Кратко содержательно и по делу

Обновлено: 02.07.2024

Рассказываем просто о преимуществах переписки в общении с коллегами и клиентами.

Правило 2: не звоните, если человек к вам обращается в мессенджере. Скорее всего коллега или клиент, который вам написал в Viber, хочет услышать ответ именно на этой социальной платформе и, возможно, ему неудобно разговаривать по телефону. Если же вы считаете, что лучше беседу перевести в аудиоформат, то спросите согласия у собеседника.

Когда вам самому нужно начать беседу с незнакомым человеком, который не указал предпочтительный формат связи, то вы можете написать в любом мессенджере и спросить об удобном для него варианте.

Также ученые из Нью-Йоркского университета провели исследование, по результатам которого оказалось, что правильно интерпретировать эмоции собеседника в переписке могут лишь 56%.

Правило 9: чужим здесь не место. Перед тем, как добавить человека в группу или общий диалог, спросите у него разрешения. Ибо это может его каким-то образом скомпрометировать.

Бытует мнение, что во времена всеобщей глобализации и стремительного развития бизнес-сегмента экономики быть узкопрофильным специалистом крайне невыгодно. Это в корне неверное утверждение. Чем уже специализация компании или человека, тем выше профессионализм и глубже знания. Если некоторые сопутствующие виды деятельности представляются компании обременительными по деньгам или по каким-либо другим затратам, на помощь приходит аутсорсинг.

Аутсорсинг, определение и происхождение слова

Стоит различать понятия разовой поддержки и аутсорсинга. Разовая поддержка имеет эпизодический характер, а с компанией-аутсорсером заключается договор на оказание аутсорсинговых услуг на определенный интервал времени.

Что же толкает компании прибегнуть к аутсорсингу? Прежде всего нежелание тратить драгоценное время на сопровождающие основную деятельность направления: программное обеспечение, бухгалтерию, техническое обслуживание.

Аутсорсинг позволяет доверить ведение этих направлений профессионалам, а все силы сосредоточить на решении основных стратегических и производственных задач.

Виды аутсорсинга

Производственный аутсорсинг. Часть производственных функций передается сторонней организации. Например, рекламные агентства, которые используют производственные мощности типографии.
Аутсорсинг бизнес-процессов. Компания передает бизнес-процессы, не являющиеся основным видом ее деятельности, в ведение сторонней компании. Классический пример — аутсорсинг бухгалтерских услуг.
IT-аутсорсинг. Информационные системы компании передаются на обслуживание организациям, занимающимся технической поддержкой и программным обеспечением. В списке передаваемых функций могут быть: создание сайтов, поддержка ПО или его разработка, обслуживание компьютерной и сопутствующей техники.

При передаче вспомогательных бизнес процессов аутсорсинговой компании, для оценки и контроля эффективности внедяряют показатели KPI. Правильно подобранные метрики повышают качество взаимодействия между компаниями.

Аутсорсинг позволяет компаниям фокусироваться на главном. Диверсификация — расширить сферу деятельности организации или ассортимента продукции, подробнее про диверсификацию читайте здесь.

Преимущества и недостатки

Принимая решение о передаче некоторых функций на аутсорсинг, не стоит полагаться только лишь на опыт западных коллег. Следует брать в расчет общее состояние экономики и положение целевого рыночного сегмента.

Однако нельзя быть уверенным на все сто процентов в успехе данного предприятия. Виной тому некоторые особенности, присущие аутсорсингу как развивающемуся направлению бизнеса.

Главная задача аутсорсинга – вынести за рамки бизнеса непрофильные и узкоспециализированные направления деятельности.

С экономической точки зрения привлечение аутсорсера позволяет фирме значительно снизить затраты. Ведь компании не придется содержать дополнительную структуру и раздувать штат. Транзакционные издержки также могут снизиться. Некоторые постоянные издержки могут трансформироваться в переменные в зависимости от потребностей фирмы в конкретный период времени.
С точки зрения реализации стратегических задач аутсорсинг дает возможность сконцентрировать ресурсы на основном производстве, а также улучшить операционный контроль. Кроме того, облегчается процесс внедрения новых технологических или управленческих операций.
С технологической стороны аутсорсинг открывает доступ к более высоким технологиям. Если в штате нет необходимых специалистов, их можно привлечь по программе аутсорсинга. Качество обслуживания в случае привлечения аутсорсера значительно возрастает, так как сторонняя компания обязуется контролировать качество предоставляемых по контракту работ.

Конечно, есть и обратная сторона медали. Обозначим основные недостатки, которые могут помешать компании достигнуть желаемой цели посредством аутсорсинга.

Рост расходов. Это возможно, если компания передает слишком много процессов на аутсорсинг. Кроме того, внедрение системы аутсорсинга требует тщательного расчета расходов и сопоставления их с ожидаемым экономическим эффектом. Транзакционные издержки могут также возрасти. Не стоит исключать и возможность банкротства компании-аутсорсера.
Может потеряться контроль над выполнением переданных на аутсорсинг процессов. Руководство может потерять связующую нить между управлением и бизнес-практикой. Снижается управленческая гибкость.
Опасность концентрации технологических процессов в одном месте. Это опять же лишает компанию гибкости в определенных бизнес-процессах.
Отсутствие четкой законодательной базы аутсорсинга. Кроме того, многие компании опасаются делегировать бизнес-процессы другим лицам из-за боязни утечки информации или возможного нарушения договорных отношений.

Примеры аутсорсинга

Прародителем производственного аутсорсинга можно назвать Генри Форда. Он одним из первых понял, что ни одна фирма не может быть самодостаточной.

Глава автомобильной компании стремился лично контролировать все этапы производства, но вскоре он столкнулся с непомерными затратами, уходившими на обслуживание всех направлений деятельности компании.

Тогда он и обратился за помощью к независимым компаниям, взявшим на себя часть задач. Сейчас компания Ford самостоятельно производит только 30 % комплектующих, остальное производство передано на аутсорсинг.

Другой гигант, не понаслышке знающий о преимуществах аутсорсинга, компания ИКЕА. Собственного производства ИКЕА практически не имеет, вместо этого она сотрудничает с 2500 поставщиками, проверенными годами. Логистические функции ИКЕА также делегированы сторонней организации.

Получается, что ИКЕА направляет все свои ресурсы на организацию розничного бизнеса, а остальные услуги и бизнес-инфраструктура вынесены на аутсорсинг.

Фирма Kodak в начале 90-х годов решила, что лидерство в сфере высоких технологий не является ее стратегической целью. Она передала все IT-направления на аутсорсинг компании IBM, которая как раз стремилась завоевать лидерство в этом сегменте. Идеальный пример взаимовыгодного аутсорсинга.

Перспективы развития рынка аутсорсинга

В целом аутсорсинг представляется выгодной сделкой для многих компаний, не имеющих достаточно ресурсов для тотального контроля всех этапов и процессов производства. Мировая статистика это подтверждает.

Американская ассоциация менеджмента провела опрос 600 фирм. Оказалось, что 20 % из них уже передали на аутсорсинг некоторые финансовые операции, а 80 % – административные функции.

Такая статистика дает право предполагать, что все большее количество компаний будет присматриваться к возможности использовать аутсорсинг.

33 комментария

Недостатки есть в любом деле, при передаче на аутсорсинг бухгалтерии тоже присутствуют. Но их можно свести к минимуму и получить в итоге положительный эффект. Мы достигли такового после передачи на аутсорсинг компании BDO Unicon Outsourcing бухгалтерии. У нас в ней теперь порядок и на основные бизнес-процессы тратим теперь больше временных и материальных ресурсов, что приносит нам дополнительную прибыль.

Переходите сразу к причине

Составьте план

Перед публичным выступлением запишите речь на бумаге. План, которого вы будете придерживаться, должен быть предельно четким еще до начала выступления. Составьте тезисы повествования, чтобы четко представлять, детали какого уровня включать в свою речь.

Говорите заголовками

Никому не хочется тратить лишнюю энергию, чтобы понять, что вы пытаетесь сказать. Перед выступлением заранее сформулируйте заголовок, который наглядно проанонсирует то, что вы будете говорить. Этим же заголовком завершите свою речь.

Выделяйте время на корректировку

Если вы о чем-то думаете, это не означает, что вы обязаны об этом говорить. Когда появляется соблазн сказать первое, что приходит в голову, нужно себя сдерживать.

Data-driven маркетинг: вызовы и подсказки для стартапов

Как устроен дата-маркетинг, где стартапу собирать собственные данные о пользователе и что такое zero-party.

Слушайте внимательно

Активное слушание крайне важно для поддержания связи с аудиторией. Тот, кто хочет эффективно общаться, должен быть прекрасным слушателем. Если вы будете внимательно слушать, то будете знать, что важно для других, и сможете управлять их вниманием.

Сокращайте наполовину

Сколько бы времени у вас ни было, всегда сокращайте его. Занятые люди замечают, если собрания заканчиваются раньше и вы оставляете время на обратную связь. Нужно тратить меньше времени, выделенного вам, и обращать внимание на то, чтобы результат остался тем же.

Нарисуйте картинку

Расскажите историю, используйте сравнение, чтобы помочь слушателям представить, что вы имеете в виду. В наше время большинство людей мыслят образно.

Делайте паузы

Отсутствие пауз — большая проблема: люди не знают, когда и как нужно замолчать. Останавливайтесь во время речи, чтобы слушатели могли ответить, прокомментировать или задать вопрос.

Вначале — закуски

Не готовьте словесное изобилие. Вначале подайте краткие выводы, чтобы проверить аппетит аудитории. Вы можете быть уверены в том, что вас слушают, только если вам дадут об этом знать.

Всем все равно, пока вам самим не станет интересно

Напоминайте себе, что если вы не будете увлечены темой, другие ею также не заинтересуются. Даже лучшие из рассказчиков могут начать хихикать, не успев добраться до конца анекдота. Вы должны принять сознательное решение полностью погрузиться в рассказ.

Сделайте так, чтобы вас легко было слушать и понимать, логически выстроив все необходимые элементы. Людям не по душе тратить свою энергию на осмысление беспорядочно высказанных мыслей.

Задавайте правильные вопросы

Ведите себя как журналист. Задавайте вопросы, слушайте, пытайтесь понять, чего хочет аудитория.

Опускайте ненужные слова

Станьте эффективным собеседником. Представьте, что вам нужно сказать что-то важное человеку, опаздывающему на поезд. Относитесь к людям именно так, даже если они никуда не спешат.

Дайте людям подумать

Прекратите болтать и дайте людям подумать. Когда вы делитесь какими-то сведениями, дайте людям время их воспринять. Представляя сложную информацию или большой объем данных, позвольте им разобраться в услышанном.

Рассказывайте истории

Людям не нравится, когда им что-то продают. Они любят истории. Покупатель начинает сожалеть о приобретении, если возникает опасение, что его убедили сделать то, чего он поначалу не понимал. Изучите элементы хорошего сторителлинга и рассказывайте истории при любой возможности.

Кто ясно мыслит – ясно излагает. Так считали еще древние греки. И они же стали основателями науки красноречия, риторики. Вообще любили древние греки поговорить да порассуждать! За что им честь и хвала.

Риторику и сейчас изучают те, кого профессия обязывает говорить красиво, убедительно, зажигательно и разумно. Но и нам, не специалистам в области красноречия, будут полезны некоторые правила, помогающие излагать свои мысли по делу и коротко.

1. Начинать следует с конца, то есть, в начале выступления необходимо сформулировать в одной или в нескольких коротких фразах то, что составляет ее, этой речи, сущность.

Сформулировать цель выступления в начале необходимо хотя бы еще и потому, что слушателям без этого трудно будет понять смысл Вашего выступления. Для Вас, как для выступающего, тоже важно оценить реакцию слушателей, понять с какой публикой придется иметь дело.

2. Не всегда речь стоит записывать заранее, но всегда следует обдумать и записать план своего выступления. Этот план должен быть предельно четким. Кроме плана необходимо выделить тезисы своей речи. Тезисы – это основные положения, связывающие пункты плана выступления в единую линию от начального положения до окончательных выводов.

5. Помните о времени. Постарайтесь выяснить, сколько времени Вам дают на выступление и. попробуйте сократить его вдвое. По окончании выступления Вы убедитесь, что такое сокращение оказалось правильным. В любом случае выступление не должно превышать 30 минут. Дольше владеть вниманием слушателей не удавалось никому.

6. Для того же, чтобы не ослабить внимание слушателей, широко используйте метафоры, яркие образы. Большинство слушателей мыслят образно. Так что поменьше цифр, особенно точных.

8. Пауза в речи обязательна после главного вывода или даже после каждого тезиса. Слушатели должны подумать, чтобы осознать, куда Вы их привели и куда следовать дальше.

10. Вообще Ваша лекция или доклад меньше всего должны быть похожи на занудную лекцию или усыпляющий доклад. Рассказывайте историю. Люди это любят, даже если героями истории являются, скажем, два катета и соединяющая их гипотенуза.

Читайте также: