Языковые формулы официальных документов кратко

Обновлено: 05.07.2024

Документированием называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства. Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 3 – 4
§ 1. ПОНЯТИЕ ЯЗЫКОВЫХ ФОРМУЛ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5 – 9
§ 2. ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 10 – 16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 17
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ 18
ПРИЛОЖЕНИЕ 19

Содержимое работы - 1 файл

КР РЯ Языковые формулы официальных документов.doc

Итак, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

Часто при составлении официальных документов используют сокращение слов и словосочетаний. В тексте документа допускаются общепринятые сокращения (см. Приложение 1).

§ 2. ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Существует около 60 видов управленческих документов. Официальные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: 1) личные – заявление, автобиография, резюме и др.; 2) директивные и распорядительные – приказ, распоряжение, решение; 3) административно- организационные – устав, положение, должностная инструкция; 4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.; 6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости. Их можно представить в следующей таблице:

Таблица 1 – Официальные документы и их виды

Заявление	Автобиография	Резюме	Доверенность	Расписка
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Деловые письма (письмо-запрос, письмо-отказ и др.)	Директивные и распорядительные (приказ,

распоряжение,

Рассмотрим основные виды языковых формул официальных документов и их описание.

I . Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление пишется по следующей форме:

Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.
Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).
Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний адрес.
Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится. Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата и сведений об авторе не ставятся.
Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость.
Подпись заявителя ставится внизу справа.
Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи слева.

Подпись должна быть разборчивой, а не сложной и витиеватой. Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (09 октября 2008 г.). В заявлении недопустимы слова с уважением, уважаемому и т.д..

В автобиографии как деловой бумаге неуместны эпитеты, лирические отступления, разговорная лексика. Автобиография должна быть выдержана строго в официально-деловом стиле, за исключением литературной автобиографии.

III. Резюме (франц. re'sum) в первом значении – это краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного. Резюме во втором значении – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность. Хорошо составленное резюме должно давать полное представление о трудовом опыте соискателя; его образовании и деловых качествах, чтобы потенциальный работодатель мог судить о его квалификации. От четкости составления резюме и информации, заложенной в нем, во многом зависят шансы быть принятым на работу. Международный стандарт предписывает набрать текст резюме на компьютере, распечатать его на хорошей бумаге и красиво оформить. Разумеется, если Вы направляете бумаги в иностранную фирму, то текст должен быть составлен на рабочем иностранном языке фирмы (или английском языке). Резюме составляется по следующей форме:

Фамилия, имя, отчество; адрес и телефон (домашний и служебный).
Личные данные: гражданство; дата и место рождения, семейное положение; если есть дети, указать дату их рождения.
Цель написания резюме: т.е. должность, которую хочет получить соискатель.
Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном хронологическом порядке).
Опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке).
Профессиональные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и др.).
Личные качества (например: ответственна, коммуникабельна и т.д.).
Ваши увлечения (например: увлекаюсь нумизматикой).
Дата составления.

IV. Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность). Весьма распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией лечебного учреждения, в котором лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении. Составляется такая доверенность обычно по следующей форме:

Наименование документа.
Фамилия, имя, отчество (иногда должность, паспортные данные, в том числе адрес, в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
Фамилия, имя, отчество (иногда должность), обязательно паспортные данные, в том числе адрес доверенного лица.
Содержание доверенности (точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции: что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках словами.
Подпись доверителя.
Дата выдачи доверенности.
Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.
Дата удостоверения подписи и печать.

Подпись доверителя должна быть обязательно заверена по следующей форме: фраза подпись такого-то удостоверяется; данные о должностном лице, заверяющем подпись; дата и печать организации; подпись заверителя. Без этого доверенность не является документом.

V. Расписка – это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя. Расписка составляется по следующей форме:

Наименование документа.
Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.
Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.
Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).
Подпись получателя (справа).
Дата составления расписки (слева).

Если расписка имеет особое значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Используются так называемые языковые формулы для ясного и лаконичного изложения мотивов, причин и целей официального послания-просьбы, предупреждения, распоряжения, отказа, заверения и др. Соединение в определённой последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа представляет собой изложение мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чём говорится в основной части текста. Для выражения мотивов создания документа используются такие языковые формулы, как в соответствии с…; ввиду …; по причине…; в связи с… Цель создания документа выражается формулами в целях…; во исполнение…

Функцию ключевых слов выполняют глаголы, которые употребляются в форме третьего лица единственного или множественного числа. Если же автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного или множественного числа: прошу сообщить, приглашаем.

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору документа необходимо заявлять свою позицию, интерпретируя действия другой стороны. В таком случае используются так называемые модели интерпретации собственной позиции и модели интерпретации действий другой стороны: наши обращения по данному вопросу не привели к желаемым результатам…; данные вами обещания не выполняются…

Помимо языковых формул, в деловом общении используются устойчивые обороты речи: наиболее сложный…; наилучший результат…; произвести проверку…; обеспечить выполнение…; создать необходимые условия…и т.д. Стандартизация официально-деловой письменной речи влечёт за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Особенность языка и стиля официальных документов – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, которые позволяют с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, которые позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания, формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.п. Соединение в определенной последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официального документа. Приведем примеры, которые представляют собой наиболее типичные и распространенные фразы начала стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа

В подтверждение нашей договоренности…

В соответствие с ранее достигнутой договоренностью сообщаем (направляем)…

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В ответ на Ваш запрос сообщаем…

Ссылаясь на Ваш запрос от…

Согласно постановлению правительства…

На основании нашего телефонного разговора…

Языковые формулы, выражающие причины создания документа

Ввиду задержки получения груза …

По причине задержки оплаты…

В связи с нарушением срока поставки…

Учитывая увеличение спроса (, что спрос спрос на …увеличился)

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с проведение (завершение) работ…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…

Во исполнение постановления правительства…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Для согласования спорных вопросов…

С целью ознакомления с … просим выслать…

предложение: предлагаем;

просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;

подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем;

напоминание, предупреждение: напоминаем;

отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;

выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.

Глаголы могут употребляться в форме 3-го лица, ед. ч.: фирма гарантирует, предлагает – действия, совершаемые от имени организации и 3-го лица, мн. ч.: администрация и профком университета представляют… Если автор документа – лицо физическое, то действия передаются от 1-го лица, ед. ч. (прошу сообщить…, предлагаю провести…; довожу до Вашего сведения…) и от 1-го лица, мн. ч. (приглашаем Вас…; рады сообщить Вам…).

Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения

Прошу рассмотреть возможность…

Прошу изыскать для нужд организации…

Обращаемся к Вам с просьбой…

Убедительно прошу решить вопрос о …

Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора…

Приказываю создать комиссию в составе…

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…

Организация уведомляет Вас о том, что …

Считаем необходим еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о …

Языковые формулы, выражающие предложение

По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор…

В ответ на Ваш запрос на … мы предлагаем Вам…

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Несмотря на предпринятые нами усилие, Ваше указание остается невыполненным в связи с …

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.004)

Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическая ограниченность.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Употребление языковых формул. Одной из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:

Владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

Ограниченное употребление глаголов в личной форме. Письменному деловому общению свойствен неличный (безличный) характер изложения текста, т. е. употребление глаголов в форме 1-го и 2-го лица ограничено, а глаголы в форме 3-го лица, как правило употребляются в неопределенно-личном значении. Например:

Этим же объясняется и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:

Построение предложений. Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты. Например:

Широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.

Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тексте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.

Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместо простой глагольной формы.

Сокращенные слова. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

1) лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, ОПС, зам., автокапремонт и др.;

2) графические сокращения – применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж-д, экз. и др.

Аббревиатуры функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Различают следующие типы аббревиатур:

1) инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь подразделяются на:

А) буквенные (при чтении произносятся буквы) – МЧС, ЖСК, АКБ и т. д.;

Б) звуковые (при чтении произносятся звуки) – ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, ДЭЗ и т. д.;

В) буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть звуками) – ГУВД, ТОО, НИОКР и т. д.;

2) слоговые сокращения – образованные из частей, слогов слов: зампред, главбух, завгар, Саржилстрой и т. д.;

3) частично сокращенные слова образованные из части или частей слов и полного слова– Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.

4) усечения: зам., зав., спец., пред.;

5) телескопические сокращения – образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра(ди-останция), бионика (био(логия и элекро(ника).

6) сокращения смешанного типа – ВНИИторгмаш, СаргорБТИ и т. д.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий. Родовые наименования пишутся со строчной буквы. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и срочными буквами, если образованы от нарицательного слова.

Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть – строчными, а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (полных слов) и из начальных букв пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части – заглавные.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.

При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произношения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием организации, фирмы, торговым наименованием и т. д.

Употребление прописных и строчных букв. В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

Все слова с прописной буквы пишутся в названиях органов исполнительной власти: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Саратовской области и т. д.

Наименование федеральных органов исполнительной власти и их сокращенное наименование должно соответствовать Распоряжению от 6 августа 2004 года Администрации Президента Российской федерации № 1363 и Аппарата правительства Российской Федерации № 1001 и оформляться в соответствии с таблицей 1.

В презентации показаны: сфера функционирования, основная задача,особенности официально-делового стиля. Здесь можно найти языковые формулы официальных документов.

Презентацию подготовили ученики 10 класса МБОУ СОШ №3

Тертичный Владислав и Душеба Денис

Учитель Бобровская Людмила Викторовна

Официально-деловой стиль

Сфера функционирования

Основная задача официально-делового стиля

Основная задача официально-делового стиля (ОДС) - обслуживание правовых отношений между гражданами и государством. Этот стиль называют еще административным, т.к. он обслуживает сферу официальных отношений. Основными особенностями ОДС являются:

Читайте также: