Номенклатура дел в архиве суда кратко

Обновлено: 04.07.2024

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 29 декабря 2020 года N 262

В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции,

1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.

3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.

УТВЕРЖДЕНА
приказом Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 декабря 2020 года N 262

Примерная номенклатура дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей

I. Общие положения

1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.

Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.

1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.

При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.

1.6. На основе Примерной номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел (далее - номенклатура), образующихся в деятельности мирового судьи.

Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.

II. Структура Примерной номенклатуры и порядок ее применения

2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.

2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.

2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.

2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:

разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;

раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;

разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;

разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.

2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:

в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;

в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;

в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;

в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.

2.6. Отметка "ЭПК", проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" не может быть менее одного года.

2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.

2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа; в случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации); в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия; в случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.

Примерная номенклатура разработана во исполнение постановления Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 г. N 131 "О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации". При разработке номенклатуры учтены требования Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. N 157.

В работе по составлению Примерной номенклатуры использованы отдельные положения Методических рекомендаций по организации работы архива у мирового судьи, разработанных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в 2006 году в качестве основы организации работы архивов мировых судей в субъектах Российской Федерации (N СД-НК/704 от 3 апреля 2007 г.).

2. Примерная номенклатура является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

Примерная номенклатура содержит максимальный перечень дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей.

Примерная номенклатура представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Примерная номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Для дел общего делопроизводства, указанных в Примерной номенклатуре, а также для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях сроки хранения устанавливаются в соответствии со статьями Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее - ПФС). Для отдельных категорий дел, образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения устанавливаются данной Примерной номенклатурой.

3. Номенклатура служит целям обеспечения сохранности в делопроизводстве и отбора документов, образующихся в деятельности мировых судей, на постоянное хранение и уничтожение.

4. На основе Примерной номенклатуры дел составляется индивидуальная номенклатура дел, образующихся в деятельности мирового судьи (далее - номенклатура), повторяя формулировки Примерной номенклатуры дел, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел.

Номенклатура составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.

Индивидуальная номенклатура дел мирового судьи оформляется в соответствии с приложением к настоящей Примерной номенклатуре.

5. Индивидуальная номенклатура согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела в порядке, определяемом действующим законодательством, и утверждается мировым судьей. Номенклатура пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

6. Сроки хранения дел, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.

Уничтожение документов временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения.

7. Взаимодействие с архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации осуществляется органами (службами), обеспечивающими деятельность мировых судей, на основании соответствующих договоров, предусматривающих порядок сдачи дел в государственный или муниципальный архивы.

8. Дела, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующей отметки в примечании ряд дел, имеющих срок хранения "постоянно", хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.

В случае если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственных или муниципальных архивов и отнесены в установленном порядке и в соответствии с данной Примерной номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.

9. Дела временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии, созданной у мирового судьи, сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива.

Порядок создания экспертной комиссии отражен в Основных правилах работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, а также в Методических рекомендациях по организации работы архива у мирового судьи либо в соответствии с действующими нормативными документами.

Уничтожение дел временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения и по личному составу в тех субъектах Российской Федерации, где они ведутся.

10. Организацию проведения экспертизы ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение, а также контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и применения настоящей Примерной номенклатуры осуществляют органы Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также органы (службы, подразделения) по обеспечению деятельности мировых судей в субъектах Российской Федерации, где эти полномочия непосредственно за ними закреплены соответствующими нормативными документами.

11. Разделы Примерной номенклатуры включают перечень дел, образующихся в деятельности мировых судей субъектов Российской Федерации, с учетом специфики действующего регионального законодательства, в том числе по решению кадровых, организационно-правовых и иных вопросов обеспечения деятельности мировых судей.

Внутри разделов Примерной номенклатуры заголовки дел располагаются по степени важности документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности.

12. Каждое дело, включенное в Примерную номенклатуру, имеет строго определенный индекс (графа 1). Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы.

13. Графа 2 включает заголовки дел. При составлении номенклатуры мирового судьи возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию заголовков из Типовой номенклатуры.

Заголовок дела четко и лаконично отражает основное содержание и состав (виды) документов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

14. В графе 3 указываются сроки хранения дел, а в графе 4 - номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.

15. Требования, содержащиеся в Примерной номенклатуре, должны учитываться при составлении индивидуальной номенклатуры дел (документов) мирового судьи.

При составлении номенклатуры мирового судьи не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.

В индивидуальную номенклатуру дел необходимо перенести отметку "ЭПК", которая добавлена к сроку хранения отдельных дел в номенклатуре. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие практическую и научно-историческую ценность и подлежащие отбору на постоянное хранение (после проведения полистного просмотра дел) и передаче их в государственный архив.

16. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 г.

17. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

18. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

19. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

20. В графу 5 переносятся все примечания из соответствующей графы Примерной номенклатуры дел. Кроме того, в данной графе проставляются отметки о переходящих на следующий год делах, о передаче дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование конкретных дел.

21. При определении сроков хранения дел должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

22. Срок "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяется мировым судьей и не может быть менее одного года.

23. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения, об общем количестве дел.

24. Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел работника аппарата мирового судьи.

25. Вместе с делами постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив передается опись дел постоянного хранения в двух экземплярах. Два экземпляра описи дел остаются в архиве мирового судьи на постоянное хранение.

26. Типовую номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 г., считать утратившей силу с момента утверждения настоящей Примерной номенклатуры.

4.1. Составление Номенклатуры дел, нарядов и производств

4.1.1. Номенклатура дел, нарядов и производств Суда (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, заводимых в подразделениях Суда (далее - дела, наряды и производства), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 53).

4.1.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве Суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел, нарядов и производств постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел, нарядов и производств временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.1.3. При составлении Номенклатуры необходимо руководствоваться Положением об аппарате Суда, положениями о подразделениях Суда, штатным расписанием, перечнем документов Суда с указанием сроков их хранения в Суде, а также номенклатурами за предшествующие годы.

4.1.4. Номенклатура состоит из разделов, наименованиями которых являются наименования подразделений Суда, расположенные в ней в соответствии со структурой Суда в установленном порядке.

Раздел Номенклатуры подразделения Суда составляется работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства. После согласования с отделом хранения этот раздел подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для формирования и подготовки Номенклатуры к утверждению.

Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре Суда, Номенклатура согласовывается отделом хранения с Государственным архивом Российской Федерации.

4.1.5. В Номенклатуру включаются заголовки (наименования) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, которые заводятся в подразделениях Суда на всех документируемых участках работы подразделений Суда.

В Номенклатуру не включаются периодические издания.

4.1.6. Номенклатура в конце каждого года уточняется на основании предложений подразделений Суда, подписывается начальником Управления документооборота и делопроизводства, утверждается первым заместителем Председателя Суда и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Утвержденный экземпляр Номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел общего отдела.

Для использования в служебной деятельности изготавливается необходимое количество копий Номенклатуры.

После утверждения Номенклатуры подразделения Суда получают выписки из нее для использования в работе.

4.1.7. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 Номенклатуры указываются индексы каждого дела, наряда и производства, включенного в Номенклатуру.

Индекс дела, наряда и производства состоит из буквенного обозначения подразделения Суда и порядкового номера заголовка дела, наряда и производства в соответствующем разделе Номенклатуры, которые разделяются чертой.

Например: "ВС-01", где "ВС" - обозначение общего отдела, "01" - порядковый номер заголовка наряда в разделе Номенклатуры.

В графу 2 Номенклатуры включаются заголовки дел, нарядов, производств (томов).

Порядок расположения заголовков дел, нарядов, производств внутри разделов и подразделов Номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, наряды и производства, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, нарядов, производств с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения по Суду). При этом заголовки дел, нарядов, производств, содержащих акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел, нарядов, производств с приказами и распоряжениями по Суду. Затем располагаются заголовки дел, нарядов, производств, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовок дела, наряда, производства должен четко отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовках дел, нарядов, производств неконкретных формулировок (например, "разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках нарядов, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела, наряда, производства употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются наименования основных видов документов, сгруппированных в дела, наряды, производства (планы, доклады, справки, заявления, отчеты и т.д.).

Например: "Документы (планы, справки, обзоры) по обобщению судебной практики в связи с изменениями, внесенными в ст. 105 Уголовного кодекса Российской Федерации".

Заголовки нарядов по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в Номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В заголовках нарядов, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не указываются в заголовке, а дается их общее видовое наименование, разнородные корреспонденты также не перечисляются.

- переписка с Конституционным Судом Российской Федерации по правовым вопросам;

- переписка с органами государственной власти по правовым вопросам.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, нарядов и производств.

В графе 3 Номенклатуры по окончании календарного года указывается количество дел, нарядов и производств (томов).

В графе 4 Номенклатуры указываются срок хранения дел, нарядов, производств и номера статей по Номенклатуре.

В графе 5 Номенклатуры "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, нарядах и производствах, об уничтожении и др.

4.1.8. Во вновь созданном подразделении Суда в месячный срок составляется раздел Номенклатуры подразделения Суда, который после согласования в отделе хранения подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для включения его в Номенклатуру.

4.1.9. В случае упразднения (реорганизации) подразделения Суда в месячный срок в общий отдел представляется выписка из Номенклатуры (соответствующий раздел) за подписью руководителя подразделения Суда о его закрытии (с указанием количества нарядов, производств, книг и журналов, заведенных в подразделении Суда) или предложения по внесению изменений.

Все изменения, вносимые в Номенклатуру по предложениям подразделений Суда, согласовываются с общим отделом и отделом хранения.

4.1.10. По окончании календарного года (до 20 января следующего года) подразделениями Суда в общий отдел представляются сведения о категориях и количестве заведенных в текущем году дел, нарядов и производств за подписью руководителей подразделений Суда для внесения их в Номенклатуру.

В виде заполненных соответствующих разделов Номенклатуры.

На основе этих данных общий отдел делает итоговую запись в Номенклатуру о количестве заведенных дел, нарядов и производств, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи Номенклатуры, передаются в отдел хранения.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

типовая,
примерная,
индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
01-02 Решения Экспертной комиссии,
01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.