы занимает именно ведение кадровой документации. Внимательное и

грамотное ведение кадрового делопроизводства является важнейшей

обязанностью кадровых служб, так как напрямую касается людей –

В связи с этим объектом исследования в д анной курсовой работе

является делопроизводство в кадровой работе. Предмет исследования –

документирование как основная составляющая кадрового делопроизводства.

Цель работы – разобраться в ведении кадровой документации и в

документационном обеспечении управления кадрам и. Задачи: рассмотреть

законодательные основы кадрового делопроизводства, правила оформления

кадровых докум ентов и их хранение, а также разобраться в классификации

документов, подробно рассмотреть документы, необходимые для

организации кадровой работы, и документирование трудовой деятельности

Для раскрытия темы были использованы нормативные документы:

Трудовой кодекс РФ, государственные стандарты, Постановление

Госкомстата РФ от 05.01.2004, Перечень типовых управленческих

документов, ОКУ Д. В качестве теоретической б азы были использованы

труды таких авторов, как Андреева В.И., Захарова Т.И., М.Ю. Рогожкин,

Бирюкова И., Орловский Ю.П., Касьянова Г.Ю., Захаркина О.И., Г. Щекин и

др. Также использованы материалы Интернет-сайтов по кадровому

Для достижения вышеизложенных целей и задач использовался метод

Работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых содержит

три структурных части, заключения, приложений и библиографического

1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства.

Современное законодательство требует от работодателя оформления

большого количества документов, отражаю щих различные аспекты трудовых

отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы

сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристам и. Значение

кадровых документов определяет ся тем, что в них зафиксированы сведения,

необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование,

пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия

должна руководствоваться з аконами, пост ановлениями, инструкциями и

другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение

норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений

могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизв одство по

личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Ф едерации, на

основании которого на предприятии устанавлив ается единый порядок

На основании Федерального закона Российской Федерации от 27 ию ля

2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите

сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации,

порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят

отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с

Перечень сведений, составляющих комм ерческую (служебную) тайну,

список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за

распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с

Методические документы по управленческому труду и кадровому

делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы

содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с

ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих

рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления

организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный

стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный

Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних

документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от

Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ

(вместе с «Правилам и ведения и хранения трудовых книжек, изготовления

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об

помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при

необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить

дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г . №1 «Об

утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по

первичной учетной докум ентации по учету кадров, по учету рабочего

времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Представленные в данном

Постановлении формы первичной учетной документации должны

использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими

деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны

Если для оформления каких-либо процедур или операций не

предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то

предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом

Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные

реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и

графы, расширять или сужать объем предоставляемых сведений,

использовать вк ладные листы для удобства размещения и обработки

необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов

из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных

форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты

документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом

руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков

Руководителям предприятий и раб отникам, отвечающим за ведение

документации, следует помнить, что докум ентация, возникающая в процессе

деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований

При составлении любого документа необходимо руководствоваться

некоторыми правилами. В первую очередь уточняется цель составления

документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим

выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный

стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные

и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов,

поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие

содержания документа компетенции адресата и решение грамотно

поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по

существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки,

докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п. После

этого составляется проект документа с использов анием унифицированных

форм или трафаретных текстов и стандартных выражений.

Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что

очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой

используются, например, в справках с п одтверждением места и стажа

работы. После прохождения процедур редактирования и согласования

документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляются определенные

требования, например: достоверность, объективность, логичность и

аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах,

максимальная краткость при полноте информации, я сность изложения и

однозначность понимания документа, продуманность ф ормулировок,

тщательный подбор слов. Деловой стиль предполагает применение

устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в

отдельных документах обязательно (например, пр и заполнении трудовых

книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые

словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и

сокращают врем я на его составление. Использование профессиональных

терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые

варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в

После составления текста документа формулируется его заголовок –

обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения

согласуется с названием вида документа и является отглагольным

протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос

В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает

представление о содержании документа и облегчает его регистрацию,

обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию. Если

документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом . В

качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие

или дополняющие документы и т.д. В правом верхнем углу документа-

приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он

является (вид, дата и рег истрационный ном ер основного документа).

Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бум аги, так и на

бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов.

Обязательным реквизитом любого докум ента является дата составления,

согласования, подписания и ли утверждения, исполнения и т.д. Основной

датой считается дата подписания (утверждения) докум ента (для большинства

Читайте также: