Документооборот в таможенных органах реферат

Обновлено: 02.07.2024

Документооборот- движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки(Приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации")

Этапы (лекция по ОДО, расшифровка этапов из приказа 1331)

Этап-экспедиционная обработка

Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются должностными лицами (работниками) подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

При недостаче документов (в т.ч. приложений к документам, отдельных листов в приложении), их повреждении составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается и формируется в делах подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) в соответствии с номенклатурой дел, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа.

Документы, поступившие в таможенный орган в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно

Этап – предварительное рассмотрение и регистрация документа

Подразделением документационного обеспечения проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником таможенного органа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации, подлежащие учету по реестру и не подлежащие регистрации и учету.

На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная форма.

В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения

Этап- прохождение и исполнение документов, согласование – оценка проекта, подписание – проставление подписи

При исполнении входящих документов без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.), формируемых в дела структурных подразделений - исполнителей, ответственные за ведение делопроизводства указанных структурных подразделений вносят необходимую информацию в соответствующие РКФ на уровне структурных подразделений.

Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) периодически составляет перечень документов, сведения об исполнении которых отсутствуют, и направляет его в соответствующие структурные подразделения.

Ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений анализируют представленный перечень и вносят необходимую информацию в РКФ на уровне структурных подразделений.

Этап – контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле.

Контроль исполнения документов обеспечивают:

начальник (заместители начальника) таможенного органа;

подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), осуществляющее учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;

начальники структурных подразделений;

ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений; ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.

Срок: типовой-установленный законодательством, организацией

Индивидуальный- наложением резолюции

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций, таможенных органов - с даты поступления в таможенный орган.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

· с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

· обращения и запросы депутатов - не позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок; в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в 3-дневный срок со дня получения запроса;

· по обращениям, поступившим в таможенный орган, - до 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа или в обращении не указан иной срок;

· телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы - срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;

· по запросам средств массовой информации (СМИ) - не более 7 дней с момента поступления запроса;

· внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и другие) - согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, - в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);

· по запросам, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, - в указанный в запросе срок; если срок не установлен - в течение 30 дней с момента их поступления.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.003)

Этапы (лекция по ОДО, расшифровка этапов из приказа 1331)

Этап-экспедиционная обработка

Этап – предварительное рассмотрение и регистрация документа

Этап – контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов обеспечивают:

начальник (заместители начальника) таможенного органа;

начальники структурных подразделений;

ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений; ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.

Срок: типовой-установленный законодательством, организацией

Индивидуальный- наложением резолюции

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

· с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

· телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы - срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;

· по запросам средств массовой информации (СМИ) - не более 7 дней с момента поступления запроса;

Движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

Прохождение документов и операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируются Инструкцией по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе, организационно-методическими документами по работе в системе электронного документооборота, положением о таможенном органе, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами их должностных лиц и работников.

Организация документооборота в таможенном органе осуществляется с учетом следующих принципов:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки;

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- однократность регистрации документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте таможенного органа выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая),

- отправляемая документация (исходящая),

Организация доставки документов.

Доставка документов в таможенные органы осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электросвязи.

Почтовой, фельдъегерской и специальной связью в таможенные органы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Средствами электросвязи осуществляется доставка телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

Одновременно с указанными видами доставки документов допускается осуществлять прием корреспонденции, доставляемой курьерами сторонних организаций и другими юридическими и физическими лицами, через накопительный ящик.

Организация обработки и передачи поступающих документов.

Документы, поступившие непосредственно должностным лицам структурных подразделений, должны быть переданы в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации (учета) и последующей передачи в структурные подразделения на исполнение.

Прием и первичная обработка поступающих документов.

Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются должностными лицами подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"). При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, а также наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписи на документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Документы, не имеющие реквизита "Подпись", возвращаются отправителю (кроме обращений граждан, направленных на официальный сайт или официальный адрес электронной почты таможенного органа).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт (пакет) прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения даты отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

При наличии на документе отметки о конфиденциальности ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и других) документы обрабатываются в соответствии с установленным ФТС России порядком работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Предварительное рассмотрение и регистрация поступающих документов

Подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником (заместителем начальника) таможенного органа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы, адресованные начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, а также таможенному органу без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, после предварительного рассмотрения направляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурное подразделение.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам, передаются по назначению.

Документы передаются начальнику (заместителю начальника) и иным должностным лицам таможенного органа только после регистрации (учета).

Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации (приложение N 18), подлежащие учету по реестру (приложение N 19) и не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20).

Документы, не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20), передаются по назначению непосредственно структурным подразделениям.

На документах, подлежащих регистрации или учету, проставляется штамп (приложение N 10) (подпункт 4.3.23 Типовой инструкции).

На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная форма (далее - РКФ).

В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции).

Присвоение документам порядковых номеров в системе электронного документооборота осуществляется, как правило, автоматически.

Доведение документов до исполнителей

Рассмотренные начальником (заместителем начальника) таможенного органа документы возвращаются с указаниями по их исполнению в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства), где в РКФ делаются отметки об их возврате, вносится содержание указаний по исполнению документов, документы ставятся на контроль (при необходимости), а затем передаются на исполнение.

Рассмотренные начальником (заместителем начальника) таможенного органа документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются либо копируются (при необходимости), рассылаются структурным подразделениям и подчиненным таможенным органам подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) на основании указаний по исполнению документов начальника (заместителя начальника) таможенного органа. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным соисполнителям передается электронный образ документа либо его копия (при необходимости).

Документы, подлежащие учету по реестру, предварительно систематизируются по структурным подразделениям. После ввода основных реквизитов документов в РКФ распечатываются два экземпляра реестра, сформированные с использованием системы электронного документооборота.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела подразделения документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства), перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО" (приложение N 10).

Передача документов от начальника структурного подразделения исполнителям осуществляется через ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений.

Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяют наличие подписи на документе и соответствующих виз, в том числе и соисполнителей, перечисленных в указании по исполнению документа, приложений к документу, инициалов и фамилии исполнителя, его телефона, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ, и наличие указателя рассылки (при необходимости).

На каждый исходящий документ создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции). При необходимости может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.

Присвоение документам регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота либо по "шахматке" (приложение N 21). Сл. 61

Одновременно на каждый исходящий документ ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения создается РКФ в системе электронного документооборота, к которой может быть прикреплен электронный образ документа.

Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.

Средствами электросвязи осуществляется отправка телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

Обработку отправляемой корреспонденции (сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления) и ее отправку производят должностные лица (работники) подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства).

Копийные экземпляры документов передаются на отправку полностью сформированные и скрепленные.

Документ, помещенный на машинный носитель информации (МНИ), должен иметь сопроводительное письмо. Ответственность за содержание документа на МНИ несет исполнитель документа.

На документах, направляемых в сторонние организации, необходимо указывать полные почтовые адреса.

Адреса не проставляются на документах, направляемых в ФТС России, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Отправка документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей осуществляется в течение рабочего дня.

Запрещается передавать текст документов с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования") по открытым каналам связи (телеграф, телетайп, факс).

Прохождение и регистрация внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

На каждый внутренний документ (в том числе на электронные документы) создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции), а также может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.

Присвоение регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота или по "шахматке" (приложение N 21).

Приложение N 21

________ 001	________ 011	________ 021	________ 031	________ 041
________ 002	________ 012	________ 022	________ 032	________ 042
________ 003	________ 013	________ 023	________ 033	________ 043
________ 004	________ 014	________ 024	________ 034	________ 044
________ 005	________ 015	________ 025	________ 035	________ 045
________ 006	________ 016	________ 026	________ 036	________ 046
________ 007	________ 017	________ 027	________ 037	________ 047
________ 008	________ 018	________ 028	________ 038	________ 048
________ 009	________ 019	________ 029	________ 039	________ 049
________ 010	________ 020	________ 030	________ 040	________ 050

Форма "шахматки" для регистрации документов

Подготовка и оформление проектов правовых актов (приказов, распоряжений, положений, правил и инструкций) осуществляются в соответствии с порядком, определенным в пунктах 5.1 - 5.3 Типовой инструкции.

После подписания документы регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Учет количества документов.

Учет количества документов за отчетный год проводится в таможенном органе по месту регистрации документов: в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) (по РКФ, созданным в системе электронного документооборота), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов управленческой документации (протоколов, актов и других) и форм регистрации (по РКФ, созданным в системе электронного документооборота, журналам и другим).

Результаты учета обобщаются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Итоговые данные подсчета представляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме в установленном порядке в соответствии с правовыми актами ФТС России.

За единицу учета количества документов принимается сам документ (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа) без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) по учетным формам.