Культура деловой письменной речи кратко

Обновлено: 04.07.2024

В современную эпоху, требующую получения и обработки большого количества информации, оперативных действий, быстрого принятия решений, от специалиста для успеха в его профессиональной деятельности требуются навыки владения устной и письменной речью.

Культура речи, умение общаться, знание этикета являются визитной карточкой любого человека, особенно в деловом мире.

Инженеру, который не способен подобрать соответствующие слова для ясной передачи мысли и затрудняется грамотно изложить полученную информацию, будет трудно добиться успехов в своей профессиональной деятельности.

Кроме того, специалисты, занимаясь профессиональной деятельностью, часто не имеют представления о специфике общения, его этических нормах, речевом этикете, не следуют правилам создания оригинального текста, в том числе документа.

За словами сленга стоят определенные понятия, выражающие состояние нашего общества на определенной стадии его развития, стоит речевая культура участников общения, незнание норм делового общения и речевого этикета.

Что же представляет собой язык?

Язык — это система знаков и способов их соединения, он служит орудием выражения мыслей, чувств и волеизъявления и является средством общения.

С помощью языка мы узнаем мир, определяем свое место в нем. Люди, получая и перерабатывая информацию о предметах или явлениях, оперируют с помощью языка уже не ими, а их знаками, обозначениями понятий.

Русский язык (как и любой другой язык) представляет собой систему. Система (от греческого systema - целое, составленное из частей; соединение)- объединение элементов, находящихся в отношениях и связях, образующих целостность, единство.

Следовательно, каждая система:

состоит из множества элементов;
элементы находятся в связи друг с другом;
элементы образуют единство, одно целое.

Характеризуя язык как систему, необходимо определить, из каких элементов он состоит, как они связаны друг с другом, какие отношения устанавливаются между ними, в чем проявляется единство.

Язык состоит из единиц:

звук;
морфема (приставка, корень, суффикс, окончание);
слово;
фразеологическая единица (устойчивое словосочетание);
свободное словосочетание;
предложение (простое, сложное);
текст.

Единицы языка связаны друг с другом. Однородные единицы (например, звуки, морфемы, слова) объединяются и образуют уровни языка.

Характеристика понятий "деловая переписка" и "служебное письмо". Анализ рекомендаций по составлению деловых писем. Изучение характерных особенностей языка деловой переписки. Рассмотрение примеров употребления речевых формул в письменной деловой речи.

Рубрика	Иностранные языки и языкознание
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	26.04.2014
Размер файла	20,6 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Деловая переписка

2. Речевой этикет в деловом письме

Список использованной литературы

Деловая переписка - это неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Самый общий принцип применения знаков этикета - это вежливость, доброжелательность. Этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего (говорящего).

Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности - не просто украшает текст, лишая его привычной сухости, но и создает определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.

1. Деловая переписка

Деловая переписка (как и деловой разговор) - важнейшая форма выражения делового имиджа, поскольку она - лицо каждого серьезного бизнесмена или политика. Слово, употребленное в такой переписке не к месту, может загубить выгодную сделку, привести к потере соратника по движению, разрушить доверие и непоправимо испортить ваш деловой имидж.

Практикой делового общения доказано, что никакая другая способность, которой может обладать деловой человек, не дает ему такого авторитета, как хорошее владение письменной деловой речью. Многие из деловых людей, прекрасно владеющие слогом и искусством ведения бесед, переговоров и совещаний, нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить служебный документ или подготовить деловое письмо. Причина тому - своеобразие речевых средств и речевого этикета письменной деловой речи.

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

Такая установка существенно облегчает составление текста служебного документа или делового письма.

Действительно, если располагать набором готовых и уже проверенных долголетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то подготовить документ и деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить их эмоциональной окраски, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

2. Речевой этикет в деловом письме

культура письменная деловая речь

Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела.

Для написания такого письма обычно используется фирменный бланк с логотипом коммерческой (политической) организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

В правом верхнем углу под адресом организации, направляющей письмо, ставится дата его отправления. Принятое у нас сокращение дат типа 20.V.1992 или 20.05.1992 в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год (например: 20 мая 1992 года).

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Самый общий принцип применения знаков этикета - это вежливость, доброжелательность.

В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя в любой ситуации. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление.

К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия.

К сожалению, проблемы с …… не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время.

До сих пор мы скупимся на слова благодарности, которые должны использоваться в ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п.

Благодарим Вас за своевременный ответ.

Благодарим Вас за предложение.

Позвольте выразить признательность за участие в.

отношение адресата к сообщаемому.

. С удовольствием приглашаю Вас принять участие в.

Имею честь пригласить Вас.

Мы были бы рады видеть Вас на.

Приглашение, сделанное при помощи этих и подобных им выражений, будет принято скорее, чем сухое "Приглашаем Вас на. ".

Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение.

Заранее благодарим.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С удовольствием рассмотрим другие варианты.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей.

Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, о чем говорилось выше.

С наилучшими пожеланиями.

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество.

Всегда рады оказать Вам услугу.

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и в подтексте.

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в.

С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловой речи при необходимости экспрессивные оттенки.

Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным.

Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса.

Примите сердечные, искренние поздравления.

Помимо этикетных фраз арсенал этикетных средств включает этикетные тексты. Это чаще всего тексты-аналоги. В деловой переписке они представлены письмами-поздравлениями, письмами-соболезнованиями. Такие тексты чаще всего имеют общую текстовую схему с незначительными вариантами. Например:

Уважаемый (много уважаемый, дорогой), позвольте (разрешите) мне (нам) от имени. поздравить вас с юбилеем и пожелать Вам (Вашей фирме) здоровья и успехов в работе (преуспевания на долгие годы, процветания и благополучия).

Поздравляем Вас в связи с …

Искренне поздравляем Вас с …

Примите наши искренние поздравления в связи с …

Сердечно поздравляем Вас с ….

Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу …

Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу …

Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. В деловой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявления грубости и даже ирония.

Заключение

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать. Нужно постоянно работать над культурой своей речи, как письменной, так и устной, следить за речью окружающих, учиться замечать речевые ошибки, стараться самому не допускать их.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Список использованной литературы

1. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс 2001.-448 с.

3. Максимова В.И. Русский язык и культура речи: Учебник. 2-е изд. -М.: Гардарики, 2004.-413 с.

Подобные документы

Понятие и необходимость изучения основных правил речевой культуры, определение ее значения в деловых переговорах. Требования к деловой речи и оценка ее качества. Сущность и разновидности документов, особенности деловой переписки и ее современные правила.

контрольная работа [24,8 K], добавлен 28.05.2010

Речевой этикет - правила речевого поведения, система устойчивых формул общения; факторы, определяющие его формирование и использование. Особенности и виды делового общения, оптимальная модель процесса переговоров. Грамматика деловой письменной речи.

реферат [25,7 K], добавлен 04.11.2013

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи. Требования к оформлению реквизитов документов. Унификация языка деловых бумаг. Новые тенденции в практике русского делового письма. Особенности русской и зарубежной школ делового письма.

реферат [82,8 K], добавлен 06.03.2009

Организационно–распорядительная документация. Главные отличия официально-делового стиля. Грамматика языка деловых документов. Основные жанры письменной деловой речи. Документ, деловые письма. Основные виды деловых писем, документов и договоров.

презентация [132,4 K], добавлен 20.10.2013

Классификация жанров административно-канцелярского подcтиля. Сравнительная характеристика автобиографии, резюме, заявления, расписки, доверенности, объяснительной, служебной и докладной записок. Рассмотрение особенностей написания справки и деловых писем.

Речевая культура - это искусство речевого общения с соблюдением определенных требований и условностей, предписываемых современными нормами языкового общения.

Под речевой культурой подразумевается искусство владения всем арсеналом речевых средств, используемых в процессе общения. Речевая культура накладывает и определенные ограничения на наши речевые возможности, обязывая в соответствующих условиях неукоснительно их соблюдать.

Успех деловых контактов, деловых переговоров во многом зависит от того, насколько вы владеете своим языком, умеете разговаривать, подчиняя свою речь поставленной задаче. А заключается она в том, чтобы,

во-первых, донести до своих партнеров с помощью средств речевого общения ваши деловые предложения, заинтересовывать своих собеседников, убедить в их реальности;

во-вторых, правильно воспринимать отношение ваших партнеров к высказанным предложениям;

в-третьих, в результате взаимных договоренностей выработать совместные решения.

Чтобы деловая речь выполняла эту сложную задачу, она должна отвечать следующим основным требованиям:

1) Деловая речь должна быть по возможности максимально краткой, ясной и точной. Необходимо избегать неоправданного многословия, пустословия, бесцельной болтовни. Каждый деловой человек должен овладевать искусством говорить строго по делу, то есть кратко, точно и ясно.

2) Деловая речь должна избегать низкого стиля. Каждый деловой человек должен относиться к своему делу уважительно и рассчитывать на уважительное отношение к нему со стороны других людей. Чтобы речь не была низкой, она не должна быть затасканной, состоящей из примитивных, набивших оскомину словечек, словесных оборотов и выражений, взятых из бытовой лексики. И уж совершенно неприемлемо пользоваться в деловой речи и вообще в отношениях между деловыми партнерами так называемой ненормативной лексикой, бранными и нецензурными словами. Неопрятная, грязная речь человека производит такое же отталкивающее впечатление, как и его неприятная, грязная одежда. Деловая речь должна отличаться корректностью, аккуратностью, определенной сдержанностью.

3) Деловая речь должна быть выразительной. Это значит, что она не должна быть сухой, вялой, бесцветной. Сухая, невыразительная речь малопривлекательная, она мало кого заинтересует и увлечет. А для того, чтобы речь не казалась тусклой, нудной, она должна отличаться фразеологическим, морфологическим, лексическим, синтаксическим и интонационным разнообразием. Именно разнообразие языковых средств делает нашу речь богатой и яркой. Хорошая деловая речь должна отличаться живописью, экспрессивностью. Ей должна быть присуща красота и благородство.

5) Деловая речь должна отличаться впечатляющей силой и убедительностью. Это значит, что она должна приковывать внимание собеседника, вызывать повышенный интерес, запоминаться, заставлять задуматься, она должна убеждать своими суждениями и доводами. Убедительность – главный синтетический критерий деловой речи. Предприниматель, умеющий убеждать тех, с кем он вступает в деловое взаимодействие, всегда будет в выигрыше перед тем, кто таким качеством не обладает. Для того, чтобы обладать способностью вызывать своей речью сильное впечатление, уметь убеждать слушателя, добиться принятия вашей точки зрения, согласия с вами, надо всемерно развивать свою речевую культуру.

Таким образом, совокупным показателем качества деловой речи являются: краткость, ясность, точность, чистота, правильность, оригинальность.

во-вторых, правильно воспринимать отношение ваших партнеров к высказанным предложениям;

в-третьих, в результате взаимных договоренностей выработать совместные решения.

Чтобы деловая речь выполняла эту сложную задачу, она должна отвечать следующим основным требованиям:

Читайте также: