Язык и стиль распорядительных документов кратко

Обновлено: 05.07.2024

Целью данной работы является изучение языка и стиля распорядительных документов.
Для реализации цели были поставлены следующие задачи:
 Анализ понятия документ
 Изучение распорядительных документов
 Рассмотрение правил оформления на отдельных видах распорядительных документов

Содержание

Введение
1. Основные понятия
1.1. Официально-Деловой стиль речи
1.2. Способы классификации документов.
1.3. Распорядительные документы
2. Правила оформления документов
2.1. Решение
2.2. Приказ
2.3. Служебная записка
2.4. Протокол
Заключение
Список используемой литературы

Вложенные файлы: 1 файл

реферат_Р ЯЗ.doc

Нижегородский государственный университет

им. Н.И. Лобачевского

по дисциплине: Русский язык и культура речи

на тему: Язык и стиль распорядительных документов

Нижний Новгород

1. Основные понятия

1.1. Официально-Деловой стиль речи

1.2. Способы классификации документов.

1.3. Распорядительные документы

2. Правила оформления документов

2.3. Служебная записка

Список используемой литературы

Введение

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Вопросы культуры речи в профессиональной сфере стали особенно актуальны в настоящее время. Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них - грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка, знание правил оформления распорядительных документов.

Целью данной работы является изучение языка и стиля распорядительных документов.

Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

 Анализ понятия документ

 Изучение распорядительных документов

 Рассмотрение правил оформления на отдельных видах распорядительных документов

Для решения целей и задач реферата использовался метод изучения и анализа научно - и учебно-методической литературы по проблеме исследования.

1. Основные понятия

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.[1] Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

В начале рассмотрим что же такое деловой стиль речи и его основные особенности.

1.1. Официально-Деловой стиль речи

Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности[2].

Среди книжных стилей деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт:

1) В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта делового стиля – это языковые штампы, или так называемые клише (франц. clich). От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться (например, за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);

2) Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);

3) Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);

4) Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);

5) Преобладание имен существительных;

6) Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);

7) Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);

8) Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;

9) Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);

10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);

11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;

12) Использование прямого порядка слов в предложениях; точность, исключающая двоякое понимание;

13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;

14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

16) Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);

17) Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

18) Слабая индивидуализация стиля;

19) Достоверность и объективность;

20) Безупречность в юридическом отношении. Т.е. должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

21) Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Итак, деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

1.2. Способы классификации документов.

Существует несколько способов классификации документов официально-делового стиля:

1. По месту составления: внутренние и внешние документы. Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

2. По содержанию: простые и сложные. Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные - двух и более. Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

3. По форме: индивидуальные и типовые. Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

4. По срокам исполнения: срочные и бессрочные. В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

5. По происхождению: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

6. По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.

Дубликат - это копия , имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.

Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.

7. По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.

К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;

к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения.

Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно - информационным.

1.3. Распорядительные документы

Распорядительные документы – документы, содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Традиционно распорядительным документом – локальным нормативно - правовым актом, определяющим и документально фиксирующим процедуры управления документацией организации, - является положение о документационном обеспечении управления (положение об управлении документацией, инструкция по делопроизводству). Если в организации отсутствует такой локальный нормативно-правовой акт, как положение о ДОУ, или существующее положение (инструкция по делопроизводству) не обеспечивает решения задач по проектированию и внедрению систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде, разработку нового положения должен возложить на себя руководитель службы ДОУ.

Распорядительные документы – это жанровые разновидности официально-делового стиля, к которым относятся приказы, распоряжения, постановления, резолюции, указания, а также инструкции.

Общие свойства распорядительных документов заключаются в следующем:

Носят официальный характер и регламентируют сферу организационно-правовых отношений.
Являются основной формой коммуникации между органами власти и руководством учреждений, предприятий и гражданами или сотрудниками.
Носят обязательный характер для тех, кому они адресованы.
Имеет фиксированную структуру и однотипное содержание.

Классификация распорядительных документов представлена следующими их видами:

Приказ – вид распорядительного документа, издаваемый представителями органов власти или руководителями учреждений для решения задач, связанных с организационной деятельностью и (или) кадровыми вопросами. Круг вопросов, регулируемых приказами, достаточно широк: утверждение сроков и порядка проведения каких-либо мероприятий, указание на необходимость соблюдения регламента работы, ротация персонала, утверждение сведений о поощрениях и дисциплинарных наказаниях. Приказ имеет жесткую структуру, обязательными компонентами которой являются его название (о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, об утверждении графика работы в выходные и праздничные дни), регистрационные данные (дата и номер), содержание (раскрывает характер распоряжения), подпись руководителя и сведения об ознакомлении с содержанием приказа лиц, которым он адресован.
Распоряжение – управленческий нормативно-правовой акт, издаваемый государственным органом власти или ведомством, а также субъектами хозяйственной деятельности и регламентирующий деятельность лиц, которым он адресован. В отличие от приказа, носящего общий характер, распоряжение является более конкретным, обозначая какую-либо административную и производственную задачу и сроки её решения. В качестве примера можно привести распоряжения Роспотребнадзора, касающиеся устранения выявленных санитарных нарушений, или внутренние распоряжения на предприятии о премировании сотрудников.
Резолюция – документ, принятый органом коллегиального управления и содержащий решение по какому-либо производственному, административному или организационному вопросу. Резолюция выносится по результатам собрания акционеров или представителей правления, а также по итогам проведения общих собраний на предприятиях. Иногда резолюцией называется собственно подпись руководителя организации, подтверждающую одобрение содержания документа.
Инструкции – многочисленный вид распорядительно-управленческих документов, регламентирующих поведение и трудовую деятельность работников предприятий и учреждений. Выделяют следующие разновидности инструкций: 1) должностная инструкция – перечень норм и требований к трудовой дисциплине работника; 2) инструкция по охране труда, предписывающая правила безопасного поведения на производстве; 3) инструкция о поведении при чрезвычайных ситуациях, поясняющая, как сохранить жизнь и здоровье при возникновении стихийных бедствий и техногенных катастроф.

Готовые работы на аналогичную тему

Язык и стиль распорядительных документов

Распорядительные документы оформляются в соответствии с требованиями официально-делового стиля, поэтому особенности их содержания и языкового оформления должны соответствовать нормам официального общения.

Композиция распорядительных документов имеет двухкомпонентную структуру:

Констатирующая часть, разъясняющая цели создания документа.
Распорядительная часть, содержащая сведения о предписываемых мероприятиях и действиях и сроках их исполнения.

Языковые особенности распорядительных документов:

Стиль распорядительных документов характеризуется следующими особенностями:

Язык и стиль распорядительных документов отражают особенности практики делопроизводства и подчиняются стилистическим требованиям официально-деловой коммуникации.

Любая организация наделена правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жёсткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, чёткими фразами, без сложных придаточных предложений и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания документа. Эта часть обычно начинается словами во исполнение, в соответствии с, в целях. Если же предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, то констатирующая часть отсутствует, например, в распоряжениях, инструкциях, актах. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил) или множественного числа (постановили), если документ составляется от имени двух или более лиц.

К группе распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. В этих документах присутствуют ключевые слова (постановляет, решил, приказываю, обязываю, предлагаю), кроме распоряжения, в тексте которого отсутствует ключевое слово.

22. ЯЗЫК И СТИЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении предприятиями, организациями. К ним относятся постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Многие виды таких документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. В деловой практике используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.

Например, приказ – это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы могут быть по основной деятельности и по личному составу.

От назначения документа зависит и его лексический состав, определяющий смысл данной деловой бумаги. Текст распорядительных документов в основной части также излагается в повелительной форме, даже если это не прямой приказ, а рекомендация.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, организации и должностные лица, которых касается приказ.

Что касается распоряжений, то они представляют собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов. Все распорядительные документы направлены от вышестоящих должностей к нижестоящим. И в отличие от деловых писем, в них не содержится просьб, а следовательно, распорядительные документы не могут излагаться в изъявительном наклонении.

Читайте также: