Ведение отчетной и технической документации кратко
Обновлено: 02.07.2024
8.1.1 Каждый технический отчет (часть, книгу) оформляют обложкой, выполняемой по форме 1 (приложение В) на листе формата А4 по ГОСТ 2.301.
8.1.2 Обложка может быть цветной или черно-белой. Обложку не нумеруют и не включают в общее количество листов (страниц).
8.3.1 Первым листом технического отчета (части, книги) является титульный лист, выполняемый по форме 2 (приложение Д) на листе формата А4 по ГОСТ 2.301.
По согласованию с застройщиком (техническим заказчиком) допускается использовать другое оформление титульного листа.
8.3.2 Титульный лист технического отчета оформляют подписями руководителя организации-исполнителя и ответственного исполнителя и заверяют печатью организации.
8.4.1 Список исполнителей оформляется как продолжение титульного листа и, как правило, приводится в томе технического отчета, содержащем текстовую часть отчета.
Список лиц, принимавших участие в работах по объекту (в т.ч. полевых, лабораторных и камеральных), с указанием характера выполненной работы может быть приведен после списка авторов (без подписей).
8.5.1 При комплектовании двух и более документов в виде тома, после титульного листа приводят содержание, которое является перечнем документов, включенных в том.
8.5.2 Содержание выполняют на листах формата А4 по форме ведомости, установленной ГОСТ 21.101. Документы в содержании записывают в последовательности их комплектования в том. Графические документы отчетной технической документации записывают полистно. Обложку и титульный лист в содержание не записывают.
- в графе "Наименование" - наименование документа в полном соответствии с наименованием, указанным в основной надписи или на титульном листе;
- в графе "Примечание" - сведения об изменениях, вносимых в записанные документы, а также номер листа тома по сквозной нумерации листов тома.
Если сквозную нумерацию не выполняют, то в графе "Примечание" приводят общее количество листов каждого документа. В конце содержания приводят общее количество листов, включенных в том (книгу).
8.5.3 Первый лист содержания тома (книги) оформляют основной надписью по форме 5 ГОСТ 21.101, последующие - по форме 6 ГОСТ 21.101.
В графе 5 основной надписи указывают "Содержание тома" или, "Содержание книги" и далее - номер соответствующего тома или книги (при наличии).
Если текстовую часть отчета выполняют согласно 5.2.3, без рамок и основных надписей, то содержание выполняют на листе (листах) также без рамок и основных надписей. В этом случае обозначение документа приводят в верхнем колонтитуле.
8.6.1 Состав отчетной технической документации выполняют на листах формата А4 по форме ведомости, установленной ГОСТ 21.101 применительно к составу проекта.
8.6.2 Первый лист ведомости оформляют основной надписью по форме 5 ГОСТ 21.101, последующие - по форме 6.
Если текстовую часть отчета выполняют согласно 5.2.3. без рамок и основных надписей, то ведомость также выполняют на листе (листах) без рамок и основных надписей. В этом случае обозначение документа приводят в верхнем колонтитуле.
8.6.3 Составу отчетной технической документации по инженерным изысканиям присваивают обозначение, состоящее из базового обозначения и через дефис шифра "СД".
8.6.4 В ведомости приводят последовательный перечень томов отчетной технической документации по видам инженерных изысканий.
- в графе "Обозначение" - обозначение отчета (его части, книги), указанное на титульном листе, и, при необходимости, различительный индекс организации, выпустившей отчет;
- в графе "Наименование" - наименование отчета (его части, книги) в точном соответствии с наименованием, указанным на титульным листе;
3.1 . В отличие от других видов документации большинство технических документов передается проектными, наладочными и ремонтными организациями до ввода оборудования в эксплуатацию.
Основная часть этих документов, отражающая технические характеристики АСУ ТП (ТАИ) и основного оборудования (схемы и технические описания, инструкции и руководства, алгоритмы и программы, перечни сигналов, нормативно-справочная информация, карты настроек и уставок), необходима для организации технического обслуживания и ремонта АСУ ТП (ТАИ).
Некоторые из передаваемых материалов (акты сдачи-приемки, протоколы проверки изоляции кабелей, протоколы проверки аппаратуры и т.д.) служат лишь свидетельством об объеме и качестве выполнения монтажных и наладочных работ и в дальнейшем при эксплуатации оборудования не используются.
Состав документации, передаваемой подрядными организациями, регламентируется специальными нормативными документами - отраслевыми и государственными стандартами, инструкциями и положениями ( РД 34.35.412-88, РД 34.35.414-91 и др.).
Необходимость хранения и порядок использования документов, передаваемых подрядными организациями, устанавливаются руководством цеха исходя из местных условий.
Основные виды технической документации следующие:
3.1.1 . Карта уставок технологических защит и аварийной сигнализации и карта уставок функциональных групп.
Формы и образцы заполнения карт уставок приведены в приложении 2 (формы № 5 и 6).
В зависимости от местных условий карты уставок могут вестись для каждого энергоблока или на группу энергоблоков, быть дополненными сведениями, учитывающими особенности АСУ ТП (ТАИ) и разнотипность оборудования. В примечании к карте уставок технологических защит и аварийной сигнализации или в отдельных графах таблицы могут быть указаны сведения, используемые при опробовании защит дежурным персоналом: уставки, условия ввода-вывода защит, тип и место установки датчиков, прибора, номера контактов прибора и т.п.
Значения уставок определяются по данным заводов-изготовителей основного оборудования либо на основании испытаний.
Уставки утверждаются техническим руководителем электростанции. Периодичность пересмотра - не реже одного раза в три года.
Все текущие изменения должны вноситься в карты уставок оперативно со ссылкой на техническое решение, утвержденное техническим руководителем электростанции.
Карта (журнал) уставок должна находиться у дежурного персонала и в группах, обслуживающих устройства, задействованные в схемах защиты, сигнализации, функционально-группового управления.
3.1.2 . Карты заданий авторегуляторам. В них указываются параметры настройки регуляторов, необходимые для контроля правильности их установки и для восстановления настройки приборов после ремонта или замены вышедшей из строя аппаратуры.
В эти карты вносятся данные о положении ручек настроечных потенциометров и переключателей, значения переменных, установленных при наладке авторегуляторов, дата и подпись лица, производившего настройку.
Карта выполняется на плотной бумаге, хранится в корпусе каждого находящегося в эксплуатации регулирующего и функционального прибора, имеющего органы настройки.
В тех случаях, когда в аппаратуре не предусмотрено место для установки карт заданий, их можно размещать в общем кармане внутри шкафа, на панели либо вести в форме журнала или картотеки, находящихся на рабочем месте дежурного персонала.
Образцы карт заданий авторегуляторам РП4-У и ПРОТАР-110 приведены в приложении 2 (форма № 7).
Для микропроцессорных приборов карты заданий можно выполнять в виде перечней используемых переменных, в которых указываются значения переменных, установленные при наладке прибора. Если контроль и восстановление настроек микропроцессорных приборов входят в обязанности дежурного персонала, то к карте настроек должны также прилагаться программа функционирования прибора и структурная схема (формы № 8 и 9 приложения 2).
В общем случае при использовании программируемых средств в схемах автоматического регулирования комплект документов, необходимый для восстановления настроек регуляторов, рекомендуется разместить вблизи пульта, с которого производится установка настроек.
3.1.3 . Протоколы проверки комплектов защиты при осевом смещении ротора турбины, питательного насоса, относительном тепловом расширении роторов турбины.
Ведутся по форме, рекомендованной в приложении к РД 34.35.503-90.
Хранятся в эксплуатационно-ремонтной группе в отдельных папках для этого вида документов.
3.1.4 . Этикетки регулирующих, функциональных приборов, датчиков автоматики, датчиков прямого действия, реле времени токовых реле, автоматов питания.
В этикетке (см. приложение 2, форма № 10) фиксируется факт проверки, и при необходимости указываются уставки и показатели, требующиеся для расчета параметров настройки.
Этикетка прикрепляется (приклеивается) к несъемным частям или к корпусу прибора, прошедшего проверку.
Помимо даты проверки и подписи лица, производившего проверку, в этикетке рекомендуется дополнительно указать:
для датчиков прямого действия - уставки срабатывания и возврата;
для реле времени - уставки по времени;
для токовых реле - уставки срабатывания по току;
для автоматов питания - уставки теплового расцепителя по шкале силы тока и мощности защищаемого двигателя.
В зависимости от местных требований вместо этикетки могут применяться протоколы (журналы) проверки отдельных видов аппаратуры. В протоколе указывается тип аппаратуры, обозначение по схеме, дата проверки, подпись проверяющего и при необходимости показатели, требующиеся при эксплуатации устройств.
В случае использования общих датчиков (с унифицированным сигналом) в системах измерения и авторегулирования документация на них оформляется в соответствии с требованиями метрологической службы предприятия.
3.1.5 . Протоколы испытаний автоматических регуляторов питания барабанных котлов.
3.1.6 . Программа опробования технологических защит теплоэнергетического оборудования блочных установок.
Составлена в соответствии с РД 34.35.135-96.
3.1.7 . Инструкция по эксплуатации (по обслуживанию) технических средств АСУ ТП (ТАИ).
Должна быть составлена для дежурного персонала цеха на основе типовой инструкции (для ТАИ - по ТИ-34-70-027-84, для АСУ ТП - по действующей Типовой инструкции по эксплуатации АСУ ТП с учетом требований ПТЭ и других руководящих документов, инструкций заводов-изготовителей технических средств АСУ ТП (ТАИ), проектных эксплуатационных документов с учетом конкретных схем АСУ ТП (ТАИ) и принятой на электростанции структуры технического обслуживания).
В инструкции должны быть изложены объем и последовательность действий дежурного персонала по обслуживанию АСУ ТП (ТАИ), должны быть приведены указания о действиях по включению и отключению устройств АСУ ТП (ТАИ) (в том числе при пусках и остановах оборудования, после ремонтов), о действиях в аварийных ситуациях, при устранении отказов АСУ ТП (ТАИ), указания по эксплуатационным проверкам и опробованию защит, сигнализации и устройств функционально-группового управления (ФГУ), указания о мерах безопасности.
Объем и порядок эксплуатационных проверок и опробования защит и сигнализации, проверок работоспособности ФГУ, могут быть разработаны в виде отдельных инструкций или программ, в том числе для подсистем, входящих в ИУВС.
Инструкция должна быть составлена для каждого оперативного участка цеха.
При этом в зависимости от состава технических средств и структуры технического обслуживания может быть разработана одна инструкция на АСУ ТП (ТАИ) всех объектов управления оперативного участка либо отдельно для дежурного персонала, обслуживающего разнотипные средства управления (например, традиционные средства и ИУВС). Могут быть разработаны отдельные инструкции для систем контроля и управления общестанционного оборудования, ХВО, топливоподачи и т.п.
При вводе в эксплуатацию новых устройств дополнительные указания дежурному персоналу вносятся в журнал технологических защит и автоматики (технических средств АСУ ТП). Эти указания или временные инструкции по эксплуатации отдельных устройств должны включаться в состав общих инструкций при пересмотре последних.
Инструкции утверждаются техническим руководителем электростанции, периодичность пересмотра - не реже одного раза в три года.
Инструкции по обслуживаемому оборудованию должны находиться на рабочих местах дежурного персонала, полный комплект инструкций - у руководства цеха.
Кроме инструкций по эксплуатации для дежурного персонала в цехе должны иметься инструкции и руководства по эксплуатации технических и программных средств АСУ ТП, поставляемые заводами-изготовителями комплектно с изделиями, инструкции, руководства и другие эксплуатационные документы, поставляемые в составе проектной документации на АСУ ТП. Полные комплекты этих документов по обслуживаемым участкам должны находиться в эксплуатационно-ремонтных группах; комплект в объеме, определенном руководством цеха, - на рабочем месте дежурного персонала.
3.1.8 . Схемы и технические описания подсистем АСУ ТП (ТАИ):
технические описания подсистем АСУ ТП (ТАИ) - на рабочем месте дежурного персонала и в эксплуатационно-ремонтных группах;
структурные схемы или принципиальные, функциональные, блок-схемы подсистем АСУ ТП (ТАИ) - могут быть выполнены в виде плакатов, альбомов либо включаться в технические описания;
принципиальные электрические или принципиально-монтажные (полные или развернутые) схемы защит, сигнализации, автоматического, логического и дистанционного управления, ИВС, сложных установок теплотехнического контроля - на рабочем месте дежурного персонала и в эксплуатационно-ремонтных группах;
электрические схемы разводки питания к установкам АСУ ТП (ТАИ) - на рабочем месте дежурного персонала.
Материалы проекта АСУ ТП (схемы, перечни сигналов и данных и др.), используемые эксплуатационным персоналом при корректировке информационной базы ИВС (ИУВС), при имитации шагов функциональных групп в процессе пуска оборудования и т.п., должны храниться вблизи автоматизированного рабочего места (АРМ) инженера АСУ ТП, с которого вносятся изменения.
Все экземпляры использующихся в цехе схем должны быть откорректированы после наладки и соответствовать выполненному монтажу. Должно быть обеспечено оперативное внесение изменений в схемы.
Изменения в схемах должны доводиться до сведения всех работников, для которых обязательно знание этих схем с записью в журнале распоряжений.
Необходимо обеспечить также регулярный пересмотр схем и технических описаний в целях проверки их состояния и соответствия выполненному монтажу. Периодичность пересмотра схем - не реже одного раза в два года, технических описаний - не реже одного раза в три года. Схемы включенные в техническое описание, пересматриваются в составе общего документа не реже одного раза в три года.
Рекомендации по порядку внесения изменений в эксплуатационные документы различного вида и по их пересмотру приведены в приложении 3.
3.1.9 . Документы, разрешающие изменения проектных решений.
Технические решения на изменение принципиальных схем АСУ ТП (ТАИ), уставок защит и сигнализации, технологических алгоритмов функциональных групп, состава (перечня) входных аналоговых и дискретных сигналов, используемых ИВС (ИУВС), должны быть утверждены техническим руководителем электростанции.
Технические решения на изменение принципиальных схем защит и блокировок, а также решения об отказе от внедрения предусмотренных проектом регуляторов, устройств логического управления, функций ИВС должны быть согласованы с проектной организацией и АО-энерго. В случае изменения электростанцией решений завода-изготовителя технологического оборудования по построению схем защит техническое решение на изменение должно быть также согласовано с соответствующим заводом-изготовителем оборудования.
В техническом решении должны быть приведены основание (причина) изменения, техническая суть нового решения и организационные мероприятия по его внедрению. К техническому решению должна быть приложена новая схема (алгоритм, перечень сигналов) или задание проектной организации на доработку проекта. Изменение программы для создания нового технологического алгоритма ИВС (ИУВС) производится, как правило, предприятием-разработчиком программного технического комплекса (ПТК).
от 18 августа 2015 года N 2080р
В целях совершенствования процесса ведения технической документации железнодорожной автоматики и телемеханики:
2. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД":
а) довести настоящее распоряжение до сведения причастных работников;
б) обеспечить изучение и проверку знаний работников служб автоматики и телемеханики, лабораторий (технических центров) автоматики и телемеханики, дистанций сигнализации, централизации и блокировки, связанных с ведением технической документации, на знание Инструкции, утвержденной настоящим распоряжением.
3. Признать утратившими силу:
а) распоряжение ОАО "РЖД" от 14 сентября 2011 года N 2028р "Об утверждении Инструкции по ведению технической документации железнодорожной автоматики и телемеханики ЦШ-617-11";
б) распоряжение ОАО "РЖД" от 4 октября 2011 года N 2152р "О внесении изменений в распоряжение ОАО "РЖД" от 14 сентября 2011 года N 2028р";
в) распоряжение ОАО "РЖД" от 1 сентября 2014 года N 2042р "О порядке разработки, согласования и утверждении схематических планов станций, путевых планов перегонов, таблиц взаимозависимости стрелок, светофоров и маршрутов".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника Центральной дирекции инфраструктуры Супруна В.Н.
Старший вице-президент
ОАО "РЖД"
В.А.Гапанович
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением ОАО "РЖД"
от 18 августа 2015 года N 2080р
Инструкция по ведению технической документации железнодорожной автоматики и телемеханики
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по ведению технической документации железнодорожной автоматики и телемеханики (далее - Инструкция) устанавливает правила хранения, внесения изменений и обновления исполнительной, конструкторской, технологической и программной документации (далее - техническая документация) на устройства и системы сигнализации, централизации и блокировки (далее - СЦБ).
1.2. Требования Инструкции обязательны для работников служб автоматики и телемеханики территориальных дирекций инфраструктуры (далее - служба Ш), лабораторий (технических центров) автоматики и телемеханики территориальных дирекций инфраструктуры (далее - лаборатория), дистанций сигнализации, централизации и блокировки (далее - СЦБ), связанных с ведением технической документации и причастных к эксплуатации устройств и систем СЦБ.
Применение положений Инструкции сторонними организациями оговаривается в договорах (соглашениях) с ОАО "РЖД".
1.3. Технические условия на изделия, эксплуатационная конструкторская, программная и технологическая документация на устройства и системы СЦБ должны быть утверждены (согласованы) Управлением автоматики и телемеханики Центральной дирекции инфраструктуры - филиала ОАО "РЖД" (далее - Управление автоматики и телемеханики).
1.4. Техническая документация, используемая при техническом обслуживании устройств и систем СЦБ сервисным методом, должна быть согласована с Управлением автоматики и телемеханики.
1.5. При ведении технической документации хозяйства автоматики и телемеханики в электронном виде может использоваться электронная цифровая подпись. Порядок применения электронной цифровой подписи определяется нормативными документами ОАО "РЖД".
1.6. Состав технических средств, необходимых для ведения технической документации в дистанции СЦБ, лаборатории (техническом центре) приведен в приложении N 1.
1.7. Порядок ведения технической документации на средства автоматического контроля технического состояния железнодорожного подвижного состава на ходу поезда определяется нормативными документами ОАО "РЖД".
2. Нормативные ссылки
В настоящей Инструкции использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.503-13. ЕСКД. Правила внесения изменений
СТО РЖД 1.05.005-2008 Техническая документация в ОАО "РЖД". Правила учета, хранения, обращения и внесение изменений
СТО РЖД 1.07.005-2009 Порядок обращения проектной документации на строительство объектов, финансируемое ОАО "РЖД"
СТО РЖД 1.19.001-2005 Порядок ввода в эксплуатацию, технического обслуживания и ремонта микропроцессорных устройств сигнализации, централизации и блокировки
СТО РЖД 19.002-2011 Системы и устройства железнодорожной автоматики и телемеханики. Порядок ввода в эксплуатацию
Примечание. При пользовании настоящей Инструкцией целесообразно проверить действие ссылочных документов. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании Инструкцией следует руководствоваться заменяющим (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Основные термины и определения
В настоящей Инструкции используются следующие термины с соответствующими определениями:
ведение технической документации - процесс, который включает в себя хранение, обновление, внесение изменений, согласование и утверждение внесенных изменений, сверку, утилизацию технической документации;
проектная документация - документация, содержащая материалы в текстовой форме и в виде карт (схем, чертежей), определяющие функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции объектов железнодорожной автоматики и телемеханики (далее - объекты ЖАТ), их частей, а также капитального ремонта;
рабочая документация - документация, разрабатываемая в целях реализации в процессе строительства или модернизации технических и технологических решений. Разрабатывается как одновременно с подготовкой проектной документации, так и после её подготовки;
[СТО РЖД 19.002-2011, п.2.1.30]
рабочие чертежи - составная часть рабочей документации (принципиальные и монтажные схемы, чертежи внешнего вида аппаратов управления и табло, поэтажные планы и т.п.), предназначенная для выполнения строительных и монтажных работ;
[СТО РЖД 19.002-2011, п.2.1.32]
исполнительная документация - комплект рабочих чертежей в составе исполнительной документации на вводимый в эксплуатацию объект ЖАТ, откорректированный проектной организацией после ввода в эксплуатацию устройств и систем СЦБ, с учетом внесенных при вводе изменений и соответствующий введенным в действие устройствам и системам СЦБ;
конструкторская документация - совокупность конструкторских документов, содержащих в зависимости от их назначения данные, необходимые для изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта продукции;
[СТО РЖД 1.05.005-2008, п.3.1.4]
технологическая документация - совокупность технологических документов, определяющих технологические процессы изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта продукции, номенклатура и комплектность которых определяется в зависимости от типа и характера производства;
[СТО РЖД 1.05.005-2008, п.3.1.5]
эксплуатационная программная документация - документация, необходимая для обеспечения функционирования и эксплуатации устройств и систем СЦБ, выполненных на базе аппаратно-программных средств;
копия технического документа - документ, выполненный способом, обеспечивающим идентичность с исходным документом, на котором в соответствии с установленным в настоящей Инструкции порядком проставлены необходимые реквизиты, и предназначенный для использования при эксплуатации;
изменение технической документации - любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в документ. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы;
типовая проектная документация - разработанные на основе унификации и типизации утвержденных технических решений комплекты документов для многократного применения при проектировании устройств и систем СЦБ (типовые материалы для проектирования, типовые проектные решения, методические указания по проектированию, альбомы типовых технических решений и др.).
4. Проектная, рабочая и исполнительная документация
4.1. Основные требования к составу, комплектованию, выполнению проектной и рабочей документации на строительство новых, расширение, реконструкцию, техническое перевооружение и капитальный ремонт объектов ЖАТ, а также правила учёта, хранения и внесения изменений в эту документацию определяются СТО РЖД 1.07.005, ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ Р 21.1003.
4.2. Задание на проектирование составляется в соответствии с нормативными документами ОАО "РЖД".
4.3. В задании на проектирование указывается на необходимость корректировки принципиальных и монтажных схем с внесенными изменениями по результатам строительно-монтажных и пусконаладочных работ проектной организацией в течение двух месяцев со дня получения документации. Изменения оформляются согласно требованиям СТО РЖД 1.07.005. Также в задании на проектирование указывается количество экземпляров исполнительной документации (в том числе в электронном виде), передаваемой заказчику после корректировки.
Для разработки раздела СЦБ проекта руководитель службы Ш организовывает подготовку технических условий и исходной документации (далее - исходные данные). В состав исходных данных входят копии принципиальных и монтажных схем экземпляра дистанции.
4.4. При проектировании объектов ЖАТ, как правило, применяют типовую проектную документацию (типовые материалы для проектирования, типовые технические решения, сборники схем и регулировочных таблиц рельсовых цепей), утвержденную Управлением автоматики и телемеханики ЦДИ.
Разрешение на применение нетиповой проектной документации, отдельных нетиповых технических решений для систем и устройств СЦБ утверждает Управление автоматики и телемеханики ЦДИ.
В задании на проектирование указывается календарная продолжительность реализации проекта, в течение которой проектная организация обязана вносить в проектную документацию изменения, связанные с актуализацией технических решений, до ввода объекта в эксплуатацию без дополнительного задания. Необходимость корректировки проектной документации проектная организация и заказчик оговаривают в каждом конкретном случае, при этом оформляют задание на корректировку проекта.
При значительном объеме изменений при реконструкции, капитальном ремонте устройств СЦБ, в задании на проектирование, по требованию заказчика, может быть определена необходимость обновления рабочей документации раздела СЦБ на объект в целом.
При строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов ЖАТ в несколько этапов, допускается выполнение проекта (по разделу СЦБ) на полное путевое развитие, при этом необходимо:
согласовывать и утверждать схематические планы станций с осигнализованием (далее - схематические планы), таблицы зависимости положения стрелок и сигнальных показаний светофоров в маршрутах на станции (далее - таблицы зависимости), схематические планы железнодорожных переездов (пешеходных переходов) с устройствами автоматики; путевые планы перегона для каждого этапа строительства;
рабочую документацию выполнять для каждого этапа строительства в бумажном и электронном виде;
предусматривать версии программного обеспечения аппаратно-программных средств, включая мнемосхему АРМ-ДСП, АРМ-ШН для каждого этапа строительства в соответствии с утвержденными схематическими планами.
В принципиальных и монтажных схемах разрешается сохранять с соответствующими отметками (цветом, толщиной линий, шрифта) ту часть, которая не включена в действие на промежуточных этапах или в случае исключения устройств СЦБ с перспективой восстановления.
4.5. Рабочая документация на строительство объектов ЖАТ состоит из текстовой и графической частей.
4.6. Текстовая часть рабочей документации электрической централизации станции, систем интервального регулирования движения поездов участка железной дороги содержит общие данные по рабочим чертежам, согласно ГОСТ Р 21.1101.
В пояснительной записке раздела СЦБ указываются ссылки на применение в проекте типовых технических решений и выполнение по нетиповым решениям, расчеты, выполняемые при проектировании. В текстовую часть рабочей документации электрической централизации станции включается таблица зависимости.
4.7. В состав графической части рабочей документации электрической централизации станции входят:
схематический план, который включает немасштабное изображение и расположение устройств СЦБ;
для железнодорожных станций с устройствами механизации и автоматизации сортировочных горок - схематический план, который отображает немасштабное изображение и расположение вагонных замедлителей, радиолокационных скоростемеров, весомеров, напольных датчиков;
двухниточный план станции, составленный на основании схематического плана станции и включающий немасштабное двухниточное изображение рельсовых линий и расположение путевого оборудования (при электротяге - со схемой канализации тягового тока станции, для крупных станций допускается размещение схемы канализации тягового тока на отдельном листе);
Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.
Общее понятие
Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет – это итог работы по учету сведений.
Отчеты составляются по формам, которые рекомендуют Минфин и служба Госстатистики. Они могут представлять собой сводки по конкретным отраслям, а также по территориальным участкам – районам, областям, по всей полноте хозяйства.
Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.
Разновидности
По видам отчетность делится на:
- бухгалтерскую;
- статистическую;
- оперативную.
Бухгалтерская – это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.
Статистическая подготавливается по сведениям статистических, бухгалтерских и оперативных учетов.
Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы – неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести оперативный контроль за рабочими процессами в организации.
Регулярность подготовки отчетных документов может быть:
- внутригодовой – за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
- годовой – это сводка за год.
Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская – промежуточной.
Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:
- первичными – они составляются непосредственно организацией;
- сводными – готовятся вышестоящими учреждениями.
Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.
Внешний вид и содержание
Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.
В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.
Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.
В отчете обязательны следующие данные:
- название организации;
- наименование структурного подразделения или отдела компании;
- название документа;
- его дата и номер;
- заглавие;
- непосредственно текст с результатами работы;
- подпись;
- утверждение или резолюция.
Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости – вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.
Служебные командировки
Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.
В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:
Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?
Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.
Требования к бланкам
В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:
- на отчете содержатся реквизиты (наименование организации, ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
- сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
- документу присваивается номер и серия.
Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.
Если в гостинице есть касса
Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.
К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.
Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.
Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.
В случае отсутствия документов
Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.
Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.
Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.
Часто бухгалтеры задают вопрос – как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.
Подготовка отчетных документов – важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.
Читайте также: