Деловой этикет секретаря реферат

Обновлено: 05.07.2024

Секретари появились вДревнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарейвыделились нотариусы.

Институт дополнительного профессионального образования

А сами секретари издоверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились вделопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только вконце 18 века появились женщины-секретари.

Этика и как должен вести себясекретаря — референт.

Секретарь – это лицофирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый,с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечаетна телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не толькопрестиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентовфирмы.

Секретарь должен бытьвсегда в “форме”: тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированновыполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости,суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходимдар чувствовать “нюансы” дела, чтопозволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и неслышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и вкурсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловыхвстреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжениепо поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногдаприходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугороднийтелефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаряосуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способностьориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко иоперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов идаже всего учреждения.

Основныеэтические функции секретаря.

Важную роль играетпрофессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общегообразования, так и специфические знания, которые могут быть определены всоответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия винформационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя(владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон,факс, ксерокс);

знания,связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутреннейструктурой и внешними связями; заниями правовых актов и приложений,регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

знания,требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовкесовещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах,при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требованияэтики секретаря.

Чтобы отвечать современным требованиям этики,секретарь должен обладать следующими качествами:

Психологические знания в работе учителя

. как носителя необходимых знаний, в процессе образования учащихся. Цель курсовой работы - рассмотрение психологических знаний в работе учителя. Для достижения . коллектива, работает в методических объединениях учителей-предметников и классных руководителей, выполняет общественные поручения. · Каждый учитель, выступая с .

хорошовладеть речью и письмом;

хорошоориентироваться во времени;

содержатьв порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

уметькрасиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

осваиватьразработки новейших компьютерных программ для офиса;

бытьэнергичным, проявлять инициативу;

быстронаходить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

поддерживать эффективную работу офисав отсутствии шефа;

контролировать финансы офиса;

быть осмотрительным вконфиденциальных, щекотливых вопросахфирмы.

Есть несколько позиций,которые занимают секретари:

RECEPTIONIST–девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы,встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знаниеязыка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровненаходится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентамкакую-то конкретную информацию.

Если человек владеетиностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICEMENEGER, который занимается организациейофиса.

Самая же высокаядолжность –PERSONALSEKRETARY– помощник генерального директора или президента. В этомслучае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию какна русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки.Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не толькоисполнителем, но и инициатором. Знать,что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можновырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда навиду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бымножеством ниточек связывает различныеподразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешнихконтактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционированиифирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и незаменима.

Без особого родазнаний, умений и навыков секретарю несправится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

учет,регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для докладаруководству;

Проблемы работы руководителя

. труд умственный, поэтому прямое измерение его производительности невозможно. Основной особенностью работы руководителя является то, что он одновременно решает экономические, административные и . социально-психологические задачи. Целью этой курсовой работы является обосновать и систематизировать основные функции руководителя, разобрать их особенности, и постараться найти .

оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем,телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п..;

подготовкапо указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,командировочных удостоверений и других документов;

оформлениепротоколов рассылок выписок из них;

анализсправок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями поним;

подготовкаи своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям,семинарам и съездам;

приеми регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

прием,регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей,исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче нагосударственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы сдокументами в обязанности секретарявключаются функции по бездокументарномуобслуживанию. В частности:

техническоеобеспечение работы руководителя;

подготовкаи организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

организацияприема работников и посетителей;

организацияпрезентаций и специальных приемов гостей;

контрольза праздничными и юбилейными датами;

сборделовой информации и ее реферирование позаданию директора;

сборматериалов для докладов и речей руководителя;

ведениетабеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебныеобязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенныйперечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чемуместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Организация работы секретаря

. перестают быть значимыми, и технология способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективную работу руководителя и секретаря. Конечно же, нет. Фактически с помощью современных технологий решаются только задачи . или обложку. 3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники .

Особенностью работы такжеявляется постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случаевыручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать ипринимать быстрые и верные решения.

Этическое требованиясекретаря стоит на ровне с профессионализмом и также требует постоянногоусовершенствования. От коммуникабельностисекретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано вышесекретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет иговорить опрятен, готов быстро иквалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, безрастерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своейкомпетенции.

Примеры похожих учебных работ

Этикет и имидж руководителя

. руководителю, что является залогом хорошей работы. Если руководительнаходится в своем кабинете, а в кабинет входит посетитель, . ими служебных обязанностей. Неофициальный(светский) этикет . общения с секретарем или . человеком или фирмой. Привлекательный .

Лекция1-14 : Культурный облик руководителя

. благоприятного социально-психологического климата в коллективе руководителю необходимы юридические знания по трудовым отношениям. Знать их . Критиковать сотрудников — объективная необходимость в работе любого руководителя. Но при этом он должен пока .

Руководитель организации. Функции и роль организации труда

. в данной курсовой работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя. 1. Значение . по рабочим местам и закрепление за ними определенных обязанностей; 3. кооперация труда, то есть установление системы .

Решающая роль руководителя организации (подразделения) в управлении конфликтами и .

. в предупреждении, быстрейшем преодолении деструктивных конфликтов, наносящих своими негативными последствиями ущерб совместной работе. Руководитель обычно наделён определёнными полномочиями, обладает тем или иным объёмом власти. Он, следовательно, .

Сфера управленческой компетентности руководителя

Личность руководителя как саморазвивающаяся система

. В отличие от лидера руководитель обладает формально регламентированными правами и обязанностями, а также представляет свой коллектив . в полной мере характерна и для менеджера. Работу менеджера трудно измерить с помощью натуральных показателей. .

Не только выполнения поставленных задач, но и соблюдения правил общения требует офисная должность помощника руководителя. Деловой этикет секретаря подразумевает тактичность и внимательность.

Секретарь на рабочем месте: важные нюансы этикета

Секретарь необходим работодателю для упрощения ведения бизнеса. Но кроме организации совещаний, заполнения документации и выполнения прочих профессиональных обязанностей, помощник должен соблюдать ряд правил, предусмотренных деловым этикетом.

Внешний вид

Секретарь — это сотрудник, которого первым видят посетители. Не только манеры, но и его внешний вид должен соответствовать занимаемой должности.

Одежда

Правила дресс-кода могут быть прописаны в регламенте компании.

Если их нет, то на рабочем месте допускаются:

Деловой костюм. Он может быть брючным. Если юбка — длина не должна быть выше колен.
Платья. Однотонная цветовая гамма. Допускается использование пояса (без украшений). На ткани не должно быть рисунков.
Туфли. Обувь с закрытым передком. Можно носить невысокий устойчивый каблук. Обувь может быть черной или в тон одежды.
Колготки. Под юбку надевают чулки телесного цвета.
Спортивная (повседневная) одежда допускается в тех случаях, когда сотрудники компании отправляются на выездное мероприятие. Дресс-код обсуждается заранее.

Костюм подбирают удобный. В наряде допускается комбинирование не больше 3 цветов. Одежда не должна быть вызывающей (глубокое декольте, короткая юбка, прозрачные блузы, зауженные брюки и пр.).

На случай форс-мажорной ситуации секретарю рекомендуется иметь запасной костюм.

Украшения и аксессуары

Находясь на рабочем месте, запрещено надевать вызывающие украшения (бантики, обручи, цветные резинки и пр.). Разрешается не больше 3 аксессуаров (например, брошь, цепочка, кольцо), выполненных в классическом стиле (без массивных декоративных элементов). Они должны иметь нейтральные тона.

Личные вещи секретарь может носить в элегантной дамской сумочке. На руке допускаются часы. Очки могут быть в металлической или черной оправе (или безоправные).

Прическа

Если у секретаря длинные волосы, то на рабочем месте они должны быть уложены в строгую прическу. Разрешается короткая стрижка. Если у сотрудника крашеные волосы, нельзя допускать появления отросших корней. Голова всегда чистая и опрятная.

Макияж

Макияж секретаря не должен быть вызывающим (вечерним). Предпочтение отдают естественным оттенкам. На руках приветствуется короткий маникюр. Грязные ногти не допускаются. При выборе лака отдают предпочтение пастельным тонам.

Парфюм

Аромат парфюма выбирают легкий и ненавязчивый. Резкие запахи способны вызывать раздражение у окружающих.

Инструменты секретаря

Для заметок у секретаря должен быть органайзер. Предпочитается кожаная обложка, на которой присутствует логотип компании. На рабочем столе всегда должны присутствовать пишущие ручки, карандаши, календарь и бумага.

Секретарь должен уметь пользоваться:

компьютером;
телефоном;
факсом;
принтером;
сканером;
ксероксом;
шредером и другими техническими средствами, необходимыми для выполнения поставленных задач.

Правила делового общения

Секретарь обязан четко знать свои полномочия и выполнять их.

С начальником

К руководителю бизнеса необходимо обращаться по имени-отчеству. Фамильярность не допускается. В начале рабочего дня необходимо поприветствовать начальника.

Можно предложить чашку кофе/чая. После утреннего приветствия следует проинформировать начальника о запланированных встречах и мероприятиях. При необходимости внести коррективы в график.

Секретарь обязан знать о привычках и предпочтениях руководителя. Это поможет создать максимально комфортные условия для работодателя.

Без уважительной причины нельзя беспокоить начальника. Вся полученная информация должна оставаться конфиденциальной.

Нельзя вступать в спор, даже когда директор неправ.

С сотрудниками компании

Деловое общение с сотрудниками подразумевает:

уважительное отношение к коллегам;
внимательность и сдержанность.

С посетителями

С посетителем, который пришел впервые, необходимо познакомиться и узнать цель визита. Нельзя игнорировать рукопожатие, но запрещается выступать его инициатором. Почетных гостей приветствуют стоя. В результате диалога секретарь должен самостоятельно определить, какие действия ему необходимо выполнить.

записать посетителя на повторный прием;
доложить начальнику о визите;
удовлетворить потребность посетителя самостоятельно.

Во время ожидания гостям можно предложить напитки (чай, кофе, воду).

Этикет общения по телефону

Собеседник не видит того, с кем разговаривает. Поэтому отсутствие визуального контакта должно компенсироваться правильно поставленной речью.

Звонят вам

Все входящие звонки должны приниматься быстро. Не следует давать абоненту ждать ответа дольше 2-3 гудков.

После снятия трубки требуется:

Представиться (название организации, должность и имя).
Уточнить имя абонента, если он его сам не назвал. При необходимости, например, когда абонент не получил необходимую ему информацию, записать контакты и причину обращения.
К звонящему обращаться по имени-отчеству.
Не прерывать собеседника.
Соблюдать деловой тон. В беседе нельзя проявлять агрессию, раздражительность, нетерпимость и пр. Манера беседы должна оставаться доброжелательной, даже когда абонент грубит или кричит в трубку.
Завершать разговор, т.е. повесить трубку, должен абонент. Если он этого не делает, то следует уточнить, какую еще помощь можно оказать.

Если на момент разговора секретарь не обладает интересующей абонента информацией, он должен извиниться. На следующем этапе требуется предложить способ решения проблемы.

Например, если ответ на поставленный вопрос можно получить позже, секретарь предлагает самостоятельно перезвонить, когда будет обладать требуемой информацией. Другой вариант — предложить абоненту самостоятельно перезвонить (обговариваются дата и время повторного звонка).

Звоните вы

Перед звонком секретарь-референт должен подготовиться. Он прописывает план беседы. Во время разговора все вопросы должны быть четко сформулированными. Нельзя употреблять длинные речевые обороты.

После набора номера и получения ответа секретарь представляется и называет цель звонка. Если дистанционный разговор был ранее запланирован, то об этом необходимо проинформировать абонента. В процессе разговора в ежедневнике делают пометки, фиксирующие краткое содержание беседы.

Если звонок не был запланирован, необходимо уточнить возможность получить всю необходимую информацию сразу. Если нет — уточнить время повторного обращения.

В процессе общения требуется соблюдать тактичность. Проявление эмоций недопустимо.

Разговор заканчивают, когда была получена вся необходимая информация или назначена встреча. Собеседника благодарят за все уделенное время, даже в тех случаях, когда звонок не принес желаемых результатов.

Организация совещаний и деловых встреч

При планировании коллективной встречи секретарь подготавливает всю необходимую информацию для каждого участника. Он распечатывает графики, буклеты, статистику и пр. материалы.

В помещении, где будет проводиться совещание, предварительно проводится уборка. Для этого привлекается соответствующий персонал. Секретарь не обязан самостоятельно убирать, но он контролирует процесс клининга.

Для всех участников готовятся рабочие места. На тот случай, если на встрече будет больше людей, чем планировалось, секретарь подготавливает дополнительный пакет документов. Также устанавливается несколько резервных рабочих мест.

На момент встречи секретарь встречает посетителей у входа. После приветствия он указывает участнику совещания на отведенное ему место.

Материалы, которые потребуются в процессе деловой встречи, раздаются каждому индивидуально. Все участники совещания обеспечиваются канцелярскими принадлежностями (ручками, карандашами, блокнотами для заметок).

Во время деловой встречи всем гостям или деловым партнерам предоставляются питьевая вода и легкие закуски.

Поведение в конфликтных ситуациях

Должность секретаря предусматривает предотвращение конфликтных ситуаций. Но, когда избежать разногласий не получается, в обязанности помощника директора входит управление сложившейся ситуацией, с последующим безболезненным выходом из нее.

Если он видит, что человек проявляет агрессию и не пытается понять корень проблемы, требуется вести беседу в направлении рационализации. Следует проявлять эмпатию.

Когда конфликта не удается избежать, а собеседник не пытается найти способ мирного разрешения, требуется предоставлять аргументированные факты в свою защиту. Например, показать документы, подтверждающие правоту секретаря. К другим способам разрешения конфликтов можно отнести:

Независимо от поведения оппонента, секретарь всегда проявляет сдержанность и эмоциональную уравновешенность.

Недопустимые ошибки секретарей

Профессиональный секретарь должен:

не обсуждать начальство;
не задавать лишних вопросов коллегам, которые не относятся к работе;
не рассказывать окружающим о своих личных проблемах;
не интересоваться уровнем заработной платы сотрудников (если секретарь обладает данной информацией, ее нельзя распространять);
не вносить исправления в документы коллег, если такое задание не поступало от начальства;
не флиртовать на рабочем месте;
не нарушать дедлайн.

В кабинет начальника секретарь может заходить без стука, но должен спросить разрешения на вход. Без уважительной причины нельзя отлучаться с рабочего места.

В случае необходимости ухода, даже если причина отсутствия будет связана с ведением бизнеса, требуется проинформировать руководство.

Не только соблюдение правил этикета позволит предотвратить появление ошибок. Поэтому, если собеседование на должность секретаря прошло положительно, следует сразу обсудить все нюансы профессии с работодателем.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных.

Прикрепленные файлы: 1 файл

этика.docx

Введение

Достижение науки и техники, бурное развитие научно технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.
По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и об ее организации.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

История происхождение секретаря

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

Этика и как должен вести себя секретарь — референт

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар, чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные этические функции секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя(владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования этики секретаря

Чтобы отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

хорошо владеть речью и письмом;
обладать хорошей памятью;
хорошо ориентироваться во времени;
содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
быть энергичным, проявлять инициативу;
быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
контролировать финансы офиса;
быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST–девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICEMENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONALSEKRETARY– помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры.

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и незаменима.

Обязанности

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Содержание работы

1. История происхождение секретаря
2. Этика и как должен вести себя секретарь - референт
2.1. Основные этические функции секретаря
2.2. Современные требования этики секретаря
2.3. Классификация секретарей.
2.4. Обязанности.
3. Заключение

Содержимое работы - 1 файл

этикет секретаря.docx

1. История происхождение секретаря

2. Этика и как должен вести себя секретарь - референт

2.1. Основные этические функции секретаря

2.2. Современные требования этики секретаря

2.3. Классификация секретарей.

1. История происхождение секретаря

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2. Этика и как должен вести себя секретаря - референт.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

2.1 Основные этические функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

· знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

· знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

· знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

2.2 Современные требования этики секретаря.

Чтобы отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

2.3 Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

· учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

· оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

· подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

· оформление протоколов рассылок выписок из них;

· анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

· подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

· прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

· организация приемов посетителей;

· прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

· техническое обеспечение работы руководителя;

· подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

· организация приема работников и посетителей;

· организация презентаций и специальных приемов гостей;

· контроль за праздничными и юбилейными датами;

· сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

· сбор материалов для докладов и речей руководителя;

· ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Этическое требования секретаря стоит на ровне с профессионализмом и также требует постоянного усовершенствования. От коммуникабельности секретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано выше секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.

1. Этикет и культура поведения секретаря-референта М. :Журнал "Управление персоналом"

2. Этикет и культура поведения секретаря-референта Авторы: Логинова.С.
Издатель: ЖурналУправлениеперсо налом" Год издания: 2005

Читайте также: