Составление календаря выдачи наличных денег кратко

Обновлено: 02.07.2024

Если компания работает с наличными деньгами, она обязана устанавливать лимит остатка кассы. На 2021 год в законодательстве касательно этого момента изменений не предвидится. Какие нюансы стоит учесть в предстоящем периоде и кем устанавливается лимит наличных денег в кассе, рассмотрим ниже.

Понятие лимита кассы

Это предельный объем наличности, который может оставаться в кассе к концу рабочей смены. Сумму устанавливает организация для контроля над поступлениями и списаниями живых денег.

Приказ о лимите кассы на 2021

С 30 ноября прошлого года указание действует в новой редакции от 05.10.2020 № 5587-У. Изменения коснулись порядка внесения и изъятия наличных, правил операций с подотчетными суммами, отмены трехдневного срока представления авансового отчета и др.

Лимиты денежных средств в кассе устанавливаются распорядительным документом. Разница между поступлениями и списаниями влияет на способ расчета. Сумма свыше этой величины сдается в банк во избежание административных санкций.

Кто должен утвердить лимит остатка кассы?

Как правило, эту операцию выполняет руководитель организации. Он же несет ответственность за нарушения наряду с главным бухгалтером.

Юридическое лицо обязано согласовать этот параметр по закону. В противном случае предприятию и должностным лицам грозят штрафы.

Как часто компания должна пересчитывать лимит кассы?

Закон не требует регулярного обновления приказа. Однако многие предпочитают установить его заново, чтобы более эффективно отслеживать движение наличных на предприятии.

Нужно ли делать это каждый год?

Если в работе организации не происходит изменений, касающихся количества денег в кассе, приказ можно утвердить один раз и придерживаться его в течение нескольких лет. Имеет значение лишь строгое соблюдение установленного лимита.

Как рассчитать лимит кассы на 2021 год

Установленные законом нормы предполагают определенную методику расчета.Существует две формулы. Применение одной из них зависит от особенностей работы компании.

Если организация часто списывает наличные, но редко вносит их, лимит остатка наличных денег в кассе рассчитывается исходя из объема трат.

В тех случаях, когда компания больше приходует средств, чем расходует, расчет осуществляется исходя из объема поступлений.

Формула определения лимита из объема поступлений

КП — объем поступлений;
Ч — число рабочих дней;
П — периодичность сдачи денег в банк.

Какой брать период для расчета? Порядок вычислений предполагает, что параметр Ч не должен быть более 92.

Определение лимита выполняется по следующей формуле:

КП ÷ Ч × П

Пример расчета

Берем расчетный период на торговом предприятии: 1 августа–20 октября 2020 года. При ежедневной работе компании это 81 рабочий день.

Считаем поступления наличных в кассу:

август — 7 430 000 рублей;
сентябрь — 7 840 000 рублей;
октябрь — 6 810 000 рублей.
Итого: 22 080 000 рублей.

При ежедневной сдаче выручки параметр П составит 1.

Лимит кассы организации в этом случае вычисляется так:

22 080 000 ÷ 81 × 1 = 272 593 рубля

Формула определения лимита из объема затрат

КР — объем расходов за вычетом зарплат;
Ч — число рабочих дней;
П — периодичность внесения денег в кассу с расчетного счета.

Формула вычисления лимита исходя из списаний:

КР ÷ Ч × П

Пример расчета

Берём расчетный период производственной компании: 1 августа–30 сентября 2020 года. При пятидневной рабочей неделе это 43 рабочих дня.

Считаем затраты с учетом зарплат:

август — 1 350 000 рублей;
сентябрь — 1 540 000 рублей.
Итого: 2 890 000.

Из этой суммы нужно вычесть объем зарплат всех сотрудников:

август — 200 000 рублей;
сентябрь: 287 000 рублей.
Итого: 487 000 рублей.

2 890 000 ⁻ 487 000 = 2 403 000

Исходя из того, что снятие средств происходит один раз в пятидневную неделю, периодичность (П) равна 5. В этом случае определение лимита из объема расходов выглядит так:

2 403 000 ÷ 43 × 5 = 279 419

Для вычислений также можно использовать специальные онлайн-сервисы, например калькулятор расчета лимита кассы на 2021 год.

Бланк расчета лимита кассы

Как установить лимит кассы ИП и организациям

Малым предприятиям и ИП устанавливать его не обязательно, но рекомендуется для контроля за поступающей и расходуемой наличностью. Для небольших компаний предпочтителен расчет исходя из поступлений.

Если приказ об установке лимита все же принят, важно строго соблюдать его. Обратное чревато административной ответственностью.

Для новых компаний, которые ещё не имеют данных для вычислений, в формулу ставятся предполагаемые объемы поступлений и трат.

Какое наказание предусмотрено за превышение лимита кассы

В этом случае налоговые органы применяют санкции, описанные ниже:

Предупреждение при первом нарушении для представителей малых предприятий.

Штраф 4000–5000 рублей на должностное лицо и 40 000–50 000 рублей на предприятие. Санкция не касается кассира, но может относиться к главному бухгалтеру или руководителю компании.

Наказание должно последовать в течение двух месяцев с момента превышения (КоАП РФ). Если проверка обнаружит нарушение позднее этого срока, штрафы хозяйствующему субъекту не грозят за истечением срока давности.

Юрий сдает офис за 10 тысяч рублей. Арендатор переводит деньги в последний день месяца. А тысячу рублей за коммунальные платежи нужно платить до двадцатого числа. Ежемесячно аренда приносит 9 тысяч прибыли. Но Юрий регулярно попадает в кассовый разрыв.

Обычно в бизнесе входящих и исходящих платежей намного больше. Учесть их и избежать ситуаций, когда у компании нет денег, а платить нужно, поможет платежный календарь.

Платежный календарь — это список планируемых поступлений и платежей, разбитых по датам. Чаще всего платежный календарь составляется на месяц. Этот инструмент показывает ситуацию на конкретный день.

Например, будут ли у компании деньги на страховые взносы пятнадцатого числа? Стоит ли заплатить поставщику пораньше или перенести платеж и оставить небольшой резерв? Когда ждать оплаты от заказчиков?

Функции платежного календаря:

прогноз и недопущение кассовых разрывов;
планирование исполнения обязательств (уплаты налогов, зарплаты, кредитов);
своевременное понимание потребности в деньгах и принятие мер по их получению.

Основное отличие платежного календаря от бюджета движения денежных средств (БДДС) в том, что бюджет показывает прогноз притоков и оттоков денежных средств без привязки к датам. Это удобно для крупных компаний, с большим количеством платежей — на составление бюджета тратится меньше времени. Но от кассовых разрывов он не страхует.

Если рассматривать пример выше, можно сказать, что месячный бюджет выполняется:

Бюджет на январь:
Поступления: 10 000 рублей.
Расходы: 1 000 рублей.
Прибыль: 9 000 рублей.

Но стоит внести данные в платежный календарь, становится виден кассовый разрыв:

Поговорим о том, как с помощью платежного календаря оптимизировать движение денежных средств и сократить риск неплатежеспособности предприятия.

КАК СФОРМИРОВАТЬ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ

Платежный календарь — основной оперативный платежный план организации, инструмент ежедневного управления поступлением и расходованием денежных средств предприятия, контроля за платежеспособностью компании и борьбы с кассовыми разрывами.

Форму платежного календаря и его содержание предприятия могут разработать сами. Основные реквизиты развернутого детального платежного календаря:

• Статус срочности платежа.

• Статья движения денежных средств.

• Документ-основание (наименование, дата, номер), в рамках которого поступают деньги или производятся платежи.

• Сумма прихода или расхода.

• Остаток долга по контрагенту, если это необходимо для оперативного контроля.

Обратите внимание!

В платежном календаре отражаем конкретные ежедневные поступления или платежи в разрезе каждого контрагента, договора, отгрузочного документа или по иным основаниям (если ведется соответствующий учет). И это уже не обобщенные субъективные прогнозные цифры, а выверенные данные по договорам, выставленным и полученным счетам.

В зависимости от специфики организации и требований управленческого учета платежный календарь может усложняться или, наоборот, упрощаться. Необходимые показатели добавляют (например, комментарий, указание, с какого расчетного счета производится платеж, аналитика по НДС в разрезе ставок, указание ответственных лиц и т. п.), лишние убирают.

Если в результате запланированных на период платежей в платежном календаре появляются отрицательные остатки, это значит, что нужно либо найти дополнительные средства, либо секвестировать запланированные платежи, отложить их на будущие периоды, когда появятся средства.

Пример 1

Финансовая служба, планируя приход и расход денежных средств, составила предварительный платежный календарь (табл. 1).

Дело в том, что хотя конечный остаток средств положительный, в данной редакции платежный календарь будет некорректным, так как оплатить все запланированные на первый отчетный день платежи денег не хватит. Значит, нужно или изыскивать дополнительные резервы средств, или уменьшать платежи.

О других дополнительных поступлениях средств, к сожалению, договориться не удалось. Значит, расходную часть по срокам платежей нужно корректировать.

Окончательный вариант платежного календаря представлен в табл. 2.

Итак, преимущества платежного календаря:

• помогает оперативно управлять финансами на ежедневной основе;

• позволяет предвидеть образование кассовых разрывов;

• высокая точность данных.

ЧЕМ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ БДДС И КАКАЯ МЕЖДУ НИМИ ВЗАИМОСВЯЗЬ?

Бюджет движения денежных средств (БДДС) — это обобщенный финансовый план. В нем отражается движение денежных потоков на более широкий временной диапазон, нет разбивки по конкретным дневным поступлениям и платежам.

Рассмотрим различия между платежным календарем и БДДС.

БДДС формируется чаще всего на год с поквартальной, помесячной разбивкой. На предприятиях с очень строгой бюджетной дисциплиной БДДС составляют на декады или даже недели.

Более подробно БДДС не формируют: при больших временных и трудовых затратах это не имеет смысла — подневной бюджет движения денежных средств с годовым периодом планирования невозможно ни точно составить, ни выполнить.

Период формирования платежного календаря, как правило, — не более месяца. Объяснение этому достаточно простое: чем больше период, включенный в платежный календарь, тем менее точным будет календарь, тем больше корректировок понадобится. В таком случае проще сократить срок планирования, чем постоянно менять документ. Именно поэтому наиболее распространенные сроки формирования платежного календаря — несколько дней, неделя, декада или месяц.

БДДС может быть очень детализированным, но все равно он не сможет соперничать с платежным календарем по ряду причин. В БДДС, несмотря на степень детализации по аналитическим направлениям (статьи движения денежных средств, группы контрагентов, виды деятельности и т. п.), приводятся обобщенные данные, которые дают лишь общее представление об объемах поступления и расходования денежных средств в разрезе принятой аналитики.

Платежный календарь более детализирован, содержит данные о конкретных плательщиках или получателях средств, ссылки на основания платежей, более точные и выверенные данные.

БДДС содержит расчетные или экспертные данные, а платежный календарь формируется или на основе фактических данных — по накладным, актам выполненных работ и актам сверок, УПД, выставленным счетам, или на основе договоров.

БДДС корректируется только в крайних случаях, когда отклонения существенны и нарушают всю прогнозную картину. В остальных случаях расхождения — это отклонения плана от факта. Их выявляют, анализируют, определяют и устраняют или минимизируют причины их появления.

Важно!

В платежном календаре не должно быть никаких отклонений, только максимально точные данные по поступлениям и платежам, ведь на основе этих данных осуществляются платежи. Выявленные отклонения должны быть скорректированы.

БДДС формируются, как правило, в тысячах рублей, о копейках чаще всего не идет даже речи. А платежный календарь содержит строго рублевые и копеечные значения.

БДДС чаще всего формируется на год, иногда на квартал и даже месяц. На меньший период времени создавать его нерационально. То есть в самом крайнем случае в году может быть сформировано 12 бюджетов — на каждый месяц.

В отличие от БДДС платежный календарь может формироваться и на несколько дней. Это позволяет иметь каждый день точные данные о поступлениях и платежах.

Основа платежного календаря — конкретные данные договоров, первичных документов, выставленных и полученных счетов, а также внутренних приказов, утвержденных служебных записок на оплату, ведомостей по заработной плате и многих других документов, в то время как основа БДДС, особенно с большим горизонтом планирования, — аналитические материалы, прогнозы в отношении хозяйственной деятельности.

В БДДС очень сложно учесть срочность платежей на период планирования свыше месяца. Более того, даже если подобная работа и будет проведена, то точность представленных данных будет низкой: невозможно предвидеть все трудности, с которыми может столкнуться предприятие, все перебои с поступлением средств на таком периоде планирования.

А платежный календарь просто обязан учитывать приоритеты в платежах. И это очень важно для поддержания платежеспособности компании.

Все эти отличия особенно наглядно заметны при сравнении заполненных финансовых форм — БДДС и платежного календаря.

Пример 2

На предприятии разработали и утвердили БДДС на 2021 г. (табл. 3). Кроме того, на отчетную неделю систематически формируется платежный календарь (табл. 4).

При формировании платежного календаря было учтено, что первоочередными платежами являются:

• уплата 1/3 НДС за предыдущий квартал в размере 412 172 руб.;

• задаток за участие в аукционе на право аренды производственных площадей. Общая прогнозная сумма платежа за право аренды — 1 390 312 руб.

Остальные платежи являются текущими.

При сравнении сформированных финансовых форм видны все отличия, перечисленные выше: детализация и точность данных, единицы измерения и частота формирования, периоды планирования и источники данных, приоритетность платежей.

Вместе с тем эти финансовые формы связаны друг с другом.

Например, платежный календарь может использоваться в качестве одного из механизмов контроля выполнения бюджета движения денежных средств: суммы, проходящие в платежных календарях в течение отчетного месяца по соответствующей статье движения денежных средств, не должны превышать месячную норму расходования средств по данной статье. Возникающие отклонения еще до платежа должны тщательно анализироваться на предмет их обоснованности.

В нашем примере на 25.01 запланирована уплата НДС в размере 412 172 руб. В БДДС в январе по данной статье также утвержден платеж в размере 412 тыс. руб.

Есть и иная взаимосвязь. Финансовая служба компании в конце прошлого года учла расходы на намечаемый аукцион на право аренды производственных помещений и включила их в БДДС в январе 2021 г. в сумме 1390 тыс. руб.

В платежном календаре по данной статье движения денежных средств 25.01 предусмотрен задаток в сумме 347 578 руб. и выводится оперативный долг в сумме 1 042 734 руб., что в общем итоге дает 1 390 312 руб.

Конечно, чем ближе к концу планового года, тем меньше будет схождений, точность данных по БДДС будет падать, тем не менее взаимосвязь для контроля будет оставаться.

СХЕМА РАБОТЫ С ПЛАТЕЖНЫМ КАЛЕНДАРЕМ

Платежный календарь формируется на основе выверенной информации:

• о поступлении денежных средств. Как мы уже писали, основа для заполнения формы — данные договоров, выставленных счетов, отгрузочных документов, телефонных переговоров с контрагентами по уточнению точной даты и суммы платежа, и т. п.;

• о расходовании денежных средств. Источники этих данных — полученные счета, кредитные и другие договоры, отгрузочные документы (акты выполненных работ), ведомости по заработной плате, приказы и другие документы.

Формирует платежный календарь чаще всего финансовая служба или бухгалтерия.

Инициаторами платежа, как правило, выступают ответственные лица предприятия — снабженцы, механики, производственники и т. п. Согласованные с руководством документы на оплату они передают в финансовую службу или бухгалтерию, которые проверяют платеж на соответствие всем необходимым условиям.

На каждом предприятии эти условия разные. Но как правило, чтобы прошла оплата, необходимы:

• согласование расхода руководителем;

• соответствующая статья движения денежных средств;

• соответствие суммы платежа бюджетным лимитам (если есть отклонения, они должны быть согласованы);

• отметка бухгалтерии, подтверждающая факт оприходования ТМЦ, например, и др.

Обратите внимание!

Процесс подачи заявок стоит регламентировать и закрепить во внутреннем регламентирующем документе в том числе время сдачи заявок, документов на оплату (например, до 15:00 текущего дня при формировании платежного календаря на следующий день).

Поможет избежать производственных конфликтов и финансовых потерь и перечень первоочередных платежей, к которым обычно относят:

• платежи за участие в аукционах;

• платежи, неосуществление которых приведет к штрафным санкциям.

Эти выплаты также должны оцениваться с точки зрения наличия резерва времени для их оплаты. Но если срок оплаты уже подходит, при прочих равных условиях перечисленные направления должны быть закрыты в первую очередь.

Первичное обобщение данных в платежном календаре — задача финансовой службы или бухгалтерии. Решение о приоритетности платежей принимает лицо, ответственное за формирование платежного календаря, с учетом мнений руководителей профильных служб.

Далее обобщенные данные оцениваются с точки зрения наличия/отсутствия кассовых разрывов, наличия срочных платежей, требований руководства о наличии финансовых резервов и т. д.

Готовый платежный календарь утверждается руководителем и передается к оплате.

Но на этом работа с платежным календарем не закончена. Необходимо убедиться, что он исполняется. Причины невыполнения платежного календаря разные. Например, не хватит средств из-за незапланированного списания с расчетного счета по требованию налогового органа или, наоборот, образовался излишек в связи с поступлением незапланированных средств.

Финансовая служба (бухгалтерия) должна тщательно отслеживать исполнение платежного календаря и при необходимости корректировать данные — сокращать расходы, если по непредвиденным причинам не хватает средств, или добавлять платеж, если образовался свободный остаток.

КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО КАЛЕНДАРЯ

Чаще всего для контроля денежных потоков организации используют Excel. На первое время этого достаточно. Excel — очень удобный инструмент для работы с массивами данных. В этой программе можно создавать максимально автоматизированные формы, быстро обрабатывать данные и получать исходный материал для анализа.

Но по мере роста предприятия, совершенствования управленческого учета, создания глубокой и разветвленной аналитики, роста объемов платежей возникает необходимость автоматизировать ведение платежного календаря и снизить трудоемкость работ. В этом случае стоит доработать автоматизированную систему бухгалтерского учета с таким расчетом, чтобы максимальный объем данных поступал в платежный календарь из данных бухгалтерского и управленческого учета, содержащихся в программе.

Пример 3

Чтобы упростить и автоматизировать подачу заявок в платежный календарь в автоматизированной системе бухгалтерского учета, была доработана специальная форма — заявка в платежный календарь (см. пример).

При формировании заявки программа сразу автоматически оценивает свободный лимит денежных средств по конкретной статье и сигнализирует цветом:

• красным, если есть перерасход бюджета и необходимо согласовать превышения;

Это позволяет уже на момент платежа оценивать его с точки зрения исполнения бюджета.

На этом предложения по автоматизации не заканчиваются. Например, на основании утвержденного платежного календаря можно формировать платежные поручения. Для этого в справочнике в карточке контрагента должны быть указаны необходимые реквизиты.

Возможностей и направлений автоматизации ведения платежного календаря много, какие именно выберет организация, зависит от специфики ее работы и финансовых возможностей.

Выводы

Преимущества работы с платежным календарем в том, что вы сможете:

• рационально распоряжаться имеющимися денежными средствами;

• контролировать свободные денежные средства и получать дополнительный доход от размещения этих средств на коротких депозитах;

• контролировать выполнение бюджета денежных средств;

• при этом не упустите важные сроки платежей и избежите просрочек и штрафных санкций.

Автоматизация платежного календаря, в свою очередь, позволит проще и быстрее формировать платежный календарь, контролировать исполнение бюджета движения денежных средств и даже создавать платежные поручения.

10 августа 2020

Платежный календарь предприятия: как разработать и применять

Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.

Платежный календарь – это

Краткосрочный план, в котором организация отражает ожидаемые ежедневные поступления, платежи и остатки денег.

Как разработать и применять платежный календарь

какой будет его форма?
на основании чего и как он будет заполняться?
когда будут вноситься корректировки?

Этап 1. Разрабатываем форму платежного календаря

Совет 1.1. Для строк берите за основу БДДС. Детализируйте, но не выделяйте лишнее

Платежный календарь – это своеобразная расшифровка бюджета на ближайший период. Логично, что названия строк в документах должны совпадать.

Крупные статьи БДДС детализируйте подстатьями, но в разумной мере. Иначе календарь станет громоздким и неудобным в заполнении и анализе. Воспользуйтесь принципом существенности: когда суммарный оборот по статье не более 5% за отчетный период, то для нее не нужна отдельная строка. Включайте ее значения в прочие платежи или поступления. Подход не касается стратегически важных или особых для компании операций, например, трат на благотворительность.

Совет 1.2. В колонках указывайте все предстоящие дни

Даже выходные и те, в которые не ожидается движение денег в организации. Так проще не запутаться.

Если формируете календарь в Excel или Google Таблицах, то колонки для нерабочих дней выделяйте другим цветом.

Совет 1.3. Обеспечьте связь с БДДС по суммам лимитов

Добавьте колонку, в которую будут переноситься бюджетные остатки по конкретной статье. Этим реализуете оперативный контроль за тем, допустимы ли траты и сколь велико на данный момент отклонение от ожидаемых за год поступлений.

Совет 1.4. Если расчетных счетов несколько, то продумайте механизм включения их в календарь.

В Excel это можно реализовать так:

после колонки каждого дня добавляйте еще одну с раскрывающимся списком названий расчетных счетов;
для корректного расчета остатков в разрезе счетов используйте функцию СУММЕСЛИ.

Этап 2. Определяемся с методикой заполнения платежного календаря

Совет 2.1. Установите, что будет информационной базой

В календаре – два основных блока: поступления и платежи. У каждого – свои особенности формирования.

Поступления от контрагентов заполняются на основании:

либо заключенных с ними договоров и сроков оплаты, которые указаны в них;
либо на основании БДДС.

Предпочтительнее первый вариант, ведь он точнее. Но он работает не для всех организаций. Например, в розничной торговле неизвестно заранее, какая сумма придет от покупателей на счета и в кассу организации в каждый день. Проблему решают так: из БДДС берут поступления за конкретный месяц и делят их на количество рабочих дней в нем.

Платежи формируются по следующим документам:

бухгалтерские расчеты. Это сведения об авансе и окончательном расчете по зарплате, о начисленных страховых взносах и налогах;
договоры с поставщиками и подрядчиками. В небольших организациях их достаточно, чтобы корректно составлять платежный календарь;
заявки на оплату и реестры платежей. Когда подразделений в компании много, то в оборот вводятся подобные документы. Их цель унифицировать и обобщить информацию из договоров для быстрого принятия решения об оплате и включения ее в календарь. Смотрите на схемах ниже, какая информация может быть в них представлена.

Рисунок 1. Заявка на платеж и реестр платежей: реквизиты

Совет 2.2. Делайте поправку по суммам поступлений

Если в организации покупатели часто нарушают сроки оплаты, то откорректируйте поступления.

В некоторых компаниях намеренно переносят договорные даты в платежном календаре на более поздние. При этом ориентируются на сложившийся средний процент задержек. Например, деньги от контрагента должны прийти в течение 20 дней после отгрузки. Средняя задержка по оплате составляет 10%. Значит, сумму сдвигают на два дня по отношению к крайней договорной и ставят на 22-й день. Такой подход снижает риск наступления кассового разрыва.

Совет 2.3. Если составляете календарь в Excel, то ведите его в течение года в одном файле или даже на одном листе.

Совет 2.4. Вносите в календарь цифры в рублях

Так точно не проглядите нехватку денег, которая исчисляется десятками тысяч.

При необходимости перевести рублевый формат в Excel в тысячный или миллионный, воспользуйтесь алгоритмом со схемы.

Рисунок 2. Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel

Совет 2.5. Напишите регламент формирования платежного календаря

Для небольшой организации такой документ может оказаться излишним. Когда все договоры, счета и платежи сосредоточены в руках одного или максимум двух бухгалтеров, то регламентировать попросту нечего. Для крупного предприятия – это, напротив, возможность четко определить правила игры для всех сотрудников и достичь бесперебойности в процессе формирования календаря.

В регламенте зафиксируйте:

кем и с какой частотой календарь будет формироваться;
откуда будет собираться информация о плановых поступлениях;
кто вправе формировать заявки на платеж, с кем они согласовываются, в какое время передаются исполнителям для перевода денег;
как контролировать целесообразность платежа и что делать, если он превышает лимит по соответствующей бюджетной статье;
кому платить первому, если остаток средств не позволяет заплатить всем;
каков неснижаемый остаток по кассе и расчетным счетам;
когда плановые цифры в календаре будут корректироваться с учетом факта;
кто и когда проведет анализ отклонений, как обобщит полученные результаты, кому их передаст и т.п.

Дальше некоторых из этих моментов мы рассмотрим подробнее.

Этап 3. Устанавливаем частоту корректировок календаря и проведения план-фактного анализа

Распространенная практика – это ежедневная актуализация документа. В конце рабочего дня плановые цифры меняются на фактические на основании банковских выписок и кассовой книги. Благодаря этому остаток на начало всегда показывает реальную ситуацию с деньгами.

Но такой подход – не единственный. Есть немало специалистов, предпочитающих делать еженедельные корректировки. Этим экономится время, но снижается информационная отдача от календаря.

Важный момент его применения – систематические проведение анализа отклонений. Он помогает:

Сложности при формировании платежного календаря

Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.

Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами

Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.

Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает

Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:

есть ли законодательные санкции за задержку платежа? Например, несвоевременная выплата зарплаты чревата административным штрафом или даже уголовным преследованием, а за неуплату налогов заблокируют счета;
насколько значим контрагент и то, что он поставляет предприятию? Не остановит ли задержка с оплатой хозяйственную деятельность организации?
сколь высоки штрафы за просрочку по договору? Если они меньше ставки по кредиту, то пометьте это особо;
высок ли риск серьезно повредить репутации компании? Например, из-за неоплаченной своевременно поставки сорвать сроки реализации госконтракта и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков.

Рисунок 3. Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам

Платежный календарь: пример составления

Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.

Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.

На рисунке 4 – скриншот созданного документа.

Рисунок 4. Платежный календарь: образец

Платежный календарь – важный инструмент для предотвращения кассовых разрывов. Кроме того, он помогает оперативно контролировать соблюдение бюджетных лимитов в отношении трат. Время, потраченное на его формирование и актуализацию, с лихвой окупится снижением риска блокировки счетов, получения административных штрафов за несвоевременные расчеты с бюджетом и работниками, а также пеней за несоблюдение договорных условий.

Mozilla/5.0 (Macintosh; Intel Mac OS X 10_8_0) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/32.0.1664.3 Safari/537.36

Читайте также: