Реквизиты деловых бумаг кратко

Обновлено: 02.07.2024

Сущность и цели создания деловых документов, их классификация по различным признакам. Порядок размещения логических элементов текста, предъявляемые к нему требования. Обязательные реквизиты документа, его оформление в соответствии с формуляром-образцом.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	30.05.2013
Размер файла	19,5 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Понятие о деловом документе

Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного для однократного использования. Его цель - принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т.п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

К деловым документам относятся:

- документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);

- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

- организационные (положения, уставы, инструкции);

- документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, по контрактной системе найма работников);

- документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

- документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

- учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);

- документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).

Большинство деловых документов оформляются согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные системы документации.

Зачастую документы под одним названием входят в разные системы документации. Например, заявления на предоставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к различным системам документации, хотя имеют одно название - заявление.

Классификация деловых документов

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые документы делятся на официальные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется в установленном порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний документ предназначен для направления за пределы организации, в которой он создан (письмо, телеграмма, запрос).

По стадиям создания различают черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ - рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой - имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т.ч. элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспроизводящие часть текста документа; отпуски - полные копии документа. Особый вид копии - дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько вопросов) документы.

По срокам исполнения документы делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и несрочные.

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т. п.).

По срокам хранения выделяют: документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

По форме различают стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный документ содержит однородные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где имеется постоянная и переменная информация (командировочное удостоверение, справка).

Индивидуальные документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат творчества исполнителя (докладная записка).

Текст делового документа

Текст - главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится к восприятию темы (указывается повод, приведший к составлению документа, излагается история вопроса и т. п.). В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие материалы). В заключении, которое может быть активным или пассивным, формулируется цель составления документа: активное заключение точно определяет действие адресата, цель пассивного - проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т. п.

Текст документа, состоящий только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы - сложным.

В зависимости от содержания документа используется прямой или обратный порядок размещения логических элементов. В первом случае после вступления идет доказательство и заключение. При обратном порядке - сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в таком документе отсутствует.

По способу изложения материала документы делятся на две категории: с высоким и с низким уровнем стандартизации. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.

Типизация текстов - процесс создания текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты - дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с пропусками для дальнейшего конкретного заполнения.

По способу изложения документы с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.

В рассказе речь идет о событиях (явлениях, фактах) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).

В описании характеризуются явления (предмет, люди, события) с перечислением признаков, свойств, особенностей (описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

Размышлением называется вид текста, в котором логические определения, мысли и умозаключения раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида доказательств - дедуктивный, когда мысль развивается от общего к частному, и индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему. Текст делового документа отвечает следующим основным требованиям: достоверность и объективность содержания, нейтральность тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения или выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.

Реквизиты и оформление делового документа

деловой документ текст реквизит

Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.

Реквизит (лат. requisitum - требуемое, необходимое) - совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Оформление документа - это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке.

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр-образец - единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.

При составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении.

Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление и т. п.).

Автор делового документа - это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).

Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день, месяц, год.

Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара - индекс структурного подразделения, вторая - номер дела в номенклатуре подразделения, третья - порядковый номер по журналу учета. Например, входной номер №03-12/97: первая цифра 03 - шифр структурного подразделения автора документа, 12 - номер дела, где хранится копия исходящего документа; 97 - регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

Место составления или издания. Этот реквизит включает в себя название города или другого населенного пункта, где создается распорядительный, организационный или коллегиальный документ.

Гриф утверждения. Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания, санкционированное расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций или служебных лиц. Элементы грифа утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, должность лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка - ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его реальному исполнителю.

Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

Подпись. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов - подпись, утверждение и приложение печати.

Документы, отправляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а также распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или его заместитель.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Печать прикладывается к документам, требующим особого освидетельствования их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права лиц или устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным актам, необходимо наличие оттиска печати. Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим за пределы организации, к размноженным экземплярам распорядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы и т. д.

В отдельных документах может отсутствовать часть реквизитов. К числу обязательных относятся реквизиты, дающие документу юридическую силу и повышающие оперативность его подготовки, обработки, использования.

Подобные документы

Понятие "документирование", "юридическая сила документа"; бланки: форматы, виды. Формы представления текста; оформление реквизитов грифов, приказа, деловых писем, договора, протокола. Специфические технологии обработки конфиденциальных документов.

контрольная работа [45,5 K], добавлен 03.03.2011

Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.

контрольная работа [26,9 K], добавлен 21.07.2009

Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор. Оформление некоторых видов отметок: об исполнителе документа и об исполнении документа.

контрольная работа [67,6 K], добавлен 01.11.2008

Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат [25,6 K], добавлен 14.11.2013

Правила составления и написания деловых писем, их виды, классификация, предъявляемые требования. Структура делового письма, этапы подготовки; целевая установка, характер аргументации и композиция текста; этикетные разрешения, язык, стиль, оформление.

Основные понятия: официально-деловой стиль, разновидности официально-делового стиля, деловой документ, реквизиты документа, правила оформления документа, бланк документа, виды документов, личные документы: заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка.

1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные и языковые особенности официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль (д.с.) – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы административно-правовой деятельности. Д.с. служит для удовлетворения потребностей общества при оформлении разных актов государственной, общественно-политической и экономической жизни страны.

Назначение д.с. – документальное оформление официально-деловых отношений, возникающих: 1) между органами государства, 2) между организациями или внутри них, 3) между организациями и частными лицами в процессе производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

К важнейшим разновидностям (подстилям) этого стиля относятся:

1) собственно официально-деловой (канцелярский);

2) юридический (язык законов и указов);

Основные черты делового стиля:

1) ясность, точность, логичность и доказательность изложения;

2) детальность изложения (сопровождаемая подробной рубрикацией);

3) четкость, строгость формулировок (не допускающая двояких толкований);

4) особые формы расположения материала (определяемые жанром делового документа);

5) использование стандартных речевых формул, т.е. канцеляризмов, необходимых для удобства общения в деловой сфере. Примеры канцеляризмов: ставим (Вас) в известность о том, что…, доводим до (Вашего) сведения; в целях оказания (технической) помощи; в соответствии с распоряжением; ввиду срочности заказа и т.п.

6) использование терминов и однозначных слов и словосочетаний (близких к специальной деловой терминологии). Таковы, например: постановление, резолюция (в канцелярском подстиле), истец, ответчик (в юридическом подстиле), свидетельствовать кому-л. свое глубокое уважение (в дипломатическом подстиле);

7) безличность высказывания (проявляется в употреблении глаголов в форме третьего лица, например: предстоит сделать, надлежит выполнить, следует предложить; пассивных конструкций – возвратных глаголов и страдательных причастий, например: дело заслушивается, было заслушано, дата определена, вопрос отложен, откладывается);

8) обилие сложных конструкций:

- сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия),

- уточняющих конструкций (причастных и деепричастных оборотов, вставных конструкций),

- сложных союзов (например: вследствие того, что. в связи с тем, что…, ввиду того, что… ) и отыменных предлогов для дифференциации смысловых отношений (типа на предмет (получения пособия), в случае (повторного нарушения), за счет (экономических средств); конструкции с предлогом по+ предложный падеж существительного: по истечении (указанного срока), по предъявлении (документа), по завершении (ремонта), по достижении (результата).

Деловой стиль включает в себя разнообразные жанры:

- государственных указов, актов и постановлений, межгосударствен-ных соглашений, дипломатической переписки и протокола;

- юридических законов, кодексов и уставов;

- внутриведомственных инструкций, распоряжений и приказов;

- ведомственной переписки, анкет и объявлений:

- различного рода заявлений (личных, исковых, служебных), договоров, доверенностей и др.

В сфере деловой речи мы имеем дело с деловым документом, т.е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой.

В деловом документе используются языковые средства письменного официально-делового стиля. Деловой документ, как и научный текст, относится к информативному типу текстов (в отличие от экспрессивного типа текстов: публицистических, художественных).

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты:

1) эмблему организации; 2) наименование организации; 3) юридический адрес организации; 4) Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.); 5) название вида (жанра) документа (вид документа не указывается только в деловых письмах); 6) дату;7) индекс документа; 8) адресат (получатель документа – его должность, фамилия и инициалы); 9) заголовок к тексту; 10) текст; 11) отметку о наличии приложений; 12) визы; 13) подпись; 14) печать; 15) отметку об исполнении документа и направление его в дело и др. (полный перечень документов содержит ГОСТ Р 6.30-2003). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документа.

В соответствии с правилами оформления документа его содержание можно разделить на три основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста: эмблема организации, наименование организации, ее юридический адрес, Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.) название вида (жанра) документа, дата, индекс документа, адресат; заголовок к тексту);

3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения, т.е. визы, подпись, печать, отметка об исполнении документа).

3. Общие правила оформления документов

Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку.

При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдениетребований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром.

Нарушение перечисленных выше требований существенно осложняет работу с документами. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Неправильное расположение материала, обусловленного типовым формуляром, очень затрудняет использование документа.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.

Бланк документа – это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

Каждая организация для оформления организационно-распоря-дительных документов обязана иметь два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных писем. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.

На бланках для писем указываются названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

4.Виды документов

По своему содержанию документы делятся на служебные и личные. Виды деловой документации можно условно разделить на три группы:

1. Деловые бумаги личного характера;

2. Служебная документация;

3. Деловая переписка.

Личные документы касаются конкретного лица и являются именными.

Деловые бумаги личного характера: заявление; доверенность (личная); объяснительная записка; расписка; автобиография; характеристика; резюме.

Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации.

По своему функциональному назначению служебные документы делятся на несколько больших групп:

- директивно-распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание),

- административно-организационные (устав, положение, должностная инструкция),

- информационно-справочные (протокол, акт, докладная записка),

- служебные и коммерческие письма,

- финансовые и учетные документы.

5. Составление личных документов (заявления, доверенности, расписки, объяснительной записки)

Заявление – документ, содержащий просьбу лица (лиц)учреждению или должностному лицу.

Реквизиты заявления: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, подпись.

Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных (а также материальных) ценностей от имени доверителя. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому выдана доверенность).

Реквизиты доверенности: название вида документа, дата выдачи доверенности и дата удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Реквизиты расписки: название вида документа, дата, подпись лица, давшего расписку.

Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил(например, общежития, поведения), невыполнения задания и т.п.

Реквизиты объяснительной записки: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, отметка о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте, подпись.

Любой документ состоит из элементов оформления (дата, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Унификация документов включает:

установление оптимального количества реквизитов;

определение стандартных размеров (форматов) бумаги;

установление постоянного места расположения реквизитов на бумаге.

На рис. 1.1 представлена схема расположения реквизитов на угловом бланке формата А4, а на рис. 1.2 — на продольном бланке. Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа. Бланки фирмы изготавливаются типографским способом или с помощью компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. Для изготовления бланков используется бумага следующих, форматов:

А4 (210x297 мм) — большая часть документов фирмы составляется на бланках этого формата;

А5 (148x210 мм) — для небольших писем и справок;

A3 (297x420 мм) — для бизнес-планов, бух. отчетов, графиков.

Бланки документов, как и документы, должны иметь поля. В соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 поля должны быть не менее: левое - 20 мм, Правое - 10, верхнее - 15, нижнее - 20 мм . В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рис. 1.3) и продольный (рис. 1.4). Угловое расположение реквизитов предусматривает размещение реквизитов, начиная от левой верхней части листа. Продольное (центрованное) расположение предполагает размещение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82. Москва. 117393

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

№ _____________ от _______________

На № от ___________

Рисунок 1. Бланк с угловым расположением реквизитов

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82. Москва. 117393

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 77080331/771001001

№ __________ от ____________

На № от _________

Рисунок 2 Бланк с продольным (центрованным) расположением реквизитов

Требования к оформлению реквизитов

Основные реквизиты документов содержат следующие элементы.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит служит для ускорения передачи документа по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование (код) формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и располагают в правом верхнем углу документа под кодом организации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Реквизит располагается на нижнем поле документа или в левом верхнем углу под реквизитом "Наименование организации".

Наименование вида документа. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме факсов и писем (исключение составляют гарантийные письма). Название вида документа печатают прописными буквами. Реквизит "Наименование вида документа" помещают в заголовочной части документа после реквизита "Наименование оргfнизации" и адресных данных предприятия и располагают в центре страницы на продольных бланках и непосредственно от границы левого поля на угловых бланках.

Дата. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Этот реквизит проставляется непосредственно от границы левого поля под реквизитом "Наименование вида документа". Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа.

Датой документа является:

дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0 (ноль), например 01.02.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.

Регистрационный индекс — условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации. Индекс документа проставляется рядом с реквизитом "Дата". Составные части индекса разделяются косой чертой, например: 125/1-7, где 125 — номер, который присвоен письму в журнале регистрации входящих или исходящих документов; 1 - структурное подразделение; 7 — номер дела в этом подразделении.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дастся ответ. Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 12/1-5 от 03.05.2002.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Этот реквизит оформляется непосредственно от границы левого поля, например: г. Переславль-Залесский. Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то повторно можно его не указывать, например: Московский институт электронной техники (МИЭТ ТУ).

Министерство финансов РФ Управление налоговой реформы

При направлении документов должностному лицу реквизит оформляется следующим образом:

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А. С. Николаеву

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата, например:

Генеральному директору издательства

"Бизнес и компьютер"

И. П. Матвееву

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82. Москва, 117393

Гриф утверждения. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения их руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования органа, утвердившего документ, его даты и номера. Например:

Приказом начальника

Главного управления

лицензирования и контроля

от 23.04.2000 №34

Протоколом совета университета

от 07.12.2000 №4

Если документ утверждается единолично руководителем организации, то гриф утверждения оформляется следующим образом:

Генеральный директор ЗЛО "Гранд"

Личная подпись И. В. Сергеев

Резолюция соответствующего должностного лица содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, содержащимся в документе, например:

Никитину П. С.

Прошу подготовить проект соглашения

с фирмой "Юпитер" к 21.02.2003

Личная подпись

На письмах и факсах резолюция располагается между реквизитами "Адресат" и "Текст" на первом листе документа.

О создании экспертной комиссии.

Заголовок располагают после реквизитов "Дата" и "Регистрационный индекс".

Отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается буквой "К" (наносится от руки красным фломастером) или специальным штампом "Контроль". Этот реквизит располагается на левом поле документа, на уровне заголовка.

Текст документа — важнейший и обязательный реквизит для всех видов организационно-распорядительных документов. Тексты документов могут быть составлены на основе унифицированных текстов (типовых и трафаретных) или в произвольной форме; они могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связанного текста или путем комбинации этих форм.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей:

в первой (вводной) части указывают причины, основания, цели составления документа;

во второй (основной или заключительной) части формулируют решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только одну часть — заключительную, например, в приказах — только распорядительную часть (без констатирующей), в письмах, заявлениях - просьбу (без пояснения), в справках, докладных записках — оценку фактов, выводы.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах используются следующие формы изложения текста:

в распорядительных документах организаций (приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках и т.п.) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа — приказываю, предлагаю, обязываю, прошу;

в распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа — постановляет, решил (о);

в совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа — приказываем, предлагаем, решили;

текст протокола излагают от третьего лица множественного числа — слушали, выступили, постановили.

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагают у границы левого поля под реквизитом "Текст", перед реквизитом "Подпись", например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 № 21/3 на 5л. в 2 экз. 2. Акт приемки работ от 15.09.2001 № 17на 1л. в 4 экз.

Если приложение к документу существует в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2 к приказу Росархива от 05.06.2003 №319

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав реквизита "Подпись" входят:

наименование должности лица, подписавшего документ;

расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

Генеральный директор личная подпись М.А. Орлов

Главный бухгалтер личная подпись Н.И. Павлова

При подписании документа несколькими лицами, занимающими одинаковую должность, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись И.А. Петров Личная подпись П.В. Конов

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии. Реквизит "Подпись" помещают с отступом в два интервала после реквизитов "Текст" и "Отметка о наличии приложения".

Гриф согласования состоит:

из слова СОГЛАСОВАНО;

наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

личной подписи и ее расшифровки;

даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.10.2004 №512-178

Начальник юридического отдела: Личная подпись В.А. Сидоров 25.12.2002

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре Государственно го герба, а по окружности — названия учреждения. Гербовая печать ставится на подлинниках, требующих особого удостоверения, например, на паспорте, дипломе, чеках, доверенностях и т.п. Гербовые печати ставятся только на подписи первых лиц организации. На служебных письмах печать не ставится. Простые печати могут быть разной формы, без изображения герба. Они ставятся на размноженных экземплярах документов, справках, пропусках, при опечатывании пакетов.

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные копии заверяются секретарем-референтом, удостоверяющим полное соответствие копии подлиннику. При заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют:

заверительную надпись "Верно";

должность лица, заверившего копию;

личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения, например:

Начальник отдела кадров личная подпись Н.Н. Молоткова

В.А. Сидоров 709-44-23

ссылку на дату и номер (индекс) документа, свидетельствующего о его исполнении;

слова "В дело" и "Номер дела", в котором будет храниться документ;

подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дату проставления отметки.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа первого экземпляра документа после реквизита "Отметка об исполнителе", например:

Отправлен факс № 1218 от 01.04.2002

В дело 01-05. Исполнитель личная подпись Серова

сокращенного наименования предприятия, получившего

даты поступления документа, при необходимости — часы и минуты;

его входящего номера, например:

АО "Грант" 01.02.2003, 15.45 Вх № 001

наименование файла на машинном носителе (при введении документа в память ПК);

фамилию лица (оператора), осуществляющего введение документа в ПК или его код;

другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.