Порядок составления и обработки бухгалтерских документов кратко

Обновлено: 05.07.2024

Внесение изменений в регистры бухгалтерского учета осуществляется только на основе первичных документов. От того, насколько достоверной будет информация в них, зависит правильность учета и начисления налоговых платежей. Поэтому для бухгалтера важно правильно производить прием первички и ее проверку. Рассмотрим порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов у юридических лиц и предпринимателей, которые ведут бухгалтерию.

Понятие и особенности работы с первичными документами

Хозяйственные операции, которые проводит компания во время своей работы, подтверждаются договорами, счетами, накладными, актами и другими бумагами. Они и называются первичными документами. Отсутствие первички по операции запрещает вносить ее в бухгалтерский учет.

Вся документация компании условно делится на две группы:

Типовая. Первичные документы, чья форма и порядок заполнения строго регламентирована. К ним относятся документы строгой отчетности, на основе которых проводятся финансовые операции и начисляется НДС. Например, кассовый ордер, банковская платежка.
Свободная. Бумаги, форму которых разрабатывает сама компания для удобства ведения учета. В документах должны быть обязательные реквизиты: название, дата выписки, суть. Право разрабатывать собственные формы первички предоставлено статьей 9 закона 402-ФЗ.

Основная проверка проводится в бухгалтерии. Она условно делится на два вида.

Бухгалтер контролирует правильность составления документа так же, как лицо, которое его подписало. Повторная проверка выявляет ошибки, которые не заметил руководитель из-за недостатка знаний в бухгалтерском учете.

Контролируются такие параметры:

Соответствие документа требованиям нормативно-правовых актов;
Соблюдение при составлении внутренних правил компании;
Целесообразность финансово-хозяйственной операции.

Проводится для документов, которые прошли предыдущий этап. Необходимо установить:

Соответствие установленной форме для регламентированных документов;
Соответствие внутренним требованиям для первички, форму которой разработало само предприятие.

Проверка первички проводится не только работниками компании, но и контролирующими органами или внешними аудиторами. Чаще всего период проверки не превышает 3 лет, так как в течение этого срока действует исковая давность.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Типичные ошибки в бухгалтерских документах

Практика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях и проведения аудиторских проверок показывает, что при оформлении первички чаще всего допускаются такие ошибки:

Отсутствие документации. В этом случае операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, соответствующая статья расходов отнимается от дохода и не учитывается при налогообложении.
Отсутствие электронной подписи. Нормативно-правовые акты разрешают вносить изменения в бухучет на основе электронных документов, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписи.
Факсимиле подписи. Факсимильное подписание документов согласно действующим нормам не допускается при формировании первички. Нужна настоящая подпись руководителя.

Как исправляются ошибки в первичных документах

Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.

Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:

Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

Ответственность за ошибки в первичной документации

Согласно действующему законодательству ответственность за правильность заполнения первички несет руководитель компании. Причем независимо от того, имеет ли он познания в бухучете и участвовал ли он в заполнении документа.

Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.

Признаки фальсификации документа

Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:

Как избежать ошибок при заполнении первичной документации

Предотвратить искажения бухгалтерского учета из-за неправильно оформленной первички можно только в случае, если досконально знать все нюансы оформления и иметь большой опыт работы в различных отраслях экономики.

Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.

Содержание и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечить достоверность данных учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции учета, позволяя выявлять случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества (активов).

Методическую базу проведения инвентаризации образуют:- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон);

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение);- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания).Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии. Различают два вида проверок: натуральную и документальную.Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально - производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.В составе документальной проверки иногда выделяют бухгалтерскую или книжную проверку, которая представляет собой сопоставление записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (например, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).Безусловно, каждый из указанных видов проверок в отдельности не достаточен для проведения инвентаризации даже при проверке остатков по одному счету бухгалтерского учета. Например, при инвентаризации остатков ценностей, учитываемых на счете 10 "Материалы", используется натуральная проверка имеющихся в наличии запасов и документальная - материалов, переданных в переработку сторонней организации.Обязательная ежегодная инвентаризация должна охватывать все без исключения виды имущества и обязательств. Нормативными актами предусмотрен специальный порядок ее проведения, по результатам инвентаризации уточняют данные бухгалтерского учета. Поэтому обязательную ежегодную инвентаризацию нельзя заменить какими-либо внешне схожими процедурами - внутренним или внешним аудитом, ревизией финансово - хозяйственной деятельности (хотя при незначительном объеме имущества и обязательств у организации обязанности инвентаризационной комиссии могут быть возложены на ревизионную комиссию).Каков порядок проведения инвентаризации?Обязательная ежегодная инвентаризация имуществ и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября отчетного года и закончена до его завершения.

Содержание и порядок проведения инвентаризации

Документация и документооборот в бухгалтерском учете — это система движения служебной документации на предприятии с момента создания, приема до момента отправки или завершения исполнения. Завершение исполнения подразумевает контроль, обработку, применение документов для составления финансовой отчетности и хранение с последующей передачей в архив.

Структура оборота документов на предприятии включает три основных потока:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать документооборот не только в бухгалтерии, но и в других отделах организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Цели организации документооборота в бухгалтерии

Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации. Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг. Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.

Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что его правила касаются только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете (в соответствии с положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105) и не затрагивают некоторые организационно-распорядительные документы, например приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и другие.

Кто за него отвечает

Ответственный за бухгалтерский документооборот — главный бухгалтер предприятия. На него возлагаются обязанности по разработке правил документооборота в бухучете и технологии обработки учетной информации, которые составляются в виде графика. График выглядит как схема или перечень работ с указанием ответственных лиц и сроков их исполнения.

Как организовать документооборот

Алгоритм организации документооборота в бухгалтерского учета на предприятии происходит следующим образом:

Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
Составление должностных инструкций для работников.
Составление графика оборота документации.
Создание технологии обработки учетной информации.
Разработка номенклатуры дел и порядок хранения бумаг.

Грамотная организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборота упрощает контроль учета, ускоряет сроки составления финансовых отчетов и оперативность учета.

Требования к документам

Общие требования к оформлению документации в документообороте бухгалтерского учета:

Регистрационный номер.
Код номенклатуры.
Источник получения.
Должность и фамилия исполнителя.
Срок исполнения.
Контролирующее лицо.
Печать, подписи руководителя и главного бухгалтера.

Как хранить

Служебные бумаги постоянного хранения (свыше 10 лет), согласно описи, передаются подшитыми в архив организации, временного хранения (до 10 лет) в архив чаще всего не поступают. После истечения сроков они подлежат утилизации путем составления акта списания.

Как исправлять ошибки

Порядок исправления ошибок и неточностей в документах определяется п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. В законе упоминается, что корректировка должна датироваться и заверяться подписью ответственного за составление.

Для отдельных документов не допускается исправление ошибок. Это относится к формам, связанным с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 положения, приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Читайте также: