Деловая электронная переписка реферат
Обновлено: 05.07.2024
В статье рассматриваются основные правила оформления электронных деловых писем и ведения интернет-переписки. Автор определяет отличия электронной деловой корреспонденции от традиционной, представленной на бумажных носителях, формулирует основные нормы электронной деловой переписки. В конце статьи следует вывод о том, что на сегодняшний день остро стоит проблема чёткого определения и кодификации правил ведения и оформления электронной деловой переписки, которые были бы доступны и понятны всем участникам делового общения.
Ключевые слова: деловое общение, коммуникация, электронная почта, электронная переписка, реквизиты, адресат, адресант.
В условиях стремительного темпа современной жизни обществом востребована высокая скорость передачи информации, в том числе и деловой. Поэтому всё большую роль играет компьютеризация социальных коммуникаций, то есть общение посредством интернет-сети. Сегодня широкое распространение получило официальное ведение электронной переписки между деловыми партнерами, учреждениями, а также внутри организаций [1].
Одним из самых распространённых видов коммуникации, позволяющих осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени и оперативно решать возникающие вопросы, является электронная почта. Электронные деловые письма на сегодняшний день почти совсем вытеснили стандартные.
На первый взгляд, электронная деловая корреспонденция практически не отличается от традиционной, представленной в бумажном варианте. Однако отличия всё-таки есть. Например, в электронных письмах отсутствуют некоторые привычные реквизиты (дата, время, отправитель, получатель), поскольку выставляются автоматически. Кроме того, электронная коммуникация способствует снижению формальности общения: оно приобретает полуофициальный характер. Это происходит за счёт снижения количества канцеляризмов, шаблонных фраз, повторов слов, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов [2, с.335]. Допускается некоторая эмоциональная окрашенность делового письма и выражение личного отношения к адресату. Следовательно, на практике постепенно вырабатываются нормы ведения и оформления электронной деловой переписки. К числу основных правил можно отнести следующие:
4. Деловое письмо должно быть точным и лаконичным. Под точностью подразумевается четкое указание данных, на которые ссылается отправитель (дата, место, время, и т. д.), а также отсутствие лексических и грамматических ошибок, поскольку точность напрямую связана с грамотностью и умением подобрать нужные слова в соответствии с их лексическим значением. Лаконичность заключается в умении передать максимум информации при минимуме используемых языковых средств. Избыточность информации приводит к тому, что суть письма затуманивается, его становится тяжело читать и воспринимать.
6. Когда письмо содержит несколько вопросов или тем, их необходимо структурировать и отделить друг от друга. Целесообразно использовать деление на абзацы или смысловые части, оставляя пустое пространство между отдельными частями письма, а также нумерацию, пункты и подпункты.
7. Вложенные (прикреплённые) файлы нужно называть так, чтобы по их названию было понятно, что содержится внутри. Это позволит получателю среди нескольких приложенных к письму файлов легко найти нужный.
8. В тексте письма не должно быть не только ошибок, но и опечаток. Безграмотная или отправленная впопыхах корреспонденция, содержащая ошибки, опечатки, неуместные повторы одних и тех же слов, может дискредитировать отправителя в глазах адресата.
9. В электронной деловой переписке не приветствуется разноцветный текст, использование курсива и подчеркиваний.
10. Эмодзи (смайлики) в деловой корреспонденции не используются.
12. На деловые письма рекомендуется отвечать при первой возможности. Оптимальное время — 20–30 минут.
13. Перед отправлением необходимо внимательно перечитать письмо несколько раз и проверить его на наличие фактических (правильно ли указаны все данные), логических, грамматических, орфографических и др. ошибок. При возникших сомнениях рекомендуется обратиться к словарям и справочникам.
На сегодняшний день, к сожалению, не существует четко сформулированных, кодифицированных правил ведения и оформления электронной деловой переписки, поэтому, на наш взгляд, остро стоит проблема определения этих правил, которые были бы доступны и понятны всем участникам делового общения.
Основные термины (генерируются автоматически): электронная деловая переписка, письмо, деловое общение, деловое письмо, отправитель, текст письма, электронная деловая корреспонденция, электронная переписка, электронная почта.
Читайте также: