Создание редактирование форматирование и печать служебных документов кратко в мвд

Обновлено: 05.07.2024

Кадровая документация сотрудников органов внутренних дел имеет свои особенности, связанные с особым характером правоохранительной службы.

Отличительным признаком правоохранительной службы являются, прежде всего, её задачи, которые состоят в обеспечении безопасности личности, защите ее прав, свобод и законных интересов, защите интересов общества и государства от противоправных посягательств. Задачи обуславливают особый правовой статус сотрудника органов внутренних дел, отличный от гражданских служащих. Профессиональной обязанностью служащих этой категории являются защита жизни и здоровья граждан, обеспечение их безопасности и установленного порядка управления, охрана общественного порядка и правопорядка.

К специальным правам сотрудника органов внутренних дел относится право на применение физической силы, на ношение оружия, на ознакомление с материалами дела для должного выполнения служебных обязанностей, доступ к государственной тайне и др. К специальным обязанностям сотрудника относится соответствие квалификационным и физическим требованиям в зависимости от занимаемой должности, предоставление справки о доходах и имуществе, в том числе и членов семьи.

Должности в органах внутренних дел подразделяются на должности рядового, младшего, среднего, старшего и высшего начальствующего состава. В зависимости от занимаемой должности сотрудникам органов внутренних дел присваиваются специальные звания. Помимо специальных званий, сотрудникам в соответствии с пройденными испытаниями по служебной и физической подготовке присваиваются также квалификационные звания (специалист третьего, второго, первого класса, мастер). Специфика должностных функций сотрудников обуславливает также наличие специальных дисциплинарных уставов и более жёсткую дисциплину.4

Служащие органов внутренних дел имеют особые условия поступления на службу, её прохождения, присвоения специальных званий, проведения аттестации и прекращения службы.

Обозначенные особенности правоохранительной службы налагают дополнительные функции на кадровые подразделения органов МВД РФ. Среди них, оформление документов, удостоверяющих личность сотрудников органов внутренних дел; своевременная выдача служебных удостоверений и жетонов; ведение их учета в специальных журналах, контроль за прохождением обязательных стажировок и аттестаций, участие в проведении служебных проверок и др.

Кадровая служба органов внутренних дел обязана не только вести кадровое делопроизводство, но также совершенствовать методы работы с кадрами, участвовать в формировании у сотрудников определённых норм поведения и строгого соблюдения законности. За ней закреплено значительно больше обязанностей, чем прав. В отличие от других видов государственной службы с отрудники кадровых подразделений органов внутренних дел имеют специальные звания. Все кадровые подразделения органов внутренних дел на федеральном уровне взаимодействуют с Департаментом государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Анализ нормативных требований к кадровому делопроизводству служащих органов внутренних дел показал, что оно имеет ряд особенностей, обусловленных особым задачами службы и особым правовым статусом её сотрудников.

При зачислении на службу на каждого сотрудника оформляется большой комплект документов, в который, помимо общих для всех работников документов, также входят: письменное оповещение гражданина о зачислении на службу, личное поручительство, допуск к государственной тайне. 5 Личное поручительство составляется в письменной форме и состоит в том, что сотрудник, имеющий стаж службы в органах внутренних дел не менее трех лет, ручается за соблюдение гражданином, поступающим на правоохранительную службу, всех запретов и ограничений, связанных с прохождением службы. Поручительство заполняется в присутствии сотрудника отдела кадров, после заполнения – сотрудник отдела кадров визирует документ, удостоверяя подпись и предоставленную гражданином информацию.

С гражданином, поступающим на службу, заключается контракт , в котором отражены права и обязанности сторон. 6 Содержание контракта имеет некоторые отличия от трудового договора: в контракте не указывается номер, место составления указывается слева, а не по центру. Некоторые различия в наборе сведений имеются в контракте о прохождении военной службы во внутренних войсках МВД России. В контракте о прохождении военной службы всего пять пунктов: сведения о военнослужащем; срок действия контракта; обязательства и права военнослужащего; время вступления контракта в силу; в конце контракта проставляются подписи сторон. Его структура схожа со структурой трудового договора.

В контракте о прохождении правоохранительной службы в органах внутренних дел дополнительно указываются: причина заключения срочного контракта (в случае заключения с сотрудником срочного контракта); условия обучения в образовательном учреждении высшего профессионального образования МВД России, а также условия прохождения практики в МВД России; факт согласия сотрудника с возможностью перевода на иную равнозначную должность, в том числе в иную местность; количество дополнительных дней отпуска за ненормированный служебный день.

Как и при поступлении на государственную гражданскую службу, при поступлении на службу в органы внутренних гражданином предоставляются сведения о доходах и имуществе и проводится их обязательная проверка. Однако в отличие от других государственных органов порядок предоставления таких сведений и их форма установлены приказом МВД РФ № 205 от 19 марта 2010 г. 7

Важной особенностью прохождения службы в органах внутренних дел является присвоение сотрудникам личных номеров, выдача служебных удостоверений и жетонов с личным номером. 9 В кадровом подразделении ведется журнал учета выдачи служебных удостоверений и журнал учета жетонов с личным номером, формы которых унифицированы.

Одновременно с зачислением на службу в органы внутренних дел приказом руководителя на основании представления сотруднику присваивается специальное звание .10

Помимо специальных званий сотрудникам органов внутренних дел присваиваются квалификационные звания. 11 После прохождения сотрудником испытаний кадровой службой составляется акт результатов испытаний , на основании которого издается приказ руководителя о присвоении квалификационного звания и оформляется удостоверение классного специалиста. 12 Акт результатов испытаний включает в себя дату проведения испытаний, данные о сотрудниках и результаты испытаний в форме таблицы. Подписывается акт председателем комиссии, членами комиссии и секретарем. Порядок оформления подписи и ее расшифровки в форме акта не указываются. Удостоверение классного специалиста представляет собой обложку из ледерина вишневого цвета, с которой скрепляются с помощью металлической скобки четыре листа. На первом листе располагается эмблема органа внутренних дел, фотография сотрудника, его личный номер, специальное звание, фамилия, имя, отчество и должность, а также должность, специальное звание, фамилия и инициалы того, кто присвоил квалификационное звание, ниже ставится печать подразделения, затем проставляется дата присвоения первого квалификационного звания и подпись руководителя, который присвоил это звание. На втором листе делаются отметки о присвоении квалификационных званий. Указывается специальное звание, фамилия, инициалы и должность сотрудника, далее обозначается, какое квалификационное звание было присвоено, в каком подразделении органов внутренних дел оно было присвоено, номер и дата приказа о присвоении квалификационного звания, ниже проставляется печать подразделения. После присвоения следующего квалификационного звания, второй лист заполняется в том же порядке. В случае подтверждения квалификационного звания на третьем листе делаются отметки - указывается специальное звание, фамилия, инициалы и должность сотрудника, затем указывается какое квалификационное звание подтверждено, далее вносятся данные приказа о присвоении квалификационного звания, ставится печать подразделения и указывается должность, специальное звание, фамилия и инициалы лица, присвоившего звание. Четвертый лист является дополнительным к третьему и содержит ту же информацию.

При проведении аттестации сотрудников органов внутренних дел состав документов аналогичен аттестации гражданских служащих. Кадровым органом разрабатывается план проведения аттестации , руководитель представляет отзыв о выполнении сотрудником служебных обязанностей, а также список аттестуемых сотрудников , секретарь ведет протокол заседания , итоги аттестации фиксируются в аттестационном листе .13

Документирование наложения поощрений и взысканий в органах внутренних дел имеет некоторые особенности. Меры поощрения объявляются приказом руководителя и фиксируются в личном деле сотрудника. Если сотруднику вручаются государственные или ведомственные награды, кадровой службой составляется наградной лист. 14 В наградном листе указывается наименование подразделения МВД России, наименование ведомственного знака отличия МВД России, фамилия, имя, отчество и специальное звание сотрудника правоохранительной службы органов внутренних дел, личный номер, должность и место службы, дата и место рождения, вносятся сведения об образовании; затем указываются сведения о том, какими государственными и ведомственными наградами был награжден сотрудник, дата награждения, указывается стаж службы и информация о служебной и трудовой деятельности. Сведения сверяются с данными документов персонального учета сотрудника. Подписывает наградной лист сотрудник кадрового подразделения, указывая свою должность, специальное звание и дату подписи. Наградной лист заверяется гербовой печатью органа внутренних дел. В конце наградного листа составляется характеристика на сотрудника с указанием конкретных заслуг представляемого к награждению.

При увольнении со службы в органах внутренних дел отдел кадров в письменной форме оповещает сотрудника о предстоящем увольнении (уведомление об увольнении), знакомит увольняемого сотрудника с личным делом, основанием к увольнению, что фиксируется в листе беседы. Форма такого документа не унифицирована, и могла бы иметь следующий вид (см. рис. 1) . В лист беседы следовало бы включить следующие сведения: специальное звание, фамилия, имя, отчество, занимаемая должность увольняемого сотрудника; краткое содержание беседы, факт ознакомления увольняемого сотрудника с порядком увольнения. Лист беседы подписывается увольняемым сотрудником, составителем листа беседы и должностным лицом, проводившим беседу.

(специальное звание, фамилия, имя, отчество, занимаемая должность увольняемого сотрудника)

Краткое содержание беседы:

С порядком увольнения, предусмотренным главой 12 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", ознакомлен.

_______________________ ________________ _________________

(должность, специальное звание (подпись) (инициалы, фамилия) увольняемого сотрудника)

От подписи листа беседы _______________________________ отказался(лась).

(указывается фамилия, инициалы увольняемого сотрудника в случае его отказа от подписи)

__________________________ ____________ ________________

(должность, специальное звание (подпись) (инициалы, фамилия) лица, составившего лист беседы)

___________________________ ____________ ________________

(должность, специальное звание (подпись) (инициалы, фамилия) должностного лица, проводившего беседу)

На основании представления к увольнению руководитель издает приказ об увольнении со службы в органах внутренних дел.17

Отличительной чертой кадрового делопроизводства государственных служащих, в том числе правоохранительной службы, является обязательное ведение личных дел сотрудников. Особенностью личных дел сотрудников органов внутренних дел является наличие грифа секретности, а состав документов личного дела и их расположение строго регламентированы.18

На титульной стороне обложки личного дела размещается герб Российской Федерации, наименование министерства, ниже проставляется гриф секретности и основание засекречивания; также на титульной стороне проставляется номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, в правом нижнем углу проставляется личный номер сотрудника. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника размером 9 x 12 см. После обложки следует содержание личного дела из шести частей, каждая из которых содержит соответствующую информацию и закрепляется описью. Первая часть личного дела сотрудника содержит послужной список, документы, подтверждающие стаж службы или ее отдельные периоды, а также справку-объективку .19 В справке-объективке дается краткая характеристика сотрудника: его личные данные, специальное звание, семейное положение, владение иностранными языками, образование, наличие дисциплинарных взысканий, особые условия службы. Трудовая и служебная деятельность фиксируются в форме таблицы, в которой указываются месяц и год поступления и увольнения, должность и место работы, адрес организации. Во второй части личного дела хранятся документы, связанные с прохождением правоохранительной службы в органах внутренних дел. В третьей части - материалы, связанные с приемом на службу. В четвертой части собраны архивные материалы, в том числе устаревшие анкеты, автобиография, заключения служебных проверок. В пятой части хранятся материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином. Шестая часть личного дела заполняется под грифом секретности и содержит справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника органов внутренних дел и членов его семьи. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная деятельность осуществляется впервые либо, если трудовая книжка утрачена, а также, документы воинского учета. К конверту также прилагается бланк описи для регистрации хранящихся в нем документов. Под конвертом подклеивается специальный бланк, в котором указываются документы, прилагаемые к личному делу, рядом с каждым документом ставится подпись сотрудника кадрового подразделения.

Вопросы работы с кадровыми документами и персональными данными сотрудников также регламентированы ведомственным актом.20

Подводя итоги, можно констатировать, что документирование прохождения государственной службы в органах внутренних дел имеет ряд особенностей.

Во-первых, документирование прохождения правоохранительной службы регламентируется нормативными актами МВД России, которые содержат унифицированные формы практически всех кадровых документов и отличаются более жёсткими требованиями к структуре и содержанию документов по личному составу.

Во-вторых, кадровое делопроизводство органов внутренних дел отличается видовым составом документов. Кадровые службы оформляют такие документы, как послужной список, удостоверение классного специалиста, акт испытаний, справка-объективка, карточки пономерного учета и др.

В-третьих, содержание общих для военной и правоохранительной службы видов документов, таких как контракт, присяга, аттестационный лист, рапорт и др., различается в зависимости от задач, присущих разным видам службы.

2 Постановление ВС РФ от 23 декабря 1992 г. N 4202-I "Об утверждении Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации и текста Присяги сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации" // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации". - 1993. - N 2. - Ст. 70

4 Указ Президента РФ от 14 октября 2012 г. N 1377 "О Дисциплинарном уставе органов внутренних дел Российской Федерации" // СЗ РФ. – 2012. - N 43. - Ст. 5808.

7 Приказ МВД РФ от 19 марта 2010 г. N 205 "О порядке представления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданами, претендующими на замещение должностей в системе МВД России, сотрудниками органов внутренних дел, военнослужащими внутренних войск, федеральными государственными гражданскими служащими системы МВД России" // РГ. – 2010. – 23 апр. (N 87).

10 Приказ МВД РФ от 9 января 2013 г. N 3 "Об утверждении Порядка присвоения очередных специальных званий, соответствующих должностям среднего и старшего начальствующего состава, до подполковника полиции, подполковника внутренней службы, подполковника юстиции включительно, а также первых и очередных специальных званий, соответствующих должностям рядового состава и младшего начальствующего состава" // РГ. – 2013. – 25 февр. (Фед. вып. N 6016).

13 Приказ МВД РФ от 14 марта 2012 г. № 170 "О порядке проведения аттестации сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации" // РГ. – 2012. – 27 апр. (Фед. вып. № 5767).

14 Приказ МВД РФ от 31 октября 2012 г. N 989 "О ведомственных знаках отличия Министерства внутренних дел Российской Федерации" // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2013. – 18 фев. (N 7).

15 Указ Президента Российской Федерации от 14 октября 2012 г. N 1377 "О Дисциплинарном уставе органов внутренних дел Российской Федерации" // СЗ РФ. – 2012. - N 43. - Ст. 5808.

16 Приказ МВД РФ от 26 марта 2013 г. N 161 "Об утверждении Порядка проведения служебной проверки в органах, организациях и подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации" // РГ. – 2013. – 14 июня. (Фед. вып. № 6103).

17 Приказ МВД РФ от 30 ноября 2012 г. N 1065 "О некоторых вопросах назначения на должности в органах внутренних дел Российской Федерации и увольнения со службы сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации" // РГ. – 2013. – 25 янв. (N 15).

18 Приказ МВД РФ от 28 апреля 2014 г. N 381 "О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации" // РГ. – 2014. – 6 авг. (N 175).

Целю данной работы является рассмотрение особенностей процесса редактирования текста служебных документов для более полного понимания проблемы качества служебной документации.
Задачи работы:
1. Рассмотреть виды редакторской правки;
2. Обозначить особенности редактирования как совокупности приемов работы над документом;
3. Определить основные этапы редактирования текста документов.

Содержание

Введение ………………………………………………………………………….3
1. Редактирование служебных документов и виды редакторской правки ……5
2. Особенности редактирования служебных документов ……………………10
3. Этапы редактирования служебных документов ……………………………12
Заключение ……………………………………………………………………..17
Список использованной литературы ……………………………………….19

Вложенные файлы: 1 файл

редак сл док.doc

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Выполнила: Лопсан С.Ш.

1. Редактирование служебных документов и виды редакторской правки ……5

2. Особенности редактирования служебных документов ……………………10

3. Этапы редактирования служебных документов ……………………………12

Список использованной литературы ……………………………………….19

Актуальность. Изучение специфики процесса редактирования служебных документов сегодня является актуальным так как методы работы с документами с одной стороны вписаны в процессы информатизации и компьютеризации, а с другой по-прежнему напрямую зависят от человеческого фактора.

1. Рассмотреть виды редакторской правки;

2. Обозначить особенности редактирования как совокупности приемов работы над документом;

3. Определить основные этапы редактирования текста документов.

Структура работы: работа состоит из введения, трех пунктов, заключения и списка использованной литературы.

Редактирование служебных документов и виды редакторской правки

Функциональное назначение официально-делового стиля:

-объективная информация об известном факте, событии, лице;

-очное, беспристрастное, логически организованное, по возможности лаконичное, но вполне достаточное обстоятельное изложение существа и фактической стороны дела, условий соглашения, законов, всякого рода правил, инструкций, предписаний, их юридического комментария.

При этом в деловом тексте - служебном документе - изложение стремится к обобщенности. Такая функциональная направленность официально-делового стиля обусловливает многие черты его речевой структуры, особенности изложения в служебном документе. В официально-деловом стиле, очевидно, прослеживается тенденция: к объективности; обобщенности; логической организованности изложения; к его смысловой ясности, однозначности и определенности; к строгой системе доказательства (при необходимости в некоторых жанрах). Используются активные речевые средства, подчеркивающие логичность изложения; четкие, отточенные формулировки, серии сложившихся оборотов речи, стандартизированные клише.

Деловые письма, служебная переписка, информационные справочники, отчёты, инструкции, приказы и другие виды документации подчиняются правилам официально-делового стиля. В его основе лежит точное изложение информации, исключающее любые неясности или иное толкование. Если в официальных или служебных документах содержатся неточности и ошибки, то это осложняет коммуникативное взаимодействие между участниками и требует дополнительных разъяснений или уточнений. Некорректные сведения в документации могут нанести серьёзный вред репутации компании и подорвать её имидж, а в некоторых случаях причинить материальный ущерб для тех, кому предназначена информация. Поэтому деловая документация подлежит редактированию – проверке текстов на предмет опечаток, смысловых и грамматических ошибок с последующим устранением всех выявленных неточностей.

Редактирование (другими словами — проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом. Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся.

Редактирование текстов в официальных документах может носить стилистический характер, когда полностью сохраняется содержание текста и смысловой, при котором допускается внесение серьёзных изменений в оригинальные материалы. Если в первом случае от исполнителя требуется идеальная грамотность, то во втором – серьёзные познания в предметной области и владение специфической терминологией. Отличительная особенность документов официальной и деловой направленности проявляется в исключительных требования к текстовому содержанию. Точные определения, однозначная интерпретация оригинальных текстов, ясный смысл и лаконичное изложение материала – эти критерии являются основополагающими в работе редактора.

Есть, однако, главные принципы редактирования официальных документов:

Неизменность информации, содержащейся в официальных и служебных текстах.
Использование слов и выражений в точных значениях с однозначным смыслом.
Недопустимость совмещения делового и публицистического стиля.
Последовательное внесение изменений и сохранение целостности документа.

Правка текста нужна для того, чтобы:

устранить погрешности, оставшиеся после авторской доработки;
добиться ясности и четкости формулировок;
проверить фактический материал и избавить рукопись от неточностей;
устранить шероховатости языка и стиля;
технически обработать рукопись.

В практическом редактировании, то есть конкретном воплощении результатов редакторского анализа, обычно применяется выработанная опытом система правки. Видный специалист по литературному редактированию профессор К.И. Былинский выделил четыре основные вида:

Правка-вычитка. Она является самостоятельным видом редакторской работы. Ее следует отличать от корректорской вычитки, которой заканчивается подготовка оригинала к сдаче в набор.

Правка-вычитка применяется при подготовке к выпуску переизданий, а также документальных материалов разного характера. Этому виду правки подвергаются: официальные материалы, произведения писателей-классиков, издания исторических документов.

Правка-сокращение. Применяется, когда по тем или иным причинам необходимо уменьшить объем текста, однако без ущерба для его содержания.

Сокращению подвергаются такие тексты, в которых есть длинноты, ненужные повторы, однотипные факты, мелкие подробности.

Иногда редактору бывает необходимо изложить материал на строго установленном числе листов, строк или знаков (например, в энциклопедиях, справочниках, периодических изданиях). Редактор должен оставить только самое основное, сократив все второстепенное.

В сокращенном виде могут издаваться произведения классиков литературы, изучаемые в средней школе, а также хрестоматии.

Производить правку-сокращение может и сам автор.

Правка-обработка. Такое исправление рукописи, которое позволяет считать ее издательским оригиналом, уже готовым к печати. При правке-обработке используется весь комплекс операций: уточняются фактические данные, исправляются композиционные недочеты, устраняются логические неувязки и совершенствуется языковая сторона произведения (устраняются все лексические и стилистические недочеты). Все серьезные изменения, вносимые в текст редактором, необходимо согласовать с автором. В ином случае, сотрудник обрабатывает материал самостоятельно, стараясь сохранить авторский слог (стиль), исправляя только то, что противоречит нормам языка и искажает мысль.

Редакционно-техническая обработка всех текстов издательского оригинала при подготовке его к производству, в процессе которой устраняют орфографические и пунктуационные ошибки, устанавливают единообразное написание сокращений, названий и других элементов текста, проверяют систему выделений, ссылок, правильность нумерации, обращают внимание редактора на незамеченные им смысловые, фактические, стилистические ошибки. Вычитку обычно осуществляет корректор-вычитчик или литературный редактор.

Корректура. Совокупность корректурных исправлений и сам процесс исправления ошибок и устранения технических недочетов в корректурном оттиске набора и печатной форме, включающий чтение корректурных оттисков и корректурную правку. Основные задачи корректора:

устранение ошибок наборщика, искажающих оригинал (пропуски, перестановки букв, слогов, знаков препинания и т.д.);
устранение ошибок, незамеченных в оригинале.

2. Особенности редактирования служебных документов

Для документов официально-делового стиля комплекс мер, связанных с редактированием, имеет специфику, которая определяется рядом факторов.

Первым из них является чрезвычайная многожанровость функционального стиля, связанная с функциональной дифференциацией документов. Это, безусловно, сказывается на вариативности лингвистических средств, которые в них используются. Словом, редактирование юридических, например, документов может включать оценки и действия несколько отличные от решений и действий, имеющих место при редактировании деловых писем: перераспределяется частотность различных типов аспектов, параметров и ошибок, подлежащих корректировке в процессе редактирования. Опытные редакторы знают, какие ошибки и недостатки встречаются чаще в тех или иных видах документов.

Перенесение принципов и методов редактирования, используемых в журналистике и редакционно-издательском деле, связанном с выпуском художественной литературы, на тексты официально-деловых документов не решает всех проблем. Кроме неких общих процедур имеются такие аспекты редакторской деятельности, которые применимы только при подготовке документов официально-делового стиля.

Так, если к общестилевым редакторским процедурам можно отнести контроль за пунктуационно-орфографическим режимом (хотя это основная задача корректора), то в деловых текстах основной акцент смещается на содержательное редактирование и установление соответствия между содержательно-функциональными сторонами документа и его формой.

Основные положения инструкции по организации делопроизводства в системе ОВД.

Настоящая инструкция состоит из следующих частей:

– Общая часть.

– Основные понятия.

– Документирование. Правила оформления и подготовки документов.

– Организация документооборота, учета и исполнения документов.

– Организация контроля и исполнения документов и поручений.

– Формирование документального фонда.

– Особенности делопроизводства в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации.

– Ряд приложений.

Ознакомимся с некоторыми понятиями, изложенными в ч.3-й Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ:

– Документ - совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;

– Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

– Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

– Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа. Например:

– 01 - Государственный герб Российской Федерации;

– 03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

– 08 - наименование органа внутренних дел;

– 09 - справочные данные об органе внутренних дел;

– 10 - вид документа;

– 11 - дата документа;

– 12 - регистрационный номер документа;

– 14 - место составления (издания) документа;

– 25 - оттиск печати;

– 27 - отметка об исполнителе;

– 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

– 29 - отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

– 30 - идентификатор электронной копии документа;

– 31 - гриф ограничения доступа к документу.

У каждого реквизита есть свое четкое местоположение в документе.

– электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Для подготовки документов, подготавливаемых в ОВД в основном используется текстовый редактор Microsoft Word.

Основные требования при подготовке большинства документов в электронном виде согласно вышеуказанной инструкции:

Основные правила работы с редактором Microsoft Word .

Назначение редактора.

В настоящее время для обработки текстовой информации используют средства вычислительной техники, позволяющие использовать текстовые редакторы, что гораздо облегчает процедуру создания текстовой информации, ее редактирование, форматирование, хранение и передачу по каналам связи телекоммуникационных сетей.

Основным назначением текстовых редакторов является создание текстовых файлов, редактирование уже готовых текстов с возможностью просматривать их на экране, изменять их формат, а также распечатывать на принтере.

Самым мощным по своим функциональным возможностям возможностями на сегодняшний день считается редактор MS Word — текстовый редактор от компании Microsoft. В нем так же, как и во многих его аналогах можно:

– форматировать символы, абзацы;

– включать в тесты графические объекты: фотографии, диаграммы, рисунки;

– создавать таблицы, проверять правописание

– связывать между собой электронные документы ( использование гиперссылок) и т. д.

В современном мире существует уже много версий MS Word, наиболее популярными среди них считаются версии 2000, 2003,ХР, 2007, 2010 и 2013 года выпуска.

При переходе от классических версий Word (2000/2003/ХР) к обновленным (2007/2010/2013) разработчики настоящего программного продукта изменили интерфейс редактора и алгоритм записи данных на диск при сохранении документа. Благодаря последнему, файлы, создаваемые в версиях Word 2007, 2010, 2013 по умолчанию сохраняются в формате . docx , в отличие от документов классического варианта, сохраняемых в формате . doc . Поэтому для того чтобы файл, создаваемый в обновленной версии, можно было открыть в более ранних необходимо при сохранении документа указать – Документ Word 97-2003(.doc).

Интерфейс редактора.

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2010 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части рабочей области окна.

Лента может находиться в развернутом (как на рисунке выше) и свернутом (как на рисунке ниже) состоянии. Для смены состояний (свернуть/развернуть) необходимо сделать двойной щелчок ЛКМ по названию любой вкладки.

Если на ленте на кнопке-команде присутствует элемент , как например на кнопке , то это означает, что данная команда содержит некий вложенный список команд, доступный пользователю при раскрытии.

Линейка. Данный элемент интерфейса рабочего окна Word является желательным. В случае его отсутствия вывести его на экран можно при помощи одноименной команды панели инструментов Вид

Параметры страницы.

Установка параметров страницы осуществляется при помощи одноименной команды, доступ к которой пользователь может получить одним из 2-х способов:

1-й вариант: Вкладка Разметка страницы Файл à группа Параметры страницы

2-й вариант: Сделать двойной клик ЛКМ по левому или правому полю на Линейке

И в одном и в другом случае откроется окно Параметры страницы, содержащее 3 вкладки:

В данных вкладках пользователю предлагается установить:

1) ориентацию листа (по умолчанию установлена книжная)

2) поля – отступы от края листа до рабочей области (верхнее, нижнее, левое, правое) строки).

3) Размер бумаги

4) Различия в колонтитулах. Колонтитулы, это область на верхнем и нижнем поле документа. Открыть эту область можно двойным кликом ЛКМ по соответствующему полю. Текст, размещенный на колонтитуле одной страницы будет продублирован на других страницах документа (возможные варианты: на всех страницах; только на первой; на всех за исключением первой; на четных или нечетных страницах). При открытии области колонтитулов на ленте появится дополнительная вкладка Работа с колонтитулами. После завершения работы с колонтитулом панель инструментов Колонтитул необходимо закрыть при помощи соответствующей кнопки.

После выбора необходимых параметров обязательно указать для каких именно страниц документа они устанавливаются!!

Возможные варианты:

– Ко всему документу (как правило стоит по умолчанию) – применяет установленные параметры ко всем имеющимся страницам текущего файла, независимо от того на какой странице стоит курсор.

– До конца документа – применяет установленные параметры от той позиции где стоит курсор и до конца документа. Если курсор стоит за последним символом имеющегося в тексте файла т.е. в самом конце текста, то при выборе настоящего параметра будет создана новая страница в документе с указанными параметрами.

– К выделенному тексту - данный вариант будет доступен для выбора в случае, если пользователь выделил заранее набранный текст. При выборе данного параметра значения параметров страницы применятся только к выделенному тексту.

Форматирование абзацев.

Абзацем в Word считается текст, набранный до нажатия на клавишу Enter.

Параметры абзацев (отступ слева, справа, междустрочный интервал, интервал между абзацами устанавливаются при помощи команды Абзац вкладки Главная или их контекстного меню, при вызове его на форматируемом абзаце текста

При выборе команды Абзац откроется одноименное диалоговое окно.

Группа Отступ ограничивает положение текста на строке:

Слева – отступ от левого поля всех строк в абзаце за исключением первой

Справа - отступ от правого поля всех строк в абзаце

Первая строка – отступ или выступ первой строки абзаца на величину в сантиметрах, указанную в поле "на"

Первая строка

Слева Справа

При нижеприведенных параметрах раздела Отступ команды Абзац

текст будет расположен следующим образом

. Установленные параметры в команде Абзац применяются ко всему абзацу, даже, если он состоит из одной строки.

Параметры команды Шрифт.

Минимальный набор команд, отвечающих за форматирование текста можно найти на вкладке Главная

Максимальный набор команд, относящихся к настройке шрифтов находится в меню Формат àШрифт

1. Основные положения инструкции по организации делопроизводства в системе ОВД.

2. Основные правила работы с редактором Microsoft Word.

2.1. Назначение редактора.

2.2. Интерфейс редактора.

2.3. Параметры страницы

2.4. Форматирование абзацев.

2.5. Параметры команды Шрифт.

2.6. Установка нумерации страниц/отключение нумерации страниц

Литература:

1. Приказ МВД № 615 от 20.06.2012 (в ред. приказа МВД России от 28.05.2013 N 296) Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации.

4.Симонович С.В. Информатика. Базовый курс: Учебник для вузов. СПб.: Питер, 2014.

5.Парфенов Н.П., Пономаренко А.В.. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие.-СПб, СПб Университет МВД России, 2014.

6.Советов Б.Я., Целиховский В.В. Информационные технологии: Учебник для вузов. – М., Высшая школа, 2009.

1. Давыдов А.С., Маслова Т.В. Информационные технологии в деятельности органов внутренних дел: Учебное пособие. – М.: ЦОКР МВД России, 2008.

2. Литвинов В.А. Информационные технологии в юридической деятельности: Учебное пособие. Стандарт Третьего поколения. - СПб.:Питер, 2013.

3. Лошаков С. Периферийные устройства вычислительной техники: Интернет-Университет Информационных Технологий, 2013.

4. Миронов Д. Компьютер без страха для начинающих.- М. Эксмо, 2012.

Основные положения инструкции по организации делопроизводства в системе ОВД.

Настоящая инструкция состоит из следующих частей:

– Общая часть.

– Основные понятия.

– Документирование. Правила оформления и подготовки документов.

– Организация документооборота, учета и исполнения документов.

– Организация контроля и исполнения документов и поручений.

– Формирование документального фонда.

– Особенности делопроизводства в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации.

– Ряд приложений.

Ознакомимся с некоторыми понятиями, изложенными в ч.3-й Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ:

– Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

– Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа. Например:

– 01 - Государственный герб Российской Федерации;

– 08 - наименование органа внутренних дел;

– 09 - справочные данные об органе внутренних дел;

– 10 - вид документа;

– 11 - дата документа;

– 12 - регистрационный номер документа;

– 14 - место составления (издания) документа;

– 25 - оттиск печати;

– 27 - отметка об исполнителе;

– 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

– 29 - отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

– 30 - идентификатор электронной копии документа;

– 31 - гриф ограничения доступа к документу.

У каждого реквизита есть свое четкое местоположение в документе.

Для подготовки документов, подготавливаемых в ОВД в основном используется текстовый редактор Microsoft Word.

Шрифт	Times New Roman
Размер	13-15
Поля документа:	левое	3 см
правое	1 см
верхнее	2 см
нижнее	2 см
Междустрочный интервал	1-1,5

Основные правила работы с редактором Microsoft Word.

Назначение редактора.

– форматировать символы, абзацы;

– включать в тесты графические объекты: фотографии, диаграммы, рисунки;

– создавать таблицы, проверять правописание

– связывать между собой электронные документы ( использование гиперссылок) и т. д.

При переходе от классических версий Word (2000/2003/ХР) к обновленным (2007/2010/2013) разработчики настоящего программного продукта изменили интерфейс редактора и алгоритм записи данных на диск при сохранении документа. Благодаря последнему, файлы, создаваемые в версиях Word 2007, 2010, 2013 по умолчанию сохраняются в формате .docx , в отличие от документов классического варианта, сохраняемых в формате .doc. Поэтому для того чтобы файл, создаваемый в обновленной версии, можно было открыть в более ранних необходимо при сохранении документа указать – Документ Word 97-2003(.doc).

Интерфейс редактора.

Линейка.Данный элемент интерфейса рабочего окна Word является желательным. В случае его отсутствия вывести его на экран можно при помощи одноименной команды панели инструментов Вид