Критерии оценки документов кратко

Обновлено: 05.07.2024

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т.е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Такими критериями оценки документов являются ихпроисхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения документов являются:

§ роль и место организации, в деятельности которой появились и использовались документы;

§ важность выполняемых организацией функций;

§ время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — это:

§ значимость события или событий, отраженных в документах;

§ значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах;

§ целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это:

§ юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей);

§ особенности передачи текста;

§ материальный носитель документа и его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые критерии.

Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы

В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, учебные, общественные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью учреждения или организации в системе управления, экономике, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений и организаций, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес.

Время и место образования документов

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т.д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Значение информации, содержащейся в документах

В общем массиве документации имеются документы, отражающие важнейшие направления деятельности организации, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений или организаций в целом, а также их структурных подразделений, относится организационно-распорядительная документация организаций и некоторые документы вышестоящих органов. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения.

Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

Кроме того, отдельную группу составляют документы по личному составу, которые должны храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

Юридическая сила документа

Юридическую силу имеют главным образом полностью оформленные подлинники документов. Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому очень важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. К сильно поврежденному документу может быть присоединена его копия. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению [1] ;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т.е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Такими критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения документов являются:

роль и место организации, в деятельности которой появились и использовались документы;
важность выполняемых организацией функций;
время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — это:

значимость события или событий, отраженных в документах;
значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах;
целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это:

юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей);
особенности передачи текста;
материальный носитель документа и его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые критерии.

Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы

Время и место образования документов

Значение информации, содержащейся в документах

Юридическая сила документа

Физическое состояние документа

Этот критерий применяется в отдельных случаях. К сильно поврежденному документу может быть присоединена его копия. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Для того, чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Функциями ЭК являются:

-организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

-рассмотрение проектов номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу для передачи на архивное хранение;

-рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих передаче в архив и по истечении временного срока хранения.

Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводиться ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило, 4-й квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно 1-й квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения, и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Итак, весь массив документов разделен на основные группы:

1) дела постоянного хранения;

2) дела по личному составу;

3) дела временного срока хранения (до 10 лет);

4) дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

Целесообразно начинать экспертизу с документов 3-й группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра документов, не допускается проводить экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

Документы 1-й и 2-й групп также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т.е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

Документы 4-й группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых лет. Отправной датой для решения об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

На 1 января 2006 года подлежат уничтожению дела с документами:

-2004 года со сроком хранения 1 год и ДМН;

-2002 года со сроком хранения 3 года;

-2000 года со сроком хранения 5 лет;

-1995 года со сроком хранения 10 лет.

Научно-техническая обработка документов, подлежащих передаче в архив

Научно-техническая обработка дел, подлежащих постоянному и длительному хранению, а также для их дальнейшего использования, осуществляется в соответствии с правилами. Предусматривается целый комплекс работ по оформлению дела:

1. Полистный просмотр документов дела.

2. Формирование дела в соответствии с правилами.

3. Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов.

4. Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела.

5. Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А4 на 4 прокола). Для подшивки необходимо использовать хлопчатобумажные нитки. Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5-2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Такой способ подшивки предохранит нитки от истирания и придаст более эстетичный вид делу. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю обложки.

6. Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

7. Составление листа-заверителя. В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер – допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б,); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный. Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

8. Оформление обложки дела.

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать установленной форме:

-полное название учреждения в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

-индекс дела (переносится из номенклатуры дел);

-заголовок дела (переносится из номенклатуры дел и может уточняться);

-срок хранения (переносится из номенклатуры дел);

-крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

-номера документов в деле;

-номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

-количество листов в деле (переносится с листа-заверителя).

Результаты проведенной экспертизы ценности документов подлежат

-на документы постоянного хранения (составляется опись № 1);

-на документы по личному составу (составляется опись № 2);

-на дела временного срока хранения, отобранные к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению;

-включенные в акт документы уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения непосредственно в структурных подразделениях.

Управленческая документация не может быть сдана в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

Читайте также: