Каков порядок подготовки документа к печати кратко

Обновлено: 05.07.2024

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
светокопированием;
микрофильмированием;
на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

сканированием исходного бумажного документа;
конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
книг, у которых тоже есть номера и наименования;
разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
применять произвольные словообразования;
применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
писать математические знаки без числового сопровождения;
указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Пример выполнения текстового документа

Режим просмотра документов Word Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. Поэтому, как правило, никакой специальной подготовки документа к печати не требуется.

Однако при работе в других режимах отображения может понадобиться предварительный просмотр документа перед печатью.

Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных фрагментов , печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить параметры печати.

Для печати и подготовки документа к печати перейдите во вкладку Файл и выберите команду Печать ( рис. 13.21).

В разделе Печать вкладки Файл также можно изменять параметры страницы. Для этого используются Ориентация, Размер бумаги и Поля, а также ссылка Параметры страницы, при щелчке по которой отображается диалоговое окно Параметры страницы.

Предварительный просмотр документа

В правой части раздела Печать вкладки Файл отображается документ в режиме предварительного просмотра.

Предварительный просмотр используется для просмотра документа перед его печатью. Особенно полезен такой режим при печати документов, с которыми работают в режимах отображения Обычный, Веб-документ или Структура.

По умолчанию в режиме предварительного просмотра отображается текущая страница документа. Воспользовавшись полосой прокрутки в правой части вкладки или кнопками Следующая страница и Предыдущая страница в нижней части вкладки, можно просмотреть и другие страницы ( рис. 13.22).

По умолчанию в режиме предварительного просмотра установлен масштаб отображения По размеру страницы (см. рис. 13.21 и рис. 13.22). Используя регулятор масштаба в правом нижнем углу вкладки, можно уменьшить или увеличить масштаб отображения документа ( рис. 13.23).

При щелчке мышью по числу, показывающему текущий масштаб отображения документа, отображается диалоговое окно Масштаб, в котором можно настроить масштаб отображения документа или, щелкнув по кнопке несколько страниц, выделить мышью требуемое число отображаемых страниц ( рис. 13.24).

Печать документа

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в разделе Печать вкладки Файл нажать кнопку Печать ( рис. 13.25).

Можно настроить параметры печати документа.

В счетчике Копии можно указать число печатаемых экземпляров.

В раскрывающемся списке Принтер можно, при наличии нескольких принтеров, подключенных к компьютеру или локальной сети , выбрать принтер, на котором будет печататься документ.

Щелкнув по кнопке Печатать все страницы (см. рис. 13.25) можно выбрать печать только выделенного фрагмента документа, только текущей страницы (страницы, на которой в данный момент находится курсор ), или нескольких произвольных страниц документа ( рис. 13.26).

Щелкнув по кнопке 1 страница на листе (см. рис. 13.25) можно выбрать число страниц документа (1, 2, 4, 6, 8 или 16), которые следует напечатать на каждом листе бумаги ( рис. 13.27). Естественно, несколько страниц на листе будут печататься в уменьшенном масштабе.

При подготовке документа к печати обычно используют команды Предварительный просмотр, Параметры страницы, Печать из меню Файл.

Команда Параметры страницы из меню Файл позволяет задать размер листа, на котором будет напечатан документ, размеры полей, расположение текста на листе и т.д. Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся после курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся после курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Поля определяют общую ширину основного текста и соответственно расстояние между текстом и краем страницы. Чтобы задать размер нижнего поля, введите в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Поля в поле Нижнее расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице (рис. 1.29). Размер вводится с клавиатуры или устанавливается с помощью кнопок со стрелками в правой стороне поля. Аналогично вводятся размеры в поля: Верхнее, Левое, Правое (обычно в пределах от 1 до 3,5 см.). Размер поля страницы можно также задать с помощью горизонтальной и вертикальной линейки. Поля документа могут быть пустыми или содержать колонтитулы, примечания, текст, графику.

Рис. 1.29. Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Поля

Расположение документа на листе при печати задается в рамке Ориентация – книжная или альбомная. Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере. В рамке Образец отобразится внешний вид документа после применения к нему заданных параметров.

Чтобы задать поля для части документа, расположенной после курсора, в списке Применить выберите параметр Ко всему документу. Если документ разбит на разделы, то можно задать размеры полей применительно К текущему разделу.

Рис. 1.30. Поля переплета (1) и зеркальные поля (2)

Чтобы восстановить Параметры, созданные на основе текущего шаблона, нажмите кнопку По умолчанию.

Предварительный просмотр документа перед печатью

Прежде чем начать печатать документ, желательно увидеть, как будут выглядеть напечатанные страницы. Их вид зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей. Чтобы избежать образования большого пустого поля внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить место расположения рисунка в тексте.

Чтобы увидеть на экране, как будет выглядеть напечатанный документ, выберите команду Предварительный просмотр в меню Файл или нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.

Для возврата в обычный режим нажмите клавишу Esc или нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Предварительный просмотр. Чтобы увидеть, как будет выглядеть документ в окне обозревателя, выберите команду Предварительный просмотр веб-страницы.

Рис. 1.31. Диалоговое окно Предварительный просмотр

В верхней части диалогового окна Предварительный просмотр расположена панель инструментов с тем же названием. Кнопки, расположенные на панели инструментов, имеют следующее назначение:

1 – Печать – позволяет вывести на печать одну копию активного документа с использованием текущих установок параметров печати. Если вы хотите вывести на печать одну или несколько страниц документа, то выберите команду Печать (Print) в меню Файл и укажите нужные страницы.

2 – Увеличение – позволяет изменить масштаб изображения. На кнопке изображена лупа. После нажатия кнопки указатель принимает форму лупы, внутри которой виден знак “+”. Если подвести такой указатель к какому-нибудь участку документа и щелкнуть мышью, то масштаб изображения увеличится. Внутри лупы знак “+” заменится на “-”. Повторный щелчок вернет прежний масштаб изображения. Для перемещения по странице используют клавиши управления курсором, клавиши Page Up и Page Down.

3 – Одна страница – отображает на экране одну страницу документа.

4 – Несколько страниц – позволяет просмотреть от одной до шести страниц документа. Количество отображаемых страниц и их расположение задают, перемещаясь по ячейкам при нажатой кнопке мыши (рис. 1.32).

Рис. 1.32. Кнопки панели инструментов, позволяющие выбрать количество страниц отображаемых на экране

5 – Масштаб – содержит список, позволяющий изменить масштаб отображения документа. Для открытия списка используется кнопка со стрелкой, расположенная справа от поля. Чтобы задать свой масштаб, следует выделить текущий масштаб, ввести с клавиатуры новое значение и нажать клавишу Enter.

Элемент списка По ширине страницы изменяет масштаб так, чтобы строка документа занимала всю ширину окна. Выбрав соответствующий элемент списка, можно отобразить в окне полностью одну или две страницы документа, увидеть расположение объектов на странице.

6 – Линейка – обеспечивает отображение или сокрытие горизонтальной и вертикальной линеек. Кнопка и команда работают как переключатели. Линейки позволяют увидеть границы расположения текста в документе. Маркеры на линейке упрощают изменение размеров отступов абзацев, полей страницы, позиций табуляции. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно перетащить маркер, показывающий границу расположения документа на листе.

7 – Подгонка страниц – позволяет предотвратить перенос небольшого фрагмента документа на следующую страницу за счет уменьшения размера шрифта в тексте документа и тем самым обеспечить уменьшение на одну количество страниц в документе.

8 – Во весь экран – обеспечивает скрытие панелей инструментов и других элементов экрана с тем, чтобы максимально увеличить размеры области, предназначенной для отображения документа. Повторное нажатие на кнопку возвращает к предыдущему режиму.

9 – Закрыть – закрывает окно и возвращает в обычный режим.

10 – Параметры панелей инструментов – открывает меню, команды которого позволяют добавить или удалить кнопки из указанного перечня, открыть диалоговое окно Настройка.

Документ можно напечатать несколькими способами:

1. Если документ не открыт:

· переместите значок файла из папки Мой компьютер или проводника Windows на соответствующий значок принтера в папке Принтеры;

· выделите значок файла в окне программы Мой компьютер или проводника и выберите командуПечать в меню Файл.

2. Если документ открыт и представлен в активном окне:

· выберите команду Печать в меню Файл и задайте установки для печати в диалоговом окне Печать, т.е. задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д. Команду Печать дублируют клавиши Ctrl+Shift+F12;

· нажмите кнопку Печать на панели инструментов Стандартная – будет распечатана одна копия всего документа в соответствии с установками, сделанными по умолчанию, без отображения на экране диалогового окна;

· нажмите клавиши Ctrl+P;

· в диалоговом окне Предварительный просмотр нажмите кнопку Печать или выберите командуПечатьв меню Файл.

Печать документов выполняется в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.

НАСТРОЙКА ПЕЧАТИ. После активизации команды Печать в меню Файл появляется окно (рис. 1.33), которое позволяет сделать установки, приведенные ниже. Выбранные настройки действуют в течение текущего сеанса работы. При новом запуске программы они изменяются на заданные по умолчанию.

В рамке Принтер:

· В раскрывающемся списке имя выбирается модель принтера, на котором будет производиться печать документа. Если установлено несколько принтеров, то можно задать любой из них в качестве стандартного (по умолчанию). На нем будет выполнена печать, если не будут сделаны специальные установки.

· Установка флажка Печать в файл обеспечивает запись документа в специальный файл печати, что позволяет, записав файл на магнитный носитель, перенести его на другой компьютер и напечатать на другом принтере, не открывая исходного приложения. Файл имеет расширение *.prn и обычно используется, если на рабочем месте пользователя нет принтера, обеспечивающего нужное качество печати, или когда вы хотите распечатать файл на другом принтере, сохранив настройки, связанные с разметкой страниц. На устройстве для печати документа необходимо установить тот драйвер принтера, для которого записан файл.

Рис. 1.33. Диалоговое окно, позволяющее задать Параметры печати документа

В группе Копии:

· В поле число копий вводят с клавиатуры число, указывающее, какое количество копий должно быть напечатано. Число копий можно задать с помощью мыши, щелкнув требуемое количество раз одну из стрелок с правой стороны поля. Все копии одной страницы печатаются друг за другом.

· Установка флажка Разобрать по копиям обеспечивает печать сначала всех страниц первой копии документа, затем второй и т.д., что позволяет избежать путаницы при разборке документа. Флажок рекомендуется снять, если выполняется печать в файл.

· После щелчка кнопки Свойства или активизации одноименной команды в меню Файлпоявляется новое диалоговое окно с несколькими вкладками. Вкладки используются для настройки печатающего устройства и организации печати документа. Перечень параметров, представленных на вкладках, зависит от печатающего устройства.

· Группа Масштаб позволяет выполнить печать на бумаге нестандартного размера.

После того, как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна документа отобразится значок принтера и количество подготовленных для печати страниц . После завершения печати документа значок исчезает.

Чтобы напечатать несколько страниц, установите этот переключатель в положение Номера и введите нужные номера (диапазон) страниц. Между номерами страниц поставьте запятые, начальная и конечная страница диапазона разделяются дефисом, например, 6, 8, 10 – 15.

Для печати только выделенного фрагмента документа откройте диалоговое окно Печать, поставьте переключатель в положение Выделенный фрагмент и нажмите кнопку ОК.

ПЕЧАТЬ НА ДВУХ СТОРОНАХ ЛИСТА. Раскрывающийся список Включить позволяет напечатать как Все страницы диапазона, так и Нечетные страницы или Четные страницы. Вы можете напечатать часть документа на одной стороне листов (например, четные страницы), а затем, используя другой элемент списка, напечатать оставшуюся часть на другой стороне листов.

Подготовка документа к печати начинается с проверки орфографии и грамматики. Как это сделать, разъяснялось в лабораторной работе 1.

Следующий этап – расстановка страниц. WORD предлагает на выбор несколько вариантов расстановки номеров страниц.

Параметры страницы

Команда Файл, Параметры страницы вызывает диалоговое окно, в котором осуществляется задание основных параметров:

*вкладка Поля- установка размеров полей, ориентации страниц, отступов колонтитулов от верхнего и нижнего края печатной страницы, величины подшивки (переплета);

*вкладка Размер бумаги - выбор формата и ориентации печатной страницы;

*вкладкаИсточник бумаги -указание способа подачи листов при печати страниц;

*вкладка Макет - определение порядка оформления колонтитулов, способа вертикального выравнивания абзацев на странице, способа нумерации строк и условий начала новой страницы при смене раздела, колонки текста.

Колонтитулы - постоянная информация (текст, графика, номера страниц, системная дата, время), размещаемая в полях печатного листа.

Формат колонтитулов задается командой Файл, Параметры страницы.Для формирования и редактирования колонтитулов документа используется в режиме Разметка страниц команда Вид, Колонтитулы, которая вызывает панель инструментов Колонтитулы. Курсор устанавливается в верхний колонтитул и текст документа становится бледным.

Нумерация страниц. Для этого используется команда Вставка, Номера страниц.

Просмотр документа перед печатью. Для переключения в этот режим служит кнопкаПредварительный просмотрстандартной панели инструментов или команда Файл, Предварительный просмотр.

Задание к лабораторной работе 8

1. Запустите WORD.

2. Откройте по очереди все документы, которые вы создали во время изучения текстового редактора WORD.

3. Используя многооконный режим и буфер обмена скопируйте все документы в новый документ в порядке их создания. Для этого:

3.1. Создайте новый документ командой меню Файл, Создать.

3.3. Выделите его командой Правка, Выделить все.

3.4. Скопируйте его в буфер обмена командой Правка, Копировать.

3.5. Перейдите командой Окно во вновь созданный документ.

3.7. Повторите перечисленные действия 3.2 – 3.6 с документами всех лабораторный работ, при этом следите за положением курсора в новом документе (при вставке он должен находиться в конце документа).

4. Создайте оглавление для нового документа. В качестве заголовков выделите текст с номером лабораторной работы. Для этого:

4.2. Выполните команду меню Вставка, Ссылка, Оглавление и указатели.

4.3. В диалоговом окне Оглавление и указателивыберите вкладку Оглавление, выберите стиль заголовка, укажите уровень оглавления – 1, остальные параметры – по усмотрению.

4.5. Оцените результат.

5. Расставьте в документе номера страниц командой меню Вставка, Номера страниц.

6. Командой предварительного просмотра оцените вид документа, попробуйте выполнить подгонку страниц.

7. Если вид документа вас устраивает, сохраните его в личной папке, покажите работу преподавателю и смело переходите к изучению новой темы нашего предмета.

Литература

1. Информатика: Учебник / Под ред. А.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 1997. – 768с.

2. Экономическая информатика: Учебник для вузов/ Под ред. В.В.Евдокимова- С.-Пб: Питер Паблишинг, 1997.- 592с.

3. А.А. Журин и др. WORD 7.0 для школьников и начинающих пользователей – М.:Аквариум, 1997. – 255с.

Оглавление

Лабораторная работа 1. 2

Панели инструментов. 3

Режимы работы с документом.. 4

Создание документа в редакторе WORD.. 4

Гарнитуры и кегли. 6

Задание к лабораторной работе 1. 6

Лабораторная работа 2. 8

Выделение текста. 8

Удаление фрагмента текста. 9

Перемещение фрагмента текста. 9

Копирование фрагмента текста. 9

Форматирование абзацев с помощью команды Абзац в меню Формат. 10

Задание к лабораторной работе 2. 10

Лабораторная работа 3. 11

Использование списков. 12

Поиск и замена текста. 13

Задание к лабораторной работе 3. 13

Лабораторная работа 4. 15

Редактор формул. 15

Специальные символы.. 16

Вставка рисунков в текст. 16

Задание к лабораторной работе 4. 17

Лабораторная работа 5. 18

Способы создания таблиц. 18

Ввод информации в ячейки таблицы.. 18

Редактирование таблиц. 19

Задание к лабораторной работе 5. 21

Лабораторная работа 6. 21

Создание нового стиля. 22

Задание к лабораторной работе 6. 23

Лабораторная работа 7. 24

Некоторые действия по созданию рисованных объектов. 25

Задание к лабораторной работе 7. 25

Лабораторная работа 8. 26

Подготовка документа к печати. 27

Параметры страницы.. 27

Задание к лабораторной работе 8. 28

Параметры страницы

*вкладка Размер бумаги - выбор формата и ориентации печатной страницы;

*вкладкаИсточник бумаги -указание способа подачи листов при печати страниц;

Нумерация страниц. Для этого используется команда Вставка, Номера страниц.

Задание к лабораторной работе 8

1. Запустите WORD.

2. Откройте по очереди все документы, которые вы создали во время изучения текстового редактора WORD.

3.1. Создайте новый документ командой меню Файл, Создать.

3.3. Выделите его командой Правка, Выделить все.

3.4. Скопируйте его в буфер обмена командой Правка, Копировать.

3.5. Перейдите командой Окно во вновь созданный документ.

4.2. Выполните команду меню Вставка, Ссылка, Оглавление и указатели.

4.5. Оцените результат.

5. Расставьте в документе номера страниц командой меню Вставка, Номера страниц.

6. Командой предварительного просмотра оцените вид документа, попробуйте выполнить подгонку страниц.

Литература

1. Информатика: Учебник / Под ред. А.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 1997. – 768с.

2. Экономическая информатика: Учебник для вузов/ Под ред. В.В.Евдокимова- С.-Пб: Питер Паблишинг, 1997.- 592с.

3. А.А. Журин и др. WORD 7.0 для школьников и начинающих пользователей – М.:Аквариум, 1997. – 255с.

Практически любой документ на экране выглядит совсем не так, как на листе бумаги. Работая с документом, вы можете не обращать внимания на мелкий шрифт, устанавливая большой масштаб отображения. Если же распечатать такой документ, он будет плохо читаться. Подобных проблем может быть много. Например, на экране вам не нужны номера страниц и поля документа, а на бумаге эти элементы очень важны. По этой причине перед выводом документа на печать необходимо подготовить его соответствующим образом. Рассмотрим некоторые настройки.

Поля документа – это расстояние между краем страницы и текстом. Соответственно, чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. В любом документе есть правое, левое, верхнее и нижнее поля. Более широкие поля могут придать документу респектабельный вид, а узкие поля позволят поместить большее количество информации.

По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое – 3 см, правое 1 см, верхнее и нижнее – 2 см.

На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Обычно размер полей устанавливают в пределах от одного до трех сантиметров. Требуемые размеры полей можно установить с помощью списка кнопки Поля в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы ленты (рис. 10.1). В этом списке приведены значения полей, а также образец того, как выглядит страница при указанных значениях.

Рис. 10.1. Меню кнопки Поля

Если вас не устроят заданные значения полей, то вы можете настроить собственные. Для этого выберите из меню кнопки Поля команду Настраиваемые поля. Откроется окно Параметры страницы (рис. 10.2). В области Поля данного окна можно задать нужные значения полей.

Рис. 10.2. Вкладка Поля окна Параметры страницы

Поля страниц, как отступы и выступы, можно быстро задавать при помощи горизонтальной (для правого и левого полей) и вертикальной (для верхнего и нижнего полей) линейки. Размер поля показывают деления на синей части линейки (рис. 10.3).

Рис. 10.3. Отображение размера поля на горизонтальной линейке

Чтобы изменить поле при помощи линейки, сделайте следующее.

1. Перейдите в режим Разметка страницы, для чего щелкните на одноименной кнопке в строке состояния.

2. Для отображения линейки щелкните на кнопке Линейка, расположенной над вертикальной полосой прокрутки.

3. Поместите указатель мыши на линейку таким образом, чтобы он принял вид -. В зависимости от того, какое поле вы изменяете, появится соответствующая подсказка (см. рис. 10.3).

4. Переместите границу поля на нужное расстояние.

Если документ состоит более чем из двух страниц, перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Таким образом в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов, например научных работ, нумерация является необходимой.

Чтобы пронумеровать страницы, сделайте следующее.

1. Перейдите на вкладку Вставка ленты и в группе Колонтитулы щелкните на кнопке Номер страницы (рис. 10.4).

Рис. 10.4. Меню кнопки Номер страницы

2. В открывшемся меню подведите указатель мыши к нужному положению номера на странице (внизу, вверху, на полях или в месте, в котором установлен курсор) и в появившемся подменю щелкните на требуемом варианте (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Выбор положения номера страницы из списка

В выбранном месте страницы появится номер указанного формата, и при этом программа перейдет в режим работы с колонтитулами (рис. 10.6). Подробнее о колонтитулах читайте в разд. 7.2.

Рис. 10.6. Вставленный номер страницы

Если нужно настроить формат номера страницы, в меню кнопки Номер страницы выберите команду Формат номеров страниц. Появится окно Формат номера страницы, в котором можно задать нумерацию глав, а также указать формат номера (вместо арабских цифр можно выбрать римские, буквы алфавита и др.) (рис. 10.7).

Рис. 10.7. Окно Формат номера страницы

Чтобы удалить номера страниц, выполните команду Удалить номера страниц в меню кнопки Номер страницы.

Если нужно, чтобы на первой странице документа не было номера, то сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (рис. 10.8).

Рис. 10.8. Вкладка Источник бумаги окна Параметры страницы

3. Установите флажок первой страницы в области Различать колонтитулы.

Вертикальное выравнивание, в отличие от горизонтального (см. разд. 4.4), применяется не к строкам и абзацам, а к тексту целиком, поэтому относится к атрибутам, задающим компоновку страниц.

Для установки параметров вертикального выравнивания сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).

Рис. 10.9. Список Вертикальное выравнивание в окне

· По верхнему краю – выравнивает первую строку первого абзаца на странице по верхнему полю (рис. 10.10);

Рис. 10.10. Вертикальное выравнивание по верхнему краю

· По центру – выравнивает текст страницы по центру между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними (рис. 10.11);

Рис. 10.11. Вертикальное выравнивание по центру

· По высоте – текст на странице равномерно распределяется между нижним и верхним полями за счет изменения интервалов между абзацами, графикой и др. (рис. 10.12);

Рис. 10.12. Вертикальное выравнивание по высоте

· По нижнему краю – выравнивает последнюю строку на странице по нижнему полю (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Вертикальное выравнивание по нижнему краю

При работе с документами определенного типа (например, с юридическими договорами) иногда бывает необходимо нумеровать не только страницы, но и строки. В Microsoft Word есть возможность автоматической нумерации строк. Для этого сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).

4. В окне Нумерация строк установите флажок Добавить нумерацию строк (рис. 10.14).

Рис. 10.14. Окно Нумерация строк

5. Укажите, с какого номера необходимо начать нумерацию в поле Начать с, а в поле Шаг – номера каких строк будут выводиться на печать. Строки можно пронумеровать через определенный интервал (например, через 5).

6. При помощи переключателя Нумерация нужно выбрать тип нумерации. Она может быть непрерывной на протяжении всего документа, начинаться с нового раздела или страницы.

Кроме того, для расстановки нумерации строк можно использовать меню кнопки Номера строк группы Параметры страниц вкладки Разметка страниц (рис. 10.15).

Рис. 10.15. Меню кнопки Номера строк

Когда вы приведете документ в порядок, необходимо также подумать, на какой бумаге он будет распечатан. Возможно, потребуется изменить некоторые настройки.

Иногда бывает удобно распечатать документ, изменив ориентацию бумаги с книжной на альбомную. Например, когда в документе есть широкие таблицы или графические элементы, которые лучше разместить в ряд. Альбомная ориентация подходит также для вывода на печать объявлений.

Для изменения ориентации бумаги перейдите на вкладку Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните на кнопке Ориентация и в появившемся списке выберите нужный вариант (рис. 10.16).

Рис. 10.16. Список кнопки Ориентация

Если нужно изменить ориентацию бумаги не во всем документе, а лишь в его части, то сделайте следующее.

1. Установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить ориентацию страницы.

2. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

3. На вкладке Поля появившегося окна щелкните на нужном варианте в области Ориентация.

4. Из списка Применить выберите строку до конца документа (рис. 10.17).

Рис. 10.17. Выбор команды Применить до конца документа на вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы

Чтобы задать размер страницы, перейдите на вкладку Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните на кнопке Размер и выберите в появившемся списке нужный вариант (рис. 10.18).

Рис. 10.18. Меню кнопки Размер

Как правило, печатают на листах стандартного размера – А4, А3 и др. Если размер бумаги нестандартный, длину и ширину необходимо задать вручную в соответствующих полях окна Параметры страниц (рис. 10.19). Для его вызова выполните команду Другие размеры страниц меню кнопки Размер.

Рис. 10.19. Вкладка Размер бумаги окна Параметры страниц

Если нужно изменить размер бумаги не во всем документе, а лишь в его части, перед тем как вызвать окно Параметры страницы, установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить размер бумаги. На вкладке Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы в списке Применить выберите строку до конца документа.

Чтобы вывести документ на печать с настройками, заданными по умолчанию, выполните команду Печать > Быстрая печать меню кнопки Office. При этом будет распечатан весь документ на принтере, выбранном по умолчанию.

Гораздо чаще перед печатью все же необходимо выполнить некоторые настройки. Они делаются с помощью окна Печать, для вызова которого выполните одно из действий:

• воспользуйтесь командой Печать > Печать меню кнопки Office (рис. 10.20);

Рис. 10.20. Выполнение команды Печать > Печать меню кнопки Office

• нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.

В появившемся диалоговом окне Печать (рис. 10.21) из списка имя необходимо выбрать принтер, при помощи которого будет выведен на печать документ. Если у вас один принтер и его название отображается в списке имя, выбирать его не нужно.

Рис. 10.21. Окно Печать

Примечание
Если требуемый принтер отсутствует в списке имя, необходимо установить его в системе. Для этого выполните обычную процедуру инсталляции (для разных версий Windows она может различаться).

Каждому принтеру можно установить параметры печати при помощи кнопки Свойства. Все устройства имеют свои параметры для установки. Обычно можно указать способ подачи, ориентацию и размер бумаги, графический режим, качество печати и др. (рис. 10.22).

Рис. 10.22. Окно настроек печати для принтера HP DeskJet 560С

Кроме выбора устройства печати в диалоговом окне Печать задаются следующие параметры.

• Номера страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы, только текущую, выделенный фрагмент или указать номера страниц, которые необходимо напечатать. Номера страниц для печати разделяются запятыми (для непоследовательных страниц) и дефисами (для диапазонов страниц).

• Количество копий, которое необходимо напечатать. Если установлен флажок разобрать по копиям, принтер будет печатать комплекты документов. По умолчанию данный флажок установлен.

• Диапазон страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы документа, только четные или только нечетные.

• В области Масштаб указывается, сколько страниц документа (от 1 до 16) необходимо распечатать на одном листе. При этом страницы уменьшаются до соответствующих размеров. Таким образом можно печатать, чтобы посмотреть, как будeт согласовываться несколько страниц большого документа.

Если документ достаточно большой, а распечатать необходимо только его небольшую часть, можно указать это в настройках печати. Чтобы напечатать часть документа, выполните следующее.

1. Выделите требуемый фрагмент документа.

2. Воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+P для вызова диалогового окна Печать.

В нижней части диалогового окна Печать расположена кнопка Параметры. При ее нажатии открывается окно Параметры Word (рис. 10.24). В области Параметры печати находятся дополнительные настройки печати документа.

Рис. 10.24. Дополнительные настройки печати

Совет
Получить доступ к дополнительным настройкам печати можно также, нажав кнопку Параметры Word в меню кнопки Office и перейдя в раздел Экран открывшегося окна.

Рассмотрим некоторые параметры, которые можно установить с помощью этого окна.

• Печать рисунков, созданных в Word – при установке данного флажка будут напечатаны рисунки, схемы и надписи, созданные в Word. Если снять этот флажок, то вместо рисунков будет напечатана белая пустая рамка. Такой вариант удобно выбирать для черновой печати.

• Печать фоновых цветов и рисунков – при установке этого флажка на печать будут выведены фоновые иллюстрации и заливки.

• Печать свойств документа – если данный флажок установлен, то будет начатана отдельная страница, содержащая сведения о документе: имя файла, путь к использованному шаблону, имя автора, дата создания, печати и т. д.

• Обновлять связанные данные перед печатью – при установке этого флажка перед печатью будут обновляться поля, помещенные в документ (например, дата и время).

Совет
Если у вас возникли вопросы, которые касаются рассмотренных в этой главе тем, обратитесь к разд. 11.3 – возможно, вы найдете ответ на интересующий вас вопрос.

Читайте также: