Итоговая документация по контролю в менеджменте кратко

Обновлено: 06.07.2024

Имидж и деловая репутация – это основа любого серьезного и честного бизнеса. Нет ничего хуже запятнанной репутации предприятия, которое производит некачественную продукцию или оказывает услуги, вызывающие нарекания и недовольство.

Поэтому все уважающие себя организации имеют в своей структуре подразделения или службы, призванные контролировать качество производимого продукта. Называться эти подразделения могут и на старый лад – отдел технического контроля, и по-новомодному – служба или департамент качества. Но суть их одна: воздействовать на уровень качества продукта, улучшая его или поддерживая на должном уровне. То есть служба качества (далее – СК) проводит мероприятия, направленные на повышение качества и степени удовлетворенности клиентов.

Разумеется, такая серьезная и значимая структурная единица не может обойтись без документационного сопровождения своей работы. Рассмотрим общие принципы создания документов СК, а также создадим с нуля основные документы, среди которых – политика в области качества, положение об СК, акт о браке, журнал учета актов о браке, предписание на устранение выявленных нарушений, протокол приемо-сдаточных испытаний.

Задачи, функции и структура СК

Состав и маршруты перемещения документов в любом подразделении призваны обеспечивать решение стоящих перед ним задач и выполнение возложенных функций. Каковы же функции и задачи, стоящие перед СК?

Задачи службы многочисленны и разнообразны. Я знавала предприятия, где в перечень функций СК входили организация проведения ежегодной диспансеризации работников предприятия, проверка качества приготовленной пищи в заводской столовой и даже проверка качества закупаемых для работников подарков к 8 Марта, 23 Февраля и детских новогодних подарков. Но это, я считаю, скорее, относится к разряду курьезов.

Главная же задача СК на всех предприятиях и в организациях – предотвращение выпуска продукции, не соответствующей требованиям стандартов, технических условий, технической документации или условий, содержащихся в соответствующей договорной документации.

Исходя из этого, сформулируем основные функции СК (Схема 1).

Если предприятие достаточно большое, то внутри СК могут создаваться более мелкие подразделения (секторы, группы, бюро), решающие какие-либо определенные задачи. Поэтому структура СК может быть такой, как на Схеме 2.

Классификация документов СК

Каждое из направлений работы СК имеет свою специфику и требует ведения определенной документации.

Документирование деятельности любого подразделения (и СК в частности) помогает:

Оптимизировать рабочие процессы. Любой процесс, как и любой текст, может и должен быть улучшен. Этому способствует регулярный анализ задокументированного опыта работы.
Сформулировать требования. Необходимо формулирование и утверждение требований, предъявляемых к продукции, работе сотрудников и подразделений: критерии оценки, периодичность контроля, контролируемые параметры, отчетность и т.д.
Фиксировать произведенные действия.
Фиксировать недостатки и ошибки в работе. Необходимо фиксирование фактов нарушений техпроцессов, выявления брака и т.д., а также их устранения.
Фиксировать нарабатываемый опыт. Необходимо обобщение и фиксация опыта как в части выполнения процессов, так и в части принятия решений в различных ситуациях (я назову это базой данных прецедентов). Пока все идет по накатанной колее, этому аспекту редко придают должное внимание, а спохватываются только когда, как говорится, припрет: кто-то из сотрудников увольняется, уходит в декретный отпуск или надолго выпадает из рабочего процесса по каким-либо другим причинам.

Важно

Поскольку документирование процессов и сама документация имеют большое значение, то и подходить к ее созданию нужно со всей серьезностью.

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов

Узнать больше:

Все под контролем? Документация службы качества (отдела технического контроля)

Задачи, функции и структура СК

Исходя из этого, сформулируем основные функции СК (Схема 1).

Классификация документов СК

Каждое из направлений работы СК имеет свою специфику и требует ведения определенной документации.

Документирование деятельности любого подразделения (и СК в частности) помогает:

Оптимизировать рабочие процессы. Любой процесс, как и любой текст, может и должен быть улучшен. Этому способствует регулярный анализ задокументированного опыта работы.
Сформулировать требования. Необходимо формулирование и утверждение требований, предъявляемых к продукции, работе сотрудников и подразделений: критерии оценки, периодичность контроля, контролируемые параметры, отчетность и т.д.
Фиксировать произведенные действия.
Фиксировать недостатки и ошибки в работе. Необходимо фиксирование фактов нарушений техпроцессов, выявления брака и т.д., а также их устранения.
Фиксировать нарабатываемый опыт. Необходимо обобщение и фиксация опыта как в части выполнения процессов, так и в части принятия решений в различных ситуациях (я назову это базой данных прецедентов). Пока все идет по накатанной колее, этому аспекту редко придают должное внимание, а спохватываются только когда, как говорится, припрет: кто-то из сотрудников увольняется, уходит в декретный отпуск или надолго выпадает из рабочего процесса по каким-либо другим причинам.

Важно

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов

Юридический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38

Фактический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38 (схема проезда)

Почтовый адрес: 127055 г. Москва а/я 75

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.

Менеджер должен уметь грамотно оформлять итоговую документацию по контролю. Нужно знать критерии оценки выполнения задания. Если такие критерии представляют собой количественные или качественные показатели, то оценить работу не так уж и сложно. Но если выполненную работу в таких показателях оценить нельзя, то возникает проблема, как проконтролировать выполнение задания.

Метод программной оценки и анализа — вариант метода критического пути, который используется в том случае, если время завершения отдельных этапов проекта не может быть точно установлено. Этот метод определяет среднее значение времени для возможного завершения проекта, учитывая методы статистической обработки данных. В этом случае продолжительность выполнения каждого этапа задана.

Кроме того, менеджер может ввести балльную систему контроля, выставляя баллы за каждый учитываемый в работе фактор или за поведение работников.

При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие материальных, человеческих и финансовых ресурсов. В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и состоянием основных средств. В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач предприятия.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое контроль, в чем его сущность?

2. Назовите этапы контроля.

3. Дайте им характеристику.

4. Укажите основные правила контроля.

5. Назовите и охарактеризуйте виды контроля.

6. Что собой представляет итоговая документация по контролю.

Литература: 1, 2, 4, 6, 7.

САМОМЕНЕДЖМЕНТ

Содержание учебного материала

2. Планирование и организация работы менеджера. Улучшение условий и режима работы.

3. Анализ участия коллектива в управлении.

Самоменеджмент

Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеятельностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться - неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом.

Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджментасостоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.

Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешним и обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Процесс самоменеджмента в аспекте „последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

- постановка цели - анализ и формирование личных целей;

- планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

- принятие решений по конкретным делам;

- организация и реализация - составление распорядка дня иорганизация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

- контроль - самоконтроль и контроль итогов (в случаенеобходимости – корректировка целей);

- информация и коммуникации - фаза, свойственная вопределенной степени всем функциям, так как и коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой и могут переплетаться.

Преимущества овладения искусства самоменджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Планирование и организация работы менеджера. Улучшение условий и режима работы

Планирование работы менеджера - это определение видов, объемов работ и их распределение во времени. Планирование включает:

• составление перечня работ;

• определение объема работ и распределение их по значимости на особо важные, средней важности и менее важные;

• составление рабочего плана по особо важным работам. В планировании обычно используются три периода времени: год, квартал, неделя. Можно составлять распорядок дня и на день, на неделю, на месяц. Каждый менеджер решает сам для себя как удобнее.

Так, для повышения эффективности работы менеджеров необходимы:

· стабильность. Нужно создать такие условия в компании, чтобы сотрудники чувствовали уверенность в завтрашнем дне.

· четкая система уровневого карьерного роста, т. е. устоявшаяся система карьерного роста каждого сотрудника, а также системы бонусов и льгот.

· возможность стажировки и работы за рубежом, преимущества которой вполне понятны – такая возможность позволяет по-новому смотреть на задачи и цели компании, её место на рынке, получить опыт общения с коллегами из филиалов компании по всему миру, либо в компаниях-партнёрах.

· хорошее профобучение. Данный пункт подразумевает расширение кругозора сотрудников, даёт им возможность обучаться в процессе работы, получать новый опыт, знания, навыки.

· необходимо учитывать антропометрические параметры человека при подборе мебели для его кабинета, его предпочтения в плане цветовой гаммы – мебель не должна быть слишком яркой и отвлекать от работы, нужна хорошая звукоизоляции рабочего места менеджера, его качественного освещения, вентиляции.

· нужно помнить, что человек нуждается в достаточном количестве рабочего времени для выполнения своих обязанностей. Так, учёными было доказано, что за 1 секунду среднестатистический человек может нормально усвоить 6-7 алфавитно-цифровых знаков.

· очень важно создать в коллективе хороший микроклимат, который позволит всем сотрудникам работать в духе взаимопонимания и дружелюбия, что, бесспорно, скажется на успешности и прибыльности предприятия.

· важным является также то, что условия труда для каждого сотрудника должны подбираться как можно более индивидуально, исходя из его особенностей.

Все вышеуказанные факторы могут способствовать улучшению условий труда управленческого персонала на предприятии, повышая эффективность их работы.

Пример 1. Критерий увеличения количества неких выпускаемых изделий — от 100 до 200 шт. в 1 ч. Рабочий длительное время продолжает выпускать 110 шт. в 1 ч и не стремится к росту производительности своего труда. В этом случае менеджер вправе поинтересоваться и узнать причины, по которым рабочий не может приблизиться к цифре 200 шт. в 1 ч.

Пример 2. Перед цехом стоит задача изготовить прототип нового автомобиля в шестимесячный срок. В этом случае процессы контроля и измерения индивидуальных результатов труда становятся более сложными и запутанными.

Для облегчения контроля за сложными производственными процессами можно составить полный список различных этапов и действий, направленных на успешное решение. Однако существуют более современные методы. Одним из таких методов является графическое представление проекта или задания, которое делает процесс выполнения задания и контроль над ним более легким и интересным. Особенно это важно для сложных заданий. Для этого используются линейные, потоковые и другие виды диаграмм.

Линейные диаграммы — один из самых простых и распространенных приемов, используемых для иллюстрации и контроля процесса выполнения задания. Такие диаграммы иногда называют диаграммами Гантта, по имени инженера Г. Л. Гантта. Менеджеру достаточно даже бегло взглянуть на такую диаграмму, чтобы легко понять, на какой стадии находится выполнение задания к любой заданной дате, а также иметь возможность сравнить реальное положение дел с планом.

Линейная диаграмма состоит из трех основных элементов.

Ось времени задает шкалу, на которой оценивается достигнутый результат. На ней размещаются любые необходимые единицы измерения: дни, недели, месяцы или те, которые будут наиболее целесообразны для каждого конкретного случая. Обычно время откладывается вдоль горизонтальной оси X.

Ось этапов. Этапы подразумевают отдельные действия, которые работники должны выполнить, продвигаясь от одной контрольной точки к другой. Обычно эти этапы отмечаются в хронологическом порядке по оси Y.

Линии. Это отрезки прямых, которые рисуются на диаграмме. Они обозначают промежутки времени, за которые по плану следует выполнить определенные этапы. Короткие отрезки обозначают короткие интервалы времени, длинные отрезки — длинные интервалы времени.

Преимуществом линейной диаграммы считается то, что, завершив выполнение какого-либо этапа, можно закрасить соответствующий отрезок и быстро получить наглядную информацию о завершенных и незавершенных этапах.

Диаграммы Гантта отличает от других их простота, быстрота подготовки, использования, невысокая стоимость. Они прекрасно подходят для контроля как простых, так и сложных проектов. Однако иногда они не могут показать последовательное развитие действий, поэтому неприемлемы для очень сложных проектов. Потоковые диаграммы очень хорошо иллюстрируют последовательность течения событий. Внешне потоковые диаграммы отличаются от линейных, но они также состоят из трех основных элементов.

Этапы. На потоковых диаграммах этапы показывают в виде стрелок, которые ведут от одного события к другому и так далее, вплоть до завершения проекта. При этом длина стрелок не обязательно должна отражать продолжительность этапа. Основная цель стрелки в поточной диаграмме — проиллюстрировать последовательность и взаимосвязь этапов друг с другом.

События. Их представляют в виде пронумерованных кружков, обозначающих завершение определенного этапа.

Время. Установленные интервалы времени проставляют на потоковой диаграмме рядом с каждым этапом (стрелкой). Просуммировав эти интервалы вдоль любого определенного пути, менеджер может установить общее время, отпущенное на завершение данных действий.

Потоковая диаграмма иллюстрирует связь этапов друг с другом. Определив самый продолжительный по времени путь, менеджер легко находит критический путь всего проекта. При этом он может использовать несколько методов.

Метод критического пути предполагает, что время, необходимое для завершения каждого отдельного этапа, может быть установлено с достаточно высокой степенью точности. Данный метод выделяет этапы, определяющие продолжительность реализации всего проекта.

Составляя итоговую документацию по контролю, менеджер должен уметь формально документировать результаты деятельности работников. Обычно работники предприятия имеют множество неформальных источников информации, касающихся результатов их работы. Неформальные источники обратной связи не документируются. Они могут быть положительные (Работа выполнена в срок и хорошо! Молодец!) и отрицательные (Это ты сделал? Как ты мог? Ты сошел с ума!). Существуют важные поводы для проведения регулярных формальных контрольных оценок результатов работы. Менеджер должен строго документировать все задания, поручаемые подчиненным. Это облегчает контроль и помогает в случае возникновения конфликтных ситуаций, когда подчиненный начинает отказываться от полученного задания или оправдывать его невыполнение. Иногда подчиненный может утверждать, что вообще не получал задания. Менеджер должен оценивать выполненное задание в соответствии с нормами и стандартами, принятыми на данном предприятии и в отрасли.

Норма — некоторое неофициальное поведение, которое рассматривается как общепринятое на рабочем месте.

Стандарт — формальное требование, относящееся к выполнению обязанностей непосредственно на рабочем месте. К стандартам относятся: правила, принятые в организации; ограничения и установленные процедуры; трудовые обязанности и прочие формальные схемы действий, как письменные, так и устные.

Рассматривая контроль как управленческую деятельность, следует понять, что основной его задачей является количественная и качественная оценка и учет результатов работы любого предприятия. Главными инструментами выполнения данной функции, как уже говорилось, являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов.

Контроль годовых, месячных, недельных и дневных планов должен осуществляться регулярно. Итоговая документация по контролю представляет собой отчет в письменной форме, содержащий следующие вопросы и ответы на них:

Что могло быть выполнено из задуманных задач/целей?

Какие результаты достигнуты?

Что осталось несделанным и почему (установить причины, помехи)?

Где было потеряно время?

Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода (дня, недели, месяца)?

К итоговой документации по контролю относится также отчетная документация по бухгалтерскому учету, калькуляция себестоимости и статистическая отчетность.

Краткое содержание главы

В панели инструментов открывшейся формы нажмите на кнопку Контроль качества. В зависимости от результата контроля качества нажмите на пиктограмму Подтвердить или Отклонить.

В открывшейся форме Комментарий при необходимости введите комментарий и нажмите на кнопку ОК. Будет добавлена строка с результатом контроля качества.

В зависимости от статуса пользователя, участвующего в контроле качества, в поле Проверка будет приведено одно из значений.

Групповое документирование контроля качества

Для документирования проверки сразу по нескольким объектам (например, процедурам), реализовано групповое документирование контроля качества.

В панели инструментов открывшейся формы нажмите на кнопку на кнопку Еще и выберите пункт Контроль качества - подтвердить.

В открывшейся форме Подтверждение установите необходимое дату проверки и нажмите на кнопку ОК. По выбранным строкам будет задокументирована проверка качества.

Подготовка рабочих документов по результатам контроля качества

В панели инструментов открывшейся формы нажмите на кнопку на кнопку Отчеты. Будет открыта форма Доступные отчеты.

В отчет выводятся объекты, в отношении которых проводилась надзорная проверка. Отчет формируется по результатам заполнения формы Контроль качества . .

В отчет выводятся объекты, в отношении которых проводилась проверка качества. Отчет формируется по результатам заполнения формы Контроль качества . .

См. также

Бесплатные обучающие вебинары по IT Audit

Ответим на вопросы действующих и потенциальных пользователей. Покажем работу программы и рабочие документы по МСА.

Содержание

Понятие контроля

Контроль – это процесс, который обеспечивает выполнение и достижение организацией поставленных целей и задач. Кроме того, контроль подразумевает под собой одну из деятельностей управления, задачей которой является оценка, аналитика и дальнейшая фиксация результатов.

Цель контроля – выявить недостатки управленческих решений и составить план по их устранению.

Инструменты контроля – наблюдение, проверка, учет, анализ.

Для того чтобы провести контроль по всем правилам и нормам, и чтобы получить максимальный результат, необходимо ставить следующие цели перед началом контроля:

Вовремя и полноценно фиксировать все проблемные места и недостатки управленческих решений, например, касательно работы сотрудников.
Сформулировать вариант устранения недостатков инструментами – инструктажем, показательным примером, обучением.
Показать методы принятия управленческих решений и контроля.

Какие задачи выполняет контроль? Контроль помогает проводить диагностику текущей ситуации в организации и получать обратную связь от сотрудников. Также контроль выполняет информирование сотрудников и корректирует ориентир деятельности организации. Кроме того, именно контроль мотивирует и передает опыт лучших мировых практик.

Этапы процесса контроля

Любой контроль как процесс включает в себя нескольких этапов. Всего их три, к ним принято относить:

Если руководитель выбрал первый путь и решил не предпринимать никакие действия, тогда, чтобы добиться результата, необходимо лишь контролировать ситуацию и циклично измерять результаты.

Второй путь представляет собой концентрацию на решении (именно решении проблемы) или усугубляющего фактора. Здесь должен просматриваться масштаб отклонения и причина его возникновения.

Если же руководитель выбрал третий путь, ему необходимо анализировать стандарты и корректировать их в сторону более реальных и приближенных к возможным провалам.

Технология и принципы контроля

Есть определенная технология контроля, она включает в себя пять категорий:

Первая группа – это процесс определения концепции контроля, который включает процесс проверки.
Вторая группа – это процесс выбора норм контроля, он включает в себя несколько видов норм.
Третья группа – это процесс, при котором выбирают объем и область контроля.
Четвертая группа включает в себя методы и виды контроля, например, диагностический.
Пятая группа представляет собой процесс формирования цели контроля, который разделяется на целесообразность действия и его правильность, регулярность и эффективность контроля.

Вред контроля

Учеными уже выявлены качества контроля, не только приводящие к полезным последствиям для людей, но и негативные:

Нахождение сотрудника под наблюдением.
Контроль = разница в статусе.
Скрытый контроль — это неприятно.
Многих сотрудников просто раздражает контроль, они принимают его за недоверие.
Контроль воспринимается как придирки.

Необходимо это помнить при выборе подобной методологии менеджмента.

В таком методе каждый палец представляет собой определенную характеристику:

Карта этого метода представлена ниже:

Виды контроля и требования к нему

Всего насчитывают три вида контроля внутри самой организации:

общий (когда происходит управление целой картиной),
функциональный (здесь контроль производится за отдельной единицей функции),
предварительный (подразумевает контроль начал всех решений).

Чтобы процесс контроля был максимально результативным, он должен отвечать следующим критериям:

Важно! Главное правило любого руководителя: контроль – это не следствие недоверия, это функция человека, который управляет процессами в организации.

Отчетная документация по контролю

К отчетам о проведении мероприятий по контролю можно приложить всевозможные линейные диаграммы, в них максимально полно отражаются:

ось времени,
ось этапов
и линии, которые обозначают плановые рамки времени.

Также активно используются потоковые диаграммы и методы критического пути и программной оценки.

При заполнении итоговой документации руководителю/менеджеру необходимо фиксировать и оформлять результаты деятельности как каждого сотрудника индивидуально, так и по подразделениям.

Как выглядит итоговая документация?

Это отчет, который заполняется письменно и содержит раскрытые и подробные ответы на такие вопросы:

Какие задачи были запланированы, какие из них удалось выполнить, каких целей удалось достичь (если удалось), а если не удалось – то почему?
Как распорядились временем? Если плохо или некорректно, то почему?
Какие действия нужно корректировать в дальнейшем, чтобы улучшить результаты контроля?

Читайте также: