Обзор архивных документов кратко

ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

ü соответствие описания первичному архивному документу;

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

ü название структурной части;

ü индекс дела по номенклатуре дел;

ü заголовок дела;

ü крайние даты документов;

ü количество листов в единице хранения;

ü архивный шифр.

ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

ü информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

Обзор документов – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Его назначение – не столько поиск конкретных документов фонда, сколько характеристика его ценности и информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о данных документах. Особенностью обзоров в сравнении с другими типами НСА является отсутствие такого элемента как описательная статья и наличие в тексте результатов источниковедческого анализа в виде оценок значимости и степени ценности документов для освящения той или иной темы.

Видами обзора являются: обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда – архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда. Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде и не закрепляет их систематизацию. Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие многоаспектную информацию и представляющие особый интерес для научной общественности фонды.

4. Структура обзоров и схемы построения характеристик документов. Обзор состоит из предисловия; совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов; справочного аппарата. В предисловии отражается: 1) история фондообразователя; 2) история фонда; 3) принципы построения и порядок пользования обзором. Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной форме. Решение этой задачи зависит от успешности выбора и применения двух составляющих: 1) схемы построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов. Характеристики документов могут строиться по следующим основным схемам: структурной, отраслевой (функциональной), тематической, хронологической.

Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях.

Названия структурных частей в такой схеме выступают в качестве разделов обзора. Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах, когда

фондообразователь не имеет структуры или когда она часто менялась, а также в случаях, когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя. В такой схеме за основу группировки документов берутся отрасли или функции деятельности фондообразователя. Их названия выступают в качестве наименований разделов обзора.

Например, в отраслевой схеме могут быть разделы: промышленность, сельское хозяйство, торговля, здравоохранение и др.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает группировку сведений о документах по темам. Она используется, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных подразделений, а если и имел их, то они не так ярко отражают вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке содержания документов по темам.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.

Для обзоров фондов личного происхождения чаще всего используются схемы

систематизации документов личных фондов. В обзорах могут применяться и другие схемы группировки информации документов.

Информация о документах в обзоре должна по возможности включать в себя все сведения о материалах комплекса (фонда или темы, разновидность документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные) и быть четкой, точной, компактной, полно отражать состав и содержание документов фонда. Это достигается путем дифференцированного подхода при выборе способа раскрытия содержания комплекса документов – использования групповых и индивидуальных аннотаций.

Характеристика документов представляет собой последовательное раскрытие их состава и содержания. Она в свободной, повествовательной форме должна сообщать все необходимые данные о документах как источниках сведений по конкретному вопросу. Не допускается, как правило, пересказ содержания документов. Цитирование возможно лишь в исключительных случаях, когда оно лаконично и удачно вскрывает сущность содержания документа или ярко выражает дух той эпохи, о которой он рассказывает. Цитаты даются всегда в кавычках.

Характеристика документов в обзоре должна включать следующие элементы:

название вида или разновидностей документов (с указанием, кем они составлены);

описание содержания документов;

указания хронологических рамок, подлинности и объема документов.

В обзорах применяются групповые и индивидуальные аннотации. В первых

информация дается в обобщенной форме. Индивидуальные аннотации используются для более полного и детального раскрытия содержания наиболее важных и ценных документов. Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций получается достаточно углубленная и полная информация о содержании комплекса документов в целом.

При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, отражена их сохранность.

В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел; в межархивном и архивном (внутриархивном) тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными наименованиями архивов, номерами фондов. Поисковые данные, как правило, указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

В состав справочного аппарата обзора, кроме предисловия, входят титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

5. Методика составления обзоров документов. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации) и описания отдельных видов документов, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

Работа по составлению обзора выполняется в следующем порядке. Первый этап – предварительное ознакомление с составом и содержанием документов на основании имеющегося научно-справочного аппарата ко всему комплексу материалов, подлежащих обозрению, что позволяет наметить примерную схему построения обзора.

Второй этап – изучение документов, отбор сведений для включения в обзор и их описание (традиционно – на отдельных карточках). Характеристика документов в обзоре не может даваться только на основе просмотра описей, каталогов. Ее составление предполагает тщательное изучение самих документов, без чего невозможен их источниковедческий анализ. Особенно внимательно исследуются документы, содержащие многоаспектную информацию (протоколы, стенограммы, постановления и т.д.).

Собранная информация служит подготовительным материалом, на базе которого после тщательной обработки составляется текст характеристики. Такая обработка включает группировку карточек в соответствии с намеченной схемой. При этом к каждому обзору составляется индивидуальная схема классификации, которая в процессе работы уточняется и дополняется. В соответствии с доработанной схемой производится окончательная группировка карточек последовательно по всем ее делениям. В ходе группировки карточки с однородным содержанием объединяются и решается вопрос, на какие документы следует дать групповые аннотации, на какие – индивидуальные.

Последующий этап – написание текста обзора.

Заключительный этап работы над обзором – составление к нему справочного

аппарата. Методика составления его отдельных частей аналогична подготовке справочного аппарата описей.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Дайте определение такого типа НСА как указатели. В каких двух свойствах они выступают, на какие виды и разновидности подразделяются?

2. Как подразделяются указатели: по объекту описания; по структуре рубрик и степени информативности (все виды указателей); по признаку группировки предметных понятий внутри указателя (предметные указатели); по характеру понятий (предметные указатели)?

3. Каков состав поисковых данных в указателях при описании дел, документов?

4. Что представляет собой такой тип НСА, как обзор документов? В чем заключается его специфика в сравнении со всеми другими типами НСА? Какие виды обзоров могут разрабатываться в госархивах?

5. Какова структура обзоров и по каким схемам может строится характеристика документов в данном справочнике?

6. В чем выражается дифференцированный подход при создании обзоров документов и какова методика составления данного типа НСА?

В мировой практике осуществления проектов оцифровки объектов историко-культурного наследия (архивных фондов в том числе) существует апробированный способ, предполагающий выработку и применение единых международных (национальных) стандартов комплексной организации проектов.

Перечисленные в Руководстве вопросы полностью совпадают с целями создания настоящих Методических рекомендаций, что подтверждает мысль о том, что проблемы разработки нормативно-методической документации, регулирующей процессы перевода документов в электронный формат, являются типовыми и для разных стран, и для разных фондодержателей (архивов, библиотек и музеев).

Достоверность оцифрованных документов, влияющая на возможность их использования в качестве доказательств и на их доказательную силу,

Доступность оцифрованных документов в течение всего времени, пока в них есть необходимость;

Стратегии, способствующие созданию оцифрованных документов, пригодных для долговременного хранения;

Управление неэлектронными документами-источниками после их оцифровки.

Другим известным проектом, представленным в сети, является семиязычный (арабский, китайский, английский, французский, португальский, русский и испанский языки) проект Mировая цифровая библиотека (WDL) [16] , разработанный рабочей группой Библиотеки Конгресса США при содействии многих учреждений-партнеров из разных стран, поддержке Организация Объединенных Наций по вопросам образования, науки и культуры (ЮНЕСКО) и финансовой поддержке со стороны целого ряда компаний и частных фондов. На момент запуска Mировой цифровой библиотеки в апреле 2009 г. ее контент состоял из информации, предоставленной 26 учреждениями и 19 странами. Несмотря на то, что WDL является детищем Библиотеки Конгресса США – признанного лидера в проектах оцифровки разных форм историко-культурного наследия [17] , подходы к формированию ее контента практически те же, что и в проекте Европеана.

Зримым воплощением этой тенденции стали осуществляемые различными общественными, научными и учебными организациями стран Европы и Америки [21] проекты по созданию тематических исторических порталов, представляющих базы данных с описанием архивных, библиотечных документов и музейных артефактов, а также электронных образов этих исторических источников.

Особняком среди проектов оцифровки фондов стоят работы, выполняемые в Библиотеке и Архиве Ватикана [26] . Эти организации весьма серьезно подходят к проблеме обеспечения сохранности подлинников и адекватности электронной копии подлиннику исторического источника, однако не публикуют в открытых источниках информацию об управляющих документах, разработанных в ходе реализации проектов [27] .

Несомненный интерес представляет опыт оцифровки архивных и библиотечных фондов, имеющийся у Японского центра Азиатских Исторических Записей (Japan Center for Asian Historical Records (JACAR)). Этот центр специализируется на сканировании и представлении в открытом доступе архивных документов по истории международных отношений (период середины XIX в. до начала Второй мировой войны) [28] . В частности, по истории Русско-японской войны 1905 г. [29]

Заметный шаг в вопросах оцифровки архивных документов сделан в последние годы в Индии [30] .

Сложность осуществления такого подхода, разработки, принятия и поддержания в актуальном состоянии нормативно-методических требований, во многом связана с пониманием содержания каждого из этапов этих процессов и существа проблем, возникающих в ходе их реализации.

1.2. Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда
в архивных учреждениях Российской Федерации

В рамках Ведомственной программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг. [31] также запланировано осуществление работ по созданию комплекса нормативно-методических документов по регулированию процессов оцифровки архивных документов и управлению электронным контентом.

Полученные сведения и сделанные на их основе выводы находятся в фарватере общих тенденций, которые сложились как в отечественной, так и в зарубежной практике оцифровки фондов архивов, библиотек, музеев и подтверждают (несмотря на попытки отдельных организаций выработать собственные инструктивные положения [32] ) отсутствие единых подходов к процессу оцифровки архивных собраний.

Это ведет к таким серьезным проблемам, как необходимость проведения неоднократной оцифровки документов (что наносит вред сохранности подлинников); невозможность соотнесения и интеграции результатов проектов оцифровки, осуществленных в различных учреждениях, хранящих документы архивного фонда, и, в конечном итоге, невозможность полномасштабного использования электронных копий архивных документов. Совокупность обозначенных проблем, с одной стороны, ставит под сомнение возможность постановки задачи о тотальной и полномасштабной оцифровке подлинников архивных документов в учреждениях, хранящих документы архивного фонда страны, а с другой – настоятельно требует разработки нормативно-методических актов.

[32] Перечень нормативно-методических актов, разработанных и действующих на 01.09.2012 в государственных архивах субъектов федерации, и посвященных регулированию процессов оцифровки документов архивного фонда, приведен в Приложении.

Читайте также:

  
• Розалинд франклин биография кратко
  
• В конце выступления оратор резюмируя кратко обобщил свои предложения
  
• Прыжки в длину с разбега кратко
  
• Особенности экономики приморского края кратко
  
• Политические преобразования в рф поиск путей выхода из кризиса министерская чехарда кратко