Проверка записей на счетах бухгалтерского учета кратко

Обновлено: 07.07.2024

Внесение изменений в регистры бухгалтерского учета осуществляется только на основе первичных документов. От того, насколько достоверной будет информация в них, зависит правильность учета и начисления налоговых платежей. Поэтому для бухгалтера важно правильно производить прием первички и ее проверку. Рассмотрим порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов у юридических лиц и предпринимателей, которые ведут бухгалтерию.

Понятие и особенности работы с первичными документами

Хозяйственные операции, которые проводит компания во время своей работы, подтверждаются договорами, счетами, накладными, актами и другими бумагами. Они и называются первичными документами. Отсутствие первички по операции запрещает вносить ее в бухгалтерский учет.

Вся документация компании условно делится на две группы:

Типовая. Первичные документы, чья форма и порядок заполнения строго регламентирована. К ним относятся документы строгой отчетности, на основе которых проводятся финансовые операции и начисляется НДС. Например, кассовый ордер, банковская платежка.
Свободная. Бумаги, форму которых разрабатывает сама компания для удобства ведения учета. В документах должны быть обязательные реквизиты: название, дата выписки, суть. Право разрабатывать собственные формы первички предоставлено статьей 9 закона 402-ФЗ.

Основная проверка проводится в бухгалтерии. Она условно делится на два вида.

Бухгалтер контролирует правильность составления документа так же, как лицо, которое его подписало. Повторная проверка выявляет ошибки, которые не заметил руководитель из-за недостатка знаний в бухгалтерском учете.

Контролируются такие параметры:

Соответствие документа требованиям нормативно-правовых актов;
Соблюдение при составлении внутренних правил компании;
Целесообразность финансово-хозяйственной операции.

Проводится для документов, которые прошли предыдущий этап. Необходимо установить:

Соответствие установленной форме для регламентированных документов;
Соответствие внутренним требованиям для первички, форму которой разработало само предприятие.

Проверка первички проводится не только работниками компании, но и контролирующими органами или внешними аудиторами. Чаще всего период проверки не превышает 3 лет, так как в течение этого срока действует исковая давность.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Типичные ошибки в бухгалтерских документах

Практика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях и проведения аудиторских проверок показывает, что при оформлении первички чаще всего допускаются такие ошибки:

Отсутствие документации. В этом случае операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, соответствующая статья расходов отнимается от дохода и не учитывается при налогообложении.
Отсутствие электронной подписи. Нормативно-правовые акты разрешают вносить изменения в бухучет на основе электронных документов, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписи.
Факсимиле подписи. Факсимильное подписание документов согласно действующим нормам не допускается при формировании первички. Нужна настоящая подпись руководителя.

Как исправляются ошибки в первичных документах

Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.

Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:

Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

Ответственность за ошибки в первичной документации

Согласно действующему законодательству ответственность за правильность заполнения первички несет руководитель компании. Причем независимо от того, имеет ли он познания в бухучете и участвовал ли он в заполнении документа.

Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.

Признаки фальсификации документа

Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:

Как избежать ошибок при заполнении первичной документации

Предотвратить искажения бухгалтерского учета из-за неправильно оформленной первички можно только в случае, если досконально знать все нюансы оформления и иметь большой опыт работы в различных отраслях экономики.

Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.

Отсутствие каких-либо необходимых элементов в учетной политике может привести к нарушениям и неправильным расчетам.

Рассмотрим несколько частых ошибок, допускаемых при составлении учетной политики и их последствия:

Компания выбрала одну методику бухучета, а осуществляет расчеты по другой. Например, материальные ценности списываются одним методом, а в учетной политике прописан другой, это приведет к неправильному расчету себестоимости.

Не отражена методика ведения раздельного учета (п. 4 ст. 170 НК РФ). В соответствии со ст. 149 НК РФ при наличии облагаемых и необлагаемых операций обязательно вести раздельный учет (прописать, какие расходы организации относятся к облагаемым, а какие – к необлагаемым). Для компаний, занимающихся экспортом, с применением ставки 0%, также нужно вести раздельный учет, а его методику – отразить в учетной политике (п. 10 ст. 165 НК РФ). Отсутствие методики в учетной политике приведет к потере данных расходов и вычетов, налоговики их просто не зачтут.

Не прописана методика расчета незавершенного производства. Ст. 319 НК РФ гласит, что если налогоплательщик не сможет четко по объектам вести учет и распределять прямые расходы по договорам, то он должен установить в своей учетной политике обоснованный расчет незавершенного производства и следовать именно ему.

Проанализируйте свою учетную политику и при необходимости внесите в нее дополнения. Учетная политика – основополагающий документ, на основании которого ведется бухгалтерский учет предприятия и формируется финансовая отчетность.

Проверка документов

Вспомним, на чем базируется фундамент финансовой отчетности:

первичные документы по хозяйственным операциям;

регистры бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта.

Таким образом, перед составлением годовой отчетности, необходимо провести проверку в документах и регистрах бухгалтерского учета.

На данном этапе выявляется отсутствие документов по отраженным в программе операциям или, наоборот: неотраженные операции по имеющимся первичным документам.

Основные средства (ОС)

Необходимо проверить: все ли объекты приняты к учету. А при выбытии ОС в документах обязательно должны быть прописаны причины и основания для выбытия основного средства, которое могло бы еще работать. Важно обязательно учесть последствия дальнейшего выбытия – ликвидацию, т. к. в расходы принимается остаточная стоимость ликвидируемых основных средств.

Например, в акте по форме № ОС-4 должно быть прописано: перед ликвидацией ОС разбирается, а его детали и комплектующие компания планирует использовать.

Нематериальные активы

Необходимо проверить правильность принятия к учету нематериальных активов.

В ПБУ 14/2007 (утверждено Приказом Минфина РФ от 27.12.2007 г. № 153н) отражен порядок отнесения к бухгалтерскому учету объекта в качестве нематериального актива.

Регистры

Далее переходим к проверке бухгалтерских регистров: главной книге и оборотно-сальдовой ведомости по всем задействованным счетам бухгалтерского учета. После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода (актуализации данных) требуется проверить корректность учетных данных, по которым формируется регламентированная бухгалтерская отчетность.

Данный отчет составляется на этапе анализа бухгалтерских итогов и заполнения форм отчетности. С его помощью мы можем проверить:

сведения о корреспонденции каждого счета со всеми другими счетами;

начальное и конечное сальдо по счетам (субсчетам) бухгалтерского учета;

дебетовые (расшифровываются по корреспондирующим счетам и субсчетам) и кредитовые обороты за период (выводятся одной записью).

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) позволяет проверить (рис. 3):

какие активы стоят на балансе: основные средства, сырье и материалы, оборудование к установке, вложения во внеоборотные активы и т.д.;

дебиторскую и кредиторскую задолженность;

контроль кассовой дисциплины;

контроль расчетов с подотчетными лицами (наличие денежных средств);

наличие капитала для продолжения деятельности организации (минимальная стоимость чистых активов);

Для раскрытия деталей по каждому счету необходимо из оборотно-сальдовой ведомости перейти в карточку выбранного счета, затем провести анализ по его остаткам и проведенных по нему операций (рис. 4).

Сформировав карточку счета, можно провести ряд мероприятий:

проанализировать информацию по документам движения;

проверить правильное формирование проводки с выбранным счетом;

проверить остатки на любом участке бухгалтерского учета;

внести изменения в выбранный документ.

Экспресс-проверка

С ее помощью мы проверим:

соблюдения положений учетной политики;

ведения кассовых операций;

анализ состояния бухгалтерского учета.

После выполнения экспресс-проверки, программа выводит отчет о ее результатах, в котором отражается количество обнаруженных ошибок.

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Важно!

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Самый простой способ упорядочить бухгалтерскую документацию и исключить в ней ошибки — провести внутренний бухгалтерский аудит. Такая проверка защитит компанию от возможных штрафов и проблем с налоговыми проверками. Поможет оптимизировать бухучет и документооборот, и упростит отношения с банками и контрагентами.
Из статьи вы узнаете, когда нужен внутренний аудит бухгалтерского учета, как он проводится и что получает компания в результате такой проверки.

Что собой представляет бухгалтерский аудит

В отличие от обязательного внешнего аудита, внутренний аудит бухгалтерии компания может провести, когда ей это необходимо. Например, когда меняется главный бухгалтер, руководство или партнеры. Либо по запросу руководства, когда нужно снизить налоговые риски, подтвердить экономическую состоятельность перед партнерами или проверить компетентность работников бухгалтерии.

Такую проверку обычно проводит штатный внутренний аудитор из специального подразделения компании. В зависимости от целей аудита и запросов руководства, специалист может проверить всю бухгалтерскую документацию либо определенные документы за отчетный период.

В ходе процедуры обычно смотрят:

первичную документацию (бухгалтерская и финансовая отчетность, налоговые декларации, уставные документы, лицензии, хозяйственные договора, акты взаимозачетов, инвентаризационные описи и пр.)
внешнюю документацию (отчеты для контроля проверяющим органам, инвесторам, контрагентам)
годовые и промежуточные отчеты (бухгалтерский баланс, отчет о результатах финансовой деятельности, о движении денежных потоков компании, отчет об изменениях капитала).

Проверяющий может проанализировать как весь бухгалтерский учет, так и отдельные его участки. Например, провести внутренний аудит расчетов, внутренний аудит оплаты труда, дебиторской задолженности, основных средств и пр. В рамках общей проверки финансово-хозяйственной деятельности проводится внутренний аудит налоговых обязательств. При этом обязательно учитывается правовой статус компании, последовательность применения учетной политики (далее — УП) и период деятельности.

Во время бухгалтерского аудита анализируется:

состав, содержание и предоставление регистров бухучета и финансовой отчетности;
контроль статей финансовой отчетности и корректность их составления;
правильность ведения учета по национальным стандартам бухучета и международным стандартам финансовой отчетности (проверка по МСФО чаще нужна крупным предприятиям для подготовки отчетности иностранным партнерам и инвесторам);
соблюдение положений УП и ее применения на предприятии с учетом утвержденной последовательности действий;
корректность оформления отчетных документов и соответствие всех проведенных операций действующему законодательству;
совпадение данных в отчетах с реальными показателями хозяйственной и финансовой деятельности предприятия и пр.

В задачи внутреннего аудитора входит не только обнаружить нарушения и недочеты в отчетности. Но и оценить уровень постановки системы бухгалтерского учета, профессионализм сотрудников, а также выявить финансовые резервы для развития компании.

Как провести внутренний аудит бухгалтерии

Существует 3 основных способа проведения бухгалтерского аудита: сплошной, выборочный и комбинированный. Методику проверки аудитор выбирает самостоятельно согласно целям и конкретной ситуации.

Служба внутреннего аудита может разработать свою методику проведения аудита, чек-листы, тесты и схемы анализа, а также рекомендации по устранению недочетов.

Вот так может выглядеть тест проверки надежности системы бухучета в компании:

Внутренний аудит бухгалтерии на предприятии — пример теста для оценки надежности системы бухучета.

3 этапа проведения внутреннего аудита бухучета

Независимо от выбранной методики, внутренний бухгалтерский аудит проводится в 3 этапа: подготовка, сбор доказательств и анализ данных, заключение.

Что происходит на каждом этапе:

Планирование. На подготовительном этапе определяется цель аудиторской проверки. Оценивается система бухучета и СВК. Это позволяет выявить вероятность допущения ошибок, влияющих на достоверность финансовой отчетности. Определить содержание, объем и сроки проведения аудиторских процедур.

В результате подготовки должны быть документально оформлены и подписаны высшим руководством общий план аудита и программа процедур. Вот так может выглядеть план внутреннего аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности в организации.

Примерный план аудита финансовой и бухгалтерской отчетности учреждения

Изучение документов

Оценка системы документооборота
Анализ организации бухгалтерского учета

Оценка сохранности и наличия объектов основных средств
Корректность составления первичных документов по движению ОС и пр.

Анализ состояния учета и контроля по расчетам с дебиторами
Проверка полноты и корректности расчетов с заказчиками

Проверка документооборота по учету банковских, кассовых операций
Оценка корректности отражения информации из банковских выписок на счетах бухгалтерского учета

Анализ трудовых договоров
проверка правильности начисления заработной платы, удержаний и пр.

Анализ учета и использования средств целевого финансирования
Оценка финансового результата текущей деятельности

Можно скачать образец полного плана аудита в бухгалтерии, чтобы понять, какие процедуры и в какой последовательности проводятся.

Если с документацией все в порядке, аудитор должен предоставить руководству, так называемое, немодифицированное заключение. В нем могут быть небольшие замечания по улучшению работы бухгалтерии и службы внутреннего контроля.

Что дает бухгалтерский аудит компании

Какие ошибки может выявить внутренний аудитор во время проверки:

в приказе об учетной политике нет характеристик элементов учета бухгалтерских активов (из-за чего не получится их правильно отразить в документе);
организация меняла правила ведения бухучета, но не указала это в УП (считается нарушением, даже если эти правила менялись согласно изменениям в законодательстве);
в списке капитальных расходов учтены текущие затраты компании;
искажены данные о ведении финансово-хозяйственных операций (примеру, по документации их провели пару недель назад, а фактически они были раньше).

Станьте квалифицированным внутренним аудитором с международными дипломами IPFM, обучаясь по собственному графику! Зарегистрируйтесь на подходящий курс и пройдите первое занятие бесплатно, чтобы оценить удобство онлайн-обучения.

Читайте также: