Предпроектное обследование сбор необходимой информации кратко

Обновлено: 18.05.2024

Предпроектное обследование производится для тех ПС, где не функционирует АСУП, однако при анализе материалов предпроектного обследования ПС используются также материалы предпроектного обследования тех ПС, где эта работа проведена раньше и где уже функционирует АСУП. Предпроектное обследование группы ПС включает в себя предварительный сбор данных об этих производственных системах и существующих системах управления ими. Обследование ПС производится по общепринятым методикам, применяемым при индивидуальном проектировании АСУП. [2]

Предпроектное обследование производится совместно для всей группы ПС. ПС, определяются параметры ПС и описывается ТПС как основа для про-ектированимя ТМ. [3]

Проводиться предпроектное обследование должно в самые сжатые сроки. [4]

Целью предпроектного обследования является получение исходных данных для проектирования системы, включая обоснование потребности и технико-экономической целесообразности создания системы, предварительную оценку возможности создания АБИС и формирование предварительных требований к системе. [5]

Группу предпроектного обследования , как правило, возглавляет представитель заказчика. При необходимости в состав группы привлекаются представители местных Советов народных депутатов, госгортехнадзо-ра санэпидемстанции и других ведомств. Результаты обследования оформляют в виде документа Материалы обследования тепловых сетей в связи с реконструкцией, используемого для проектной проработки. [6]

При предпроектном обследовании предприятий , анализе полученных данных в системе управления выявляются узкие места, вскрываются факты недостаточной организованности, выявляются резервы увеличения эффективности управления производством. В связи с этим на стадии внедрения АСУП или ее отдельных подсистем проводится ряд мероприятий, направленных на совершенствование производства и управления им. Большое значение имеют мероприятия по развитию централизации управления, особенно в части оперативного управления основным и вспомогательным производствами, мероприятия по согласованию организационной структуры предприятия с подсистемами АСУП. В период внедрения автоматизированной системы управления объединяются родственные службы ( например, ремонтные подразделения), ликвидируются мелкие отделы и группы, некоторые подразделения и должности ликвидируются в связи с механизацией и автоматизацией учетных и расчетных работ. [7]

При предпроектном обследовании ПС описываются также системы управления этими ПС. В системах управления обследованию подлежат системы экономического и организационного управления ПС, а также соответствующие им информационные системы. [8]

Как показало предпроектное обследование ряда служб предприятий ( службы охраны труда, главного механика, главного энергетика), типовые документы, пригодные для сбора исходной информации о недостатках оборудования, в отрасли отсутствуют. [9]

По результатам предпроектного обследования из фонда ТПР отбираются проектные решения, которые могут быть использованы при создании АСУП. [10]

Стандартная методика предпроектного обследования в указанных случаях будет вряд ли пригодна. Необходима разработка специальной методики, учитывающей как указанные функции, так и условия их реализации. Очевидно, что подобных различий в задачах и условиях функционирования библиотек может быть множество. Поэтому на этапе выбора или разработки методики предпроектного обследования необходимо соблюдать особую тщательность в учете всех возможных функций, видов и условий деятельности объектов автоматизации. Нельзя забывать, что при автоматизации библиотеки или органа НТИ изменяется только технология; что касается их функций, то они либо сохраняются, либо могут быть расширены в соответствии с возросшими возможностями этих организаций. [11]

По итогам предпроектного обследования вырабатываются основные требования к информационному обеспечению, входящие в техническое задание ( ТЗ) конкретной АСУП. [12]

На стадии предпроектного обследования осуществляется предварительное ознакомление с объектом, с существующей организацией внутрицехового и межцехового первичного учета, с системой оплаты основных производственных рабочих, составом парка оборудования и организацией технологического процесса, изучаются требования управленческого персонала цехов и служб завода к автоматизации первичного учета. [14]

При автоматизации бизнес-процессов заказчика перед ИТ-компанией очень часто возникает необходимость проведения предпроектного обследования. Эта проблема автоматически ставит целый ряд взаимосвязанных вопросов.

Нужно ли вообще проводить такое обследование? Что оно даст заказчику и самой ИТ-компании?
Каковы задачи предпроектного обследования?
Что должно быть его результатом?
Делать ли предпроектное обследование бесплатно или брать за это деньги?
Как обосновать для заказчика эффективность такого обследования, сможет ли оно окупиться?

Нельзя взять и применить чужое решение, не переработав его, — это все равно что проглотить еду, не пережевав: тяжело и можно испортить желудок.

В рамках данной статьи я попытаюсь ответить на поставленные выше вопросы, основываясь как на собственной практике, так и на опыте клиентов, с которыми мне пришлось общаться, внедряя с нуля технологию проведения предпроектного обследования.

Необходимость предпроектного обследования

Конечно, можно произвести глубокий разбор причин, определяющих такую необходимость. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее, и т. п. Однако вспомните, как в одной очень поучительной байке полководец прервал доклад генерала о причине поражения:

Здесь аналогичная ситуация, так как для проведения предпроектного обследования вполне достаточно того, что у заказчика есть уникальные особенности бизнеса (а они должны быть у каждой компании, иначе бы она просто не выжила на рынке и уступила свое место конкурентам).

Так что глобально вопрос о необходимости такого рода работ решается довольно легко — их надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Что дает предпроектное обследование заказчику и самой ИТ-компании

Как мы все прекрасно знаем, любая работа или услуга будет востребована на рынке только тогда, когда она выгодна и заказчику, и исполнителю. Поэтому давайте кратко рассмотрим, а что, собственно, дает и тому и другому предпроектное обследование.

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальный бизнес со своим представлением о нем;
оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из ИТ-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях;
оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика;
своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию;
уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов;
оценить ресурсы (как технические, так и человеческие), которые будут нужны на этапе внедрения системы. Своевременно спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета;
оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы;
оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами;
получить более точную оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.

Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:

Конечно, здесь перечислены не все аргументы в пользу предпроектного обследования, однако, как показывает практика, этого вполне достаточно, чтобы убедить заказчика в его необходимости.

Основные задачи предпроектного обследования

У каждой компании свой взгляд на приоритетность задач, связанных с предпроектным обследованием, однако наиболее важная из них, по-моему, — изучение базовых бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью системы автоматизации. Самым эффективным инструментом для этого обычно является специально составленный опросный лист, основанный на реальной практике проведения предпроектных обследований. Он позволяет консультанту задать сотрудникам заказчика все необходимые вопросы, касающиеся основных направлений деятельности автоматизируемых подразделений, ничего при этом не забыв. Настоятельно рекомендую по каждому пункту опросить сотрудников разного ранга — от исполнителей до высшего руководства. Мне очень часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда высшее руководство считало, что конкретные бизнес-процессы идут так, как они были изначально задуманы, а в действительности работа в компании велась совершенно по-другому. При этом менеджеры среднего звена имели собственное мнение о функционировании процесса, отличное как от представлений высших руководителей, так и от реальной деятельности конкретных исполнителей, участвующих в этих работах. Такое положение дел обычно вызывает множество эмоций при чтении отчета о предпроектном обследовании. Выяснение истинной ситуации и констатация ее в виде четкого документа помогают укрепить доверие к внешним консультантам и установить доверительные отношения как с руководством заказчика, так и с рядовыми сотрудниками.

Понимая, каким образом будут поддержаны конкурентные преимущества заказчика, ИТ-компания сможет оценить необходимость и стоимость доработки продукта, а также понять, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.

Важной целью предпроектного обследования является диагностика состояния ИТ-среды заказчика, то есть оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечения, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов и т. п. На этом этапе необходимо понять, достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. Здесь мы подходим еще к одной задаче предпроектного обследования — анализу потенциальных рисков проекта и описанию их вероятных последствий. При этом консультанты должны не только зафиксировать все возможные риски, но и предложить заказчику способы снижения каждого из них.

Любая КИС предполагает накопление информации об оперативной деятельности подразделений, поэтому следующей темой предпроектного обследования должен стать сбор требований к документообороту автоматизируемых департаментов.

Накопленная в системе информация останется мертвым грузом, если не будет возможности ее анализировать, поэтому очень важно в ходе предпроектного обследования выяснить, какие виды и формы отчетности необходимы заказчику. Обычно средства автоматизации уже включают в себя стандартный набор отчетов, но каждый заказчик справедливо считает свой бизнес уникальным, поэтому и требует для себя уникальной системы такого рода, реализуемой, как правило, при помощи специального генератора отчетов.

Актуальной задачей предпроектного обследования является уточнение окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных. На эти сроки могут влиять самые разнообразные факторы, такие, как готовность управленческого аппарата клиента к участию в проекте, мотивация представителей заказчика и исполнителя, вероятность саботажа со стороны работников автоматизируемых подразделений, возможное увольнение (или, наоборот, прием на работу) ключевого менеджера через некоторое время после начала проекта, недостаточность существующего парка компьютеров и технологической базы для достижения всех целей автоматизации, отсутствие бюджета на закупку необходимого оборудования и многое другое. Поэтому консультант должен детально выяснить все указанные обстоятельства и отразить их в отчете, в том числе и для внутреннего использования. Составление второго — внутреннего — отчета позволит подробно отразить все нюансы взаимоотношений и рекомендации для специалистов отдела внедрения и интеграции.

Еще одним важным вопросом, который необходимо решить на этапе предпроектного обследования, является выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта. Здесь важно четко зафиксировать, какие из проблем, сформулированных ранее заказчиком, не решаются с помощью предложенной системы автоматизации, и предложить организационные или иные способы выхода из этого положения.

Что обычно является результатом предпроектного обследования

Основной результат — итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем. Давайте рассмотрим необходимые разделы подобного отчета. Если не останавливаться на стандартных разделах, посвященных вводным словам, списку сокращений, акронимам и аббревиатурам, то в отчете можно выделить следующие базовые составляющие:

описание существующих бизнес-процессов заказчика;
перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;
оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ, предоставляемых ИС;
уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;
анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления, рекомендации по ее изменению;
оценка работ по интеграции КИС в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;
описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;
оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;
описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки, оценка времени и стоимости подобной доработки;
предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта, задание необходимого для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.

Отдельным документом предпроектного обследования должен быть предварительный план-график работ, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними. Для эффективного внедрения системы рекомендуется составить регламент информационного обмена между сотрудниками заказчика и специалистами ИТ-компании, проводящей обследование, а также, что немаловажно, оговорить сроки и порядок контроля выполнения работ.

Некоторые компании (чаще всего те, что занимаются заказными разработками) по окончании предпроектного обследования предоставляют заказчику проект технического задания.

Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.

Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.

Как обосновать для заказчика эффективность проведения предпроектного обследования

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования, как, впрочем, и любых других услуг, является одним из самых сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта консалтинговых услуг — а предпроектное обследование, как уже упоминалось выше, является именно консалтинговой услугой — в каждом сегменте бизнеса существуют свои уникальные алгоритмы и методики. Однако здесь мы рассмотрим другие, более простые и универсальные способы, позволяющие заказчику грубо оценить эффективность предпроектного обследования.

Рассмотрим потенциальные каналы экономии, учет которых может помочь в обосновании необходимости предпроектного обследования.

Экономия людских ресурсов и времени:
- при доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию;
- на этапе интеграции системы в ИТ-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии ИТ-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения;
- благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика;
- за счет заблаговременной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации их негативных последствий.
  Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.
Возможное уменьшение стоимости внедрения:
- за счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить собственными силами;
- посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости.
Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика.
Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого.
В моей практике был случай, когда клиенту с весьма специфическими бизнес-процессами по результатам предпроектного обследования было рекомендовано не развертывать КИС, а провести организационные изменения и оптимизировать технологию работы со своими заказчиками, так как эффект от внедрения системы (там требовалась дорогостоящая доработка) не окупил бы затрат. В итоге клиент сэкономил десятки тысяч долларов, а предпроектное обследование окупилось только за счет повышения эффективности деятельности подразделения, изменившего по рекомендации консультантов технологию работы сотрудников.

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей. Согласно исследованию Standish Group, почти треть из 2,5 тыс. проанализированных ими ИТ-проектов оказались не просто неуспешными, а вообще не были завершены. В России такие данные получить гораздо сложнее, но уверен, что доля неуспешных внедрений будет не меньше.

Поэтому если консалтинговая компания не хочет иметь в своем послужном списке нереализованные проекты, то ей просто необходимо проводить предпроектное обследование бизнеса заказчиков. Лучше еще на начальном этапе отказаться от контракта, чем завязнуть в работах и получить в итоге пятно на своей репутации.

Основные вопросы, на которые отвечает обследование

Как говорится, вам надо понять, ЧТО, ГДЕ, КОГДА. А именно:

С какой целью ведется разработка, какую выгоду извлечет заказчик.
Какова предлагаемая бизнес-схема, процесс, который будет автоматизирован с помощью создаваемой системы.
Каковы основные пользовательские функции системы.

Зачем нужно писать, почему недостаточно обсудить и проговорить?

Составление документа позволяет сформулировать мысль на совершенно ином качественном уровне, чем при устном обсуждении. В разговоре неохваченными остаются многие детали, часть информации забывается и позже упускается из виду. А бумага сохраняет все мысли.

Да, составление документов — дело кропотливое и иногда неприятное, но оно того стоит. Мысль ценна только тогда, когда она сформирована, а сформирована она тогда, когда сформулирована на бумаге.

Что должно содержать в себе предпроектное обследование?

Обычно под предпроектным обследованием имеют в виду изучение бизнес-процессов предприятия. Об этом написано много статей и книг. Но к сожалению, простого изложения процессов недостаточно.

Цель создания (модернизации) системы

За несколько лет анализа десятков проектов удалось определить только пять возможных целей создания (модернизации) системы:

Идея системы

Сравнение старого и нового

Самым эффективным способом понять суть создаваемой системы — идти как бы от противного.

Для этого необходимо:

кратко описать существующие процессы;
указать на их недостатки;
предложить новую схему, устраняющую описанные недостатки.

На чем собираемся зарабатывать

Заинтересованность сторон

Если для функционирования создаваемой системы необходимо участие других организаций, то обязательно нужно решить, как их привлечь к работе, заинтересовать. Иными словами, сначала выстраиваем всю бизнес-цепочку, потом уже все остальное.

Описание автоматизируемых процессов

Для описания не обязательно приводить схемы. В общем случае обычный текстовый сценарий намного более полно раскрывает сущность действий.

Юридическое обеспечение

Нередко после создания системы оказывается, что в использующие приложение люди или организации нарушают закон. Поэтому вначале надо найти юридически чистую схему, а затем уже вырабатывать технические решения.

Перечень функций

Требования к безопасности

Если вы разрабатываете финансовую систему или систему, содержащую строго конфиденциальные данные, то необходимо привести перечень стандартов безопасности. Например, требования к шифрованию хранимых или передаваемых данных. Не забывайте и о все ужесточающихся требованиях к обработке и хранению персональных данных.

Выбор варианта реализации системы

Иногда в зависимости от потребностей необходимо определить вид приложения (веб-приложение, нативное), платформу (Windows, Linux), общую архитектуру (один сервер или несколько кластеров), взять ли типовую систему и доработать или вести разработку с нуля. Для этого необходимо сравнить предлагаемые варианты и выбрать наиболее подходящий.

Другие документы предпроектного исследования

Как мы уже говорили выше, результатом хорошего, серьезного предпроектного исследования, проводимого не одну неделю целой командой, является целый пакет документов. Вот некоторые из них:

Концепция системы (документ, который мы обсуждали в настоящей статье).
Маркетинговое исследование.
Технико-экономическое обоснование.
План проекта, включая расчет трудоемкости и ресурсный план.
План маркетинговых мероприятий.
Смета проекта.
План возврата инвестиций.
Предварительное штатное расписание.
Архитектура системы.
Концепция безопасности (в случае большого объема описания меры безопасности можно вынести в отдельный документ.
Презентации для заказчика, потенциальных инвесторов и потенциальных клиентов.

Заключение

В статье мы очень бегло пробежались по основным разделам предпроектного обследования. Почему бегло? Потому что такое обследование — крайне творческое занятие. Главное, чтобы при прочтении концепции сложилось полное понимание, как это должно работать. А в остальном два документа с результатами исследования могут никак не быть похожими друг на друга. Соответственно и перечень разделов в вашем документе может сильно отличаться от приведенного выше.

Предпроектное обследование объекта автоматизации – это первый этап на пути создания автоматизированной системы (АС) любого уровня и масштаба. На данном этапе специалистами компании проводятся все необходимые работы, связанные с поиском путей и оценкой возможности реализации требований и пожеланий заказчика.

В ЭТАП ОБСЛЕДОВАНИЯ ВХОДЯТ:

сбор, систематизация и анализ исходных данных об объекте автоматизации;
общий анализ предприятия, технологии и особенностей производства;
оценка технического состояния объекта (состояние существующей сетевой инфраструктуры, серверное оборудование, автоматизированные рабочие места);
описание существующих систем автоматизации уровня АСУ ТП, АСУП (MES), ERP;
определение целей, задач и границ создания проекта;
ориентировочная оценка планируемых сроков реализации проекта и необходимого бюджета;
оценка ожидаемых технико-экономических результатов создания АС.

По итогам обследования объекта составляются отчет об обследовании, технико-коммерческое предложение.

Читайте также: